中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問(wèn)題研究

劉賢昌，林健

（福州外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院工商系，福建福州350202）

中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問(wèn)題研究

劉賢昌，林健

（福州外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院工商系，福建福州350202）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)內(nèi)部控制關(guān)注程度日益提高，存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，對(duì)加快企業(yè)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有積極的意義，本文分析當(dāng)前企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策和建議，為改進(jìn)企業(yè)存貨內(nèi)部控制提供參考.

中小企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制

1 存貨內(nèi)部控制的概念

1.1 存貨內(nèi)部控制的內(nèi)容

存貨是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，企業(yè)為了有效管理存貨，事先針對(duì)存貨的供應(yīng)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)而制定的能夠相互牽制、驗(yàn)證的監(jiān)督控制制度，稱(chēng)為存貨內(nèi)部控制[1].存貨管理不善，會(huì)對(duì)企業(yè)造成較大影響，是企業(yè)中所有內(nèi)部控制的重點(diǎn)與中心.企業(yè)為了加快存貨周轉(zhuǎn)速度，節(jié)省企業(yè)資金，必須加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，具體可分為以下五個(gè)方面內(nèi)容[2]：

1.1.1 職責(zé)分工.存貨管理部門(mén)應(yīng)明確各個(gè)崗位職責(zé)、權(quán)限范圍和審批程序.存貨在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，涉及采購(gòu)、生產(chǎn)等多個(gè)部門(mén)，在存貨業(yè)務(wù)流程中，不相容的崗位應(yīng)當(dāng)給予分離，崗位間應(yīng)當(dāng)相互監(jiān)督.授權(quán)審批應(yīng)當(dāng)明確審批方式、權(quán)限、責(zé)任等.

1.1.2 采購(gòu)控制.企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)建立一個(gè)完整的管理制度，使采購(gòu)的過(guò)程從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始，均透明化.采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的計(jì)劃編制請(qǐng)購(gòu)單，提出具體采購(gòu)項(xiàng)目目錄，通過(guò)審批程序，才予實(shí)行采購(gòu)計(jì)劃，預(yù)算外或計(jì)劃外的采購(gòu)，更應(yīng)嚴(yán)格審批，同時(shí)，還可以用訂貨單，對(duì)訂貨單應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期清點(diǎn).

1.1.3 驗(yàn)收與倉(cāng)儲(chǔ)控制.企業(yè)在驗(yàn)收存貨過(guò)程中，應(yīng)派獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)保管的人員對(duì)即將入庫(kù)的貨物進(jìn)行檢查，而后編制驗(yàn)收單、將驗(yàn)收單送至?xí)?jì)部門(mén)以及將貨物送至倉(cāng)庫(kù)，辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)對(duì)存貨進(jìn)行入庫(kù)登記，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)也應(yīng)建立明確的存貨保管制度，對(duì)存貨進(jìn)行檢查，加強(qiáng)日常管理.

1.1.4 領(lǐng)用控制.各部門(mén)在領(lǐng)用存貨時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在存貨發(fā)出時(shí)應(yīng)當(dāng)填制領(lǐng)料單或發(fā)貨單并經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的審批，并定期將存貨的發(fā)出記錄與財(cái)務(wù)部進(jìn)行數(shù)額核對(duì)，確保無(wú)誤.

1.1.5 盤(pán)點(diǎn)控制.存貨數(shù)量盤(pán)存一般分永續(xù)盤(pán)存制與實(shí)地盤(pán)存制.兩種盤(pán)存制度，會(huì)有不同程度的存貨管理控制.即使是使用永續(xù)盤(pán)存制，也是需要對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn).選擇盤(pán)點(diǎn)制度，明確盤(pán)點(diǎn)范圍，記錄的完整，及時(shí)處理盈虧，在盤(pán)點(diǎn)時(shí)組成盤(pán)點(diǎn)小組，共同盤(pán)點(diǎn)，以保證盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性.

1.2 存貨內(nèi)部控制的重要性

為了保證生產(chǎn)、銷(xiāo)售的正常運(yùn)行，企業(yè)都持有大量的存貨，大約占流動(dòng)資產(chǎn)的50%，加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，避免存貨占用大量的流動(dòng)資金，防止存貨管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，存貨的管理控制直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效益.

2 中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1 采購(gòu)計(jì)劃不夠科學(xué)

企業(yè)要根據(jù)市場(chǎng)情況、生產(chǎn)和銷(xiāo)售計(jì)劃制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格和日期等內(nèi)容做出的提前安排.否則會(huì)出現(xiàn)兩種情況：

第一，存貨過(guò)多，占用大量資金.存貨的儲(chǔ)存過(guò)程將產(chǎn)生高昂的保管費(fèi)用，大量的存貨積壓可能產(chǎn)生存貨變質(zhì)毀損，而且當(dāng)市價(jià)下跌過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生減值損失，甚至可能因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)發(fā)展，而被淘汰，進(jìn)而給企業(yè)帶來(lái)大量損失.

第二，存貨過(guò)少，使生產(chǎn)過(guò)程中缺乏原材料，會(huì)產(chǎn)生停工損失，對(duì)于商貿(mào)公司來(lái)說(shuō)，庫(kù)存商品不足，將使銷(xiāo)售額降低，無(wú)法滿足客戶(hù)需求，對(duì)企業(yè)的發(fā)展極為不利.

2.2 存貨核算、計(jì)量不夠準(zhǔn)確

許多中小企業(yè)在存貨核算、計(jì)量方面總有數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題，問(wèn)題產(chǎn)生會(huì)有多方面，第一是會(huì)計(jì)人員和倉(cāng)儲(chǔ)人員素質(zhì)不高，沒(méi)有正確的開(kāi)展核算和計(jì)量，第二是存貨計(jì)量未保持一致性原則，計(jì)算發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤視若無(wú)睹；第三是企業(yè)存貨發(fā)出的計(jì)量方法沒(méi)有明確，這些都將極大影響企業(yè)存貨計(jì)量的準(zhǔn)確程度；還有的企業(yè)存在實(shí)地盤(pán)存疏忽的情況，盤(pán)點(diǎn)不仔細(xì)或并未按規(guī)定及時(shí)盤(pán)存，以致出現(xiàn)偏差.

2.3 倉(cāng)庫(kù)管理不完善

許多中小企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理還較為混亂，存貨入庫(kù)過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)保管人員沒(méi)有分類(lèi)擺放存貨，存貨發(fā)出沒(méi)有及時(shí)開(kāi)具領(lǐng)料單，并經(jīng)相關(guān)人員審批，未建立明確的存貨保管制度，無(wú)關(guān)人員都可以隨意接觸存貨，這些現(xiàn)象很容易造成存貨的浪費(fèi)和丟失.

2.4 信息傳遞滯后

信息傳遞的及時(shí)性尤為重要，中小企業(yè)中，時(shí)常容易因?yàn)樾畔鬟f的滯后而出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況.從采購(gòu)入庫(kù)到登記入賬、從領(lǐng)用材料到登記入賬、從發(fā)出貨物到登記入賬，這其中因?yàn)閷徟案黜?xiàng)手續(xù)而導(dǎo)致實(shí)際存貨的收發(fā)與會(huì)計(jì)入賬產(chǎn)生時(shí)間差，而在傳遞單據(jù)時(shí)，因工作人員的時(shí)間觀念不強(qiáng)，致使賬目與實(shí)際情況存在出入.這導(dǎo)致企業(yè)存貨數(shù)據(jù)不夠精確，影響管理者利用數(shù)據(jù)做出決策的精準(zhǔn)度.

3 中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 科學(xué)規(guī)劃存貨采購(gòu)

存貨采購(gòu)過(guò)多，會(huì)占用流動(dòng)資金，采購(gòu)不足又會(huì)影響企業(yè)正常生產(chǎn)，因此企業(yè)要根據(jù)自身特點(diǎn)，制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃.在決定某項(xiàng)貨物進(jìn)行采購(gòu)前，要先進(jìn)行市場(chǎng)研究和組織內(nèi)部分析.通過(guò)分析市場(chǎng)供求狀況、產(chǎn)品售價(jià)以及產(chǎn)品質(zhì)量等可能影響采購(gòu)計(jì)劃的數(shù)據(jù)，做出采購(gòu)安排.要通過(guò)以銷(xiāo)定產(chǎn)的方法，科學(xué)預(yù)測(cè)全年銷(xiāo)售數(shù)量，進(jìn)而分解確定各類(lèi)材料的采購(gòu)量；另外要結(jié)合個(gè)企業(yè)自身情況，確定是進(jìn)行采購(gòu)或自制、租賃，如果選擇企業(yè)有多余的產(chǎn)能，可以較低的成本進(jìn)行生產(chǎn)需要的配件，可以安排自制.企業(yè)還應(yīng)考慮自己采購(gòu)與采購(gòu)?fù)獍氖雰?yōu)孰劣.應(yīng)注意的是外包雖然可以省略諸多繁瑣過(guò)程，但正因此企業(yè)更應(yīng)當(dāng)評(píng)估外包的有效性，同時(shí)與企業(yè)核心活動(dòng)相關(guān)性較高的業(yè)務(wù)不宜外包[3].

除此以外，與存貨采購(gòu)最直接相關(guān)的計(jì)劃是：如何采購(gòu)、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu).采購(gòu)的方式主要有招標(biāo)采購(gòu)以及非招標(biāo)采購(gòu).采購(gòu)數(shù)量及時(shí)間的確定應(yīng)使存貨的庫(kù)存量做到防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)，同時(shí)也不能積壓過(guò)多，占用大量流動(dòng)資金及庫(kù)存空間.零庫(kù)存這一目標(biāo)難以達(dá)到，又容易因意外情況出現(xiàn)供應(yīng)中斷，故最合適的采購(gòu)量應(yīng)為計(jì)劃用量加上備用量.采購(gòu)時(shí)間的確定則應(yīng)根據(jù)成本與銷(xiāo)售量，以經(jīng)濟(jì)效益的最高值來(lái)確定.

3.2 加強(qiáng)中小企業(yè)的存貨核算

正確的存貨核算是存貨內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，存貨核算就是要對(duì)存貨的收發(fā)存過(guò)程中進(jìn)行正確會(huì)計(jì)處理.原材料的采購(gòu)入庫(kù)、材料領(lǐng)用及商品銷(xiāo)售出庫(kù)、存貨成本的分配與結(jié)轉(zhuǎn)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)管理，均與存貨核算息息相關(guān).加強(qiáng)中小企業(yè)的存貨核算，首先是要規(guī)范存貨核算.對(duì)購(gòu)進(jìn)、銷(xiāo)售、盤(pán)虧、盤(pán)盈、出庫(kù)、入庫(kù)等環(huán)節(jié)設(shè)置相對(duì)應(yīng)的核算辦法，另外常用計(jì)價(jià)方法有先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、移動(dòng)平均、全月平均、個(gè)別計(jì)價(jià)五種方式，企業(yè)應(yīng)按實(shí)際情況明確規(guī)定各項(xiàng)存貨的計(jì)價(jià)方法.堅(jiān)持在期末對(duì)庫(kù)存數(shù)量、金額等進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),若有盤(pán)虧、盤(pán)盈，應(yīng)查明其原因并且及時(shí)上報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理，以求做到賬賬相符、賬實(shí)相符,確保存貨核算計(jì)量準(zhǔn)確.存貨核算應(yīng)按流程進(jìn)行.

3.3 建立良好的信息交流系統(tǒng)

信息對(duì)企業(yè)而言的重要性早已是不置可否，現(xiàn)代信息技術(shù)朝信息化、技術(shù)化方向發(fā)展，在信息化發(fā)展迅猛的大環(huán)境下，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息交流系統(tǒng)的建立與企業(yè)內(nèi)部信息的管理都帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn).

3.3.1 運(yùn)用信息化的管理.企業(yè)可以運(yùn)用信息化的管理，提高信息的傳遞速度以及有效地控制成本，更可以減少信息傳遞中的人為干擾，有效降低錯(cuò)弊的概率.

3.3.2 建立企業(yè)信息共享平臺(tái).大多中小企業(yè)各部門(mén)間的信息通常各自獨(dú)立，信息在各部門(mén)間的傳遞也容易滯后，甚至出現(xiàn)不統(tǒng)一的情況，這對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在極大的負(fù)面影響.建立一個(gè)良好的企業(yè)信息共享平臺(tái)，對(duì)信息的滯后缺陷及信息的傳遞錯(cuò)誤這種低級(jí)缺陷能夠提供有效的改善.將存貨管理與信息技術(shù)相聯(lián)系在一起，形成一面覆蓋整個(gè)企業(yè)的信息網(wǎng)，使管理高效順暢，同時(shí)也提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益.

3.3.3 引進(jìn)新技術(shù)，實(shí)時(shí)更新信息.在實(shí)際運(yùn)用信息化管理過(guò)程中，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)存貨因進(jìn)出頻繁、種類(lèi)繁多而導(dǎo)致信息量龐大，存貨信息想要實(shí)時(shí)更新，其工作量巨大，故存貨出庫(kù)入庫(kù)的信息報(bào)告不及時(shí)，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果不準(zhǔn)確的情況時(shí)有發(fā)生，不及時(shí)、不準(zhǔn)確的存貨信息讓企業(yè)的快速共享信息系統(tǒng)無(wú)法使用.為解決這項(xiàng)問(wèn)題，企業(yè)可以引進(jìn)二維條形碼技術(shù)，通過(guò)掃描二維條形碼將存貨信息錄入電腦，快速且準(zhǔn)確計(jì)入存貨出入信息，清晰定位存貨位置，高效且不易出錯(cuò).

3.4 完善存貨內(nèi)部控制活動(dòng)

3.4.1 規(guī)范存貨的驗(yàn)收程序.存貨要正式進(jìn)入企業(yè)中，首先就是驗(yàn)收入庫(kù)，存貨的驗(yàn)收是存貨進(jìn)入企業(yè)時(shí)質(zhì)量與數(shù)量的保證，為之后生產(chǎn)領(lǐng)用打好基礎(chǔ).存貨驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)合理安排好存貨儲(chǔ)存位置，以及安排好搬運(yùn)、驗(yàn)收人員.驗(yàn)收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)供貨單據(jù)，對(duì)存貨的名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格等一一核對(duì)，以防錯(cuò)發(fā)，漏發(fā)，同時(shí)，應(yīng)安排高素質(zhì)的質(zhì)量檢查人員對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，入庫(kù)后還應(yīng)按實(shí)際填寫(xiě)入庫(kù)單.

3.4.2 落實(shí)存貨的分類(lèi)保管.外購(gòu)的原材料、企業(yè)生產(chǎn)的半成品、產(chǎn)成品均需入庫(kù)存放，不同種類(lèi)的存貨應(yīng)分開(kāi)存放，以便領(lǐng)取.許多存貨對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境也有要求，此類(lèi)存貨更應(yīng)分倉(cāng)存放，防止因環(huán)境產(chǎn)生不必要的損失.此外，倉(cāng)管人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓其熟悉各種存貨保管流程、保管條件，以防出現(xiàn)非生產(chǎn)性損失.

3.4.3 改進(jìn)存貨的出庫(kù)審批.規(guī)范的存貨領(lǐng)用制度可以避免不必要的浪費(fèi)和降低某些存貨被私拿的可能性.生產(chǎn)領(lǐng)用材料，應(yīng)先填制領(lǐng)用申請(qǐng)，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的合理性進(jìn)行審批，倉(cāng)儲(chǔ)人員根據(jù)申請(qǐng)發(fā)出材料并填制領(lǐng)用單，領(lǐng)用單需領(lǐng)用人簽字.對(duì)外銷(xiāo)售商品，則應(yīng)辦理出庫(kù)手續(xù)，禁止白條出庫(kù)，商品的出庫(kù)應(yīng)有專(zhuān)人復(fù)核.

3.5 建立和完善內(nèi)部審計(jì)制度

為了確保能夠切實(shí)有效地運(yùn)行存貨內(nèi)部控制制度,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督、檢查的制度.成立一個(gè)獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)是一個(gè)良好的選擇，內(nèi)部審計(jì)可以在存貨管理之后進(jìn)行再監(jiān)督、再控制，保證存貨內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行.要建立完善的內(nèi)部審計(jì)制度，第一，要根據(jù)企業(yè)自身的性質(zhì)、規(guī)模建立一個(gè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，并保證其獨(dú)立性；第二，指派的審計(jì)人員應(yīng)有足夠的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，并對(duì)企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度足夠熟悉，還要求有一定的實(shí)踐積累；第三，制定完善的企業(yè)內(nèi)部審計(jì)條例，明確內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作內(nèi)容，如定期對(duì)存貨內(nèi)部控制的各方面進(jìn)行檢查，檢查相關(guān)憑證和賬簿,驗(yàn)證存貨的完整性；對(duì)實(shí)物進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn),確認(rèn)其真實(shí)性,確保賬賬相符、賬實(shí)相符.對(duì)存貨內(nèi)部控制中發(fā)現(xiàn)的不足之處,應(yīng)當(dāng)及時(shí)修正，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候還應(yīng)進(jìn)行突擊檢查等.

〔1〕劉洪華.加強(qiáng)中小企業(yè)存貨監(jiān)管的思考[J].當(dāng)代會(huì)計(jì),2015(2).

〔2〕王麗莉.企業(yè)存貨管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].會(huì)計(jì)之友,2011(12).

〔3〕周子清.淺議我國(guó)中小企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度[J].中國(guó)商貿(mào),2014(2).

〔4〕范殿紅.我國(guó)國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].河南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（04）.

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1673-260X（2017）11-0100-02

2017-09-11