檔案工作資料編輯的重要性分析

唐瑞歡

摘要：作為檔案管理的重要組成部分，資料編輯至關(guān)重要。本文立足于檔案資料編輯的實(shí)際情況，詳細(xì)分析資料編輯工作的重要性，并提出做好資料編輯的基本方法，希望為以后提高檔案管理效率提供參考。

關(guān)鍵詞：資料編輯；重要性；基本方法

檔案管理是存儲(chǔ)信息的重要手段，因此，檔案資料是否完善，直接關(guān)系著整個(gè)信息服務(wù)的質(zhì)量。做好檔案資料的編輯，一方面能夠?yàn)楹笃谛畔z索提供便利，另外一方面也能夠在編輯的過(guò)程中加深管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的了解和掌握，便于后期工作的有效開(kāi)展。

一、資料編輯工作的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，文件材料在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下擴(kuò)充了使用范圍。所有部門(mén)在通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案資料管理時(shí)，也將相關(guān)的服務(wù)信息進(jìn)行保存，從而保證了完整的檔案信息，為后期檔案資料的使用提供最全面的信息[1]。然而，從目前檔案資料編輯的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)工作人員仍然受到傳統(tǒng)檔案資料管理思維的影響，不利于檔案資料編輯工作的創(chuàng)新發(fā)展，因此，為了提高檔案資料編輯的效率，必須打破傳統(tǒng)的思維定勢(shì)，結(jié)合實(shí)際需求開(kāi)展具體的編輯工作。作為檔案管理的重要板塊，資料編輯主要是對(duì)各個(gè)方面的零散文件信息進(jìn)行重新整理，然后歸檔保存。筆者主要負(fù)責(zé)我市35個(gè)分局，110個(gè)派出所，35個(gè)交警大隊(duì)的每宗案件的各類(lèi)鑒定文書(shū)，并對(duì)每一份檔案進(jìn)行接收、查詢(xún)、及歸檔保存，工作量十分巨大，且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各種文件信息越來(lái)越復(fù)雜，人們?cè)跈n案方面的使用需求也隨時(shí)發(fā)生著變化，因此，檔案信息中的選擇編輯至關(guān)重要[2]。作為檔案管理工作的核心內(nèi)容，選擇編輯一方面解決了資料儲(chǔ)存空間不足的困難，另外一方面也實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜檔案資料的分類(lèi)整理，為信息檢索提供便利。檔案資料主要來(lái)源于多方面信息的匯合，因此，資料的完整程度直接決定了檔案信息的存儲(chǔ)質(zhì)量，進(jìn)而影響到后期其他工作的正常開(kāi)展，如果在日后的檔案管理中不能及時(shí)必然對(duì)查閱效率造成影響，因此資料編輯工作對(duì)于公安系統(tǒng)具有十分重要的影響作用，如果采用信息化管理方式，再以條形碼方式貼上每一份檔案的右上角，當(dāng)在電腦系統(tǒng)上用條形碼槍?zhuān)瑨呙枰幌拢湍芸焖俚卦谙到y(tǒng)里顯示具體檔案位置。根據(jù)電腦上顯示的歸檔位置就能快速地查找到，節(jié)約時(shí)間提高效率。

二、資料編輯工作的基本方法

我市的公安檔案管理主要流程可分為以下7步驟：（1）接收審核及錄入數(shù)據(jù)鑒定書(shū)；（2）登陸網(wǎng)絡(luò)刑事技術(shù)實(shí)驗(yàn)室綜合信息系統(tǒng)以網(wǎng)上操作系統(tǒng)接收和錄收查找案件內(nèi)容；（3）整理發(fā)放各分局領(lǐng)取鑒定書(shū)文字簽收同時(shí)要在網(wǎng)上登記；（4）電話(huà)接聽(tīng)咨詢(xún)及查閱檔案資料；（5）檔案清理（在每一份專(zhuān)業(yè)的鑒定書(shū)里檢查還未領(lǐng)取正本的將其取出，并做好文書(shū)臺(tái)帳，分類(lèi)好每個(gè)分局，然后按排一個(gè)星期通知二個(gè)分局來(lái)前來(lái)我處登記領(lǐng)取，這可以能及時(shí)把分局要辦的法律文書(shū)送到他們手中；（6）借閱查看檔案按先登記再查閱，再規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還；（7）定期儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)的備份。在檔案歸檔后，按照檔案信息的合理編輯直接關(guān)系著檔案使用者的最終體驗(yàn)的根本原則，因此，要想最大限度地滿(mǎn)足用戶(hù)的使用需求，必須重視資料的合理編輯。資料編輯主要是根據(jù)檔案信息的具體情況選擇最佳的存儲(chǔ)方法，便于資料的存儲(chǔ)和檢索。編輯方法的選擇至關(guān)重要，直接影響了后期檔案的使用效果，因此，作為一個(gè)合格的檔案資料編輯人員，應(yīng)該具備充分的信息編輯控制能力[3]。從檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，信息編輯方法由單一的館藏法逐漸演變?yōu)槎喾N方法協(xié)調(diào)發(fā)展的綜合法，今后的檔案資料編輯的關(guān)鍵任務(wù)就是選擇設(shè)計(jì)出最佳的工作方法，滿(mǎn)足用戶(hù)多元化的使用需求。

（一）檔案文獻(xiàn)線(xiàn)索編輯

線(xiàn)索編輯是為了給后期檔案檢索提供便利，方便用戶(hù)使用文獻(xiàn)[4]。如果使用者在使用的過(guò)程中產(chǎn)生某種檔案的信息需求，檔案工作人員必須根據(jù)實(shí)際的信息需求做好相關(guān)分類(lèi)，并制定完整的信息檢索方案。檢索方案應(yīng)該設(shè)置合理的檢索思路，并選擇恰當(dāng)?shù)臋z索手段和方法，最后還要與使用者的需求進(jìn)行磨合，測(cè)試出整個(gè)檢索的邏輯思路。其中，檔案的文獻(xiàn)線(xiàn)索必須與制定的檢索策略相符合，從而保證資料信息檢索的有效開(kāi)展。

（二）檔案文獻(xiàn)的選擇

使用者使用檔案資料有一定的要求，并不是所有的資料都是用戶(hù)需要的，因此，檔案人員應(yīng)該仔細(xì)整理檔案的原始資料，根據(jù)檢索的結(jié)果選取用戶(hù)需要的信息，并刪除使用者不需要的檔案資料。從這個(gè)角度來(lái)看，檔案原始資料與用戶(hù)需求的相關(guān)編輯至關(guān)重要，檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況做好相關(guān)的編輯工作，從而為用戶(hù)提供有價(jià)值的文獻(xiàn)資料。

（三）檔案信息內(nèi)容編輯

作為檔案信息管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案信息內(nèi)容編輯發(fā)揮著非常重要的作用，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的高效儲(chǔ)存，另外一方面為用戶(hù)閱讀原件提供方便。檔案信息內(nèi)容編輯主要是指對(duì)某種專(zhuān)題或者特殊的事情進(jìn)行專(zhuān)題整理，比如某種行業(yè)數(shù)據(jù)、專(zhuān)業(yè)觀(guān)點(diǎn)或者學(xué)術(shù)報(bào)道等等，這種專(zhuān)題性的編輯能夠減少用戶(hù)閱讀原件的時(shí)間，滿(mǎn)足用戶(hù)多方面的需求。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案資料的編輯工作在檔案管理中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，做好檔案資料的編輯工作至關(guān)重要，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)原始檔案的合理保存，另外一方面也能滿(mǎn)足用戶(hù)多元化的信息需求。然而，作為檔案管理工作的重要組成部分，檔案資料的編輯工作本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合工程，要想真正做好檔案資料的編輯工作，必須堅(jiān)持使用科學(xué)的方法，并結(jié)合實(shí)際情況，合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，嚴(yán)謹(jǐn)高效地編輯檔案資料信息。同時(shí)，還應(yīng)該做好檔案編輯的信息反饋，詳細(xì)搜集用戶(hù)的需求，及時(shí)根據(jù)用戶(hù)的反饋情況做出相應(yīng)的調(diào)整。

參考文獻(xiàn)：

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[4]馬瓊.陳圣渠檔案文化發(fā)展編輯研究先行[J].山東檔案，2012 （2）：54-55.