淺談如何做好國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室工作

姚偉玲

摘要：筆者作為XX國(guó)有建筑施工企業(yè)擁有近20年工作經(jīng)驗(yàn)的員工，長(zhǎng)期從事辦公室業(yè)務(wù)工作，近幾年又擔(dān)任XX國(guó)有施工企業(yè)綜合辦公室主任一職，根據(jù)自己的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)通過(guò)在員工中展開調(diào)研，發(fā)現(xiàn)辦公室工作存在的問(wèn)題，并分析員工，對(duì)如何做好辦公室工作提出自己的看法和見解，希望對(duì)廣大辦公室工作人員有所啟發(fā)，有所感悟。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；辦公室；工作

一、辦公室工作在國(guó)有建筑施工企業(yè)中的特殊重要性

日前，國(guó)有建筑施工企業(yè)，早已不再是壟斷企業(yè)，而是進(jìn)入了完全競(jìng)爭(zhēng)的需要“找米下鍋”——不斷爭(zhēng)取經(jīng)營(yíng)任務(wù)的企業(yè)。這樣的企業(yè)，不僅需要與自己的上級(jí)機(jī)關(guān)打交道，更要與地方政府、業(yè)主以及供貨商等相關(guān)方打交道。由于國(guó)有建筑施工企業(yè)主要從事基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的業(yè)務(wù)特性，使得其旗下的項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，聯(lián)絡(luò)和管控難度增大。國(guó)有建筑施工企業(yè)的辦公室作為企業(yè)的管理中樞，起著上行下達(dá)，左右協(xié)調(diào)的作用，從某種意義上來(lái)說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的辦公室工作質(zhì)量直接代表著該企業(yè)的形象和臉面。

二、XX國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室機(jī)構(gòu)組成和主要工作職能以及工作要求

（一）XX國(guó)有建筑施工企業(yè)綜合辦公室的機(jī)構(gòu)組成

筆者所在的國(guó)有建筑施工企業(yè)，是一個(gè)歷史悠久，又經(jīng)歷了多次重組整合，主要從事房建、公路、市政、鐵路、水利以及地鐵等多元業(yè)務(wù)的綜合性國(guó)有施工企業(yè)，其項(xiàng)目多、分布廣，管理難度較大。該企業(yè)的機(jī)關(guān)辦公室由主任、副主任以及負(fù)責(zé)信息、收發(fā)文、后勤、檔案等業(yè)務(wù)的其他職員組成，共計(jì)13人組成。

（二）XX國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室的主要職能

XX國(guó)有建筑施工企業(yè)的管理職能分工明確了綜合辦公室的主要職能，主要包括：協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，確保各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)；負(fù)責(zé)公文、印章管理和督查督辦工作；負(fù)責(zé)起草公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要文稿、全公司性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料等文稿；負(fù)責(zé)審核各單位及本部各部門代公司起草的文稿；負(fù)責(zé)全公司性會(huì)議的會(huì)務(wù)組織協(xié)調(diào)工作，公司黨政聯(lián)席會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議的籌備、組織、召開并督促會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)；開展調(diào)查研究，掌握公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及運(yùn)行中的重點(diǎn)工作情況，收集、綜合、反饋公司改革和發(fā)展的進(jìn)展情況、存在問(wèn)題等重要信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考；負(fù)責(zé)公司重要的接待服務(wù)工作；參與項(xiàng)目的管理交底、產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣、項(xiàng)目管理策劃；參與項(xiàng)目部組建、績(jī)效考核、經(jīng)濟(jì)承包責(zé)任書制定；參與項(xiàng)目科研和節(jié)能減排。從上面所列的辦公室職能可以看出，XX國(guó)有建筑施工企業(yè)的綜合辦公室業(yè)務(wù)繁雜，可謂千頭萬(wàn)緒。

（三）XX國(guó)有建筑施工企業(yè)綜合辦公室人員的能力要求

從XX國(guó)有建筑施工企業(yè)對(duì)辦公室人員的能力的素質(zhì)要求做了相關(guān)規(guī)定，主要有：擁有能辦事、辦會(huì)、辦文的組織實(shí)施能力；擁有能按期、保質(zhì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各項(xiàng)管理目標(biāo)的產(chǎn)品交付能力以及能指導(dǎo)員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)水平的提高的指導(dǎo)培訓(xùn)能力等。

三、XX建筑施工企業(yè)辦公室工作的存在的主要問(wèn)題和原因分析

筆者通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是公司領(lǐng)導(dǎo)，還是下屬員工以及合作方對(duì)公司辦公室工作的認(rèn)可度并不是特別高，經(jīng)過(guò)分發(fā)現(xiàn)，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

公司辦公室員在服務(wù)其他業(yè)務(wù)部門，尤其是基層項(xiàng)目時(shí)，態(tài)度欠佳的情況時(shí)有發(fā)生。調(diào)查中，有基層員工反映，對(duì)方多問(wèn)兩次，辦公室一些業(yè)務(wù)口的工作人員就會(huì)表現(xiàn)出不耐煩。

（二）大局意識(shí)不強(qiáng)

日前，XX國(guó)有施工企業(yè)的綜合辦公室還存在由于部門員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間因?yàn)槔鏇_突帶來(lái)的不團(tuán)結(jié)、凝聚力不強(qiáng)而引起的大局意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象。部分員工常常為了個(gè)人利益而犧牲企業(yè)利益，他們經(jīng)不起各種誘惑，常常為了個(gè)人利益作出不利于企業(yè)的決定。

（三）員工素質(zhì)不高

日前，XX國(guó)有施工企業(yè)的辦文、辦會(huì)、以及辦事的能力還不強(qiáng)，主要是由于個(gè)別員工的素質(zhì)還有待進(jìn)一步提高。尤其是在收發(fā)文管理以及文稿撰寫的時(shí)候，質(zhì)量不高，文件格問(wèn)題常常出現(xiàn)。

四、對(duì)如何做好國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室工作的思考和建議

（一）辦公室人員自身要從思想上高度重視

1.作為辦公室工作人員，要有超前意識(shí)。對(duì)于自身的各項(xiàng)工作，辦公室人員一定要有主動(dòng)性。無(wú)論是日常的事務(wù)性工作，還是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作，都要提前做好一切準(zhǔn)備，保證相關(guān)工作隨時(shí)處于“萬(wàn)事俱備”，只欠東風(fēng)”的狀態(tài)。

2.作為辦公室人員要有全局觀念。首先要認(rèn)清自己的參謀地位，辦公室人員為公司后者領(lǐng)導(dǎo)起草的文稿都屬于企業(yè)或者領(lǐng)導(dǎo)，而不屬于個(gè)人。因此，不能有搶功的思想。其實(shí)是，辦公室工作人員無(wú)論作出任何決定，都必須向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下進(jìn)行。

3.辦公室人員要有服務(wù)意識(shí)。在國(guó)有建筑施工企業(yè)，辦公室人員不能創(chuàng)造出實(shí)際的施工產(chǎn)值，他們的作用就是要為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服好務(wù)。因此一定要以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等其他部門為中心，當(dāng)好勤務(wù)員一職。

4.辦公室工作人員要嚴(yán)格要求自己，以身作則。首先要嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，企業(yè)的管理制度和管理規(guī)程都需要辦公室來(lái)進(jìn)行監(jiān)督和組織執(zhí)行，若辦公室人員自身都不能很好的遵守，反而要求其他人做到當(dāng)然就不具備說(shuō)服力和真正的執(zhí)行力。其次是要保守企業(yè)的秘密。作為辦公室工作人員，掌握著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的某些行蹤以及企業(yè)的一些秘密，一定嚴(yán)格守護(hù)秘密。

（二）國(guó)有建筑施工企業(yè)要重視辦公室人員技能的培養(yǎng)

辦公室人員素質(zhì)的高低，直接決定著辦公室工作的質(zhì)量。國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室工作的重要性決定了提升辦公室人員素質(zhì)的重要性。要做好辦公室工作，要求辦公室人員具有承受高壓的心里素質(zhì)、方便與人交流的一流的口才；耐心細(xì)致、平和的心態(tài)；面對(duì)各種突發(fā)事件時(shí)，能夠靈活地應(yīng)對(duì)和處理的應(yīng)變能力；較強(qiáng)的寫作能力以及綜合協(xié)調(diào)能力等。因此，國(guó)有建筑施工企業(yè)一定要重視對(duì)辦公室人員業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。

（三）國(guó)有建筑施工企業(yè)辦公室工作人員要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作

一個(gè)團(tuán)隊(duì)，只有加強(qiáng)協(xié)作，才能形成1+1大于2的合力。辦公室工作繁雜瑣碎，牽頭萬(wàn)緒，若員工思想渙散、大家不能團(tuán)結(jié)協(xié)作，擰成一股神，工作肯定做不好。