新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

郭銀珠

駐馬店中醫(yī)院 河南省駐馬店市 463000

醫(yī)院管理

新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

郭銀珠

駐馬店中醫(yī)院 河南省駐馬店市 463000

作為醫(yī)院管理工作中的重點—檔案管理工作一直受到廣泛的關(guān)注，究其原因在于醫(yī)院檔案工作對醫(yī)院運行的穩(wěn)定性和秩序性起到?jīng)Q定性作用，同時通過高質(zhì)量的檔案管理工作還可以保障服務(wù)質(zhì)量，提升患者滿意度。然而受到多方面因素的影響，部分醫(yī)院方案管理工作還存在著一定的不足，且這些不足表現(xiàn)對醫(yī)院管理工作的正常進行造成了不利影響，鑒于此在新形勢背景下，如何妥善解決醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題成為了研究的關(guān)鍵。文章從醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化價值出發(fā)，對當下管理工作中存在的主要問題進行分析，并提出針對性的優(yōu)化措施，旨在為今后提供可靠的參考資料。

醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化問題；對策；分析

1 新時期背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)價值分析

同以往醫(yī)院檔案管理模式相比，現(xiàn)代化檔案管理工作在職能形式和職能內(nèi)容方面都具有一定的特點，尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支撐，符合社會發(fā)展的基本要求，可以說醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。例如對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升具有積極的影響。在社會經(jīng)濟高速運轉(zhuǎn)背景下，“供給側(cè)改革”對我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和進步具有深刻的影響，同時在“供給側(cè)改革”背景下，對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率重視力度較大。通過檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)一方面可以結(jié)合醫(yī)院需求構(gòu)建一個動態(tài)的、適宜的信息管理制度，實現(xiàn)醫(yī)院運營活動的公開性、透明性，為醫(yī)院各項工作秩序化開展創(chuàng)造了良好的條件。

2 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理子系統(tǒng)

2.1 檔案儲存管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)的作用是對檔案資料實行自動的編碼、分配及歸檔，使檔案存儲工作形成自動化管理，這在很大程度上降低了檔案管理工作人員在錄入資料環(huán)節(jié)的工作強度。存儲環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化方式可以實現(xiàn)錄入過程中的迅速糾錯，對檔案的動態(tài)管理有積極的推動作用。

2.2 檔案查詢管理子系統(tǒng)

檔案查詢屬于檔案的應(yīng)用階段，也是檔案管理工作中十分重要的階段。在這一階段中，檔案管理工作考核的重要標準是檔案資料的查詢速度及準確程度，檔案查詢管理子系統(tǒng)的投入使用可以幫助檔案管理工作人員達成檔案存儲信息的快速調(diào)閱的目標，提升檔案信息的調(diào)閱效率。

2.3 檔案安全管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)的重要功能是確保檔案資料的安安性，依靠一些現(xiàn)代科技手段（如電子安全技術(shù)）將檔案予以保存。換句話說，即對數(shù)據(jù)的存儲、管理等環(huán)節(jié)實行安全監(jiān)督與管控，出現(xiàn)問題立即發(fā)出警報，還可有針對性的施加鎖定措施，這樣便是利用該子系統(tǒng)對檔案資料的安全防護過程。

3 新形勢背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化困境

據(jù)調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，我國部分醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一定的不足，對獲得理想的管理效果是十分不利的，而這些問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 重視力度不足

由于多方面因素的影響，部分醫(yī)院對檔案管理工作并未給予高度的重視，從而導致醫(yī)院檔案管理人員工作不到位。甚至部分工作人員錯誤的認為檔案管理工作與醫(yī)院經(jīng)營活動的進行是不存在必然聯(lián)系的，在這種陳舊檔案管理觀念影響下，大部分醫(yī)院檔案管理存在著技術(shù)落后、資金投入不足等方面的問題，使得檔案管理工作過于表面化，應(yīng)付檢查現(xiàn)象比較常見。

3.2 管理硬軟件落后

對于醫(yī)院檔案管理工作而言，硬件主要是指管理設(shè)備等，而軟件則是指管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。這些年，我國加大了對醫(yī)療事業(yè)的重視和投資力度，尤其是對醫(yī)院硬件設(shè)備完善力度還是比較理想的，但是值得注意的是受到醫(yī)院建設(shè)前期設(shè)計規(guī)劃的影響，大部分醫(yī)院并未設(shè)置較大場所來進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，尤其是大量紙質(zhì)檔案隨著時間的推移破損情況日漸嚴重，甚至部分醫(yī)院受到檔案管理空間有限因素的制約，一些檔案被丟失，上述問題的存在對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)影響是不同小覷的。

3.3 檔案信息收集管理無序

檔案信息的收集是檔案管理的第一階段。而在這一階段，各醫(yī)院延續(xù)傳統(tǒng)的檔案收集模式，由各部門、各科室收集分管部門的檔案信息，這就造成檔案信息之間的聯(lián)系不夠緊密，要依靠繁復(fù)的檔案整合工作才能得到較為完善的檔案資料，這個過程中的很多工作都是重復(fù)的，嚴重影響了檔案管理工作的效率。

醫(yī)院檔案管理中心是一個特別的部門，服務(wù)于醫(yī)院內(nèi)部，醫(yī)院對醫(yī)療部門或科室都有考核培訓，而對檔案管理中心的工作人員，雖然一些醫(yī)院有對其進行相應(yīng)的培訓，但多數(shù)醫(yī)院并未設(shè)立相應(yīng)的考核制度導致檔案管理工作人員在檔案管理的第一階段——收集階段——工作就不積極，導致檔案移交不及時、收集流程時間過長、部分對時效性要求高的檔案失去了價值等現(xiàn)象頻發(fā)，對后續(xù)流程有非常不利的影響。

3.4 管理水平不高

醫(yī)院檔案管理過程中，很多管理人員并未接受過系統(tǒng)的培訓，所以在檔案管理過程中對資料的收集、整理、分類、裝訂到存檔的每個環(huán)節(jié)中，都沒有科學的流程可以遵循，從而不能合理、有效地完成檔案管理工作，更有甚者缺乏責任感。對于檔案的流動管理（歸檔、調(diào)動、查詢等）方式因循守舊，經(jīng)常出現(xiàn)的情況是檔案被調(diào)閱以后放回不到原來的位置。

3.5 管理方式不科學

醫(yī)院檔案管理工作要注重連續(xù)性、準確性及時效性，而當前許多醫(yī)院對檔案的管理工作卻忽略了這三點。關(guān)于連續(xù)性，醫(yī)院檔案管理工作在新舊管理人員的交替方面，不單涉及檔案管理部門的新舊工作人員的交替，還涉及醫(yī)院別的部門或科室的人員交替，檔案交接通常會在這一環(huán)節(jié)斷掉，這也致使檔案資料不夠完整。檔案資料的不連續(xù)也導致了檔案資料的不準確，當剛好需要調(diào)用缺失時段的檔案資料時，檔案管理者只能對缺失部分的檔案實行大概的估計，檔案管理的精準性因此大大的降低。關(guān)于時效性，醫(yī)院由于其業(yè)務(wù)特點，檔案數(shù)量龐大、增加速度也極快，每天會增加許多檔案資料，但大多數(shù)醫(yī)院對于新增加的檔案資料無法及時、科學的錄入、保存，造成檔案資料嚴重積壓，檔案資料不能依序查找，會因此出現(xiàn)報廢或丟失現(xiàn)象。

3.6 檔案管理的安全意識不足

醫(yī)院的檔案資料涵蓋的范圍很廣，數(shù)據(jù)也很多，對醫(yī)院有非常重要的意義。很多醫(yī)院雖然對檔案信息的收集、整理、錄入、查詢、利用等環(huán)節(jié)都有了重視，但還缺乏對檔案管理的安全意識?，F(xiàn)階段醫(yī)療工作者對檔案資料的安全意識還很不足，特別是各部門或各科室獨立管理的檔案信息，沒有專人負責檔案資料的借閱及歸還的記錄工作，檔案資料借了不還或者不按原來位置擺放的情形時有發(fā)生，這樣極易形成檔案資料的遺失，給檔案資料的管理帶來困難。

4 探究醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在問題的解決對策

在我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展背景下，一些新的情況、新的變化的出現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理工作中存在的缺陷逐漸顯現(xiàn)出來，而為了順應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢，同時也是為了進一步滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需要，下面文章對上述醫(yī)院檔案管理中存在的問題提出針對性的解決方案。

4.1 提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視力度

在新時期背景下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化工作對醫(yī)院長遠發(fā)展具有深遠的影響，鑒于此在今后的工作中，首先醫(yī)院領(lǐng)導層應(yīng)當轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，切實保證及發(fā)揮檔案管理工作保證醫(yī)院經(jīng)營活動順利進行的作用。同時還應(yīng)當將檔案管理現(xiàn)代化工作納入到日常重點工作中去，提高檔案管理工作在醫(yī)院管理體系中的地位。其次，醫(yī)院檔案管理工作人員也應(yīng)當提高對自身工作的認識，加強專業(yè)知識的學習，尤其是應(yīng)當進行信息技術(shù)的學習力度，為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供強有力的支持。

4.2 完善醫(yī)院檔案管理硬件軟建設(shè)

在新時期背景下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)集中了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)服務(wù)，因此相應(yīng)的軟件和硬件建設(shè)是管理現(xiàn)代化建設(shè)得以順利完成的基本保障。首先，提高對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化硬件建設(shè)的重視力度。對于醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)自身的實際情況以及國家相關(guān)標準制定檔案管理硬件設(shè)備等的采購方案，同時為了最大限度的發(fā)揮硬件設(shè)計等的功能，還應(yīng)當設(shè)置專門的人員對相關(guān)設(shè)備進行科學化的管理和使用，這樣一方面可以有效的保障設(shè)備的利用率，另一方面對延長設(shè)備使用壽命也具有積極的影響。另外為了保障檔案管理硬件設(shè)備的功能發(fā)揮還應(yīng)當結(jié)合管理工作的基本要求配置通信網(wǎng)絡(luò)、計算機以及服務(wù)器等；其次，完善檔案管理軟件建設(shè)。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化工作建設(shè)中，先進的管理軟件的購買時保證現(xiàn)代化建設(shè)工作順利完成的基本保障。在科學技術(shù)發(fā)展帶動作用下，計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著的作用越來越突出，以往手工操作檔案管理方面存在著效率低、準確性不高、工作量大等不足，這些與當下技術(shù)水平要求也是有一定出入的，鑒于此通過相關(guān)管理軟件的應(yīng)用可以提高整個檔案管理工作的智能化，同時也為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目標的實現(xiàn)創(chuàng)造了良好的條件。

4.3 改變檔案信息的收集方式

醫(yī)院領(lǐng)導層要賦予檔案管理部門相應(yīng)的職權(quán)，安排專人負責檔案的收集及這方面的管理，負責檔案收集的工作人員要對醫(yī)院各部門、各科室的職責及聯(lián)系進行深入的了解，對于聯(lián)系比較緊密的部門或科室，有權(quán)要求其共同收集檔案信息并提供整合之后的檔案資料。這也是建立在完善的管理機制之上。醫(yī)院（尤其是綜合醫(yī)院）檔案種類很多，內(nèi)容涉及范圍極廣，也涉及很多人員及科室，對檔案信息的收集及其他環(huán)節(jié)都要在各個流程遵循相應(yīng)的制度。檔案管理人員要主動聽取各方提出的意見或者建議，工作當中多和有關(guān)人員互相交流，保證檔案信息收集等各個環(huán)節(jié)的流暢性，減少不必要的工作量，提高檔案管理的效率。

醫(yī)院檔案管理中心作為醫(yī)院的一個重要部門，雖然服務(wù)于醫(yī)院內(nèi)部，但其地位并不比別的部門低，其所收存的檔案資料對于整個醫(yī)院都極具參考價值及歷史價值。醫(yī)院領(lǐng)導層在加強對其工作人員培訓的同時，還要參照其他醫(yī)院的經(jīng)驗，對檔案管理中心的工作人員進行考核，考核不拘泥于紙面形式，亦可針對不同的工作職能及其日常工作成效進行評分，綜合評定之后的考核結(jié)果與薪酬待遇掛鉤，對考核優(yōu)秀的檔案管理工作人員給予獎勵，并請其向中心同事介紹工作經(jīng)驗，共同進步。

4.4 構(gòu)建完善的檔案管理制度

構(gòu)建完善的檔案管理制度是提高檔案管理水平的重要條件。在新的形勢背景下，新型的檔案管理制度理應(yīng)構(gòu)建在完善、有條理的基礎(chǔ)之上。各醫(yī)院領(lǐng)導要認識到檔案管理的重要性，提高檔案管理意識，組織檔案管理人員向其他醫(yī)院學習檔案管理的先進經(jīng)驗，并提醒其工作成果對醫(yī)院管理的重要性，使其既要提高檔案管理水平，又要提高工作責任感。除此之外，還要依靠新型的計算機技術(shù)實現(xiàn)高效管理的目標。而在許多醫(yī)院的檔案文件的載體均是以紙張形式存在的圖形、文字資料，操作方式仍是手工運作，這也造成檔案管理需要消耗極大的存儲空間、人手和物力。上述現(xiàn)狀要求國家積極制定相關(guān)的軟件技術(shù)標準，做到檔案管理的每個環(huán)節(jié)的規(guī)范和高效，確保檔案信息在收集、整理、分類、錄入計算機等各個環(huán)節(jié)均條理清楚、有相關(guān)的章程可以遵守，以此提高檔案管理的水平。

4.5 采用科學的管理方式

醫(yī)院檔案管理的意義是要最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值，提升檔案資源的應(yīng)用程度。檔案管理過程中所不具備的連續(xù)性、準確性及時效性，與檔案管理方式不科學有很大的關(guān)系。要想避免諸如上述情況等問題，需要做到如下幾點。

（1）注重醫(yī)院各部門或科室人員交替時檔案資料的收集、分類及存檔，保證檔案資料的連續(xù)性。

（2）積極開展檔案管理方式研究工作，為領(lǐng)導層的工作提供更完善、更準確的檔案信息。

（3）利用先進的檔案錄入、檢索工具，及時錄入檔案信息，并且對檔案資料實現(xiàn)科學、高效的管理，保證檔案管理各個環(huán)節(jié)的時效性。

（4）通過各種渠道利用檔案資料，最大程度上發(fā)揮其在課題調(diào)查、教育培訓、同行交流、領(lǐng)導決策等方面的價值。

（5）錄入及調(diào)出檔案資料是檔案管理的基本工作，在此基礎(chǔ)上還要注意收集檔案收回時的反饋意見，呈報檔案資料對應(yīng)的部門或科室，利用反饋信息對歷史醫(yī)療事件總結(jié)經(jīng)驗教訓，這個過程是對檔案資料的優(yōu)化利用。

（6）擴大服務(wù)對象的范圍，將檔案管理的處理對象從傳統(tǒng)實體向現(xiàn)代化信息過渡，發(fā)揮檔案管理部門的權(quán)限，應(yīng)用國家的公共信息網(wǎng)等途徑實現(xiàn)與其他醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)的信息互通，最大程度上達成檔案資料的共享。

4.6 做好檔案資料的安全管理工作

對于獨立保管檔案資料的部門或科室，要有專人負責檔案資料的調(diào)閱、歸還、回置的記錄工作。檔案管理工作的培訓對象不僅包括檔案管理部門的工作人員，還涉及各部門或科室的檔案管理專員，培訓中既要對檔案資料的收集、整理、錄入、查詢等前期工作有系統(tǒng)的介紹，又要加強檔案資料安全管理的意識培養(yǎng)。檔案資料的安全管理工作不單涉及上述層面，還包括紙質(zhì)資料的防火、防水、防潮、防蟲蛀等措施，也包括數(shù)據(jù)庫資料的防火墻技術(shù)的研發(fā)，從多方面加強檔案資料的安全管理工作，才能最大程度上保證檔案信息的完整性及可靠性。醫(yī)院領(lǐng)導層對檔案資料的安全管理工作也要加強重視，從加強檔案管理人員的檔案資料保護意識，到學習其他醫(yī)院的成功經(jīng)驗，以及加大這方面的投入等各個方面保證檔案資料能夠完善保存，為醫(yī)院不斷發(fā)揮其價值。

5 結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展帶動作用下，如何實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)成為了醫(yī)院單位研究的主要問題，對此在今后的工作中必須給予高度的重視，充分發(fā)揮現(xiàn)代化科技手段在檔案管理工作中的作用，并將現(xiàn)代化建設(shè)理念貫穿整個檔案管理工作體系，為醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)奠定扎實的基礎(chǔ)。

[1]陳建麗.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].經(jīng)貿(mào)實踐,2016(19).

[2]苗藝文.現(xiàn)代化信息手段在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略探究[J].中國管理信息化,2016(04).