研究所科研秘書的工作特點(diǎn)與要求分析

中國(guó)科學(xué)院廣州地球化學(xué)研究所 范麗

研究所科研秘書的工作特點(diǎn)與要求分析

中國(guó)科學(xué)院廣州地球化學(xué)研究所 范麗

研究所科研秘書工作在科研管理中的地位非常重要，其工作內(nèi)容的范圍非常廣，包括財(cái)務(wù)報(bào)銷、項(xiàng)目預(yù)決算、資產(chǎn)、人事和后勤等多方面，是維持研究所科研工作正常運(yùn)作的關(guān)鍵。本文主要對(duì)研究所科研秘書的工作特點(diǎn)和工作要求做簡(jiǎn)要分析，旨在為研究所科研秘書隊(duì)伍的建設(shè)提供一定的參考。

科研秘書 工作特點(diǎn) 工作要求

一、研究所科研秘書的工作特點(diǎn)

(一)輔助性

研究所科研秘書和傳統(tǒng)的行政秘書人員不同，其雖然不是一名科研人員，但是日常工作中面對(duì)的卻大多是科研人員，所以在實(shí)際開展工作中，不僅要做好行政秘書的相關(guān)工作，同時(shí)還要做好科研管理方面的工作，是科研領(lǐng)導(dǎo)的有力助手和重要的參謀人員，因此科研秘書的工作具有輔助性。研究所的科研領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到很多專業(yè)的技術(shù)和知識(shí)，而科研領(lǐng)導(dǎo)沒有那么多的精力和時(shí)間做到事事考慮周全，因此就需要秘書的提醒和協(xié)助。

(二)繁雜性

秘書工作的特性決定了研究所科研秘書的日常工作種類繁多。研究院承擔(dān)的科研項(xiàng)目的數(shù)量和種類非常多，并且涉及到很多領(lǐng)域和方面，包括一些國(guó)際合作項(xiàng)目、國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展項(xiàng)目以及國(guó)家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃等項(xiàng)目，而科研秘書的工作就要涉及到這些方面，做好各種項(xiàng)目的管理和申報(bào)，落實(shí)項(xiàng)目的任務(wù)通知，做好各種項(xiàng)目的預(yù)算和決算，同時(shí)還要做好活動(dòng)策劃和組織安排。因此其工作表現(xiàn)出繁雜性的特點(diǎn)。

(三)原則性

雖然科研秘書的工作比較平凡，但這項(xiàng)工作卻具有很強(qiáng)的原則性?？蒲忻貢趯?shí)際工作中會(huì)越到各種各樣的問題和困難，當(dāng)面臨這些問題和困難時(shí)，都要求科研秘書嚴(yán)格按照研究所的規(guī)章制度來開展工作，要理性分析和處理，要維護(hù)研究所的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，體現(xiàn)處理方式的公正和公開。

二、研究所科研秘書的工作要求

(一)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)

作為研究所科研秘書，要求其具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，職業(yè)道德素質(zhì)可以決定科研秘書的行為?？蒲忻貢挥芯邆淞己玫穆殬I(yè)道德素質(zhì)，才能踏踏實(shí)實(shí)做事，在工作中周到、忠誠(chéng)、細(xì)心和主動(dòng)?？蒲忻貢鎸?duì)的是各種各樣的科研項(xiàng)目，而科研項(xiàng)目一般會(huì)涉及到一些國(guó)家的機(jī)密和重點(diǎn)信息，這就要求科研秘書工作要一絲不茍，具有保密意識(shí)和法律意識(shí)?？蒲忻貢墓ぷ鞣秶浅V，其中財(cái)務(wù)報(bào)銷、項(xiàng)目預(yù)決算等是與財(cái)務(wù)相關(guān)的重點(diǎn)工作，科研秘書具有良好的職業(yè)道德，在實(shí)際工作中才能嚴(yán)紀(jì)守法，避免暗箱操作、徇私舞弊，確保科研經(jīng)費(fèi)的資金安全。

(二)掌握多方面的知識(shí)架構(gòu)

研究所科研秘書的工作涉及到的內(nèi)容非常多，不僅要針對(duì)各種不同的科研項(xiàng)目做好項(xiàng)目管理、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目預(yù)決算，在日常工作中還要涉及到各種人事管理、資產(chǎn)管理以及財(cái)務(wù)管理等；不僅要做好常規(guī)性的管理工作，還要做好一些突破性的管理工作。這些都決定了研究所的科研秘書要掌握多方面的學(xué)科知識(shí)，熟悉財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目科研、人事管理等方面的基礎(chǔ)知識(shí)，并且熟悉各種相關(guān)工作的流程和要求，才能及時(shí)將日常工作中的各項(xiàng)基本工作做好。

(三)綜合素質(zhì)高

科研秘書工作具有服務(wù)性、輔助性和繁瑣性等特點(diǎn)，在實(shí)際的工作中，要求科研秘書高效完成各種工作，就一定要具備較高的綜合素質(zhì)。首先，要求科研秘書具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，科研秘書工作的輔助性，決定了其需要和不同部門的各類人員相互配合將工作完成，在這個(gè)過程中，科研秘書就需要將不同部門的關(guān)系協(xié)調(diào)好，并且和各種不同的人員都能夠良好溝通才能順利開展工作。其次，還要求科研秘書具有較強(qiáng)的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，秘書工作的種類多且繁雜，科研秘書只有具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，才能按照事情的輕重緩解有序完成各項(xiàng)工作。另外，由于科研秘書需要協(xié)助申報(bào)科研項(xiàng)目，所以要求其具有一定的寫作能力和表達(dá)能力。

三、結(jié)束語

研究所科研秘書的工作比較復(fù)雜，涉及到的內(nèi)容非常廣，在實(shí)際的工作中，要求科研秘書具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，掌握多方面的知識(shí)架構(gòu)，同時(shí)具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、統(tǒng)籌規(guī)劃能力和表達(dá)能力，為使科研秘書具備這樣的素質(zhì)和能力，研究所一方面要慎重選擇相關(guān)人才，另一方面還要重視培訓(xùn)工作，有針對(duì)性地為科研秘書提供經(jīng)驗(yàn)交流、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使科研秘書能夠認(rèn)識(shí)到自身的發(fā)展方向，從而進(jìn)一步激發(fā)其開展自主學(xué)習(xí)的積極性，更好地為科研工作服務(wù)。

[1]李曉峰,譚兵,孟威.在研究所從事科研秘書工作的幾點(diǎn)思考[N].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào),2015,12(2):87-88