審核職業(yè)生涯之路調查(下)

審核職業(yè)生涯之路調查(下)

編者按

2015年10月，全球典范公司發(fā)布了2015年度審核白皮書《審核職業(yè)生涯之路調查》，對審核職業(yè)狀況提供一個詳盡的調查結果，包括如何發(fā)掘和培訓新的審核員，如何留住經(jīng)驗豐富的審核員，并利用他們的知識助推行業(yè)發(fā)展等。調查提出了一個至關重要的問題：“未來的審核員在哪里？”本刊選取其中的重要結論，分上下兩期呈現(xiàn)給讀者，以供相關專業(yè)人士參考。

技能

構建良好的工作關系

除了審核資格證書、專業(yè)知識、經(jīng)驗和技能外，很多審核員認為需要具備一種能力“善于建立與顧客之間關系”，從而保證完整地、順利地開展審核。另外，對于審核員而言，還可能注重其的感知力、靈活性、自反性、反應靈敏，從不同的觀點和視角解答問題的能力。對于任何一次審核所給出的結論，這些能力和技能都顯得非常重要。例如，面對一個全新的審核過程，審核員需要快速分析現(xiàn)狀并得出結論，明確清楚地將審核發(fā)現(xiàn)告知受審核組織。

另外，審核員要善于與受審核組織的管理層和基層員工溝通審核信息，與具有不同思維方式和文化背景的人們進行溝通。同時，保持非常輕松的方式，不讓溝通造成他人的負擔。一些受訪者很明顯地反對缺乏這些能力和技能的人員從事審核，這也隱喻審核行業(yè)的一種亞文化，誰會看不到這些“軟技能”的重要性。一位男性受訪者（66歲以上）表示，一名審核員應當“從不在顧客面前表現(xiàn)得趾高氣揚或卑微懦弱”?！皬牟弧边@是有道德的表現(xiàn)，如若不然的話，這樣的審核即不專業(yè)，也不利于審核行業(yè)的發(fā)展。他就是這樣按自己所說的去做，區(qū)別于那些在顧客面前表現(xiàn)得趾高氣揚或卑微懦弱的人。

一位澳大利亞從事合規(guī)性評審的自由職業(yè)的全職男性審核員（年齡56—65歲）表示，只有讓更廣泛的公眾了解審核，才能拓展審核行業(yè)。因此，審核員不要看起來像是一位警察。

對標準及其含義的精準理解

除了相關專業(yè)知識，很多審核員都著重強調了“不僅要理解審核所依據(jù)的標準，更要理解其含義”，這是審核行業(yè)的經(jīng)驗之談。

當受訪者試圖明確表達與審核相關的其他技能和能力，許多受訪者提到了對標準及其含義的精準理解或者通過教育獲得的直覺，一種讀懂標準含義的能力。一位受訪者將其比喻為“彈力球”，審核員需要跟隨它。其他受訪者把審核過程比作“在字里行間閱讀并深入其中”。一些受訪者認為“傾聽”、“總結所聽到的”與“自身的培訓”有助于審核過程。進一步了解得知，審核過程是調查受審核組織，知道他們做什么、組織是如何構成的，并接納受審核組織的多種管理方式的過程。相反地，有些審核員反對與審核相關的其他技能和能力，他們辯稱“相比較審核過程的認證培訓課程，專注于標準的培訓課程是非常有幫助的”，這與“咨詢顧問舉辦的將詮釋融入到標準要求的培訓”截然相反。一位美國的全職工作女性（56—65歲）每年收入超過90000美元，擁有20多年內部審核經(jīng)驗，內部審核可能理解為重視標準而不是任何一位顧問的詮釋。她也經(jīng)歷一些內部審核，沒有按規(guī)定開展審核。

對于嚴瑾的標準是否能夠繞開主觀解釋，還尚不清楚。同樣地，有些審核員強調需要“正確”理解標準?？赡苓@樣的專業(yè)人員反對那些沒完沒了的解釋說明，或者她可能已由自己的經(jīng)驗掌握。

挑戰(zhàn)

進入審核行業(yè)的障礙

一些常見情況也會成為踏入審核行業(yè)的障礙，包括兼職、照顧家庭和出差。不管是兼職審核員還是全職審核員都強調了頻繁的出差。為了解決這些問題，審核員通過互聯(lián)網(wǎng)設施，可以更多地開展非現(xiàn)場的審核，這或許是今后的探索領域。一些大型認證組織很有可能開發(fā)這方面的技術，而且可能被用于最佳實踐的研究模型。

然而，審核可能最終還是一種“你必須到場”的工作?！疤嗟臅婀ぷ鳌币脖徽J為是一種普遍的情況。兼職工作的其他原因表明，大概由于來自受審核組織，兼職模式促進審核員更加“公正與獨立”。其他受訪者認為，他們喜歡從事與自身多年經(jīng)驗和技能并不相關的新領域審核，這樣審核職業(yè)可以顯得更具吸引力。還有其他受訪者表示，他們在其專業(yè)領域內沒有足夠的審核工作。

處理沖突

由于沖突可以預料，伴隨著沖突，審核專業(yè)人員的職責將無法圓滿地實現(xiàn)。正如上文所說，沖突原因看來是由于受審核方將審核員視為“警察”。一些受訪者表示，這種看法源于缺乏對審核所帶來積極成果的認識，例如改進體系對或識別服務提供所存在的差距。通過“對被受審組織保持開放的態(tài)度”，專業(yè)人員需要以“平靜又堅決”的方式，推動所有各方達成審核結論。“指導受審組織的能力”是要求的一部分，這樣他們“理解管理體系不只是一個相關的檢查箱”，實際上“帶來價值的增加”。其他人可能提出需要通過靈活和開放的心態(tài)，這樣總能得到雙贏的結果。

另外，一些受訪者提出審核員需要“與受審核方保持一致”，這樣審核員“理解這種痛苦：準備和接受審核從來不是一件簡單的事”。與之相對應的是審核員的“理解和專業(yè)方法”能讓審核變得“讓受審核方更為輕松隨意”。

此外，一些受訪者明確表示審核過程需要客觀公正，這樣他們可以看到好的一面和壞的一面：“應該提供給受審核方機會，展示他們所做的工作”?；蛟S，一些審核人員可能贊成“開放式的，不帶利益偏見的問題”這種提問方式。從這句話可以推測出，在審核過程中，封閉式的問題是有偏見性的，而且可能讓受審核組織感到不安。這些封閉式的問題甚至可能導致，受審核組織將審核員視為警察。

路障

揭示阻礙進入審核職業(yè)的潛在困難，包括在調查中選擇術語 “路障”。路障可以解釋為一個人是消極的，反映他們沒有能力解決問題，例如。一名受訪者表示，他沒有經(jīng)歷過路障，而是喜歡在做什么的時候，都將自己當成為一名專業(yè)人員。至少對于這個受訪者來說，似乎是作為專業(yè)人員和體驗路障不是相互兼容的。另外，一個受訪者透露沒有經(jīng)歷過任何路障：“我所工作的公司提供所需要的外部培訓?！比欢褂谩靶枰摹边@個詞語，與她之前沒有經(jīng)歷過任何路障的說法形成了對比。事實上，她有時需要外部培訓，這就表明存在一些需要解決的問題，但她不認為這是路障。

“挑戰(zhàn)”可能被認為是一個聽上去更容易接受的詞語。例如，這個問題可以改寫為：“成為一名審核員，什么是面對困難或者挑戰(zhàn)的經(jīng)驗？可能對個人而言，經(jīng)歷挑戰(zhàn)并保持審核員的專業(yè)素養(yǎng)，有能力有效地應對挑戰(zhàn)，可以被視為專業(yè)人員的行為。正如前文指出的，一些審核員面臨的困難是，如何讓每位專業(yè)人員正確理解審核行為。因此，“像警察一樣的審核員”這種說法的言下之意是，審核員在受審核組織前顯示他或她的身份和權力，這與審核員鼓勵受審核組織進行改進，形成鮮明對比。一位受訪者提到審核行業(yè)唯一的問題是較差的質量管理聲譽：“由于從事審核的人員受到行業(yè)知識的限制或沒有行業(yè)知識，因此堅持檢查已完成的事實作為符合性證據(jù)，至今如此”。對于這位受訪者，“檢查已完成的事實證明你很擅長檢查完成的事實，這表明了狀態(tài)”。他還提起很難找到理想的審核員，他們“知道和理解所審核的行業(yè)，能夠用積極的方式與受審核方聯(lián)絡，審核員及其的觀點得到受審核方的尊重”。從這個陳述可以解釋,一些專業(yè)人員認為審核絕對與進行解釋說明是截然相反的，兩者是相對立沖突的。

管理孤立

孤立可以視為審核行業(yè)中一些工作的挑戰(zhàn)。一位受訪者強調了她遇到的困難“沒有工作伙伴——不能對人提問”。許多情況下，即使有其他審核員，由于競爭，意味著他們不愿意分享他們的知識和經(jīng)驗。對單獨工作的審核員，繳納年度會員費用，參加一個網(wǎng)上論壇或中心交流等，這將是很有幫助的。認證機構可以通過建立獎勵制度，高度評價和贊賞同行之間的交流行為，積極尋求獎勵審核員的慷慨分享，創(chuàng)造專業(yè)人員的合作。除此之外，還有一些工具，如在線文件共享空間，可以為不同的審核提供基本文件下載。另外，這項服務應該包括所有在線論壇或中心交流，鼓勵審核同行上傳資源，幫助審核員更為方便、有效地開展工作。由一名有償?shù)膶I(yè)人員負責論壇，確保所提供建議的準確性，統(tǒng)一回答任何問題，而不是由成員來回答。

考慮到一些審核員表示在不久將來準備退休，專家組可以很容易得到，并能夠得以交替，避免疲勞，這就增加獲得不同專業(yè)知識的途徑。另外，可以邀請相關專家針對定期發(fā)生的問題撰寫博客，所有信息以推特方式反饋。這種資源可以用于感興趣領域的實時研討班，上傳YouTube演示、播客等。這種論壇模式就是目前許多高校的遠程教育。企業(yè)參與者會認識這些工具的有用性，在做任何工作前，會先建立體系。因為企業(yè)可能有時依靠未經(jīng)資格認可的臨時人員等，某些地方獲取必須資源的路徑要設定限制的。

此外，可以將論壇推薦給企業(yè)，作為今后審核員和受審核組織進行雙向選擇的平臺。另一個值得考慮的是，認證公司是否可以按比例承擔實習審核員取得資格所需的費用，這將有助于審核職業(yè)的發(fā)展，有一位受訪者表示他的路障是“無法承擔培訓的費用”。多位受訪者也都表示，無法承擔獲得和保持審核員資格的成本。對于年齡階段在18—25歲和26—35歲人員，這些成本是審核職業(yè)的路障。但是，沒有足夠數(shù)據(jù)可以聲稱這些成本是絕對的路障。

認可

反饋包括審核員是否確信其能力得到了認可。對于一些人來說，這是一個明確的肯定，而對其他人，則更多是矛盾的。值得注意的是，顧客通常提供適當?shù)恼J可。例如，一位在26—35歲的年齡層的女性受訪者說，“我的顧客會同時做出肯定或否定的反饋，這不是我的認證機構給出的”。然而，審核員如何認為其能力獲得認可并勝任承擔的工作，總的來說還不明確。需要進一步研究，決定獲得認可是否就是贊美之詞、金錢、職位或其他。為了更具體地探究，審核員被要求提供他們舉例所獲得的認可，以此充分地證明他們的能力并勝任所承擔的審核員工作。可能感興趣的是確定顧客、審核委托方、同事們和行業(yè)對充分認可的期望是否有所不同的。

一位受訪者提供了解什么是一些審核員聲稱的“充分認可”，“這與知識和經(jīng)驗付出的多少無關”。另一個人評論到，“薪酬與顧客的認可程度并不相稱”。另一位參與者則認為審核員在審核行業(yè)里具有價值。然而，他指出，“在審核行業(yè)外，大多數(shù)人不知道我們做什么，并沒有意識到我們所做的重要性”。在試圖了解審核行業(yè)的專業(yè)前景，尚不明確獲得的經(jīng)驗是常見的還是有深層意義的?？紤]到之前所提及的，以及處理公司的內部想法和支持之間關系，這些可能值得更具體地探索。

在一個組織中任職與咨詢顧問工作的區(qū)別是興趣不同。顧問們從資料數(shù)據(jù)中產生對工作滿意的想法。一位參與者分享了自己經(jīng)歷：“我從1995起就開始自己創(chuàng)業(yè)了，我沒有在互聯(lián)網(wǎng)上或者在黃頁上宣傳我的服務。我甚至沒有名片，我繼續(xù)做咨詢工作，得感謝顧客們的口頭推薦”。然而，并不是所有的顧問都是成功的，如果他們沒有得到工作，他們就不能從事這個職業(yè)。審核級別可能是調查資料中產生的另一主題。一位受訪者認為，“航空航天質量管理體系審核員都受到尊重?！边@句話表明有其他審核員沒有得到尊重。雖然這個主題是由調查資料暗示的，尚沒有足夠的證據(jù)，需要進行進一步的探索。

職業(yè)目標

整體來講，很明顯受訪者大都愿意留在審核行業(yè)。至少短期內，只有9%受訪者希望不久將來離開這個行業(yè)；91%的受訪者表示，要在審核領域取得進步有52%，保持現(xiàn)有水平有39%。

然而，想成為更高級水平的審核員和想要保持現(xiàn)有水平的審核員，在各從業(yè)年數(shù)組比例遵循一個合乎邏輯的趨勢變化：“從業(yè)少于5年”組中追求更高級水平人員中占主導地位，隨著從業(yè)年數(shù)的變化，逐漸減低到“超過20年”組，該組包括了最多愿留在現(xiàn)有水平的審核員。

指導與支持

并不是所有受訪者在其職業(yè)發(fā)展中都得到過支持。一個受訪者表明員工所得到的支持只有是“有利于注冊”，而不是“你所愿意得到的”。在審核培訓中，是否應當包括審核給一個組織帶來的好處。審核應當是這樣的，由專業(yè)審核員在開始就以必要的言辭進行教育，并潛移默化地影響持懷疑態(tài)度的企業(yè)，繼而讓他們重視審核的作用，并提供相應的支持。除此之外，如果能夠舉幾個這種情況的多家企業(yè)具體案例，那就會更具有說服力。此外，一些審核員提出建議，對審核表示滿意的顧客可以對認證機構產生影響，促使認證機構考慮到對審核員提供支持的重要性和審核專業(yè)知識方面的投入。一位66歲男性受訪者分享了他的經(jīng)歷：“當時我的認證機構拒絕了轉會和培訓的要求。然而，顧客認為我做得很好，希望我加入到審核組中；結果顧客贏了”。其他一些審核員斷定，他們的認證機構期初反對他們成為一名審核員，這是可以被改變的，“尤其是看到一位經(jīng)驗豐富的審核員所帶來的好處后” 。有證據(jù)表明，這種態(tài)度可以逐漸影響并滲入整個組織，導致實施“投資于教育，并為其他工作人員開展內部審核員的培訓”。

一位受訪者評論說，他“不想讓他們知道”。結合上下文，這可以解釋為他所工作的公司知道他參加了審核員培訓。然而，他的回應中沒有足夠的具體內容，無法開展深入的研究。當專業(yè)審核員沿著其職業(yè)生涯路徑前行時，他們需要很多各類資源，提供指導和資助。這些資源包括項目經(jīng)理、相關行業(yè)的企業(yè)、同事們和專業(yè)網(wǎng)站。一位受訪者援引全球典范所提供“過去的幾年非常有用的建議”，另一位受訪者提到了美國質量學會。也許可以用一名男性受訪者（66歲以上）的評論來總結審核員所需要的支持：“從做審核的人那里得到”。相反，一些專業(yè)人員認為“試圖在過去中尋求信息，這很難找到合適的人進行交流。仍然不知道在哪里可以獲得一些信息，或者我未來的審核工作將何去何從。”受訪者的困惑可能包含其從事的是特定行業(yè)，一名高風險的政府審計員認為，“政府以外的其他很多審核體系，我都不熟悉?！?/p>

結論

很多人認為專業(yè)審核員能夠在受審核組織內所有的層次，通過建立強大的人際關系，運用技能管理對立的關系和沖突。這種個人技能可能有助于受審核方轉變對審核的看法，從認為“審核員監(jiān)督他們并查找錯誤”，繼而認識到審核能為其的流程和基礎建設帶來增值。然而，有證據(jù)顯示審核行業(yè)存在兩種亞文化：一種是受審核組織贊同審核過程，另一種是審核員和受審核組織的對立。專業(yè)審核人員表現(xiàn)出對審核相關標準及其含義的精準理解，這是審核過程所必需的。能夠達到這樣的能力，或許可以被認定為由教育獲得的直覺。然而，不是所有人認為這種能力有助于審核行業(yè)，一些審核員認為需要是具體情況而定。審核行業(yè)可能發(fā)生標準的換版變更，導致一種多樣化需求的相關審核。這方面需要進一步研究。

審核員以不同的方式進入這個行業(yè)。那些來自積極支持審核工作的企業(yè)，會發(fā)現(xiàn)踏入審核職業(yè)并走上正規(guī)會更容易些。另外，有些從事質量工作的人員，只有通過審核員級別和技能的提升，作為職業(yè)生涯的軌跡。無論如何進入審核行業(yè)，很多審核員強調在職學習的價值。只有這樣，他們可以向更多經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士，學習專業(yè)知識。

是否審核員對其能力認可的感受是因人而異。然而，目前還不清楚參與者如何理解這一構想。需要進一步研究，加以澄清對審核級別的想法及其影響。經(jīng)驗作為一個關鍵主題出現(xiàn)在調查資料中。然而，當經(jīng)驗被高度重視時，仍然不清楚究竟是什么經(jīng)驗。對此有必要進行深入的了解，從而確定一些創(chuàng)造性方法，給予年輕人以技能和“經(jīng)驗”。讓更多人可以較早地進入審核行業(yè)，有效地緩解行業(yè)的老齡化。與經(jīng)驗積累交織在一起的是公信力，很多審核員表示公信力與經(jīng)驗是密不可分。

進入審核行業(yè)的障礙包括缺乏培訓、生孩子、年紀輕或女性。所有調查的回復都提到，從事審核工作首先需要有一個職業(yè)生涯規(guī)劃，這個規(guī)劃目前可能不一定適用，但必須要有規(guī)劃。例如，一個受訪者表示，開始從事審核工作時，自己沒有一個明確方向，就很難決定在其目前行業(yè)中，開展審核需要什么。另一位受訪者認為，任何進步都將促進審核員更好地完成工作。一個審核員通過職業(yè)路徑不斷前進，或許審核價值的增值就是最好的說明。 （全文續(xù)完）

（奚冬凡 編譯）