淺談檔案文件的重要性

張馨月

檔案是人類文明發(fā)展到一定階段的歷史產(chǎn)物。人類5000年的文明史，一代又一代，檔案發(fā)揮其獨特的價值和作用。對文件對象和人類記憶的延續(xù)，承擔(dān)著一個承前啟后的作用，并且和未來的信息相聯(lián)通。通過檔案記載，我們可以探索人類發(fā)展軌跡和歷史發(fā)展規(guī)律，同時也可探索中華民族創(chuàng)造的輝煌成就，和傳統(tǒng)文化的精髓，學(xué)習(xí)人們高尚情操的理想驅(qū)動的歷史，檔案持續(xù)記載著中華民族的感情經(jīng)歷的災(zāi)難和雄厚的實力生生不息。從某種意義上說，檔案本身是屬于無形資產(chǎn)的。無形資產(chǎn)是當(dāng)今社會最為寶貴的財富，其中檔案作為無形資產(chǎn)的重要載體，更是起到重要的作用。

一、檔案是歷史依據(jù)

檔案是對事物發(fā)展進行把握和理解的主要依據(jù)之一，檔案工作的主要目的是為了維護真實的歷史面貌。檔案能夠?qū)⒉粩喟l(fā)生的事件進行真實記錄，把瞬間轉(zhuǎn)化為永恒，讓人們能夠?qū)v史現(xiàn)象進行觀察和研究，為事物發(fā)展的進行準(zhǔn)確定位。

檔案工作是維護歷史真實面貌，研究時代發(fā)展得憑證。隨著人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展，社會文明程度的提高，人們對檔案的各種需求和利用，也深入地滲透到人類活動的各個方面。

二、檔案有重要的作用

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案工作，是指檔案室直接對檔案實體、信息進行收集和管理并提供給利用服務(wù)的各項工作的總稱，也是我國檔案管理事業(yè)最基本的組成部分。檔案有一個獨特的功能，是指人的社會活動的其他文件有不可替代的作用。它主要是指檔案的認證作用和借鑒作用。

1、認證作用：檔案是真實的歷史反映，且具有一定的法律效應(yīng)，這一點與其他文件時明顯不同的。其原因是檔案有證據(jù)有效力，由檔案館檔案的形成本身的特點決定的。因為，該檔案文件是很自然形成的，其決定了歷史記錄，是歷史遺留的證據(jù)，令人信服的。從黨史資料檔案上看，它保留了黨的歷史上的藝術(shù)作品，如手稿，信件等。一些文件還保留各種聲音和圖像，所有這些都反映出檔案是一個確鑿的證據(jù)。

2、借鑒作用：檔案作為歷史記載，不僅具有認證功能，還具有廣泛的參考作用。這是因為文件不僅真實記載和反映出社會實踐和社會活動，也反映出人類改造自然的廣度，為人們提供了理解的正反兩方面的經(jīng)驗。檔案具有高度概括的參考作，其主要特點是可靠性和通用性。檔案是事件的原始記錄，是獲取的第一手信息。歷史學(xué)家說，檔案是“不添加水的歷史數(shù)據(jù)”，它比其他資源的來源可靠。而且檔案是在社會實踐活動中直接產(chǎn)生的，而不是后來創(chuàng)作的，它客觀地記錄了歷史，是最可靠的文件。并且，它保留了真實的歷史記憶，其中一些是當(dāng)事人的手稿；另一些是有權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的簽字或指示；一些是重要機關(guān)政所或個人印章的文件；一些是以照片和錄像帶的形式并存。

三、要加強檔案管理工作

檔案事業(yè)是黨和國家的一項重要工作，檔案部門的各級工作者，特別是領(lǐng)導(dǎo)層干部要進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對檔案事業(yè)的發(fā)展道路進行深入分析，努力解決檔案事業(yè)發(fā)展中所帶來的問題，對檔案工作的發(fā)展思維要不斷創(chuàng)新，使其向前瞻性，創(chuàng)造性，科學(xué)性靠近，并且在檔案學(xué)發(fā)展上要滿足其需求，要統(tǒng)籌思維，從整體的角度出發(fā)，去分析和思考檔案工作，使其在服務(wù)大局中的地位更加突出，要凝聚力量，與中心工作結(jié)合起來，根據(jù)相關(guān)要求來開展工作，目的是避免檔案妨礙黨和國家的大局，從而促進檔案工作的全面發(fā)展；要注意策略的整個思維，從根源和長遠的角度思考、分析檔案管理工作，而長久以往發(fā)展可及時注意眼下工作的問題，具體的問題，要站到大局上思考和展望根本發(fā)展的方向，考慮檔案事業(yè)的發(fā)展具有規(guī)律性的問題，尤其是緊緊跟隨互聯(lián)網(wǎng)、“海計算”、“云計算”等目前最新信息技術(shù)，要提前做好檔案管理工作的長遠發(fā)展方向；要從正反兩個方面進行思考、分析檔案管理工作，強化優(yōu)勢，避免劣勢，防止簡單化、絕對化，片面的。

切實加強檔案管理工作，確保檔案安全是檔案管理一直以來的工作重心，也是身為一名檔案管理工作人員的第一要務(wù)。因此，檔案管理工作人員要在思想上樹立高度的責(zé)任感和事業(yè)心，在崗期間保證管理的檔案不被損壞，不發(fā)生丟失行為，保存完好。在具體工作中，要做到五點：第一是建立健全檔案安全體系，對不合理之處進行完善修訂，對空白地方進行彌補，調(diào)整不合理之處，同時做好監(jiān)督檢查工作，確保安全管理體系健康運行。第二是營造一個合適檔案存取的環(huán)境，這一點就需要考慮到選址問題，找一個安全合適的地方，配套設(shè)施要確保可以防地震、防火災(zāi)、防潮濕等，這樣檔案存放在里面可以是安全的。第三是利用先進的技術(shù)手段，無論是查找還是記錄，都要讓檔案管理數(shù)字化，從而有效讓檔案保存，讓珍貴的檔案完好留存下去，服務(wù)社會。第四是不定期進行安全知識的宣傳，檔案管理培訓(xùn)工作等，提高檔案管理工作人員的思想意識和日常管理技能，提升整體管理水平。第五是在實際工作中加群對館內(nèi)工作人員的保密教育工作，針對珍貴檔案、機密檔案、重要文件等都要特別引起重視，增強檔案管理防泄密技術(shù)的提升，一定要讓核心檔案不丟失、無損壞。

要將對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)落到實處，要認識到檔案工作的重要地位把檔案工作擺在重要位置，并將其列入重要議事日程，納入經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃中，對檔案事業(yè)的投入方面也要加大實施力度，并著力于檔案工作條件的改善，熱情關(guān)心檔案干部的成長與進步。在推動黨和國家事業(yè)發(fā)展方面充分發(fā)揮檔案部門的重要作用。各級檔案部門和廣大檔案工作者要根據(jù)當(dāng)今時代的新發(fā)展、黨和國家的新要求、人民群眾的新期待做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和發(fā)展，并大力推進檔案事業(yè)的改革創(chuàng)新，努力實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為服務(wù)黨和國家工作大局作出巨大的貢獻。（作者單位：唐山市人口計生委）