淺議目前水電工程項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題及建議

楊竹蘭

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-02

摘 要 幾年來，通過糯扎渡水電工程檔案管理工作實(shí)踐，對目前水電工程檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，對檔案管理工作中存在的一些問題，提出一些粗淺解決建議。

關(guān)鍵詞 檔案管理 問題 建議

目前，我省水電建設(shè)正處于快速發(fā)展關(guān)鍵時期，不同規(guī)模及型式的水電工程項(xiàng)目如雨后春筍，星羅棋布在各條江河上。糯扎渡水電站就是其中的一個，電站總投資450億元，裝機(jī)容量5850MW（9×650 MW），施工總工期為11年，糯扎渡水電工程是世界級巨型工程，為云南省境內(nèi)在建、籌建規(guī)模最大的水電站，其攔河大壩、溢洪道、地下廠房多項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)名列國內(nèi)外前茅。摻礫粘土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；開敞式溢洪道規(guī)模、泄洪功率和流速居世界第一；地下廠房是目前國內(nèi)規(guī)模最大的地下廠房之一。所以形成的工程檔案質(zhì)量關(guān)乎工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的成敗，也是水電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)六項(xiàng)考核項(xiàng)目指標(biāo)之一。

糯扎渡水電站按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，對工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。本文就以目前水電工程檔案管理工作中存在的一些問題，提出一些粗淺解決建議，借此拋磚引玉，以期共同推動工程檔案管理工作的發(fā)展。

一、目前水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理

為了使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)中只注重工程的有形建設(shè)，忽視了檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄，未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊，施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全和資金的控制，而忽視了施工過程工程檔案資料的收集、整編等工作，使得工程檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行。

（二）檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

各參建單位配備的檔案人員多數(shù)為兼職，往往有工程管理人員或單位辦公室人員兼任，且沒有接受過檔案管理專業(yè)知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，有一些檔案人員只是參加過一些檔案管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，只是粗淺地了解檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，對水電工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差。檔案收集意識淡薄，沒有真正意識到檔案管理的重要性和必要性。而且檔案管理人員變動頻繁，基本上是一兩年一換，導(dǎo)致業(yè)務(wù)培訓(xùn)難以跟上步伐。

（三）水電工程檔案管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位

水電工程建設(shè)檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大、周期長、參建單位多，且各參建單位各自相互獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理制度不健全，缺乏完善約束機(jī)制；加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視以及不配合，不予支持等不良現(xiàn)象。

（四）檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高

水電工程建設(shè)周期長，且施工過程形成文件材料的收集整理工作又具有持續(xù)性，受水電工程建設(shè)參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，由于各參建單位對建設(shè)過程中形成的文件材料未及時收集整理和妥善保管，造成部分文件材料遺失。等工程項(xiàng)目完工需要辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時，才來組織大量的人力、物力、突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面，檔案文件資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。

（五）未發(fā)揮監(jiān)理的作用

監(jiān)理工作沒有將檔案納入現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督的范圍，常會出現(xiàn)原始資料失真的問題。由于監(jiān)理工作管理松懈，人員素質(zhì)低，現(xiàn)場持證人員到位率差等原因，監(jiān)理單位忽視檔案的管理。少數(shù)監(jiān)理人員甚至于施工單位“串通一氣”，對現(xiàn)場簽證工作把關(guān)不嚴(yán)，甚至篡改原始記錄，事后編造假資料。

二、水電工程檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度、增強(qiáng)檔案意識

在工程項(xiàng)目開始時，就應(yīng)對來自四面八方的參建單位及人員進(jìn)行相關(guān)檔案工作法律法規(guī)的宣傳教育，增強(qiáng)工程檔案管理意識，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)及各參建單位的配合與支持，提高他們做好水電工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感，樹立“依法治檔”的觀念，得到他們的重視和支持，擺脫檔案管理工作處于被動局面。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

配足檔案人員、保證檔案人員的相對穩(wěn)定。針對各參建單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、流動性大的實(shí)際，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，主要包括三個方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使其掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后對項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo)，通過“傳、幫、帶”的形式 ，提高各參建單位專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

（三）健全檔案管理制度、規(guī)范檔案管理

檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要途徑之一，一是結(jié)合工程實(shí)際情況建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循；二是制定檔案管理工作約束機(jī)制，將工程檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理，并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三是提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，實(shí)行檔案管理工作與工程建設(shè)“三同步”，執(zhí)行檔案人員“三參加”，落實(shí)檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目跟蹤檢查，深化過程控制

為保證工程檔案及時歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)，使其滲入到工程建設(shè)各個階段、各環(huán)節(jié)中。為此，在工程開工前就將檔案工作納入議事日程，建立健全檔案管理體系，制定明確目標(biāo)和計(jì)劃；在工程開工準(zhǔn)備階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將有關(guān)檔案管理辦法和制度要求傳達(dá)到各參建單位，并要求各參建單位指定分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職檔案人員，明確業(yè)主、施工和監(jiān)理單位等各方的職責(zé)，建立全項(xiàng)目水電工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)；在工程施工階段實(shí)時監(jiān)控，在每月檢查工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點(diǎn)檢查和指導(dǎo)如何立卷，案卷質(zhì)量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點(diǎn)檢查；在工程竣工驗(yàn)收階段，重點(diǎn)加強(qiáng)案卷整理，做好缺陷和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查，同時指導(dǎo)和檢查竣工圖的制作、文件材料的質(zhì)量情況，以及案卷和卷內(nèi)目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

（五）充分發(fā)揮監(jiān)理的作用

各監(jiān)理單位再抓工程質(zhì)量的同時，把好工程資料質(zhì)量關(guān)，負(fù)責(zé)督促、檢查工程建設(shè)中其監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)各施工單位形成的歸檔文件材料收集、積累和完整、準(zhǔn)確情況；負(fù)責(zé)竣工文件和竣工圖的審核，并簽署意見；協(xié)助檔案管理部門對施工文件實(shí)行跟蹤建檔，并采取不定期的檢查、抽查，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。

三、結(jié)語

水電工程建設(shè)項(xiàng)目它是由多個單項(xiàng)工程組成，建設(shè)周期長、投資大、環(huán)節(jié)多，在整個工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有參建各方領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)人員落實(shí)，檔案管理制度健全，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有效做好過程控制和全程跟蹤，才能保證做好水電工程建設(shè)檔案管理工作，從而滿足水電建設(shè)快速發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1] 閆亞珍.目前工程檔案管理工作中存在的問題及對策.福建建筑，2009（11）.

[2] 劉淑敏.淺談目前檔案管理存在的問題及建議.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2011（17）.