“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息服務(wù)與共享研究

黃曉婷

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息服務(wù)與共享研究

黃曉婷

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息的產(chǎn)生方式和載體形式發(fā)生了重大變化，公眾對信息的需求空前增加，使高校檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)入了新的機(jī)遇期。高校檔案與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)與共享，更大限度服務(wù)社會發(fā)展，是社會的大勢所趨，是傳統(tǒng)高校檔案工作的重大變革。如何利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享成為新的焦點(diǎn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”；高校檔案；信息服務(wù)與共享

[作 者]黃曉婷，仰恩大學(xué)。

隨著2015年國務(wù)院《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》的印發(fā)，與“互聯(lián)網(wǎng)+”的深度融合，成為高校檔案等傳統(tǒng)行業(yè)新的發(fā)展趨勢。高校檔案是學(xué)校發(fā)展以及社會發(fā)展不可缺少的公共信息資源，在持續(xù)不斷推動高校檔案電子化、數(shù)字化的前提下，更廣泛地利用大數(shù)據(jù)分析、聯(lián)網(wǎng)共享等現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享，更大限度服務(wù)社會發(fā)展，滿足社會公眾對檔案信息的需求，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價值，成了符合時代發(fā)展要求的高校檔案工作的新課題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對高校檔案信息服務(wù)與共享的影響

移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等高科技成為當(dāng)今時代的主流，人們的工作方式、生活方式發(fā)生了前所未有的變化，也給高校檔案信息服務(wù)與共享帶來了深遠(yuǎn)的影響。

（一）互聯(lián)網(wǎng)時代對高校檔案信息服務(wù)與共享的帶動

在社會信息資源網(wǎng)絡(luò)化、全球化的大背景下，社會對信息的需求空前增加，信息、資源不僅更加公開透明，人們的溝通和交流也更加便捷。依托鏈接世界各地的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、各種媒體平臺，以及信息技術(shù)產(chǎn)品的層出不窮，互聯(lián)網(wǎng)從根本上打破了時空限制，人們幾乎能無時差地進(jìn)行信息交換、利用、共享。這必然給傳統(tǒng)高校檔案以藏檔為主要任務(wù)，“重藏輕用”的觀念帶來新的沖擊，也必然帶動高校檔案主動整合檔案資源、促進(jìn)檔案開放、傳播檔案信息、激活檔案資源，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)與共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價值，融入互聯(lián)網(wǎng)時代的主流方向。

（二）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對高校檔案信息服務(wù)與共享的支持

依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的鼎力支持，傳統(tǒng)的高校檔案工作逐步邁向了信息化時代。檔案管理軟件、檔案數(shù)字化等現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用為傳統(tǒng)閉鎖的高校檔案工作開拓了嶄新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，給高校檔案信息服務(wù)與共享提供了新的便捷渠道。社會媒體的普遍使用，使高校檔案信息化的載體也將日益多樣化，檔案工作者可將社交媒體作為信息獲取和信息發(fā)布的重要渠道，檔案利用者也可通過智能手機(jī)等移動設(shè)備隨時隨地查詢所需的信息，給傳統(tǒng)面對面的檔案利用方式注入了新的活力，異地檔案服務(wù)、檔案利用以及檔案共享將成為新的潮流。

（三）高校檔案加強(qiáng)信息服務(wù)與共享對互聯(lián)網(wǎng)的需求

充分吸收現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案所用，把互聯(lián)網(wǎng)與檔案信息服務(wù)、資源共享進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，是適應(yīng)新形勢下高校檔案工作的發(fā)展需求。高校檔案部門既是服務(wù)學(xué)校黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研的行政型部門，也是服務(wù)全校師生及其他社會公眾的社會型部門，關(guān)系到學(xué)校發(fā)展及社會發(fā)展。信息時代的到來，經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展、科技水平迅速提高，高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展也是日新月異，公眾對檔案信息資源的利用需求日益增多，高校檔案多元化的職能導(dǎo)致檔案利用工作應(yīng)接不暇。電子文件、電子信息傳輸?shù)痊F(xiàn)代化技術(shù)在高校管理中的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案服務(wù)和實(shí)體借閱方式顯而易見跟不上新形勢的需要。

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展使社會信息量與日俱增，信息超載成為信息時代的主要特征，人們追求更便捷的信息交流方式更加顯得順理成章，檔案利用者把對移動網(wǎng)絡(luò)的依賴遷移到對檔案信息服務(wù)與檔案共享的渴求之上。檔案管理手段的智能化、檔案服務(wù)的自動化以及檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸、遠(yuǎn)程閱覽，這種不受時間和地域限制為利用者提供檔案服務(wù)甚至提供檔案共享的便捷渠道，加速了辦事節(jié)奏，提高了工作效率，是檔案事業(yè)新的“興奮劑”，也是當(dāng)前高校檔案工作的迫切所需。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息服務(wù)與共享的現(xiàn)狀

高校事業(yè)發(fā)展與時俱進(jìn)，信息化土壤肥沃豐腴，切合實(shí)際分析高校檔案信息服務(wù)與共享的現(xiàn)狀至關(guān)重要。比如檔案資源雖然豐富多樣而信息化程度仍在初級階段；檔案工作雖然井然有序卻始終缺少多樣化的服務(wù)和共享渠道；各高校檔案資源跨館聯(lián)合索引仍未實(shí)現(xiàn)等。

（一）高新檔案信息化技術(shù)水平仍在初級階段

高校檔案工作因其思維慣性、學(xué)校規(guī)模等諸多因素的影響，大部分高校檔案信息化還停留在初級水平狀態(tài)?？傮w來看，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)才在起步階段，大多數(shù)距檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求，還有很大的發(fā)展空間。高校檔案信息技術(shù)水平的高低直接影響檔案數(shù)字化、管理智能化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檢索便捷化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、資源共享化等諸多環(huán)節(jié)，一定程度上制約著檔案信息服務(wù)與共享的進(jìn)程。

（二）高校檔案信息服務(wù)與共享渠道單一

大多數(shù)高校檔案部門利用公共網(wǎng)絡(luò)向社會各界提供檔案信息服務(wù)、進(jìn)行信息交流和資源共享的主要渠道是通過檔案網(wǎng)站的設(shè)立。網(wǎng)站門類設(shè)置主要包括全宗介紹、規(guī)章制度、服務(wù)指南、在線咨詢和檔案檢索等內(nèi)容。服務(wù)指南多為聯(lián)系方式和地址；在線咨詢一欄鮮有訪問者的“足跡”；關(guān)于檢索功能有的甚至只是一個圖標(biāo)而已。檔案網(wǎng)站信息服務(wù)和資源共享功能的不完善使利用者很難通過檔案網(wǎng)站獲取較全的檔案信息。面對“互聯(lián)網(wǎng)+”這個風(fēng)口，單一的檔案信息服務(wù)與共享模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)，怎么開發(fā)如微博、微信、QQ等多種網(wǎng)絡(luò)背景下的服務(wù)形式和共享渠道來傳遞檔案信息是高校檔案工作進(jìn)一步探索的重要方向。

（三）各高校之間檔案信息交流力度薄弱

目前，各高校制定檔案工作管理制度、辦事細(xì)則等之前，缺乏校際間的探討，檔案管理規(guī)范不統(tǒng)一，所用的檔案管理軟件存在不兼容性，難以實(shí)現(xiàn)館際之間的信息交互。各校之間關(guān)于檔案工作方面的協(xié)作交流甚少，大多數(shù)仍舊沿用傳統(tǒng)各自為政的檔案管理辦法，各校檔案信息化水平、檔案服務(wù)范圍、檔案利用渠道等多方面存在差異，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案資源跨館聯(lián)合索引實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)服務(wù)便捷、資源共享，對各高校仍是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

三、用“互聯(lián)網(wǎng)+”引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)，大力推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享

高校檔案工作需要滿足多樣化、深層次的信息需求，主動適應(yīng)新常態(tài)，加強(qiáng)與“互聯(lián)網(wǎng)+”的深度融合成為推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享的重要手段。

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，深化互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化

檔案信息化是檔案服務(wù)、檔案資源共享的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。

1.轉(zhuǎn)變觀念，努力適應(yīng)信息化新形勢。認(rèn)清形勢、轉(zhuǎn)變觀念，是開創(chuàng)高校檔案信息化工作新局面的首要任務(wù)。高校對于檔案信息化工作的發(fā)展必須認(rèn)真思考，重新定位，緊跟互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案信息化的步伐，將檔案信息化工作納入高校教育信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，制定高校檔案信息化工作專項(xiàng)方案，重視傳統(tǒng)檔案的收管利用與信息化管理的有機(jī)銜接，加快轉(zhuǎn)型升級，掀起高校檔案信息化建設(shè)新高潮。

2.加大投入，奠定檔案信息化建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展勢如破竹，在檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館庫建設(shè)、高效查閱利用、網(wǎng)絡(luò)安全防范等方面帶來全新的動力。開發(fā)建設(shè)高校檔案信息化系統(tǒng)，建設(shè)高校電子檔案中心、數(shù)字檔案館庫是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)便捷化、服務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)大化、信息資源共享化的核心驅(qū)動力。高校應(yīng)加大投入力度，科學(xué)規(guī)范地加強(qiáng)檔案信息化配套設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)手段遠(yuǎn)程化。

3.重視培養(yǎng)，提高檔案人員信息化素質(zhì)。高校必須正視互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案信息利用的新要求，重視提高專兼職檔案人員信息化素質(zhì)，克服高校檔案工作者墨守成規(guī)、故步自封的工作習(xí)慣，摒棄“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案無關(guān)的傳統(tǒng)思維。加大對檔案工作者的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)在應(yīng)用新技術(shù)、操作新軟件、運(yùn)用新媒體等方面的培訓(xùn)，提高運(yùn)用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推陳出新、優(yōu)化工作模式的技能，助力檔案信息化建設(shè)。

（二）順勢而為，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)

高校檔案通過社會公眾廣泛的利用與共享以實(shí)現(xiàn)其社會價值。依托檔案信息化建設(shè)成果，高效、便捷、適時獲取信息的檔案服務(wù)是檔案信息資源廣泛共享的重要保障。

1.形成檔案服務(wù)新觀念。隨著檔案進(jìn)一步開放化，高校檔案機(jī)構(gòu)也逐漸實(shí)現(xiàn)從封閉式向開放式轉(zhuǎn)化，從管理型部門向服務(wù)型部門轉(zhuǎn)變，從以機(jī)構(gòu)為中心轉(zhuǎn)向以用戶為中心。信息環(huán)境中的高校檔案工作者更應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)“用戶思維”提高主動性，拉近檔案部門與利用者之間的距離，客觀處理檔案保密性和可用性之間的關(guān)系，正確介紹檔案的內(nèi)容和使用價值，提升利用者對檔案信息的認(rèn)識，激發(fā)對檔案利用的熱情，改變傳統(tǒng)檔案工作枯燥、乏味的社會刻板印象，提高高校檔案的社會地位，讓其煥發(fā)勃勃生機(jī)與活力。

2.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。移動終端市場蓬勃發(fā)展，使用智能手機(jī)、平板電腦等移動設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程資源交換和調(diào)用受到大眾的青睞，傳統(tǒng)手工式的紙質(zhì)檔案服務(wù)模式愈發(fā)顯得煩瑣守舊。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)開拓創(chuàng)新，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)背景下更大限度、更快速、更便捷的服務(wù)形式，為管理者和利用者帶來高效便捷的檔案應(yīng)用體驗(yàn)和服務(wù)。

建立基于校內(nèi)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺。如高校檔案管理系統(tǒng)，兼納校內(nèi)檔案的收集、管理和利用，具備數(shù)字檔案存儲、處理、傳輸、交換、安全防護(hù)等功能，便于校內(nèi)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)自主利用。

建立基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺。通過檔案門戶網(wǎng)站和微博、微信公眾號等“微”媒體，設(shè)立館（室）藏介紹、在線咨詢、在線查閱等服務(wù)窗口，滿足校外利用者的不同需求，提供異地咨詢、查檔、閱檔等服務(wù)。

建立檔案信息交流的互動平臺。開通如博客、微博、論壇、人人網(wǎng)等允許人們撰寫、分享、評價、交流、傳播的社交媒體平臺，一方面給予用戶在利用各種可公開的檔案信息時擁有極大地參與空間和主動權(quán)，擴(kuò)大檔案網(wǎng)絡(luò)交流和傳遞的范圍；另一方面檔案工作者可根據(jù)用戶反饋、用戶評價、用戶意見不斷完善，提升服務(wù)質(zhì)量。

（三）尋求突破，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息資源共享

隨著傳統(tǒng)高校檔案逐步轉(zhuǎn)向信息化模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源廣泛共享，最大限度發(fā)揮高校檔案服務(wù)社會公眾的重要價值，已經(jīng)成為高校檔案工作者普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。

1.加強(qiáng)交流協(xié)作，整合檔案資源。高校檔案實(shí)現(xiàn)信息資源社會化廣泛共享，要加強(qiáng)社會公共關(guān)系的建立，加強(qiáng)與博物館、圖書館等信息資源庫的協(xié)作關(guān)系；加強(qiáng)與政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)事業(yè)單位、民間組織的信息交流；在各高校檔案機(jī)構(gòu)之間形成工作聯(lián)盟，以形成良好的社會外部環(huán)境。要廣泛交流，評估各類檔案資源的價值、調(diào)研用戶的需求情況、探討高校檔案的開發(fā)空間，以設(shè)計優(yōu)質(zhì)的整合方案。要進(jìn)行針對性的歸類整合，除了按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》所規(guī)定的分類歸檔方式外，還應(yīng)將保密檔案資源、重要檔案資源、特色檔案資源、優(yōu)質(zhì)檔案資源進(jìn)行有效整合，區(qū)分開放范圍，做到由分散到集中、由無序到有序，突出重點(diǎn)、亮點(diǎn)、熱點(diǎn)，提升高校檔案的綜合實(shí)力，為檔案信息共享奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加大宣傳力度，擴(kuò)大社會影響力。開展社會宣傳對高校檔案信息資源開發(fā)利用、廣泛共享有著舉足輕重的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)深入社會的每個角落，以及移動設(shè)備、社會媒體、社交軟件的普遍使用，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案宣傳開辟了新型的宣傳渠道。例如，開通高校檔案微信公眾號，通過掃描二維碼或關(guān)注微信號，用戶即可隨時隨地了解高校檔案最新動態(tài)；開通高校檔案博客、微博，通過粉絲通、話題排行榜等欄目提高社會對檔案工作的認(rèn)知程度；開通豆瓣、人人網(wǎng)、天涯等網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)布相關(guān)高校檔案信息，增強(qiáng)社會公眾的檔案意識；校內(nèi)新聞媒體、廣播、電視臺等也是檔案宣傳的重要陣地。通過對內(nèi)與對外雙重宣傳渠道，經(jīng)常性、廣泛性的宣傳活動，能夠擴(kuò)大檔案信息資源的社會影響，使高校檔案工作獲得社會各界的關(guān)心、支持，為檔案信息資源社會化共享創(chuàng)造良好的輿論氛圍。

3.優(yōu)化共享模式，豐富共享途徑。高校檔案作為重要的信息庫，理應(yīng)承擔(dān)服務(wù)社會的責(zé)任，探索“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下多元化的網(wǎng)絡(luò)共享途徑。高校檔案網(wǎng)絡(luò)共享范圍應(yīng)根據(jù)檔案的開放范圍來限定，依據(jù)檔案開放范圍界限不同，區(qū)分面向校內(nèi)、面向校際、面向社會的不同群體，設(shè)置不同共享模式。面向校內(nèi)群體，可利用校園局域網(wǎng)，上傳本校師生利用率較高的信息資源，提供校內(nèi)共享；面向校際群體，可依托檔案學(xué)會、檔案協(xié)會等機(jī)構(gòu)，設(shè)立校際檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺，建立統(tǒng)一的服務(wù)界面，使用共同的檢索方法，實(shí)現(xiàn)校際信息交互；面向社會群體，可利用檔案網(wǎng)站、社交媒體發(fā)布如特色教學(xué)成果、課程資源等可面向社會公開的檔案信息資源，供社會大眾共享利用。多舉并措，推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享，擴(kuò)大高校檔案工作社會覆蓋面，增強(qiáng)檔案事業(yè)的生機(jī)與活力。

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