提升檔案管理科學化水平的路徑探析

陳 東

渠縣光榮院 四川達州 635200

提升檔案管理科學化水平的路徑探析

陳 東

渠縣光榮院 四川達州 635200

時代的發(fā)展，使得現(xiàn)有的檔案管理模式無法滿足信息時代的發(fā)展要求。在檔案管理中，檔案管理科學化水平是其重要組成，應該通過科學化的答案管理來提升檔案管理科學化水平，進而對檔案管理加以規(guī)范。所以，本文就檔案管理科學化水平提升的主要路徑進行分析。

檔案；管理；科學化

檔案管理所包含的檔案信息以及實體資料，其主要的目的在于為信息的需求者以及部門提供真實的信息反饋，是國家檔案事業(yè)的重點內(nèi)容。由于檔案管理其本身的工作內(nèi)容較為繁雜，只有提升其管理科學化水平，才能滿足時代的發(fā)展需求，同時也是行業(yè)得以發(fā)展的大勢所趨，需要科技應用以及先進的管理理念作為基礎保障。

一、檔案管理凸顯出的問題

（一）不重視檔案管理

國家層面對于檔案管理的重視度逐漸增大，但是個別的地區(qū)以及單位依舊疏忽檔案管理，認為其無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，其主要表現(xiàn)在對檔案資料的搜集不夠及時，再加上在整理與歸檔的時候相對嚴格，對于資料的歸檔和保護存在紙漏現(xiàn)象，部分管理機構(gòu)沒有了解到用戶的實際需求，導致檔案管理處于盲目無序的狀態(tài)下[1]。

（二）未能發(fā)揮檔案的作用

進行檔案管理主要是為了今后資源的利用，實現(xiàn)最大化的檔案價值。很多單位在檔案管理中只注重收集與保存資料，直接將各種信息堆放在一起，使得其無法發(fā)揮其應有的作用。原本應該發(fā)揮極大社會效益的檔案，最后只能夠少部分人使用，使得檔案的價值無法真正的發(fā)揮出來。

（三）檔案管理手段無法與時俱進

傳統(tǒng)檔案管理是通過紙張文字記錄的方式來進行檔案的傳遞、整理與收集，對于工作人員而言，檔案相關方面的工作量較大，對于紙質(zhì)檔案的維護也非常難，很容易造成檔案的損壞與缺失，不便于后期的使用與查閱。檔案管理想要適應時代的發(fā)展，合理的信息化技術非常關鍵。

二、有效提升檔案管理科學化水平的路徑

（一）健全體系，規(guī)范管理

檔案管理對于國家以及社會事務會產(chǎn)生較大的影響，國家相關的權(quán)力部門需要考慮社會發(fā)展的實際情況，做好法律制度以及體系的建立健全，能夠督促各個部門細化出臺的管理制度與措施，能夠做好檔案管理各個環(huán)節(jié)操作流程的規(guī)范，在確保檔案資料得以全面收集的基礎上，將重點內(nèi)容凸顯出來，確保檔案資料的全面性、真實性以及時效性都可以得到提升[2]。

（二）發(fā)揮檔案資料的價值和作用

檔案，作為企業(yè)、政府部門、組織的公祖記錄，也是對于過去已經(jīng)發(fā)生事件的一種保存。所以，檔案就是社會影響、經(jīng)濟效益的綜合體現(xiàn)，對于單位發(fā)展有著深遠的意義。留存的檔案資料，其本身就是一份寶貴的經(jīng)驗，同時也是一個實際發(fā)生的案例，具有一定的借鑒意義。

最近幾年，我國的檔案管理技術以及方法出現(xiàn)了極大的變化，并且管理模式也在進一步的更新與完善，朝著更好的方向不斷前進。所以，將檔案管理工作的科學性提升，就能夠發(fā)揮檔案資源的價值，同時也能夠發(fā)揮檔案資源的根本性作用。

（三）適應信息技術的發(fā)展

為了提升整體的競爭力與工作效率，大部分單位都會選擇使用電子信息技術，并且也取得了一定的成效。檔案管理工作需要順應時代的發(fā)展需求，能夠簡化工作流程，合理的使用網(wǎng)絡信息以及計算機等技術，對于各類信息資料做好電子化的整理與收集，這樣才能滿足檔案管理的科學化以及信息化要求。在檔案管理中，大部分單位都懂得轉(zhuǎn)移重心，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間轉(zhuǎn)變到以電子檔案為重心，逐漸將紙質(zhì)的檔案輸入到電腦之后，之后再統(tǒng)一化的管理電子檔案。這樣就使得電子檔案的管理與利用要遠遠比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理更加的快捷與方便，這樣才能滿足現(xiàn)代化的節(jié)奏需求。同時，電子檔案只需要在計算機或者是網(wǎng)絡空間之中儲存信息，無需占據(jù)太多的物理空間和資源，這樣在查找的時候也更加的方便，同時，在管理維護方面也更加的輕松，不會因為環(huán)境問題造成不必要的缺失或者是損壞。

為了確保檔案管理工作能夠與信息技術同步的發(fā)展，政府部門需要建立專門的檔案信息庫，能夠成立全國范圍的檔案信息交流平臺，這樣才能夠分類的保存各個行業(yè)的檔案資料，同時也可以實現(xiàn)資源的共享。各個單位負責需要將檔案資料信息上傳所在分類中所屬的空間，并且做好及時的更新。這樣，才能在節(jié)約時間和人力的基礎上，促進各個行業(yè)檔案管理人員之間的彼此交流[3]。

三、結(jié)語

總而言之，我們需要認識到檔案管理的重要性，要明確的認識到，現(xiàn)階段的各個領域都無法離開檔案管理，檔案事業(yè)的有序發(fā)展已經(jīng)成為信息時代下國家各項事務得以發(fā)展的重點內(nèi)容。各級部門需要不斷提升對檔案管理的重視程度，并且做好規(guī)章制度的建立健全，合理使用新型的管理手段，這樣才能夠提高人員的管理水平以及業(yè)務素質(zhì)，保證檔案管理能夠朝著更加科學化的方向不斷的前進。

[1]歐陽慧敏.研究提升檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].建材與裝飾，2017（29）：217-218.

[2]劉利利.檔案管理科學化水平的提升路徑研究及思考[J/OL].辦公室業(yè)務，2015（24）：63+42.

[3]呂清.分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].東方企業(yè)文化，2015（21）：183.