淺探如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平

侯芳

摘要：實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范是公文處理工作應(yīng)主要遵循的原則之一，高效率的公文處理工作有助于黨政機(jī)關(guān)工作的順利運(yùn)行，對(duì)社會(huì)發(fā)展以及國(guó)家發(fā)展都具有重要意義。本文主要對(duì)如何提高公文管理水平進(jìn)行分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；公文處理；合理規(guī)范

公文處理是黨政機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分，在實(shí)際進(jìn)行該項(xiàng)工作時(shí)要求相關(guān)部門(mén)以及工作人員必須做到實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范以及安全保密。工作面廣以及工作量大是公文處理工作的顯著特點(diǎn)，這對(duì)工作人員具有較大的挑戰(zhàn)與要求，工作人員在實(shí)際進(jìn)行公文管理工作時(shí)應(yīng)做到工作銜接有序，相互關(guān)聯(lián)，應(yīng)對(duì)公文水平不斷提高。

一、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真地做好文件簽收和登記工作

集中統(tǒng)一管理是公文處理應(yīng)遵循的基本原則，文書(shū)人員對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)簽收和登記是嚴(yán)把守文關(guān)的重要表現(xiàn)。不同級(jí)別單位送來(lái)的公文有著不同的稱(chēng)呼，上級(jí)成為文件，平級(jí)稱(chēng)為函件，下級(jí)稱(chēng)為請(qǐng)示或者報(bào)告等。無(wú)論是何種形式的公文，相關(guān)部門(mén)以及工作人員都應(yīng)該做到專(zhuān)人簽收與登記。部門(mén)單位在對(duì)文件進(jìn)行簽收時(shí)，一般由科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)來(lái)簽收，但在簽收與拆閱時(shí)可能存在漏簽或文件丟失等現(xiàn)象，這對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展有極大的阻礙作用。

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)廣泛的被應(yīng)用于生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域。公文管理以及文件收發(fā)與先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，不僅可以提高工作效率，還可以有效防止漏簽及丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。目前大多數(shù)單位在進(jìn)行公文簽收時(shí)已經(jīng)不再使用傳統(tǒng)的方法，而是充分利用先進(jìn)的科學(xué)手段進(jìn)行簽收，電子公文系統(tǒng)就是現(xiàn)階段各級(jí)單位進(jìn)行文件簽收使用的主要系統(tǒng)。相關(guān)部門(mén)以及單位在進(jìn)行文件簽收工作時(shí)可對(duì)人員進(jìn)行指定，保證管理工作的順利進(jìn)行。擬辦、承辦、傳閱、催辦以及辦結(jié)環(huán)節(jié)一起構(gòu)成完整的公文管理工作，相關(guān)人員在實(shí)際進(jìn)行公文管理時(shí)一定要對(duì)上述環(huán)節(jié)進(jìn)行考慮，注意每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)公文管理工作進(jìn)行整體優(yōu)化?，F(xiàn)階段我們主要利用辦公自動(dòng)化電子公文系統(tǒng)處理文件進(jìn)行文件的處理，但是也會(huì)收到上級(jí)部門(mén)的紙質(zhì)文件，秘密文件，要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行扭轉(zhuǎn)公文，保密文件要專(zhuān)門(mén)的存放，看完就要及時(shí)收回，非工作時(shí)間一定按規(guī)定存放好，并做好記錄。

二、及時(shí)高效地做好文件承辦和催辦工作

對(duì)于公文處理工作來(lái)說(shuō)，工作效率受到時(shí)效性強(qiáng)弱的直接影響。相關(guān)工作人員在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)以準(zhǔn)確、高效為主要原則，采用積極的心態(tài)來(lái)處理工作，做到細(xì)心耐心不應(yīng)付，做到科學(xué)管理，最終實(shí)現(xiàn)提高文件辦理效率的目標(biāo)。批辦性公文是公共處理工作的重要組成部分，當(dāng)遇到這種類(lèi)型的文件時(shí)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)要求將文件進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)換，在最快時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)給有關(guān)承辦部門(mén)，同時(shí)主動(dòng)聯(lián)系承辦方對(duì)文件落實(shí)情況進(jìn)行追蹤，有效防止表面工程的出現(xiàn)，從根本上杜絕文件的遺漏與錯(cuò)誤現(xiàn)象。必要情況下可將文件辦理情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋，整理后交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。

部分文件會(huì)存在限時(shí)或者特別緊急的狀況，遇到該種類(lèi)型文件相關(guān)工作人員可采用打電話或者發(fā)短信的方式對(duì)其進(jìn)行跟進(jìn)處理，同時(shí)將辦理過(guò)程向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，真正做到實(shí)處，對(duì)辦理文件的要求進(jìn)行滿(mǎn)足。公文辦結(jié)率是公共處理工作的重點(diǎn)之一，這對(duì)文書(shū)人員與承辦方的責(zé)任心都具有一定要求。時(shí)間觀念以及效率觀念也對(duì)公文辦結(jié)率有直接影響，因此文書(shū)人員在實(shí)際進(jìn)行工作中必須對(duì)自身的責(zé)任心以及職業(yè)道德進(jìn)行不斷增強(qiáng)，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量的完成工作，避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

三、科學(xué)有效地做好文件傳閱工作

文件傳閱工作是否正常運(yùn)行受到基礎(chǔ)資料規(guī)范的直接影響。因此相關(guān)工作人員必須對(duì)每一份文件的運(yùn)轉(zhuǎn)流程進(jìn)行保證，對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)期間的去向做到全面掌握，公文傳閱運(yùn)行表以及收文傳閱運(yùn)行記錄都是對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的真實(shí)反應(yīng)。仔細(xì)填寫(xiě)好相關(guān)表格對(duì)文件傳閱工作的順利運(yùn)行有極大的推動(dòng)作用。收取公文也是公文管理工作的重要工作內(nèi)容之一，在實(shí)際進(jìn)行公文收取時(shí)，相關(guān)人員必須進(jìn)行初審，根據(jù)公文內(nèi)容以及要求傳閱給各部門(mén)。遇到批辦性公文工作人員應(yīng)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，促使傳閱工作科學(xué)合理的進(jìn)行。尤其是領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)中涉及到的人員以及先關(guān)部門(mén)必須完成傳閱工作，這不僅對(duì)相關(guān)單位自身發(fā)展有積極作用，還對(duì)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展有極大的促進(jìn)作用。因此，文書(shū)工作人員一定要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，促使公文管理工作的科學(xué)化、制度化以及規(guī)范化。

四、細(xì)致有序地做好文件保管和歸檔工作

公文辦理完畢后，文書(shū)人員要將收到以及制發(fā)的文件進(jìn)行有序地保管，對(duì)一些重要的、涉密的文件進(jìn)行歸類(lèi)或根據(jù)上級(jí)部門(mén)要求進(jìn)行清退，方便查找和利用。目前，在文書(shū)歸檔過(guò)程中，應(yīng)充分利用OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)，按時(shí)完成文件資料的整理和歸檔工作，是對(duì)收到的文件歸檔，如涉及本單位改制的、單位名稱(chēng)更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的，對(duì)單位及個(gè)人進(jìn)行相關(guān)表彰、決定等都應(yīng)進(jìn)行打印歸檔，以便查閱；二是對(duì)制發(fā)的文件歸檔，須打印發(fā)文稿紙，紅頭文件，連同電子文件等一并整理歸檔；三是要熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，認(rèn)真填寫(xiě)標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文頁(yè)碼、附件等條目。

五、遵章守紀(jì)地做好文件安全保密工作

文書(shū)人員應(yīng)按照《保密法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的要求，認(rèn)真做好涉密文件各環(huán)節(jié)的保密工作。在公文處理中，文書(shū)人員既是涉密文件的直接接觸者又是保管者，這就要求必須增強(qiáng)保密意識(shí)和樹(shù)立保密觀念，要時(shí)刻檢查自身言行。在文件辦理過(guò)程中，要嚴(yán)格按文件自身的保密要求和閱知范圍進(jìn)行傳閱，確保每一份涉密文件在辦理和保管過(guò)程中安全保密，絕無(wú)一失。

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