基于用戶需求的高校檔案管理信息化建設(shè)探析

米 荃

高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。信息時代，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息化有利于豐富檔案館藏資源，提高檔案收集、管理效率，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，深化、拓寬檔案開發(fā)與利用，有效提升檔案管理環(huán)境，從而增強為教學(xué)科研提供優(yōu)質(zhì)、快捷信息資源服務(wù)能力，滿足用戶日益增長和變化的需求，促進高校信息化建設(shè)的健康、有序發(fā)展。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

（一）有利于豐富檔案館藏資源

檔案資源是檔案管理工作的立身之本。檔案資源建設(shè)是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，檔案資源建設(shè)既是檔案工作的起點，也是檔案管理工作的終極目標(biāo)，因此，積累豐富的檔案資源已成為檔案管理工作的首要任務(wù)。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，檔案的收集不僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有數(shù)字檔案。檔案信息化有利于多方面、多渠道將分散的各類型檔案收集到一起，有利于對現(xiàn)有檔案資源分布、結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容進行分析研究，以便更好地優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，促進檔案資源的科學(xué)化、有序化管理，為用戶提供方便、快捷的信息服務(wù)。

（二）有利于提高檔案管理服務(wù)效率

隨著信息社會的快速發(fā)展，計算機技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理顯現(xiàn)出存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化的新趨勢。高校檔案是學(xué)校在各個歷史時期的建設(shè)和發(fā)展過程中形成的真實記錄，內(nèi)容豐富、形式多樣、門類眾多。用戶采用傳統(tǒng)的方式檢索、利用如此數(shù)量眾多，內(nèi)容、形式、來源復(fù)雜多樣的檔案有諸多不便。傳統(tǒng)的檔案資源，利用方式主要是以借閱、咨詢、復(fù)制等方式，無法滿足用戶日益增長的需求。將計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等工作環(huán)節(jié)，突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，用戶可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)享受智能化的檔案信息服務(wù)，節(jié)省用戶獲取檔案信息資源的時間和精力，最大限度滿足用戶需求，提升用戶滿意度。

（三）有利于提高檔案管理服務(wù)水平

1.提高檔案檢索效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，時間跨度大，種類繁雜，要在浩如煙海的檔案資源中查詢到用戶所需檔案，僅靠人工檢索、調(diào)閱，檢索效率低，重復(fù)工作內(nèi)容多，勞動強度大。手工查閱檔案，只能以一種途徑進行檢索，這種傳統(tǒng)的檢索方式已不能滿足信息時代用戶需求。利用信息技術(shù)管理檔案，可以有效提高數(shù)據(jù)處理能力，實現(xiàn)一次輸入，多次輸出，為用戶提供多種方式、多種角度的檢索，可模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，滿足用戶多元化的檢索需求，減輕檔案管理人員工作強度，提高了查全率和查準(zhǔn)率。

2.提高檔案收集效率。傳統(tǒng)的檔案收集方式范圍窄，收集內(nèi)容不全且不夠豐富，主要以紙質(zhì)檔案為主。服務(wù)方式也只是將檔案提供給用戶利用，服務(wù)內(nèi)容主要是閱覽、外借、復(fù)制等，檔案資源開發(fā)利用程度也不高，這種服務(wù)方式已不能適應(yīng)信息時代用戶需求。檔案信息化管理使檔案收集方式更加廣泛，收集渠道更加多樣，可以利用媒體、手機、電子郵件等多種方式收集檔案，通過建立網(wǎng)站，提供檢索目錄，網(wǎng)上展覽、原文瀏覽等多種方式提供信息服務(wù)，滿足用戶多樣化、個性化需求，提高工作效率，可以收到事半功倍的效果，進而更好地為用戶提供方便、快捷的服務(wù)。

（四）有利于促進高校檔案管理人員的交流與資源共享

檔案信息化為檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機和挑戰(zhàn)，信息時代，檔案管理理念、管理技術(shù)、管理方法、管理手段以及為用戶服務(wù)的方式都發(fā)生了巨大的變化。檔案信息資源從相對靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，信息服務(wù)由被動服務(wù)向主動服務(wù)發(fā)展，檔案管理由封閉管理向開放管理模式轉(zhuǎn)變。相互獨立、封閉運行的檔案管理模式已不適應(yīng)信息時代的發(fā)展，檔案信息化有助于將各類檔案信息資源整合，利用信息技術(shù)實現(xiàn)共享，實現(xiàn)互利共贏。同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，各種新問題也會不斷出現(xiàn)，不論是檔案管理工作還是檔案管理人員都需要與兄弟院校開展交流與合作，學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗與方法，交流檔案信息化建設(shè)心得，在經(jīng)費投入、硬件購置、軟件建設(shè)、環(huán)境保障等方面交流心得，取長補短，在互相學(xué)習(xí)、互相探討中不斷完善和提高，促進檔案管理事業(yè)健康、有序發(fā)展，更好地適應(yīng)時代的發(fā)展和進步。

（五）有利于提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案信息化促進檔案管理方式規(guī)范化、檔案形式多樣化、收集渠道多元化、服務(wù)方式專業(yè)化，這對檔案管理人員的專業(yè)知識、管理能力、服務(wù)技能也提出了全新的要求。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員必須拓寬視野、更新觀念、學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，不斷擴大知識面，調(diào)整和完善知識結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)信息時代檔案管理與發(fā)展的需要。

二、高校檔案信息化建設(shè)的策略

（一）更新觀念，提高認識

檔案信息化建設(shè)是一項全局性、長期性的系統(tǒng)工程，投入大、積累長、見效慢。首先是提高認識，檔案信息化是以為教學(xué)科研服務(wù)為目的，是數(shù)字化校園建設(shè)不可或缺的重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化建設(shè)，更新觀念，認清形勢，清楚職責(zé)。多途徑、多形式廣泛宣傳檔案信息化建設(shè)重要性，爭取各院系及職能部門的支持與配合。其次從全局的高度予以規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)，建立健全科學(xué)合理的管理制度，制定切實可行的建設(shè)方法，遵循科學(xué)、實用、適用的原則，分階段、分批次穩(wěn)步推進，科學(xué)化、有序化穩(wěn)步推進檔案管理信息化建設(shè)。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局

高校檔案數(shù)量繁多，數(shù)字化工作量大，因此，合理布局、統(tǒng)籌規(guī)劃，這是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。開展信息化建設(shè)離不開軟硬件的支撐，首先在資金方面要予以保障，在軟硬件建設(shè)上舍得投入，在人員配置、技術(shù)、資金等方面大力支持，特別要加大信息化建設(shè)資金投入力度，并保證所需資金能夠落實到位。資金到位才能確保檔案管理與服務(wù)所需硬件設(shè)施和軟件管理系統(tǒng)的購置，這是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次在制度上予以重視，把檔案信息化建設(shè)納入本單位總體規(guī)劃，爭取多方面支持，加快推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是建設(shè)好檔案信息化的保證。

（三）加強調(diào)查研究，為檔案信息化建設(shè)提供理論指導(dǎo)與實踐依據(jù)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相適應(yīng)的檔案管理體系，將各個門類，不同載體的檔案資源進行統(tǒng)一管理。檔案信息化建設(shè)首先要認真調(diào)查研究檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，特別是要深入研究信息化建設(shè)中出現(xiàn)的新情況、新問題，對技術(shù)層面的問題與同行多交流、多學(xué)習(xí)，為信息化建設(shè)提供理論與實踐依據(jù)。其次深入研究信息化建設(shè)必備條件和實現(xiàn)目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃、合理實施，提高信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。

（四）加強檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案信息化主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進行數(shù)字化，以提高檔案信息資源收集、管理與利用效率。按照《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定精神，制定出符合本地實際的具體辦法和措施，規(guī)范、指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，做好管理系統(tǒng)的運行、維護工作，使檔案信息化建設(shè)有章可循、有規(guī)可守，確保檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化方向發(fā)展。

（五）加強檔案信息資源的安全保障

保障檔案信息資源的安全是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。信息時代，檔案安全難度更大，首先，提高認識，樹立全面、科學(xué)、發(fā)展的檔案信息資源安全理念。檔案管理的安全意識是檔案管理工作的生命線，只有強化檔案管理人員和用戶的檔案意識，才能真正實現(xiàn)檔案安全管理與服務(wù)。其次，科學(xué)、合理建立健全檔案整理、管理、利用、保密制度。正確處理檔案信息資源公開與保密的關(guān)系，搭建信息安全保障體系，在綜合平衡保管與利用關(guān)系的基礎(chǔ)上，為用戶提供人性化的服務(wù)。強化信息技術(shù)手段，采取有效管理措施做好信息生成、收集、傳播、服務(wù)與利用工作。規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔工作，確保電子檔案的真實、完整、實效，為檔案信息資源安全提供保障。根據(jù)國家計算機網(wǎng)絡(luò)信息安全保護方面的要求，針對檔案信息化出現(xiàn)的問題，完善檔案信息安全規(guī)章制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。最后，從基礎(chǔ)設(shè)施的完善、硬件的選擇、軟件的設(shè)計、管理與服務(wù)制度的建立、人員的管理等方面確保檔案資源的安全。

（六）加強檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，營造良好氛圍

信息時代，檔案不但是信息的載體，更是重要的信息資源。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理面臨機遇也迎來了挑戰(zhàn)，檔案管理信息化、數(shù)字化已成為時代發(fā)展的必然。檔案信息化建設(shè)需要各院系及各職能部門的支持與配合，因此，必須切實提高全員檔案意識，檔案信息化與每個人的切身利益息息相關(guān)，有著舉足輕重的重要作用。必須不斷增強檔案送交的自覺性，克服用時需要、做時次要的陳舊觀念，營造人人自覺關(guān)心檔案工作，各個部門關(guān)心、支持、配合檔案信息化建設(shè)的良好局面與輿論氛圍。多渠道、多形式廣泛宣傳檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，切實從思想上高度重視，牢固樹立主動服務(wù)意識，變被動等材料為主動收集材料，充分利用現(xiàn)代信息資源、信息技術(shù)等有利條件，創(chuàng)新服務(wù)機制，改進服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，加快推進檔案信息化建設(shè)。

（七）加強檔案管理人員的培訓(xùn)，為檔案信息化建設(shè)提供人才支持

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作的信息化、規(guī)范化要求越來越高。檔案信息化改變了檔案管理模式，拓寬了檔案信息服務(wù)方式，深化了檔案服務(wù)能力，提高了檔案管理工作效率。檔案信息化在方便用戶獲取檔案、為用戶提供快捷信息服務(wù)的同時，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案信息化建設(shè)發(fā)展速度和建設(shè)質(zhì)量。高校檔案管理人員首先要有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德、強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，忠于職守，甘于奉獻，這是信息時代對檔案管理人員的基本要求。其次是豐富的檔案管理專業(yè)知識。檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理所需專業(yè)知識，掌握檔案管理理論與工作方法，能夠熟練完成各類檔案的收集、甄別、歸類、裝訂、保管、開發(fā)利用等工作。再次檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員掌握新知識、新理論和新技能，如互聯(lián)網(wǎng)、信息化技術(shù)、法律、金融等方面知識，以適應(yīng)信息時代檔案管理工作的需要。只有具備一定的適應(yīng)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的業(yè)務(wù)技能，才能促進檔案信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求和深度開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)用戶的必然選擇，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。信息時代，提高檔案管理信息服務(wù)水平就必須大力推進檔案資源信息化建設(shè)，只有建立起行之有效的檔案資源信息化管理機制，才能提高檔案管理與服務(wù)效率，從而更好地促進檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。

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