淺析在新形勢下供電企業(yè)如何做好檔案的現(xiàn)代化管理

黃海艷?劉宗凱

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)制度的日益完善，人事檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中起到十分關(guān)鍵的作用。當(dāng)前，在供電企業(yè)中使用傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)期下的供電企業(yè)的發(fā)展要求，因此，在供電企業(yè)檔案管理過程中實(shí)行規(guī)范化管理就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；問題措施等

檔案是人們用來記錄歷史的一種有效方式，通過檔案人們能夠了解和掌握事情發(fā)展規(guī)律。電力企業(yè)若能有效管理企業(yè)檔案，就能從中獲取有利經(jīng)驗(yàn)，以便剔除不利于企業(yè)發(fā)展的因素，從而促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。因此為了更好地立足于社會，電力企業(yè)必須順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，對企業(yè)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)效益。

一、供電企業(yè)檔案管理體制和標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展?fàn)顩r

（一）供電企業(yè)檔案管理體制

在供電企業(yè)檔案管理體制劃分中，主要是根據(jù)我國的行政區(qū)域進(jìn)行劃分的，從省級到縣級三層組織機(jī)構(gòu)。在三層管理體制中，供電企業(yè)的檔案管理體制是對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)，并且對檔案工作有高度的重視，積極的推廣和支持。供電企業(yè)檔案管理者根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，并結(jié)合檔案管理工作，定期進(jìn)行檔案工作評估，建立比較完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）供電企業(yè)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

隨著國家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設(shè)和改造的不斷發(fā)展，供電企業(yè)的檔案數(shù)量、種類的不斷增多，因此國家的各個(gè)地方供電企業(yè)形成了規(guī)模不等的檔案管理部門。并且隨著國家的檔案法、保密法等檔案法制法規(guī)的建設(shè)和完善，供電企業(yè)的管理者、員工的檔案法制觀念的不斷深入，并嚴(yán)格學(xué)習(xí)和宣傳。國家行政部門會定期檢查、指導(dǎo)供電企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理工作的不斷完善。

二、供電企業(yè)檔案管理內(nèi)容及其所發(fā)揮的作用

（一）供電企業(yè)檔案管理內(nèi)容

企業(yè)的檔案管理以實(shí)體管理為主，還要適應(yīng)信息時(shí)代的要求進(jìn)行信息開發(fā)。供電企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，其中包括具有保存價(jià)值的會議資料、單位之間往來文書、協(xié)議書、合同等文件、企業(yè)的總結(jié)、報(bào)表以及企業(yè)活動資料等等。傳統(tǒng)的檔案管理模式，均以手工管理的為主。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，供電企業(yè)的檔案實(shí)施信息化管理，但是多數(shù)還停留在電子錄入和檢索階段。

（二）供電企業(yè)檔案管理所發(fā)揮的作用

供電企業(yè)的發(fā)展以檔案資料呈現(xiàn)出來，各種圖像、文字都成為紀(jì)錄的形式，企業(yè)檔案作為企業(yè)文化中的重要組成部分，為了使檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，就要將檔案材料按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和分類。供電企業(yè)的檔案所記錄的是企業(yè)的成長歷程，可以為企業(yè)決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)?？梢姡╇娖髽I(yè)要健康持續(xù)地發(fā)展，就要高度重視檔案管理工作，并對于相關(guān)資源合理配置。

三、如何加強(qiáng)供電企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理及措施

（一）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。電力企業(yè)可以通過會議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識傳遞，通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識。其二，高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識。其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況，或者進(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

（二）運(yùn)用科技對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理，從而改變舊式的筆記企業(yè)檔案管理模式。

（三）通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前這個(gè)法制社會體制下，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。

（四）加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。其一，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其二，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生。

四、結(jié)語

檔案管理工作在電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中占據(jù)十分重要的地位，需要加強(qiáng)足夠的重視，并且需要從現(xiàn)代化的角度進(jìn)行有效的管理工作。當(dāng)前形勢下電力企業(yè)在加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的過程中，需要對檔案管理的制度建設(shè)和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，加快檔案現(xiàn)代化管理過程中的信息化建設(shè)，以及逐漸強(qiáng)化對檔案管理的編研工作。

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