淺談對教育培訓檔案的認識

王紅霞

摘要：隨著社會的發(fā)展，新技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的全面應(yīng)用，傳統(tǒng)的教育檔案管理模式已不能適應(yīng)工作的需要。建立健全科學的教育培訓檔案管理系統(tǒng)，增強教育培訓的統(tǒng)籌性、針對性以及實效性，加強和完善企業(yè)的教育培訓工作已成為當前檔案管理工作急需解決的問題。本文將目前教育培訓管理工作出現(xiàn)的問題，以及如何建立、健全教育培訓檔案管理做出思考。

關(guān)鍵詞：教育培訓；檔案

一、培訓檔案的分類與要素

一般來說，培訓檔案主要分為個人培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。

（一）個人培訓檔案：個人培訓檔案是人力資源管理部門為員工建立的，體現(xiàn)員工在一定時期內(nèi)參加的各種培訓活動的詳細記錄性文件。檔案的主要內(nèi)容涉及員工姓名、當時所在部門、參加培訓的名稱、培訓日期、培訓學時、培訓機構(gòu)和授課人、培訓結(jié)果、效果反饋等一系列具有保存價值載體的歷史記錄，是對員工培訓考核的憑據(jù)，也是科學研究員工成長的可靠資料。尤其是在晉升評審、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動的時候具有一定的參考價值。

（二）培訓管理檔案是在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括： 年度培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，內(nèi)外部培訓師資檔案、繼續(xù)教育檔案、培訓業(yè)務(wù)定點聯(lián)系機構(gòu)檔案等。

（三）斷完善的、在培訓過程中形成的知識數(shù)據(jù)檔案，主要包括：以專業(yè)類別劃分的企業(yè)自行設(shè)計和開發(fā)的培訓課程、各種介質(zhì)形態(tài)的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光盤、照片等。

二、培訓檔案的制作要求

（一）培訓需求及計劃：培訓計劃的產(chǎn)生，主要是結(jié)合單位未來業(yè)務(wù)發(fā)展需求、以及個人未來發(fā)展目標為基礎(chǔ)，通過訪談、調(diào)查問卷方式對年度、乃至近五年的培訓需求進行總結(jié)、分析，得出培訓計劃。在此環(huán)節(jié)中，產(chǎn)生的檔案有：調(diào)查問卷、訪談結(jié)果、需求分析結(jié)果、培訓計劃等。

（二）培訓過程：根據(jù)培訓計劃，有步驟、分階段的實施培訓。同時，對培訓紀律、學時提出要求。培訓期間記錄學員的課程表現(xiàn)、出勤情況、考試成績等產(chǎn)生的材料作為培訓過程的檔案材料。

（三）效果反饋：培訓結(jié)束后，也將通過訪談、調(diào)查問卷等方式跟蹤培訓效果，并根據(jù)效果反饋內(nèi)容，適時調(diào)整培訓課程，以期達到理想的培訓方式及效果，培訓效果反饋的內(nèi)容將會作為制定培訓計劃參考的依據(jù)。產(chǎn)生的檔案有：訪談結(jié)果、調(diào)查問卷、課程評價。

三、當前教育培訓檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識較弱。培訓檔案作為人力資源部門選拔、任用的重要依據(jù)，目前并沒有太大地發(fā)揮其自身作用。長期以來，人力資源部門在檔案管理中重“藏”輕“用”，檔案目前只作為記錄歷史的載體進行存放。而員工的提拔、任命主要考慮的還是目前自身的素質(zhì)、以及與崗位的匹配程度，缺乏前瞻性和規(guī)劃性，缺乏職業(yè)生涯規(guī)劃，使得企業(yè)不能最大限度的優(yōu)化人力資源配置，浪費了很多人工成本。

（二）檔案管理制度不健全。盡管制定了檔案管理制度，但是對于檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度在一定程度上存在漏洞或有待于完善；有的雖有各種管理制度，但對制度的執(zhí)行卻流于形式。沒有細化到培訓檔案的管理制度建設(shè)，導致培訓檔案的管理執(zhí)行工作存在懈怠，執(zhí)行力不強，內(nèi)容不完善等問題。

四、加強培訓檔案管理的對策及建議

（一）規(guī)范培訓檔案管理機制。培訓檔案管理的關(guān)鍵是建立科學的培訓檔案管理體系和健全檔案管理規(guī)章制度?？茖W技術(shù)的不斷發(fā)展，要求檔案管理手段不斷更新，管理水平不斷提高，所以建立與之相應(yīng)的科學的培訓檔案管理體系勢在必行。培訓檔案從形成、歸檔到開發(fā)利用，中間經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其類型包括電子文件、文本文件、多媒體文件等。將如此復雜、數(shù)量眾多的文件收集歸檔，必須有規(guī)范的制度約束，因此要制定完善的管理制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可查。

（二）加強教育培訓電子檔案建設(shè)。隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，電子文件也逐漸滲透到了社會的各個領(lǐng)域，應(yīng)順應(yīng)形勢，改善檔案管理條件，投入相應(yīng)的人力物力，建立教育培訓電子檔案。教育培訓電子檔案建設(shè)是教育培訓管理工作信息化、科學化的必然選擇和有力支撐。建立電子檔案有利于提高教育培訓的工作效率和質(zhì)量。電子檔案儲存的信息量大，不僅有記錄功能，而且有系統(tǒng)檢索、分類統(tǒng)計等管理功能，在培訓人員數(shù)量多，參加培訓類型復雜的情況下，要想準確掌握每個干部、不同類型員工的受訓情況，依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，而且準確率低，因此，必須借助信息技術(shù)，保證管理的科學性。建立了電子檔案，可以利用全面、高效、快捷、準確的檔案檢索功能，管理人員可以隨時查看所有人員的參訓情況，還可以梳理不同類型人員的培訓需求，因人施訓、按需培訓，增強培訓的針對性，為領(lǐng)導決策提供科學依據(jù)。

（三）加強教育培訓檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。新時期的檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，對從事教育培訓檔案管理人員提出了較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。因此，教育培訓檔案管理人員應(yīng)不斷加強自身學習，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性、，努力提高檔案管理水平，及時適應(yīng)新形勢，挑戰(zhàn)傳統(tǒng)觀念，既要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，又要在培訓檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新和突破，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在掌握好業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，從而使自己成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的培訓管理人才。