機關(guān)文秘人員素質(zhì)及文書檔案管理途徑研究

【摘要】文書檔案管理方案是提升機關(guān)文秘人員素質(zhì)工作質(zhì)量的重點，結(jié)合現(xiàn)階段機關(guān)文秘人員素質(zhì)特點和文書檔案管理方案，依據(jù)近年來機關(guān)文秘工作者的形式和發(fā)展?fàn)顩r，分析其中的工作問題，提出優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理方案，起到提升文化檔案管理工作質(zhì)量的效果。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)；文秘人員；素質(zhì)；文化；檔案管理；途徑

【中圖分類號】G277 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

不管是大企業(yè)，還是小單位，最基礎(chǔ)的工作人員就是文秘，文秘工作者不但要承擔(dān)行政工作、綜合服務(wù)等工作，同時還要進(jìn)行相關(guān)的文書檔案管理工作。文秘工作者是文化的管理人員，影響著整體文化管理工作的質(zhì)量，因此需要具備優(yōu)質(zhì)的素養(yǎng)，才能實施更為完善的文化管理工作，這不但是文秘工作特點的影響，還受到其客觀規(guī)律影響。

一、文字秘書的素質(zhì)是構(gòu)建高水平文書檔案的重要組成條件

文字秘書是企業(yè)工作者的參與者和幫助者，其工作主要有兩種，一個是記錄和抄寫，還有一個是文稿起草。記錄主要是指，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者提供任務(wù)的口述、接待來訪者、工作情況、重要電話以及信息內(nèi)容摘要等記錄，其中最重要的還有會議記錄等內(nèi)容。抄寫主要是指受到時間限制，導(dǎo)致寫字潦草，或者是在初次書寫中的多次分析、修改的稿件實施改變，從而不斷修改或者是交由領(lǐng)導(dǎo)者審查。之后就是引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)人員謄清文稿或者是對初次書寫的文字進(jìn)行改正和潤色。抄寫并不是原封不動地照搬，而是要進(jìn)行有效的修改。依據(jù)抄寫整理的文章，不但文字更為清晰明了，并且在保持原有意義的基礎(chǔ)上，促使文章結(jié)構(gòu)更為科學(xué)，邏輯排列更為優(yōu)質(zhì)、文字變得更為通暢。這些都是文字秘書日常需要進(jìn)行的工作和具備的責(zé)任。文秘崗位的特點和責(zé)任，需要文字工作者具備一定的涵養(yǎng)。除去具備一般工作者的技能和知識之外，還要滿足崗位工作中的特殊需求[1]。

二、優(yōu)質(zhì)文字秘書還要是一名完善的文書檔案管理工作人員

文書檔案管理工作在實施中是一項較為復(fù)雜的工作內(nèi)容，一個檔案依據(jù)文件資料的整合、分析以及構(gòu)成，之后到卷宗編寫、入庫擺放等，需要進(jìn)行十多項工作，其中包含了檔案管理工作者辛勤的汗水。但是文書檔案中的工作管理，包含了整合、安全、檢測以及應(yīng)用等，也存在非常大的工作數(shù)量。文秘工作者結(jié)合文書檔案管理工作，需要具備深入負(fù)責(zé)的精神，工作要具備一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在實際整合文件信息的過程中，需要注重全面這一特點。只有具備收藏價值的信息，在實際管理中都需要注意安全，由于工作需求而在他人手中傳遞時需要及時回收，這也就是不要讓有價值的文件信息在外隨意傳遞。在實際管理檔案信息資源時，需要落實嚴(yán)格的管理理念。只有是自己出現(xiàn)模糊、用筆、用墨或者是紙張不滿足要求的資源信息都要進(jìn)行重新整合，一直到達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止。在實際構(gòu)成檔案、組成卷組時，需要依據(jù)精確的理念實施工作。也就是深入分析、整合以及編制，從而確保劃分工作精確、組卷工作完善、編目工作簡易、排列工作有效、整體管理工作科學(xué)。在實際監(jiān)測時需要落實方便的發(fā)展理念，檔案管理工作是為了實際的應(yīng)用，從而為單位發(fā)展提供服務(wù)。

三、有效提升機關(guān)文字秘書和文秘檔案管理者教育培訓(xùn)工作

在新中國成立以來，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和機關(guān)部門的大力建設(shè)，各個單位和部門對于文秘的要求也在不斷提升，其中對于文書檔案管理和其價值的深入分析也在不斷增加，文秘工作者團(tuán)隊和文書檔案管理工作者實施的工作都存在一定的改變。依據(jù)實際人才基層管理來說，機關(guān)文秘工作者和文檔管理者構(gòu)成和實際管理工作能力，與實際社會發(fā)展需求不符合。有效分析實際，在實際發(fā)展中滿足文字秘書和文書檔案管理的復(fù)合型人才的數(shù)量較少，并且崗位責(zé)任不明確。

依據(jù)文字秘書和文書檔案管理的重點和經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實際發(fā)展中需要從以下幾點提升建設(shè)工作：第一，在結(jié)合文秘和文檔管理工作者實施工作的過程中，需要結(jié)合國家公務(wù)員基本素質(zhì)需求和崗位責(zé)任需求為基礎(chǔ)信息，結(jié)合競爭，選擇那些專業(yè)性較強的工作，還可以承擔(dān)起自己的工作。第二，對于工作中的文秘和文檔工作者實施有效的培訓(xùn)工作，例如為相關(guān)檔案部門或者院校構(gòu)建短期培訓(xùn)工作，促使相應(yīng)的工作人員具備優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)知識、工作水平以及工作能力等，從而滿足實際發(fā)展的需求。第三，支持文秘和文檔工作者實施優(yōu)質(zhì)的本職工作。第四，不斷改變自身的工作和學(xué)習(xí)條件，促使工作者可以獲取更多與自身崗位相關(guān)的知識。第五，在上級工作者的引導(dǎo)下，對相關(guān)文秘、文檔管理工作者以及兩者結(jié)合的工作者進(jìn)行定期的檢測和考察工作，合格者依據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)者頒發(fā)職業(yè)證明書，并且享有獨立的待遇，對其工作者提供一定的支持和鼓勵，促使工作人員在實際發(fā)展中在自身的崗位中做更多的貢獻(xiàn)[2]。

四、結(jié)語

因此，文秘工作者是單位文書檔案管理的實施者，只有具備強大的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，以及實際工作的價值，從而更好完成自身的工作。文書檔案管理工作能力影響著文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，文書檔案管理是文書素材價值的有效展現(xiàn)。因此，文秘工作者在實施文書檔案管理工作的過程中一定要為單位具備的歷史檔案管理建立有效的觀念，從而有效展現(xiàn)文書檔案管理工作的價值。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘曉蕓.文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J].檔案天地，2013（1）.

[2]江曉旭.文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2013（18）.

作者簡介：王磊，1971年生，山東濟南人，本科學(xué)歷，副研究館員，研究方向：檔案文秘。

（編輯：龍賢東）