淺談工程項(xiàng)目的資料管理

于凱嘉

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【摘 要】本文闡述了現(xiàn)代工程質(zhì)量管理的重要性，分析實(shí)際工程中易出現(xiàn)的問(wèn)題，完善資料整理的方法。

【關(guān)鍵字】 資料管理； 規(guī)范 ；標(biāo)準(zhǔn)；

1.工程資料管理的重要性

隨著工程建設(shè)的現(xiàn)代化程度的不斷提高，國(guó)家在項(xiàng)目投資、管理建設(shè)方面都發(fā)生了根本的變化。在現(xiàn)代化大規(guī)模工程建設(shè)項(xiàng)目中，投資的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程資料歸檔規(guī)范已成為必然趨勢(shì)。衡量建設(shè)項(xiàng)目的管理是否滿足科學(xué)化、程序化、規(guī)范化和可追溯性的一個(gè)重要標(biāo)志就是有一套完整的工程項(xiàng)目管理資料。因此工程項(xiàng)目管理資料是工程建設(shè)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作。

工程項(xiàng)目的資料管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門(mén)是一項(xiàng)復(fù)合性工作。如何在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段做好工程資料管理工作，使工程項(xiàng)目資料完整準(zhǔn)確、有效、及時(shí)的歸檔已成為能否保證工程順利通過(guò)驗(yàn)收、后續(xù)生產(chǎn)是否有保障的必要條件。

2.現(xiàn)階段工程項(xiàng)目資料管理常見(jiàn)問(wèn)題

工程資料的原件不齊全。有許多非常重要的工程原始資料，由于主客觀的原因到最后歸檔時(shí)是復(fù)印件，而不是原件。這樣就難以滿足工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全的基本要求。交工證書(shū)、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里等關(guān)鍵性原始驗(yàn)收簽證資料填寫(xiě)不規(guī)范。有的欄目沒(méi)有簽署意見(jiàn)，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了這些關(guān)鍵性原始資料的可信度，從而也降低了工程資料的使用價(jià)值。

工程資料的驗(yàn)收簽證不齊全，存在補(bǔ)簽和代簽現(xiàn)象。工程資料的整理沒(méi)有隨著工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行。而是為了急于滿足工程的驗(yàn)收和交工要求，結(jié)果等工程結(jié)束后，當(dāng)時(shí)的施工人員離開(kāi)工地。找不到當(dāng)事人簽字。只好補(bǔ)簽和代簽

工程資料的格式和形式不規(guī)范。施工過(guò)程中形成的資料格式和形式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，也有用16開(kāi)和32開(kāi)的，文件幅面的頁(yè)邊距不等，差距較大，有民用的、也有用工業(yè)的。工程資料的書(shū)寫(xiě)也是五花八門(mén)，形形色色，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫(xiě)紙的。最后形成的案卷的給人感到不是一個(gè)完整的一套工程資料，而這些資料也不利于資料的長(zhǎng)期保存。

竣工圖編制不夠規(guī)范，有些工程項(xiàng)目不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過(guò)程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過(guò)多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

3.工程項(xiàng)目資料管理問(wèn)題產(chǎn)生原因

首先是，各級(jí)工程管理部門(mén)對(duì)工程資料的管理意識(shí)薄弱，長(zhǎng)期存在著重工程建設(shè)、輕資料管理的現(xiàn)象。各個(gè)工程管理單位對(duì)資料管理重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，認(rèn)為資料管理是可有可無(wú)的，只是在工程交工時(shí)應(yīng)付一下即可，工程完了才忙著整資料。

其次，工程項(xiàng)目管理作業(yè)層業(yè)務(wù)素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的工程（原始）資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。

4.加強(qiáng)工程項(xiàng)目資料管理策略

要保證工程項(xiàng)目的資料管理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過(guò)程，除了不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三者之間的的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和提高管理水平外，就應(yīng)從如下方面入手：

在工程初期，也就是工程項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段就要制定好完整的工程資料管理制度，明確工程資料管理在工程實(shí)施中各級(jí)相關(guān)人員的管理分工和職責(zé)。確定可行的文件編制、校核、分發(fā)、傳閱、收集、更改、作廢、整理、立卷的流程和登記分類(lèi)及存放要求等。為了使工程資料規(guī)范、清晰、美觀，所有文件、表格的字體、字號(hào)、格式要一致。工程名稱要統(tǒng)一。提交的數(shù)量要明確。還要制定切實(shí)可行的工程文件編號(hào)規(guī)則，并將這一切匯總整理歸檔?？傊股婕暗焦こ藤Y料管理工作的各方面都有證可查，有章可循。

工程開(kāi)始后，項(xiàng)目實(shí)施單位要實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制。逐級(jí)建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制。配備責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)致的專職資料員，建立好各種資料、文件、圖紙等管理臺(tái)帳，做好工程資料的管理工作。工程資料的編制要嚴(yán)肅認(rèn)真、細(xì)致。必要時(shí)組織所有參與資料編制技術(shù)人員、管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。使每個(gè)參與資料管理的人都知道國(guó)家、行業(yè)對(duì)工程文件、圖紙的要求有那些。在簽名、日期等細(xì)節(jié)問(wèn)題上有怎樣的要求，具體的規(guī)定。并做到誰(shuí)負(fù)責(zé)具體施工、誰(shuí)負(fù)責(zé)編制施工資料。只有將這些工作做好了，才能保證所做出來(lái)的工程資料符合工程驗(yàn)收的要求，才能滿足工程資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全和歸檔的要求。

在工程實(shí)施階段，首先加強(qiáng)與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時(shí)整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報(bào)驗(yàn)的各種工程資料要及時(shí)報(bào)驗(yàn)。確實(shí)做到工程資料真實(shí)完整、同步進(jìn)行、分類(lèi)有序。尤其在某一專業(yè)工程開(kāi)始階段。首先要堅(jiān)持貫徹執(zhí)行國(guó)家，行業(yè)的基本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。并將此意識(shí)落實(shí)到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗(yàn)報(bào)告的項(xiàng)目均應(yīng)填寫(xiě)見(jiàn)××記錄或其實(shí)驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫(xiě)“試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)”。必要時(shí)要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗(yàn)項(xiàng)目要求為符號(hào)設(shè)計(jì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填寫(xiě)符合“施工圖編號(hào)制造廠圖號(hào)或規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗(yàn)都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時(shí)，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進(jìn)行監(jiān)督、檢查并及時(shí)將檢查結(jié)果進(jìn)行綜合、分類(lèi)，整理，對(duì)在工程資料中出現(xiàn)的問(wèn)題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對(duì)工程資料的編寫(xiě)于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場(chǎng)合都一致，切實(shí)最新版本。施工圖發(fā)生變更時(shí)，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，才能成為工程總體質(zhì)量的見(jiàn)證和優(yōu)質(zhì)工程評(píng)審的重要依據(jù)。從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供保證。