淺析如何做好福利院檔案管理工作

黃財(cái)芬

渠縣福利院 四川達(dá)州 635200

淺析如何做好福利院檔案管理工作

黃財(cái)芬

渠縣福利院 四川達(dá)州 635200

福利院檔案管理是珍貴的史料，最能以小見大將國(guó)家民生建設(shè)成效體現(xiàn)出來(lái)，因?yàn)樵跉v史波瀾曲折的進(jìn)程里，國(guó)家主體意識(shí)隱藏在以價(jià)值觀為顯著特征的實(shí)踐活動(dòng)之中，民族文化大都通過(guò)文字形式在檔案里被記錄，福利院的實(shí)踐活動(dòng)檔案就是承載民生文化的重要載體之一。鑒于此，做好福利院檔案管理工作對(duì)民生事業(yè)的發(fā)展有重要意義。

一、擴(kuò)大檔案收集范圍，完善福利院檔案

因福利院檔案人員緊缺，導(dǎo)致收集檔案的范圍較小，檔案資料并不完善。而社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展正在持續(xù)深入，檔案管理工作面臨新的要求，檔案需求范圍不斷擴(kuò)大，唯有擴(kuò)大對(duì)福利院檔案的收集范圍，才能滿足時(shí)代發(fā)展要求。福利院檔案收集一般包括文書檔案、福利事務(wù)檔案、康復(fù)教育檔案、專用檔案這四個(gè)部分，其中要重視收集福利事務(wù)檔案、專用檔案[1]。特別是福利事務(wù)檔案，很多福利院的收集并不完整，個(gè)別單位的土地征用通知書、承包經(jīng)營(yíng)合同書等基本建設(shè)檔案都未被收集；收集專用檔案時(shí)也多以部門為主體，按照當(dāng)下工作需求建立檔案，忽視收集那些具有總體性和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的福利院專用檔案，包括職工隊(duì)伍變動(dòng)、黨政工團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子變動(dòng)、黨員及工會(huì)會(huì)員年度花名冊(cè)、榮譽(yù)檔案等資料。這就需要明確規(guī)定收集福利院檔案尤其是專用檔案的范圍，預(yù)防發(fā)生過(guò)去重視收集一部分檔案、忽視收集另一部分檔案的情況。

例如：針對(duì)福利院福利事務(wù)檔案，檔案人員應(yīng)重點(diǎn)收集福利院各類文件材料及其歷史沿革、大事記、重大紀(jì)念活動(dòng)、重大捐贈(zèng)活動(dòng)以及文體活動(dòng)等原始資料，還有各部門所編簡(jiǎn)報(bào)，重要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)記載，單位主要領(lǐng)導(dǎo)原始記錄等；針對(duì)福利院專用檔案，就要側(cè)重收集兒童寄樣、兒童入住以及殘疾兒童康復(fù)手術(shù)等檔案，并大力收集福利院的基建檔案、科研檔案等，包括土地征用書、福利院規(guī)劃圖、施工設(shè)計(jì)圖、原始預(yù)決算資料、驗(yàn)收憑據(jù)等。只有盡量在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大收集福利院檔案的范圍，才能保證福利院檔案的完整性，滿足社會(huì)福利事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。

二、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量

改革開放使得社會(huì)福利事業(yè)、民生建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展，福利院檔案管理也因此面臨諸多新情況，包括檔案數(shù)量越來(lái)越多，增加檔案管理工作的難度；工作手段落后，對(duì)福利院檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響等。因此，只有實(shí)現(xiàn)對(duì)福利院檔案的規(guī)范化管理，才能從容應(yīng)對(duì)新情況、解決新問(wèn)題，提高檔案工作質(zhì)量[2]。

例如：福利院檔案人員要增強(qiáng)管理意識(shí)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)，提高自身責(zé)任感和職業(yè)道德水平，把新形勢(shì)下的福利院檔案管理工作做好。同時(shí)，要嚴(yán)格規(guī)范福利院檔案的立卷與歸檔程序，進(jìn)一步建立健全檔案歸檔移交手續(xù)，規(guī)范化管理福利院檔案；認(rèn)真總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)檔案管理手段，拓展福利院檔案歸檔渠道，提高工作成效與質(zhì)量。具體可改進(jìn)福利院網(wǎng)頁(yè)版面，添加福利事務(wù)檔案網(wǎng)上歸檔版塊，最大限度發(fā)揮出檔案信息資料的效能；在福利檔案的利用上也要擴(kuò)大范圍，允許被收養(yǎng)人員查閱、查詢自己的檔案，幫助他們確認(rèn)過(guò)往病史或?qū)びH等，也就是通過(guò)把檔案收藏與統(tǒng)計(jì)等工作做好，盡可能利用先進(jìn)手段數(shù)字化存儲(chǔ)福利院檔案，方便被收養(yǎng)者查詢，提高福利院檔案利用效率。

三、大力宣傳檔案管理，擴(kuò)大檔案的影響

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)福利院檔案管理工作的態(tài)度對(duì)工作成效有直接影響，但個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)并未充分認(rèn)識(shí)到做好福利院檔案管理工作的重要性、緊迫性，認(rèn)為只需按時(shí)歸檔、避免檔案損壞或丟失，在檢查時(shí)不發(fā)生問(wèn)題即可，這樣的態(tài)度導(dǎo)致福利院的工作計(jì)劃、人員考核等均忽視檔案管理工作，檔案管理也在福利院整體工作之中逐漸被邊緣化。所以務(wù)必要大力宣傳福利院檔案管理，廣泛開展檔案宣傳工作，提高全員檔案意識(shí)，促使福利院檔案管理工作走向全民化、社會(huì)化，持續(xù)擴(kuò)大檔案的影響。

例如：要加強(qiáng)對(duì)福利院檔案管理工作的重點(diǎn)宣傳，因?yàn)樵擁?xiàng)工作的階段性特征鮮明，只有堅(jiān)持正確的政治方向，才能最大化統(tǒng)一福利院檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。所以要重點(diǎn)向福利院領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變他們的態(tài)度，改進(jìn)檔案管理現(xiàn)狀。與此同時(shí)，加強(qiáng)專項(xiàng)宣傳，對(duì)基層單位主管福利院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案人員的宣傳重點(diǎn)應(yīng)有所差別，重視宣傳領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督與考核作用，宣傳檔案人員執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)與制度的必要性。此外，加強(qiáng)普遍宣傳，利用報(bào)刊、雜志、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體大力宣傳有關(guān)于福利院檔案管理工作的法律法規(guī)，讓全社會(huì)了解檔案法律，擴(kuò)大福利院檔案管理工作的影響。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家民生建設(shè)以及社會(huì)福利事業(yè)等的高速發(fā)展，福利院檔案管理工作也將不斷改革和進(jìn)步，面臨的要求也會(huì)越來(lái)越高。在實(shí)踐中，檔案人員務(wù)必要不斷提高認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)檔案收集，加強(qiáng)對(duì)福利院檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，提高檔案的影響力，讓福利院檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，為發(fā)展社會(huì)福利事業(yè)、推進(jìn)民生建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量。

[1]陳金粉.孤殘兒童收養(yǎng)檔案利用二三事[J].檔案與建設(shè)，2015（05）：73-74.

[2]張旭.如何提高福利院檔案管理人員素質(zhì)和服務(wù)水平[J].科技風(fēng)，2016（09）：128.