新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

曹莉

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，各個(gè)領(lǐng)域都進(jìn)入了高速發(fā)展階段，與此同時(shí)，很多有價(jià)值的資料、文件也隨之增多，這對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求。為此，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加快實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。基于此點(diǎn)，本文首先簡(jiǎn)要分析了檔案管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

從國(guó)內(nèi)目前檔案管理工作的總體情況上看，雖然較之以往有了較大程度的改善，但由于受到多方面因素的影響和制約，使得檔案管理仍然存在一些不足之處，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）制度有待完善

對(duì)于檔案管理而言，制度是相關(guān)工作開(kāi)展的指導(dǎo)依據(jù)，若是管理制度缺失，則會(huì)對(duì)檔案管理的有序進(jìn)行造成一定程度的影響。雖然很多檔案管理部門(mén)也都針對(duì)檔案管理制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度不夠，致使與檔案管理有關(guān)的制度、章程并不完善，對(duì)檔案管理工作的約束和控制作用未能獲得充分發(fā)揮。

（二）人員素質(zhì)有待提升

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，其中涉及了多個(gè)環(huán)節(jié)，如資料收集、整理、歸檔保存等等，如果檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平不高，將很難勝任崗位工作，極不利于檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。有的檔案管理部門(mén)在人員的聘用上并未進(jìn)行嚴(yán)格的限制，從而導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)良莠不齊，在實(shí)際工作的開(kāi)展中，難免會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，這在一定程度上制約了檔案管理效率和水平的提升。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

在當(dāng)前的新形勢(shì)下，想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)本單位的檔案管理工作予以足夠的重視，并盡可能抽出一些時(shí)間，親自參與到檔案管理工作當(dāng)中，本著可持續(xù)發(fā)展的理念，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)的戰(zhàn)略部署，以此來(lái)確保檔案工作的貫徹執(zhí)行。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案主管人員應(yīng)當(dāng)積極參與上級(jí)有關(guān)部門(mén)組織召開(kāi)的與檔案管理工作有關(guān)的活動(dòng)，如宣傳會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、交流會(huì)等等，通過(guò)這些活動(dòng)，可以對(duì)檔案管理工作有一個(gè)更加深入的了解和認(rèn)識(shí)，有助于提升自身的檔案意識(shí)。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)督促有關(guān)部門(mén)制定檔案工作制度，進(jìn)一步明確檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)，為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)付諸努力。再次，為確保本單位檔案工作的有序進(jìn)行，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)賦予檔案管理人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)利。

（二）建章立制規(guī)范管理

相關(guān)的規(guī)章制度是確保檔案管理規(guī)范化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)，因此，必須加快建立并健全與檔案管理工作有關(guān)的規(guī)章制度，從而使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有制度可依。首先，應(yīng)在單位領(lǐng)導(dǎo)的分工職責(zé)中對(duì)本單位的檔案管理工作加以進(jìn)一步明確，并在如下內(nèi)容中體現(xiàn)檔案工作：目標(biāo)管理考核細(xì)則與考核結(jié)果、任務(wù)分解表等。同時(shí)在對(duì)本單位綜合計(jì)劃進(jìn)行制定的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案硬件設(shè)備和操作軟件的實(shí)際需求，以此來(lái)確保檔案管理的設(shè)備設(shè)施齊全完備、經(jīng)費(fèi)充足到位。為調(diào)動(dòng)相關(guān)部門(mén)及人員參與檔案管理工作的積極性，可在以下制度中體現(xiàn)出檔案管理：部門(mén)考核制度、個(gè)人崗位責(zé)任制等，對(duì)于檔案工作搞得好的部門(mén)和個(gè)人應(yīng)給予適當(dāng)?shù)募为?jiǎng)，并對(duì)疏忽大意、玩忽職守造成重要檔案文件損失的部門(mén)和個(gè)人視其情節(jié)輕重進(jìn)行懲處。其次，健全檔案管理制度，使檔案管理的主要環(huán)節(jié)都能按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行。

（三）應(yīng)用檔案管理技術(shù)

在當(dāng)前的新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用。

1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

歸檔是檔案管理的重要工作之一，為使歸檔更加規(guī)范，并提高歸檔效率，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員只需要根據(jù)不同類(lèi)別便可將相關(guān)檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)當(dāng)中，由此簡(jiǎn)化了歸檔流程，若是應(yīng)用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，則可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，借助手機(jī)或是移動(dòng)設(shè)備上的APP，可直接完成檔案的歸檔存儲(chǔ)，由此可大幅度提升工作效率。

2.數(shù)字標(biāo)簽技術(shù)

雖然電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，但部分單位中的紙質(zhì)檔案仍是檔案管理工作的重點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)高效、快捷、規(guī)范的管理目標(biāo)，可以應(yīng)用數(shù)字標(biāo)簽技術(shù)，該技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)的核心組成部分，在每一份檔案上貼好數(shù)字標(biāo)簽后，便可通過(guò)遠(yuǎn)程的方式對(duì)數(shù)字標(biāo)簽進(jìn)行識(shí)別，由此可使紙質(zhì)文檔的管理更加輕松，工作效率也會(huì)隨之大幅度提升。

（四）提高人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效率和水平，同時(shí)也是規(guī)范化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，為此檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，從而使其能夠更好地完成崗位工作。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)，并對(duì)其進(jìn)行法律法規(guī)的宣傳，使之了解并遵守檔案工作的政策、法規(guī)。其次，應(yīng)對(duì)原有的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，完善自我，充分發(fā)揮出自身的潛能，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念開(kāi)展相關(guān)工作，確保檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，由于其中涵蓋的內(nèi)容較多，為提高管理效率和水平，應(yīng)當(dāng)加快實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，通過(guò)提高領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)、建章立制以及運(yùn)用新的管理技術(shù)等途徑，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

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