科研物資采購(gòu)的信息化平臺(tái)與電子支付的應(yīng)用

軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱(chēng)我院)是我國(guó)最高的軍事醫(yī)學(xué)研究機(jī)構(gòu)。隨著國(guó)家對(duì)各類(lèi)科研項(xiàng)目投入力度的不斷加大,研究所科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道呈現(xiàn)多元化，科研經(jīng)費(fèi)總量急劇增加，如何有效利用信息化手段加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理是科研工作者面臨的新課題[1-2]。

2015年，我院建立了科研物資采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了科研物資采購(gòu)的科學(xué)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、信息化和過(guò)程透明化，對(duì)科研人員在物資采購(gòu)中正確決策、節(jié)約開(kāi)支、降低采購(gòu)成本起到了明顯的作用[3]。我院的科研物資采購(gòu)，尤其是消耗性科研物資采購(gòu)具有采購(gòu)零散、采購(gòu)品種多、數(shù)量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、結(jié)算不便捷、過(guò)程不易追溯、監(jiān)管困難等特點(diǎn)。針對(duì)以上問(wèn)題，結(jié)合科研單位自身實(shí)際，開(kāi)發(fā)建設(shè)信息化采購(gòu)平臺(tái)逐漸成為各科研單位解決消耗性科研物資采購(gòu)管理的趨勢(shì)[2-4]。信息化采購(gòu)管理平臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)管理體系與電子支付結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算管理、采購(gòu)執(zhí)行、賬務(wù)結(jié)算及過(guò)程監(jiān)督的管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升科研經(jīng)費(fèi)管理工作的效率和水平?？蒲薪?jīng)費(fèi)的信息化管理對(duì)充分提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效益、促進(jìn)科研工作健康有序發(fā)展都至關(guān)重要[5]。

1 科研物資采購(gòu)結(jié)算存在的問(wèn)題

1.1 報(bào)賬慢，效率低

傳統(tǒng)報(bào)賬過(guò)程中，財(cái)務(wù)審核人員需對(duì)原始票據(jù)及明細(xì)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可走報(bào)賬流程領(lǐng)取支票。由于都是人工核對(duì)票據(jù)，所需時(shí)間較長(zhǎng)，勞心勞力。

1.2 監(jiān)管難，可追溯性差

財(cái)務(wù)審核人員工作量較大，應(yīng)對(duì)的瑣碎環(huán)節(jié)非常多，難免會(huì)有疏漏，而審計(jì)過(guò)程中又較難核對(duì)以前的經(jīng)費(fèi)支出，造成科研管理難。

2 科研物資采購(gòu)信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

面對(duì)上述科研經(jīng)費(fèi)使用和管理中存在的程序復(fù)雜問(wèn)題，我們建立了科研物資信息化采購(gòu)平臺(tái)，為科研經(jīng)費(fèi)的有效管理、經(jīng)費(fèi)的最大效益發(fā)揮提供了基礎(chǔ)。該平臺(tái)具有如下優(yōu)點(diǎn)。

2.1 提升采購(gòu)效率

該平臺(tái)能實(shí)時(shí)發(fā)布本單位物資采購(gòu)的政策信息，一站式完成需求查詢(xún)、平臺(tái)訂貨、供應(yīng)商實(shí)時(shí)收單、合同簽訂、資金結(jié)算等日常業(yè)務(wù)；用戶(hù)能實(shí)時(shí)共享和交換數(shù)據(jù)信息，確保采購(gòu)活動(dòng)集約高效、快捷透明；對(duì)用戶(hù)需求做出實(shí)時(shí)響應(yīng)，全過(guò)程“陽(yáng)光采購(gòu)”。對(duì)低值設(shè)備、試劑耗材、辦公文具等消耗性科研物資的小額零星采購(gòu)需求，則通過(guò)招標(biāo)、談判等方式，確定協(xié)議供應(yīng)商及產(chǎn)品，并在平臺(tái)公布信息，使用戶(hù)能夠隨時(shí)查詢(xún)、自主擇優(yōu)選購(gòu)或者網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)。

2.2 方便監(jiān)管審計(jì)

平臺(tái)的供應(yīng)商選取、供貨記錄、結(jié)算審核采購(gòu)過(guò)程等環(huán)節(jié)均有記錄，信息全程透明、可控可溯，方便審計(jì)等部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督、過(guò)程監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)需求審核、預(yù)算審核、采購(gòu)監(jiān)管、合同簽訂、到貨驗(yàn)收、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等全過(guò)程的監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)消耗性物資采購(gòu)的事前、事中和事后監(jiān)督。

2.3 優(yōu)化支付手段

改進(jìn)支付手段，平臺(tái)可使用網(wǎng)上銀行支付、手機(jī)銀行支付、ATM 柜員機(jī)轉(zhuǎn)賬支付、單位POS卡支付、公務(wù)卡支付、支付寶支付、微信支付等[6]。

采用電子支付可以統(tǒng)一結(jié)算規(guī)則、優(yōu)化結(jié)算流程、降低結(jié)算成本、提升結(jié)算效率、規(guī)范收費(fèi)管理、有效防范經(jīng)費(fèi)濫用。此外，電子支付使資金進(jìn)出需通過(guò)銀行的監(jiān)管平臺(tái)，流向明確，有利于事后審計(jì)的追蹤查證[7-8]。

3 科研物資采購(gòu)信息化平臺(tái)結(jié)算流程

利用信息化平臺(tái)進(jìn)行電子結(jié)算，大大節(jié)省了時(shí)間和人力資源成本，方便了科研人員，提高了科研經(jīng)費(fèi)使用效率。結(jié)算流程設(shè)計(jì)如圖1。

具體流程為：供應(yīng)商利用信息化平臺(tái)打印帶有可識(shí)別的二維碼送貨單，連同貨物一起送到實(shí)驗(yàn)室，實(shí)驗(yàn)室確認(rèn)無(wú)誤后簽字簽收，實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人在平臺(tái)點(diǎn)擊確認(rèn)收貨，產(chǎn)生到貨記錄。到貨記錄產(chǎn)生后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)付賬款及截止日期。如對(duì)采購(gòu)物品和應(yīng)付賬款無(wú)疑義，可直接同意支付，通過(guò)課題信用卡卡號(hào)直接內(nèi)部電子支付；如有疑義可通過(guò)平臺(tái)反饋給管理部門(mén)，由管理部門(mén)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通解決。固定時(shí)間段(比如整月內(nèi))供應(yīng)商將整理后的送貨簽收單、結(jié)算申請(qǐng)及平臺(tái)打印的明細(xì)單交到采購(gòu)管理部門(mén)，采購(gòu)管理部門(mén)工作人員通過(guò)掃描二維碼核對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)與簽收單無(wú)誤后，由平臺(tái)發(fā)送至實(shí)驗(yàn)室核對(duì)相應(yīng)的采購(gòu)記錄，確認(rèn)后通知供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票，與平臺(tái)出具的訂貨合同一起交付采購(gòu)管理部門(mén)。由采購(gòu)管理部門(mén)在平臺(tái)發(fā)起結(jié)算，并將數(shù)據(jù)推送給財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)給供應(yīng)商辦理電子支付。

圖1 信息化平臺(tái)結(jié)算流程設(shè)計(jì)

4 科研物資采購(gòu)信息化平臺(tái)與電子支付應(yīng)用效果

4.1 加速了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程

科研物資采購(gòu)信息化平臺(tái)的電子支付也是一種管理手段，平臺(tái)可以設(shè)置每個(gè)審核人員的工作量，也可以設(shè)置財(cái)務(wù)部門(mén)的付款時(shí)間，工作人員按照約定的付款時(shí)間支付，內(nèi)部管理得到有效控制，財(cái)務(wù)管理手段得到提升[9]。電子支付信息則通過(guò)信息化平臺(tái)，直接導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，快速準(zhǔn)確。

4.2 提高了工作效率與服務(wù)質(zhì)量

采用電子支付手段，大大降低了結(jié)算時(shí)單據(jù)審核和支票領(lǐng)取的等待時(shí)間，簡(jiǎn)捷、高效[10]，解放了工作人員；同時(shí)，使科研人員在物資采購(gòu)中便捷支付，節(jié)省了時(shí)間，提高了科研工作效率。

4.3 方便了監(jiān)督與管理

利用信息化采購(gòu)平臺(tái)和電子支付手段，從查詢(xún)、采購(gòu)、成交、支付全程公開(kāi)透明，從根本上防止了腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生，提高了科研經(jīng)費(fèi)的使用效益。

5 結(jié)語(yǔ)

科研物資信息化管理平臺(tái)的建立及相應(yīng)管理制度的完善，對(duì)加強(qiáng)科研物資及試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化，提高科研效率和科研經(jīng)費(fèi)的使用效率起到了積極的促進(jìn)作用。

信息化管理是科研經(jīng)費(fèi)管理的發(fā)展方向，已經(jīng)成為推動(dòng)科研經(jīng)費(fèi)管理、提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益的重要手段，為科研管理部門(mén)和項(xiàng)目主持人提供及時(shí)、完整和準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息發(fā)揮了重要作用，使項(xiàng)目進(jìn)度管理與經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理能夠協(xié)調(diào)一致[11]。未來(lái)我們還將嘗試建立財(cái)務(wù)與科研、科研管理、審計(jì)等各部門(mén)之間順暢的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，實(shí)行一體的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。