淺析當(dāng)前高校辦公室管理存在的問題與對策

楊慧婕

（莆田學(xué)院，福建 莆田 351100）

淺析當(dāng)前高校辦公室管理存在的問題與對策

楊慧婕

（莆田學(xué)院，福建 莆田 351100）

在高校管理中，辦公室做為綜合辦事機(jī)構(gòu)，是高校管理決策的“外腦”，又是協(xié)調(diào)各方面的“橋梁”，是總攬全局、溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”.辦公室的水平、作風(fēng)、效率等，關(guān)系到一所高校的形象和發(fā)展.所以，在新形勢下如何發(fā)揮好辦公室職能，更好的服務(wù)學(xué)校發(fā)展，就要對高校辦公室管理的問題和解決方法進(jìn)行探討.

高校辦公室；管理；對策

隨著高等教育的不斷改革發(fā)展，辦公室作為高校的管理中樞，其運(yùn)轉(zhuǎn)水平關(guān)系著學(xué)校的辦學(xué)和發(fā)展.解決當(dāng)前高校辦公室管理存在的問題，是高校改革發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù).

1 高校辦公室的特殊性

高校辦公室具有一般辦公室工作的共性，又不同于其他單位辦公室，有其特殊性.高校辦公室工作要遵循一般辦公室工作的統(tǒng)一規(guī)律，又要根據(jù)其獨(dú)特性來運(yùn)行其機(jī)制.

1.1 服務(wù)內(nèi)容的特殊性

辦公室服務(wù)的內(nèi)容是以服務(wù)單位的職能為內(nèi)容，而高校辦公室的工作要圍繞著高校人才培養(yǎng)這個首要任務(wù)開展工作.由于人才培養(yǎng)工作的特殊性區(qū)別于其他類型辦公室的情況，因此在管理的內(nèi)容設(shè)定上要服從于學(xué)校的人才培養(yǎng)工作，所以高校辦公室在教學(xué)和科研上有更多的關(guān)注.

1.2 協(xié)調(diào)對象的特殊性

高校的協(xié)調(diào)對象除了校外的相關(guān)單位、校內(nèi)的行政、教學(xué)部門，還包括教師和學(xué)生，這是與其他辦公室不同的.高校聚集大量的高級知識份子，這就要求高校辦公室在工作方法方式上要下大力氣.要根據(jù)協(xié)調(diào)對象的特點(diǎn)，提供更人性化的服務(wù).

1.3 自身定位的特殊性

辦公室是一個行政部門，服務(wù)于高校的運(yùn)行.高校辦公室人員雖然有著“教師”的名份，但在繁重的工作壓力下，較少參與教學(xué)科研工作.在以教學(xué)為中心的高校中，辦公室人員的定位較顯尷尬.

2 當(dāng)前高校辦公室管理存在的問題

2.1 機(jī)制體制不健全

高校辦公室工作繁雜瑣碎，然而事無巨細(xì)，每件事都要認(rèn)真處理.目前，高校辦公室在實(shí)際工作中往往依賴?yán)辖?jīng)驗(yàn)、老辦法、老習(xí)慣開展工作.以固有的方法方式，把目光對準(zhǔn)處理事務(wù)性任務(wù)，忽略了新情況、新問題的發(fā)現(xiàn)和探究，整體工作水平以處理好事務(wù)性工作為標(biāo)準(zhǔn)，限制了辦公室其他職能的發(fā)揮.同時，辦公室在開展業(yè)務(wù)時，存在著制度不完善，程序不規(guī)范的現(xiàn)象，從而使辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)效率不高，造成不必要的人、財(cái)、物以及時間的浪費(fèi)，甚至導(dǎo)致工作失誤.

2.2 職能發(fā)揮不完善

高校辦公室一向以來存在著忙于處理辦文、辦事、辦會等綜合性事務(wù).這些工作涉及面廣，工作內(nèi)容瑣碎繁復(fù)，從而影響了辦公室其它職能的發(fā)揮.辦公室人員疲于應(yīng)對日常事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)以及各種突發(fā)事件，無暇顧及自身職能和工作范圍與工作性質(zhì).基于這樣亂序環(huán)境，進(jìn)一步影響工作效率，從而使辦公室的“參謀、督辦、服務(wù)、溝通”這些職能大大削弱.

2.3 人員素質(zhì)須提高

辦公室人員面對復(fù)雜的業(yè)務(wù)，需要有相應(yīng)的管理學(xué)專業(yè)知識.高校辦公室人員很多都來自不同崗位、不同背景、不同專業(yè)，缺乏一定的辦公室專業(yè)技能.“先天”不足，“后天”卻因?yàn)檗k公室工作任務(wù)重、時間緊、隨機(jī)性大，很難有時間進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí).辦公室工作人員只憑著經(jīng)驗(yàn)來處理問題，要應(yīng)對快速發(fā)展的高校新形勢顯的力不從心，不能較好的適應(yīng).

3 改進(jìn)高校辦公室管理的對策

高校辦公室出現(xiàn)的種種問題，在一定程度上制約了辦公室職能的發(fā)揮.為了避免影響到高校辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有必要對其進(jìn)行行之有效的改進(jìn).

3.1 理順機(jī)制，完善職能

3.1.1 重視辦公室工作.隨著發(fā)展，高校辦公室越來越凸顯其重要性，以往那種辦公室建設(shè)可有可無，工作可大可小的思想已經(jīng)不再適應(yīng)形勢.管理層一定要重視和支持辦公室建設(shè)和工作，把辦公室作為發(fā)揮其他職能科室作用的“龍頭”.要敢讓辦公室挑擔(dān)子、樹威信，讓辦公室牽頭工作，充分發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督辦查辦等職能.

在對辦公室多提要求、多壓擔(dān)子的同時，要多加指導(dǎo)、多教方法.加強(qiáng)對辦公室干部的培養(yǎng)，讓他們在實(shí)踐工作中得到鍛煉和提高.把辦公室人員的繼續(xù)再教育工作擺在教師再教育工作的同等位置，提高辦公室人員的政治素養(yǎng)和工作能力.

3.1.2 轉(zhuǎn)變辦公室職能.隨著高等教育的改革和推進(jìn)，高校機(jī)制體制也隨之不斷發(fā)展.高校辦公室也應(yīng)順應(yīng)這些變化積極合理的調(diào)整自身工作的狀態(tài)和工作思路，不斷理順自身機(jī)制，發(fā)揮和轉(zhuǎn)變自身應(yīng)有的職能.要重新理清辦公室的職能作用，把學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和中心任務(wù)與辦公室工作內(nèi)容有機(jī)結(jié)合，用新的工作思路和理念開展工作.進(jìn)一步分析擺正辦公室在新形勢下和高校發(fā)展新要求中應(yīng)處的位置和應(yīng)有的作用，建立有效的工作章程，制定相應(yīng)清晰的工作目標(biāo)，細(xì)化整合辦公室業(yè)務(wù)范圍.

3.1.3 改善辦公室條件.隨著科技的迅速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化管理設(shè)備已經(jīng)普及到高校辦公室.辦公室電子化已經(jīng)成為一種常態(tài)，無紙化辦公也成為一種新模式.所以，在新時代背景下，要充分利用辦公軟件和網(wǎng)絡(luò)的快捷性，提高資源利用效率[1]，迅速傳達(dá)和收集各類信息，改變以往高校辦公室傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公為無紙化辦公，進(jìn)而推進(jìn)以及提高辦公室的辦事效率.同時，綜合性大學(xué)可以利用計(jì)算機(jī)系別的人才資源，建立辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫工作中心，運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”方法分析學(xué)校相關(guān)情況，更好地實(shí)現(xiàn)辦公室工作信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的新變革，為管理決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持.

3.2 確章立規(guī)，強(qiáng)化職能

制度的完善、管理的規(guī)范是高效運(yùn)行高校辦公室各項(xiàng)的工作的保障.要改變高校辦公室應(yīng)對臨時性、突發(fā)性工作時產(chǎn)生的頭緒多、雜事多、涉面廣的情況，使之成為雜而不亂，管理有序的良好局面，就必須以完善的制度來約束和管理.

3.2.1 明確職責(zé).從崗位與工作性質(zhì)出發(fā)，建立崗位職責(zé)制度，明確崗位的工作重心，確定工作目標(biāo).以明確的崗位分工制定合理的權(quán)限以及工作流程，使得職責(zé)清晰、權(quán)限明了，分工明確.以可追溯的工作流程確保每個環(huán)節(jié)有章可循，可規(guī)可依.避免出現(xiàn)問題和矛盾的時候，相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象.

3.2.2 制度創(chuàng)新.根據(jù)時代的變化和發(fā)展對制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整.積極吸收外界可用的新形勢管理制度，避免制度滯后于工作，適應(yīng)新形勢的需要.不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，使之得以調(diào)整、補(bǔ)充和完善.

3.2.3 重在落實(shí).嚴(yán)格執(zhí)行制度，增強(qiáng)制度本身的約束力.并將制度透明化，使人為因素的干擾減到最少化，廣泛接受師生的相關(guān)部門的監(jiān)督，以達(dá)成制度建設(shè)的目的.

3.3 提高素質(zhì)，體現(xiàn)職能

“以人為本”是高校改革和發(fā)展的核心思想所在，辦公室人員要樹立并增強(qiáng)主動服務(wù)的觀念，不斷強(qiáng)化全局意識和創(chuàng)新意識[2]，不斷提高自身素養(yǎng)，提升自身能力，方能更好的執(zhí)行辦公室職能，實(shí)現(xiàn)自身價值.

3.3.1 提高政治素養(yǎng).高校在社會功能中具有引領(lǐng)先進(jìn)文化的地位，所以高校辦公室的工作就很高的政策性.這就要求辦公室人員必須要的更好的政治理論素養(yǎng).在直接面向領(lǐng)導(dǎo)層，承擔(dān)決策傳達(dá)和措施落實(shí)過程中，就必須要做到是非分明，抗的住原則.否則就將影響到政策的有效執(zhí)行.所以高校辦公室人員要站得高，看得遠(yuǎn)，增強(qiáng)服務(wù)的主動性.做好具備良好的政治素養(yǎng)和較高的政策水平，才能做好本職工作.

3.3.2 提高業(yè)務(wù)能力.事務(wù)的多面性、廣泛性要求了辦公室人員業(yè)務(wù)的綜合性.所以辦公室人員要成為即是“專家”又是“雜家”的復(fù)合型人才.不但要熟練掌握本職崗位相關(guān)知識技能，還要對所在高校的學(xué)科有所涉獵，知識結(jié)構(gòu)要深度和廣度相結(jié)合.同時，在工作過程中，不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，更重要的是總結(jié)教訓(xùn).對內(nèi)不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，對外經(jīng)常性地與本校其他部門或其他高校同行之間進(jìn)行信息交換和交流，取長補(bǔ)短，博采眾長，增進(jìn)與其他部門的友誼，促進(jìn)彼此之間的工作[3]，不斷提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量，更好的體現(xiàn)辦公室的職能所在.

3.3.3 強(qiáng)化心理素質(zhì).高校辦公室是學(xué)校運(yùn)行的重要窗口，但主要是為教學(xué)這一中心工作服務(wù)，其工作橫向兄弟院校、社會，縱向校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，工作任務(wù)重，服務(wù)對象多，所以做為辦公室人員不但要樹立“以人為本”的服務(wù)理念，還要具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)，一方面要做到謙虛謹(jǐn)慎、自強(qiáng)自信、熱情細(xì)致，同時還要正確處理自身定位，做到多事業(yè)心，少得失心.只有不斷練就過硬的心理素質(zhì)，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感，才能發(fā)揮好自身職能.

新形勢要求高校辦公室工作必須不斷的自我完善、自我發(fā)展.在面對新要求、新問題時要勇于開拓、更新思想、緊跟形勢、不斷提升，使之真正成為“窗口”、“橋梁”、“參謀”、“助手”.辦公室人員在日常工作中應(yīng)變被動的“辦事”為主動的“參謀”，提高輔助決策水平，在學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進(jìn)行思考[4]，不斷增強(qiáng)大局意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，以更好的作風(fēng)、效率和精神面貌履行好各項(xiàng)職能，才能協(xié)助整個高校管理體系更好的運(yùn)轉(zhuǎn).

〔1〕羅明非.高等學(xué)校二級學(xué)院辦公室管理工作研究[J].高等函授學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2011（05）.

〔2〕王娜.劉婷.淺談高校院系辦公室的管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊)，2011（08）.

〔3〕龔輝.劉輝文.和諧型現(xiàn)代化高校辦公室建設(shè)探討[J].科教文匯(上旬刊)，2011（07）.

〔4〕姚笛.淺談高校院系辦公室和諧工作[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（04）.

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