實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

趙 菁

武漢城市職業(yè)學(xué)院 湖北武漢 430000

精細(xì)化管理作為企業(yè)人力資源管理中的重要組成部分，對企業(yè)未來的發(fā)展具有非常重要的意義。辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)，不僅能夠降低辦公室行政管理成本，還能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)在行政管理中存在的問題，并進(jìn)行及時解決。因此，為了能夠更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)有必要加強(qiáng)對辦公室行政管理精細(xì)化的研究，早日實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

一、辦公室行政管理精細(xì)化存在的問題

第一，缺乏精細(xì)化管理目標(biāo)。在辦公室行政管理中，想要實(shí)施精細(xì)化管理，首先需要有一個完善、明確的精細(xì)化管理目標(biāo)。在實(shí)際的辦公室行政管理過程中，部分企業(yè)因缺乏明確的精細(xì)化管理目標(biāo)，而嚴(yán)重影響到精細(xì)化管理的實(shí)施。與此同時，還會在一定程度上影響營銷管理職能的發(fā)揮以及精細(xì)化管理工作的正常開展；第二，缺乏有效的量化管理手段。部分企業(yè)在實(shí)施辦公室行政管理精細(xì)化的過程中，沒有對管理工作進(jìn)行量化，從而影響了行政管理工作的效率和質(zhì)量。與此同時，部分企業(yè)在日常行政管理中，員工工作考核內(nèi)容與其具體工作內(nèi)容存在一定差距，從而造成管理工作與員工具體工作相脫節(jié)。導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)的原因主要是行政管理中沒有對各項(xiàng)工作進(jìn)行量化和細(xì)化，在一些考核指標(biāo)的制定中，也沒有完全結(jié)合員工的工作實(shí)際，從而影響了一些指標(biāo)的具體實(shí)施，因此，大大降低了辦公室行政管理工作效率。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

（一）明確管理目標(biāo)對工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化

首先，保證權(quán)責(zé)制衡，定崗、定制。根據(jù)辦公室的主要職能以及具體的工作流程科學(xué)設(shè)置工作崗位。同時，對各個崗位職責(zé)加以明確，分工合作，確保各崗位間既獨(dú)立又合作；其次，制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與要求。對程序性以及易量化的辦公室工作，在對量化指標(biāo)設(shè)計(jì)時應(yīng)確保其科學(xué)性。對主觀性較強(qiáng)以及非程序性工作，應(yīng)對其指標(biāo)評價(jià)進(jìn)行定性設(shè)計(jì)。對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎勵，帶給其滿足感和自豪感，對工作松散、違紀(jì)員工給予批評教育、警告處分；最后，優(yōu)化工作流程，確保正常運(yùn)作?？茖W(xué)合理的工作流程能夠促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)，因此，企業(yè)應(yīng)不斷對辦公室工作流程進(jìn)行優(yōu)化，使其更加簡便快捷。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀以及業(yè)務(wù)流程，將工作流程分成若干部分，從而讓高層管理者能夠直觀的對其進(jìn)行審視，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并做出相應(yīng)的優(yōu)化和挑戰(zhàn)。

（二）細(xì)化崗位設(shè)置明確崗位職責(zé)

辦公室作為企業(yè)的樞紐，它起到承上啟下、溝通左右、聯(lián)系八方的作用，它是一個相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)?；谒奶厥庑裕?xì)化就成為了辦公室工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，辦公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企業(yè)文化、對外接待、媒體宣傳等內(nèi)容，是公認(rèn)的工作繁瑣的部門。結(jié)合目前的辦公室管理現(xiàn)狀來看，部分單位在辦公室這一崗位的設(shè)置方面普遍存在任意性，導(dǎo)致各部門之間的工作銜接不緊密，既浪費(fèi)了人力成本，又不利于各工作的開展。因此，企業(yè)在崗位設(shè)置過程中要進(jìn)行細(xì)化，將崗位職責(zé)細(xì)化到個人，避免出現(xiàn)因崗位職責(zé)不清造成遇事互相推諉的情況出現(xiàn)。這樣不僅能夠提升工作效率，還能有效避免消極怠工的情況出現(xiàn)。

（三）以制度化推進(jìn)精細(xì)化

對于企業(yè)來說，實(shí)行辦公室精細(xì)化管理是提升整體管理水平的關(guān)鍵。為此，要想在實(shí)行精細(xì)化管理過程中把精細(xì)化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學(xué)的管理制度，對采購、銷售、財(cái)務(wù)、薪酬、調(diào)研、宣傳等各個工作環(huán)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定。對于企業(yè)的重大事項(xiàng)及決策，盡量秉持公平、公正、公開的原則，采取民主決策機(jī)制，經(jīng)由集體員工進(jìn)行討論過后在進(jìn)行，從而提高決策質(zhì)量。此外，企業(yè)要與時俱進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)不合理的管理機(jī)制，保留符合企業(yè)未來發(fā)展需要的機(jī)制，從而形成一套完善、高效、科學(xué)、合理的管理體系，以此為精細(xì)化管理的實(shí)施提供依據(jù)；最后，企業(yè)員工要嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)章制度落實(shí)所有工作，使各項(xiàng)工作都能有章可循。同時，還要建立監(jiān)督管理機(jī)制，各個部門相互監(jiān)督，相互配合，建立監(jiān)督、批評渠道，從而使各部門之間的工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、結(jié)束語

總而言之，精細(xì)化管理是提升辦公室行政管理效率的重要途徑。辦公室行政管理工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，企業(yè)要結(jié)合自身工作特點(diǎn)，不斷增強(qiáng)自身信息化能力，使企業(yè)辦公室行政管理逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化方向發(fā)展。同時，企業(yè)還要加強(qiáng)對精細(xì)化管理的重視，讓所有工作人員意識到精細(xì)化管理的重要性，使其深入人心，從而使企業(yè)辦公室管理工作水平得到全面提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉秋澄.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2017(09):31-32.