疾控機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的探究

烏蘭察布市疾病預防控制中心 劉偉

疾控機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的探究

烏蘭察布市疾病預防控制中心 劉偉

對于疾控機構(gòu)而言，通過檔案信息可以分析疾病的走勢、流行特點，為防控措施的制定提供參考，因此必須重視管理工作。本文首先介紹了疾控檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出存在的建設(shè)問題，并提出改進措施，以供參考。

疾控檔案 信息化建設(shè) 重要性 改進措施

一、疾控檔案信息化建設(shè)的重要性

疾控機構(gòu)的功能作用，是防控疾病、提供公共衛(wèi)生服務(wù)，其中的檔案信息可以為管理決策提供依據(jù)。疾控檔案的信息化建設(shè)，其目標是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、檔案管理結(jié)合在一起，通過發(fā)揮各自的優(yōu)勢，來提高檔案管理水平，實現(xiàn)高效利用。在科學技術(shù)的支持下，疾控檔案的信息化建設(shè)，其重要性包括兩個方面：第一，提高工作效率。信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，考慮到疾控檔案數(shù)量大，信息技術(shù)下能夠?qū)崿F(xiàn)分類、檢索、復制、傳輸?shù)裙δ?，減輕了工作人員的負擔，顯著提高工作效率。第二，優(yōu)化保存條件?；谛畔⒓夹g(shù)下，疾控信息資料從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，避免了隨著時間的推移而發(fā)生破損，從而保證檔案信息的完整性和真實性。

二、當前信息化建設(shè)中的問題

(一)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

疾控檔案實現(xiàn)信息化管理之后，對于管理條件的要求降低，但是也需要網(wǎng)絡(luò)、計算機、儲存設(shè)備作為硬性條件，從而實現(xiàn)加工、保存、管理等操作。但是，受限于疾控機構(gòu)的資金投入，往往這些設(shè)備不能一次實現(xiàn)完整購備，阻礙了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件管理系統(tǒng)的構(gòu)建，繼而不利于檔案的信息化管理。

(二)管理人員素質(zhì)低

疾控檔案實行信息化管理后，依然不能離開人員要素，需要對信息管理系統(tǒng)進行合理操作，因此提出了更高的要求。分析當前疾控機構(gòu)工作人員的特點，一方面專業(yè)文化水平低，尤其是檔案管理專業(yè)人才數(shù)量少；另一方面多為年輕的管理人員，其工作經(jīng)驗在5年以內(nèi)占據(jù)絕大多數(shù)，不利于管理質(zhì)量的提升。

(三)工作機制滯后性

和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化管理的主體完成了從人力到物力的轉(zhuǎn)變，因此工作要求、工作流程、工作機制都發(fā)生了相應(yīng)的變化。單純從保密機制上來看，由于減少了中間環(huán)節(jié)，信息化管理的保密性明顯高于人工手動管理。

三、疾控檔案信息化建設(shè)的改進措施

(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

疾控檔案的信息化管理，第一步是要根據(jù)管理需求和目標，購備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。對此，疾控機構(gòu)首先要在物資采購上加大資金投入力度，完善各種辦公用品和設(shè)備，為檔案的信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。面對突發(fā)性的公共衛(wèi)生事件，能夠及時有效的開展防控工作。其次，硬件設(shè)備到位后，還要在信息管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)上下功夫。購買設(shè)備時就應(yīng)該和設(shè)計人員進行溝通，了解各項管理功能，并根據(jù)自身的工作特點和需求，對其進行改造和研發(fā)，確保和實際工作管理需求相符合。

(二)工作團隊建設(shè)

疾控檔案管理工作的最終落腳點，還是在于人力資源方面，技術(shù)設(shè)施建設(shè)完備后，就要加強工作隊伍建設(shè)。對于目前疾控機構(gòu)檔案管理人員的現(xiàn)狀，改進措施如下：第一，對現(xiàn)有員工進行培訓教育，重點放在的檔案管理學、信息技術(shù)兩個專業(yè)上，以滿足信息化管理的需求。第二，調(diào)整人才聘任制度，積極引進專業(yè)技術(shù)強、具備豐富經(jīng)驗的管理人才，以充實整個管理隊伍，從側(cè)面上推動管理水平的提高。第三，加強宣傳力度，尤其是提高工作人員對于檔案管理的重要性認識，從而樹立正確的工作態(tài)度，明確崗位職責，促進信息化管理質(zhì)量的持續(xù)提升。

(三)工作機制建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理的工作機制，和信息化管理的工作機制，兩者之間具有明顯的差異性，因此不能延續(xù)使用。考慮到疾控檔案使用的頻繁性，改進措施如下：其一，根據(jù)疾控檔案的使用情況，制定硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)的管理制度，檔案的采集、保存、使用、管理等，都要具備相應(yīng)的機制。其二，加強檔案信息的保密工作，針對其中重要的檔案，在查閱、管理、使用時要嚴格按照審批機制執(zhí)行；定期對管理系統(tǒng)升級優(yōu)化，防止黑客、病毒入侵；還要加強監(jiān)控力度，避免檔案資料人為泄露。

四、結(jié)束語

綜上所述，疾控檔案的信息化建設(shè)，能夠提高工作效率，優(yōu)化保存條件。當前建設(shè)工作中存在的問題，集中在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、管理人員素質(zhì)低、工作機制滯后性三個方面。對此，應(yīng)該分別從礎(chǔ)設(shè)施、工作團隊、工作機制入手，實施有效的改進措施，以提升檔案管理水平和質(zhì)量。

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[2]方泉.淺議疾控機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,(17):48-48