新時期檔案材料收集研究

文/劉 寧

檔案材料收集工作，就是檔案管理部門通過各種渠道將其所管轄部門已經(jīng)形成的分散的檔案材料收集起來，匯集成檔案案卷的工作。收集工作在檔案工作中是最基礎(chǔ)的工作，但是這項最基礎(chǔ)的工作卻決定和制約著檔案工作的各個方面。檔案材料的收集是檔案工作必不可少的重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點(diǎn)，沒有收集工作，檔案工作就成了無源之水。

一、檔案收集工作的意義

一是收集是檔案工作的起點(diǎn)。從檔案工作構(gòu)業(yè)務(wù)程序來說，收集是首要的工作環(huán)節(jié)，只有在做好收集工作韻基礎(chǔ)上，集中了大量的檔案材料，諸如整理、保管、利用等工作才能有條不紊地進(jìn)行。否則，開展任何業(yè)務(wù)工作均將是無米之炊。所以，從這個意義上說，檔案工作是從收集開始的。長期的實踐經(jīng)驗證明，沒有檔案的收集工作，就沒有檔案工作的建立和發(fā)展，也就沒有健全的檔案工作。二是收集是檔案工作的基礎(chǔ)。只有把該收集的檔案材料收集完整齊全，才能更好地整理和鑒選，才能更好的把這些收集到的材料分類并加以利用。如果收集工作不扎實，收集到的檔案材料殘缺不全，或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的檔棗材料。由于收集工作薄弱，整理和鑒別將會遇到無法克服的困難，查閱利用時，因沒有完整系統(tǒng)的材料，不能發(fā)揮應(yīng)有作用，失去檔案工作的意義。所以，檔案材料的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，只有收集到檔案材料，才談得上業(yè)務(wù)工作的開展和管理水平的提高。檔案工作者必須花大力氣做好收集工作，占有豐富的檔案材料，才能為檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。三是收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑，以實現(xiàn)對檔案的集中統(tǒng)一管理。

二、檔案材料收集的要求

一是主動積極。一般，對檔案材料收集，有以下要求：能夠主動及時，并且保質(zhì)保量深入細(xì)致地完成。但是，由于檔案材料涉及眾多的部門單位，檔案材料在產(chǎn)生和形成的過程中，和諧部門和單位由于種種原因，不能及時把檔案材料轉(zhuǎn)遞到檔案部門，檔案部門又不能消極地等待各部門主動地傳遞檔案材料，也不能等待各部門的材料堆積成山的時候再去收集，這就會導(dǎo)致很多負(fù)面影響，為了解決檔案材料不能及時傳遞這一問題，檔案部門就應(yīng)該積極主動作為，緊密與各個部門單位取得密切聯(lián)系，通過各種方法，走出辦公室，做好檔案的收集工作。對于檔案部門來說，一定要防止檔案材料的積壓，這就要求，檔案人員在工作中要有時間觀念，做工作絕對不拖拉，這樣檔案材料才會不積壓，把形成的檔案材料以最快的速度收集起來。使已建立的檔案能源源不斷地補(bǔ)充新材料，尚未建立的及早建立起來。一個檔案材料，應(yīng)是歷史材料與現(xiàn)實材料的集合，內(nèi)容充實，富有新意，才能在為檔案利用工作發(fā)揮現(xiàn)實作用。如果收集工作拖拖拉拉，慢慢騰騰，甚至認(rèn)為早點(diǎn)晚點(diǎn)關(guān)系不大，無所作為和消極等待的思想是有害的。因此，檔案工作者要以只爭朝夕的精神，講究工作效率，采取有效措施，盡快地將所形成的、新發(fā)現(xiàn)構(gòu)檔案材料收集起來，及時歸入檔案。二是深入細(xì)致。對于檔案工作者來說，做工作必須要深入細(xì)致。檔案材料門類眾多，分類復(fù)雜，這就需要檔案工作者在檔案收集與整理過程中，耐得住性子，深入細(xì)致地對待每份檔案材料。在收集工作中，不能只打電話、發(fā)文件，坐在辦公室中遙控指揮各個部門傳遞檔案材料，應(yīng)當(dāng)?shù)礁鱾€部門調(diào)查研究，針對不同的單位，不同的情況，提出可行的方針對策，同時要廣泛動員宣傳，疏通材料來源渠道，摸清檔案材料的形成規(guī)律，更快更好地指導(dǎo)檔案的收集和整理工作。收集是一項比較具體的工作，要求認(rèn)真負(fù)責(zé)，踏實細(xì)致，不允許馬馬虎虎，粗枝大葉。否則會造成錯收漏收，范圍不清，玉石混雜。這樣很容易造成收集工作效率低下，增大鑒別工作量，造成人力物力的浪費(fèi)，還有可能把沒有價值的材料收集起來，影響了檔案作用的發(fā)揮。

三、檔案材料收集的方法

一是定向收集。所謂定向收集，就是向一定的單位、部門收集，具體說，就是根據(jù)形成檔案材料的廣泛性的特點(diǎn)和收集途徑，向有關(guān)單位，或與該項工作有過重要聯(lián)系的部門，收集可能形成的檔案材料。為了更有效的收集所形成的檔案材料，收集之前要調(diào)查了解清楚各個單位的實際情況，逐一收集。收集之前，要向有關(guān)單位、部門宣傳收集工作的意義，說明收集的內(nèi)容和要求，爭取支持和配合，保證收集工作順利進(jìn)行，定向收集，是開展收集工作的主要方法。二是按時收集，檔案材料形成的不定時特點(diǎn)，決定了收集工作是一項經(jīng)常性的工作，收集檔案材料不是一次、兩次突擊便可了事的，它是一項長期的任務(wù)。按時收集，是對收集時間的總要求。具體講，它包括隨時收集、定期收集和不定期收集等幾種情況。隨時收集是指及時掌握檔案材料的信息，根據(jù)檔案材料所形成的時間，及時收集。定期收集是指收集一定階段形成的檔案材料。根據(jù)不同單位部門的實際情況，可以制定不同的計劃，每季度、每半年或者每年收集一定時間內(nèi)所形成的檔案材料。不定期收集是根據(jù)實際工作需要而進(jìn)行的不定時間的收集，它有較大的靈活性，但時間不能隔得太久。這三種方法在不同的檔案管理部門可以各有側(cè)重，靈活掌握，相互結(jié)合，使收集工作經(jīng)常地有效地開展。

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