移交資料協(xié)同管理探索

秦亮+陳書軍+劉繼武

【摘要】本文將協(xié)同管理理論應(yīng)用于工程移交資料管理中，提出移交資料協(xié)同管理模型，同時設(shè)計移交資料協(xié)同管理界面。移交資料協(xié)同管理模型可以有效解決移交資料中資料缺失及不準(zhǔn)確的問題，同時可以大大提高移交資料的效率，對于探索移交資料高效管理模式有重要意義。

【關(guān)鍵詞】移交資料；協(xié)同管理

0引言

協(xié)同管理是將系統(tǒng)的無序的各個單元（例如建設(shè)工程中各個參建方等）集合在一起，使之能夠相互協(xié)作，使之發(fā)揮整體效益大于各個部分效益之和的累加，最終實現(xiàn)最大目標(biāo)的一種管理模式。工程資料是在工程施工中形成的歷史記錄，包括文字，圖片及影像等多種形式。工程資料如實反映了工程的過程及整個建設(shè)項目所實施的具體情況，對于工程的竣工驗收以及后期的項目運營，出現(xiàn)質(zhì)量問題責(zé)任認(rèn)定及維護有著非常重要的參考意義。因此移交資料是整個工程建設(shè)中重要的環(huán)節(jié)。在實際的建設(shè)工程中，移交資料主導(dǎo)是建設(shè)單位，施工單位需要按國家規(guī)定向建設(shè)單位移交資料；如果實現(xiàn)的是總分包制，負(fù)責(zé)各個專業(yè)的承包企業(yè)需要向總承包施工企業(yè)移交施工資料；對工程項目的質(zhì)量進行監(jiān)督的監(jiān)理企業(yè)將工作中的施工情況總結(jié)向建設(shè)單位移交資料。建設(shè)單位在總結(jié)匯總資料之后，向當(dāng)?shù)氐某鞘薪ㄔO(shè)檔案館移交工程建設(shè)的所有檔案。由于目前建設(shè)項目的規(guī)模越來越龐大，參建方數(shù)量較多，在實際工作中，要提高移交資料的效率，保證資料完整，準(zhǔn)確需要對移交資料管理模式進行探索。本文探索將協(xié)同管理的思想應(yīng)用于實際移交資料中，對于解決移交資料中出現(xiàn)的問題進行有益的探索。

1協(xié)同管理概念及優(yōu)勢

1.1協(xié)同管理概念

協(xié)同管理是在一定的管理機制下，復(fù)雜系統(tǒng)中各個單元在機制下能夠互相利用信息，相互配合協(xié)作完成復(fù)雜任務(wù)的一種工作模式。協(xié)同管理在最大管理者的調(diào)節(jié)下，通過對于系統(tǒng)中各個子單元進行時間，空間及功能結(jié)構(gòu)的重組，產(chǎn)生一種具有“競爭合作協(xié)調(diào)”能力，其產(chǎn)生的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于各部分之和累加。

在建設(shè)工程資料移交的過程中，建設(shè)單位起著主導(dǎo)作用，類似于協(xié)同管理模式中的管理者。建設(shè)單位制定的管理機制能否有效的在各個被管理者（各參建方）之間有效運作，對于移交資料的協(xié)同管理有著重要作用。

1.2協(xié)同管理在工程建設(shè)項目移交資料中應(yīng)用中優(yōu)勢

協(xié)同管理理論應(yīng)用于工程實際移交資料中，主要有以下幾點核心優(yōu)勢。

（1）協(xié)同管理有助于確保移交資料完整及準(zhǔn)確的目標(biāo)實現(xiàn)。協(xié)同管理模式不同于單向管理模式及雙向管理模式，協(xié)同管理主要以難以具體化，明確及預(yù)測的復(fù)雜系統(tǒng)為主要研究對象，通過協(xié)同管理的思想使系統(tǒng)內(nèi)各單元能夠相互協(xié)作，促進信息的傳遞，最終圓滿完成移交資料的工作。

（2）協(xié)同管理可以有效平衡各方利益。工程建設(shè)中存在風(fēng)險項目，部分參與建設(shè)的單位不愿意承擔(dān)相關(guān)的風(fēng)險，不積極主動配合資料的收集。在“競爭一合作一協(xié)調(diào)”運行機制下，協(xié)同管理可以對資料移交中存在的利益相關(guān)方開展針對性的協(xié)同活動，從而有效達成完整準(zhǔn)確移交資料的目標(biāo)。

（3）協(xié)同管理可以使移交資料工作更具有組織性，提高移交資料工作效率。資料的收集工作由各個分散的參建部門組成，不同參建部門對于資料的種類和要求不一樣。協(xié)同管理對于各個部門進行協(xié)調(diào)管理，加強整個移交資料工程的組織性，可以提高移交資料的工作效率，節(jié)省人力物力成本。

（4）協(xié)同管理可以對移交資料的過程進行動態(tài)控制。工程項目的規(guī)模越來越龐大，施工的環(huán)節(jié)越來越復(fù)雜，項目歷經(jīng)立項決策、設(shè)計及施工安裝等環(huán)節(jié)，還會出現(xiàn)設(shè)計變更等設(shè)計施工變化狀況的出現(xiàn)，因此需要時刻對于施工資料進行收集整理，動態(tài)處理好各個參建部門之間的協(xié)調(diào)工作，可以對資料移交完整及準(zhǔn)確性起到關(guān)鍵作用。

2移交資料協(xié)同管理概念模型

總結(jié)協(xié)同管理的相關(guān)理論，以目標(biāo)協(xié)同為上層建筑，配合過程、組織協(xié)同，在信息協(xié)同的基礎(chǔ)上，結(jié)合工程項目的實際情況，構(gòu)建了工程項目移交資料的基本模型如圖1所示。

圖1移交資料協(xié)同管理模型

2.1目標(biāo)協(xié)同管理

移交資料的高效，準(zhǔn)確、完整是進行協(xié)同管理的根本目標(biāo)。運用協(xié)同管理的方法，對于移交資料中存在的問題進行分析研究，確定移交資料的類型及數(shù)量的程度，幫助建設(shè)單位做好參建單位的具體資料轉(zhuǎn)移的制定工作。資料的收集過程中，利用各參建方之間的聯(lián)系進行協(xié)同優(yōu)化，將協(xié)同優(yōu)化的目標(biāo)任務(wù)分解到過程協(xié)同及組織協(xié)同過程的中去，制定相應(yīng)的更加詳細(xì)的目標(biāo)。同時，在資料收集過程中，根據(jù)工程建設(shè)出現(xiàn)的突發(fā)情況，不斷調(diào)整資料收集的種類與數(shù)量，動態(tài)監(jiān)控與分析收集資料中的各個具體工作目標(biāo)的制定，從而對于工程建設(shè)資料的收集由被動的事后整理轉(zhuǎn)移為過程中的動態(tài)管理。工程移交資料的轉(zhuǎn)移目標(biāo)協(xié)同是開展協(xié)同管理的基礎(chǔ)，沒有目標(biāo)就會失去協(xié)同管理的方向。同時目標(biāo)協(xié)同也是協(xié)同管理的最終達成的目的，一切協(xié)同管理的最終所要達成的結(jié)果在于目標(biāo)協(xié)同。因此協(xié)同管理在整個移交資料協(xié)同管理體系中起著至關(guān)重要的作用。

2.2過程協(xié)同管理，組織協(xié)同管理是進行移交資料協(xié)同管理的手段

協(xié)同管理中目標(biāo)協(xié)同的實現(xiàn)離不開過程協(xié)同管理及組織協(xié)同管理的有力開展。過程協(xié)同管理和組織協(xié)同管理的順利實施是實現(xiàn)移交資料目標(biāo)協(xié)同的有力保障。

過程協(xié)同就是要求在工程的決策，設(shè)計及施工階段要把握每一個環(huán)節(jié)的資料收集于轉(zhuǎn)交工作。特別是施工階段，建設(shè)規(guī)模大，施工程序復(fù)雜，要求對于每一個施工環(huán)節(jié)，特別是關(guān)鍵部位的施工做好資料的收集轉(zhuǎn)交工作，確保資料的準(zhǔn)確，完整及翔實，同時資料的類型能夠反映建筑施工的實際情況，將資料轉(zhuǎn)移由事后被動轉(zhuǎn)移變成過程動態(tài)轉(zhuǎn)移，有利于把握資料的完整度及準(zhǔn)確性。

組織協(xié)同指在建設(shè)單位的指揮下，各個參建方的主動進行配合，提供相關(guān)環(huán)節(jié)的資料進行有效的資料完整準(zhǔn)確收集與移交。減少由于缺乏組織性造成的資料不完整及拖延內(nèi)耗現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3信息協(xié)同是進行協(xié)同管理的聯(lián)系者

建設(shè)工程的復(fù)雜性使得在參建各方中信息的傳遞顯得尤為關(guān)鍵。沒有信息協(xié)同，各個參建方的消息不通順，存在之后現(xiàn)象，就會帶來資料收集的困難與不準(zhǔn)確。只有各個參建方共同享有信息傳遞的內(nèi)容，進行信息協(xié)同，才能是使得協(xié)同管理帶來巨大的管理價值。因此在進行資料移交的信息協(xié)同過程中，要注重建設(shè)中各類信息的內(nèi)容與傳輸途徑的建設(shè)，確保各個參建方可以及時了解信息，對于資料的收集，提供以及最后的移交帶來便利。

3資料移交協(xié)同管理界面設(shè)計

資料移交協(xié)同管理界面主要圍繞以下四個部分為主要的工作對象：施建協(xié)同（施工單位與建設(shè)單位的協(xié)同）；監(jiān)建協(xié)同（監(jiān)理單位與建設(shè)單位的協(xié)同）；專總協(xié)同（專業(yè)承包單位與總承包單位的協(xié)同）；建地協(xié)同（建設(shè)單位與地方檔案館的協(xié)同）。工作對象中各個單位之間必須加強協(xié)作，從系統(tǒng)的高度對于在資料轉(zhuǎn)移過程中存在的資料缺失，不完整及不準(zhǔn)確等情況進行改進與消除，縮短資料轉(zhuǎn)移的時間，提高資料轉(zhuǎn)移的質(zhì)量，逐步探索出在工程資料轉(zhuǎn)移管理的高效方法。資料轉(zhuǎn)移協(xié)同管理界面如下圖所示。

圖2資料移交協(xié)同管理界面

4結(jié)語

工程建設(shè)的規(guī)模逐漸龐大，涉及的參建方的數(shù)量也逐漸增多，如何保證工程資料在各個部門之間高效，完整及準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)移，是維護建設(shè)單位利益，保證工程項目后期經(jīng)營和維護的保障。本文將協(xié)同管理引入資料移交管理中，提出資料移交協(xié)同管理的新理論，為后面探尋解決資料移交中出現(xiàn)的問題打開新的思路。

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