科技期刊稿件處理流程優(yōu)化及其對(duì)期刊質(zhì)量的影響

■張鳳麗

中國(guó)科學(xué)院沈陽(yáng)應(yīng)用生態(tài)研究所《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》編輯部，沈陽(yáng)市沈河區(qū)文化路72號(hào) 110016

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科研成果不斷增多，科技期刊的來(lái)稿量也隨之日益增多。面對(duì)眾多來(lái)稿，在大部分只有幾個(gè)人[1]，且要參與稿件處理流程中幾乎所有環(huán)節(jié)的學(xué)術(shù)期刊編輯部，需要采取措施來(lái)科學(xué)、高效地處理稿件，優(yōu)化處理流程，保障期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量。有的注重初審環(huán)節(jié)[2-3]，有的改革同行評(píng)議審稿流程[4]，有的優(yōu)化編校排版流程[5]，并均取得了一些成效，但從收稿到印刷對(duì)稿件全部處理流程進(jìn)行優(yōu)化的案例研究不多。《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《學(xué)報(bào)》)為傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)期刊，在2006年使用北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開(kāi)發(fā)的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)之初，稿件處理效率低、周期長(zhǎng)，流程各環(huán)節(jié)銜接不暢。本文歸納總結(jié)了2007—2016年《學(xué)報(bào)》編輯部從線(xiàn)上(遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的收稿至編輯加工階段)到線(xiàn)下(排版至印刷階段)為優(yōu)化稿件處理流程采取的多項(xiàng)措施，供期刊同仁借鑒和交流。

1 流程優(yōu)化前存在的問(wèn)題

《學(xué)報(bào)》編輯部于2006年開(kāi)始使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。系統(tǒng)使用之初，由于對(duì)軟件不熟悉，平臺(tái)上稿件處理流程的設(shè)置比較僵化，大體按照傳統(tǒng)的收稿-責(zé)任編輯(學(xué)科編輯)初審-專(zhuān)家(學(xué)科編委)外審-作者修改-主編終審-編輯加工的流程設(shè)置，然后轉(zhuǎn)入線(xiàn)下進(jìn)行排版-執(zhí)行編輯校對(duì)-印刷的流程。在使用一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題。(1)稿件處理周期長(zhǎng)。一方面，優(yōu)化前初審和外審階段時(shí)間設(shè)置分別為20、60天，主審需要15天，審理周期近3個(gè)月，刊發(fā)周期需1年，在審理時(shí)效性方面優(yōu)勢(shì)不足；另一方面，在編輯加工階段，由于作者中碩博士研究生為主要群體，來(lái)稿文章進(jìn)行一次加工而達(dá)到齊、清、定的稿件很少，需進(jìn)行多次編輯加工，這也導(dǎo)致此階段的處理時(shí)間較長(zhǎng)(1個(gè)月)，影響了稿件整體的處理周期。(2)稿件學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量的把關(guān)環(huán)節(jié)有待改進(jìn)。例如，優(yōu)化前同行評(píng)議沒(méi)有嚴(yán)格送兩位專(zhuān)家評(píng)審，有的只送了一位，且沒(méi)有采取雙向盲審制，影響了稿件審理的公平性[6-7]。后期主審后管理層對(duì)期刊格式和規(guī)范化方面的審查比較薄弱，影響了期刊的出版質(zhì)量。(3)各階段銜接不暢，影響運(yùn)轉(zhuǎn)效率。例如，主編終審?fù)怃浻酶寮螅诰庉嫾庸ず托?duì)階段會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，這些問(wèn)題除了與作者溝通修改外，有的還需要與主編(主任)商榷，多個(gè)單篇次或者單個(gè)問(wèn)題的溝通會(huì)占用編輯和主編(主任)很多時(shí)間，且效率較低；校對(duì)階段，優(yōu)化前在排版后給作者發(fā)送1次校樣稿，但經(jīng)過(guò)幾個(gè)校次改動(dòng)的內(nèi)容沒(méi)有與作者及時(shí)溝通，存在與作者溝通不暢的問(wèn)題；排版階段，優(yōu)化前采用將《學(xué)報(bào)》整期需排版的文件傳遞至印刷廠(chǎng)，而印刷廠(chǎng)往往要同時(shí)進(jìn)行多個(gè)期刊的排版工作，需協(xié)調(diào)時(shí)間，編輯部對(duì)這部分工作時(shí)間的控制比較被動(dòng)。

2 優(yōu)化措施

針對(duì)上述3大問(wèn)題，本著縮短稿件處理周期、提高同行評(píng)議效果、改變流程設(shè)置、提高工作效率的原則，經(jīng)過(guò)反復(fù)的摸索和實(shí)踐，從2007年起編輯部從每個(gè)環(huán)節(jié)入手，逐個(gè)改善，進(jìn)行了多次的優(yōu)化和調(diào)整(圖1)。

圖1 優(yōu)化后的稿件處理流程

2.1 縮短、控制流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)，稿件進(jìn)程可追蹤

首先，于2007年在系統(tǒng)后臺(tái)將初審和外審階段時(shí)間分別設(shè)置為7、 40天，運(yùn)行穩(wěn)定并達(dá)到預(yù)期效果后，于2009年繼續(xù)設(shè)置為3、 20天，使三審中前兩審的時(shí)間嚴(yán)格控制在30天內(nèi)。采取的措施是：結(jié)合系統(tǒng)功能設(shè)置過(guò)期自動(dòng)顏色標(biāo)注和郵件自動(dòng)催審功能。責(zé)任編輯進(jìn)入系統(tǒng)后對(duì)稿件的進(jìn)展情況一目了然，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施追蹤控制稿件進(jìn)程。其次，調(diào)整作者單次修改、主審和單次編輯加工的時(shí)間，將其分別設(shè)置為30、7和15天。這樣，線(xiàn)上的總體時(shí)間約4個(gè)月，全程由同一責(zé)任編輯(學(xué)科編輯)負(fù)責(zé)，線(xiàn)下也進(jìn)行了時(shí)間的調(diào)整和控制，由當(dāng)期執(zhí)行編輯負(fù)責(zé)，總體控制在4個(gè)月左右。采取的措施是：送主審、終審和付印的時(shí)間為每月固定的時(shí)間點(diǎn)，只能提前，不能延遲，并配以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施。這樣編輯、主任和主編就能在各自的職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)稿件處理時(shí)限進(jìn)行把控，達(dá)到預(yù)期效果。

2.2 調(diào)整稿件處理流程設(shè)置，提高稿件質(zhì)量控制和工作效率

2.2.1 線(xiàn)上流程調(diào)整

(1) 流程源頭控制，增加收稿初篩環(huán)節(jié)。在收稿時(shí)對(duì)不符合期刊辦刊宗旨、寫(xiě)作不規(guī)范、經(jīng)學(xué)術(shù)不端檢測(cè)文字重復(fù)率過(guò)高的稿件不經(jīng)入庫(kù)直接退稿，減輕后面責(zé)任編輯的初審壓力，提高其工作效率。(2) 調(diào)整外審設(shè)置，提高審理公平性。外審實(shí)施雙盲審制度，并規(guī)定責(zé)任編輯處理稿件時(shí)至少有2個(gè)外審專(zhuān)家意見(jiàn)，才能對(duì)稿件做出外審結(jié)論，提高了同行評(píng)議的公平性，保障了錄用稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量。(3) 增加返作者修改次數(shù)，并提出不同的修改側(cè)重要求，提高稿件修改質(zhì)量。一般編輯部都與作者聯(lián)系修改一次，但由于作者要同時(shí)兼顧內(nèi)容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我們進(jìn)行了2～3次甚至多次的再次修改設(shè)置，但每次側(cè)重點(diǎn)不同。一般首次修改在外審之后，側(cè)重對(duì)學(xué)術(shù)質(zhì)量的審查。主審?fù)怃浻玫母寮?，要求作者再進(jìn)行一次修改，這次是結(jié)合主審意見(jiàn)完善格式。這樣經(jīng)過(guò)幾次修改返回的稿件更規(guī)范，看似環(huán)節(jié)繁瑣，但提高了后面編輯加工環(huán)節(jié)的效率。(4) 增加編輯加工次數(shù)，提高稿件規(guī)范性?！秾W(xué)報(bào)》為綜合性學(xué)術(shù)刊物，日常稿件中圖表、公式、符號(hào)等內(nèi)容較多，也是出現(xiàn)問(wèn)題較多的地方，一次加工不能全部兼顧到，在后面校對(duì)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)較多問(wèn)題，改動(dòng)也較多。據(jù)此，我們將1次編輯加工改為2次，但在不同階段側(cè)重點(diǎn)不同，如第1次側(cè)重文字和參考文獻(xiàn)，第2次側(cè)重圖表、公式及符號(hào)，這樣不容易遺漏項(xiàng)目，這種方式雖然使編輯加工次數(shù)增加了，但編輯的實(shí)際工作量并沒(méi)有額外增加，而且由于針對(duì)性更強(qiáng)，編輯加工的稿件質(zhì)量得到了改善。

2.2.2 線(xiàn)下流程調(diào)整

責(zé)任編輯完成編輯加工環(huán)節(jié)后轉(zhuǎn)給當(dāng)期的執(zhí)行編輯進(jìn)行線(xiàn)下工作，流程的調(diào)整包括：(1) 終審后增加主審環(huán)節(jié)，提高稿件審查質(zhì)量。針對(duì)終審后稿件發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，為了提高效率，在1校后增加終審環(huán)節(jié)。流程修改后，主審側(cè)重學(xué)術(shù)把關(guān)，終審在輔助審查學(xué)術(shù)問(wèn)題的同時(shí)，側(cè)重編輯加工和校對(duì)問(wèn)題的解決。這種方式既對(duì)稿件在內(nèi)容和格式上進(jìn)行了再次把關(guān)，又提高了主編(主任)的工作效率和稿件處理流程的流暢性。(2) 返作者校對(duì)次數(shù)由1次改為2次，降低差錯(cuò)率。目前一般編輯部的做法都是以pdf格式返作者校對(duì)1次，但經(jīng)過(guò)后面多個(gè)校次及最后的終審后，有些稿件還要做一些改動(dòng)需及時(shí)傳達(dá)給作者?；诖耍覀儾扇×嗽诙ò娓队∏霸賹df文件返給作者校對(duì)一次的做法，這樣作者對(duì)后期修改內(nèi)容可進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)再次校對(duì)稿件時(shí)還能發(fā)現(xiàn)一些新的問(wèn)題，降低了稿件的差錯(cuò)率，提高了稿件質(zhì)量。(3) 改革排版方式，提高排版工作效率?！秾W(xué)報(bào)》編輯部2006年之前的排版工作都由印刷廠(chǎng)完成，受制于印刷廠(chǎng)時(shí)間安排和人員變動(dòng)的影響，排版、校對(duì)、改版效率不高。為此我們專(zhuān)門(mén)聘請(qǐng)了一位專(zhuān)業(yè)排版人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)《學(xué)報(bào)》的排版、改版工作，這樣工作銜接緊密、時(shí)間安排靈活，可以實(shí)現(xiàn)分批或者單篇排版，對(duì)于一些棘手問(wèn)題也能即時(shí)指導(dǎo)解決，提高了編輯的工作效率和流程的周轉(zhuǎn)速度。

綜上，本著縮短流程處理時(shí)間、提高稿件質(zhì)量控制和工作效率的目標(biāo)，改進(jìn)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，使流程中稿件進(jìn)程可追蹤，時(shí)間可掌控，審理更公平，內(nèi)容更規(guī)范，各環(huán)節(jié)連接更流暢，工作效率更高。

3 流程優(yōu)化對(duì)期刊質(zhì)量的影響

稿件處理流程的優(yōu)化目的是通過(guò)各項(xiàng)措施，縮短處理時(shí)間，提高工作效率，最終達(dá)到保障期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量的目的。分析2007—2016年《學(xué)報(bào)》各年度稿件初審、外審、刊發(fā)周期、影響因子、被引頻次，其中稿件處理周期、評(píng)審周期和刊發(fā)周期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)自《學(xué)報(bào)》遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，影響因子和被引頻次數(shù)據(jù)來(lái)源于中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所發(fā)布的2007—2016年《中國(guó)科技期刊引證報(bào)告(核心版)》。

3.1 稿件處理和刊發(fā)周期縮短

由圖2可知，《學(xué)報(bào)》自2007年開(kāi)始進(jìn)行流程優(yōu)化后，初審時(shí)間和外審時(shí)間明顯縮短， 2006年優(yōu)化前兩個(gè)階段處理時(shí)間分別為22、58天，2007年進(jìn)行了初審和外審環(huán)節(jié)優(yōu)化后分別下降到4、40天，成效明顯，至2009年進(jìn)行第二次優(yōu)化后分別下降到2、22天，2009年以后，基本穩(wěn)定在2～3天和18～22天，加快了稿件的審理進(jìn)程。審理階段縮短了近2個(gè)月的時(shí)間，再加上其他環(huán)節(jié)的優(yōu)化組合，使整個(gè)稿件的刊發(fā)周期明顯縮短。由圖3可知，2006年《學(xué)報(bào)》刊發(fā)周期364天，接近1年，經(jīng)過(guò)優(yōu)化后，至2009年下降為227天，除了2015年由于出版專(zhuān)刊，影響了正常來(lái)稿的刊發(fā)周期外，其余年份基本穩(wěn)定在220～260天，縮短了近4個(gè)月。高效的稿件處理流程縮短了稿件的刊發(fā)周期，而短的刊發(fā)周期吸引了更多的稿源，2006年《學(xué)報(bào)》來(lái)稿量為1200篇左右，經(jīng)過(guò)改革，逐步增加，近兩年來(lái)稿量穩(wěn)定在2000篇左右，增長(zhǎng)了66%，這是流程優(yōu)化帶來(lái)的連鎖反應(yīng)。在人員基本固定的情況下，編輯部人員處理的稿件量也增長(zhǎng)了近66%，而出版周期的縮短，說(shuō)明整個(gè)編輯部處理稿件的效率有了大幅度的提升。

圖2 《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》2006—2016年稿件初審和外審周期

圖3 《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》2006—2016年稿件刊發(fā)周期

3.2 期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量穩(wěn)定提高

流程優(yōu)化不僅縮短了稿件的審理時(shí)間，也通過(guò)建立雙盲審制度、增加終(主)審次數(shù)及增加作者修改次數(shù)等措施保障了稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量。由表1可知，《學(xué)報(bào)》影響因子在學(xué)科中的排名自2006年后呈逐漸上升趨勢(shì)，尤其近4年，居生態(tài)類(lèi)期刊首位，被引頻次也呈逐漸升高趨勢(shì)，穩(wěn)定位于學(xué)科第二，且連續(xù)5年獲得“中國(guó)最具國(guó)際影響力學(xué)術(shù)期刊”稱(chēng)號(hào)。說(shuō)明優(yōu)化后的稿件流程設(shè)置為提升《學(xué)報(bào)》學(xué)術(shù)質(zhì)量及其在生態(tài)類(lèi)期刊中的影響力提供了保障。通過(guò)增加編輯加工次數(shù)、增加作者校對(duì)次數(shù)及革新排版方式，《學(xué)報(bào)》的出版質(zhì)量得到了提高，差錯(cuò)率得到了降低，并連續(xù)多年在期刊審讀中得到優(yōu)良評(píng)價(jià)。關(guān)于期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量，雖然還存在稿源等各方面因素的影響[8]，但科學(xué)、流暢、高效率的稿件處理流程是其重要保障因素。

表1 《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》2006—2015年影響因子和被引頻次

注：2012年前排名為生物類(lèi)核心期刊，2012年后為生態(tài)類(lèi)核心期刊。

4 結(jié)束語(yǔ)

稿件日常處理流程關(guān)系到作者、審者、編輯三方的工作方式和效率，也對(duì)期刊的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。對(duì)于建立高效、流暢、科學(xué)的稿件處理流程，每個(gè)期刊的做法不同，但萬(wàn)變不離其宗，目標(biāo)是縮短出版周期，提高期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量，最終提高期刊的影響力[9-10]。對(duì)稿件處理流程的優(yōu)化不能一蹴而就，是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，在出版實(shí)踐中哪個(gè)環(huán)節(jié)不合理，就隨時(shí)注意分析總結(jié)，找出適合的優(yōu)化方式，并進(jìn)行改革。在《學(xué)報(bào)》稿件處理流程優(yōu)化過(guò)程中，也出現(xiàn)過(guò)因增加編校次數(shù)而導(dǎo)致相應(yīng)環(huán)節(jié)時(shí)間延長(zhǎng)的現(xiàn)象，我們發(fā)現(xiàn)這種趨勢(shì)就立即進(jìn)行了微調(diào)整，使其控制在合理范圍內(nèi)。每個(gè)科技期刊都有其自身的特點(diǎn)和資源，如何根據(jù)自身特點(diǎn)，利用現(xiàn)有資源優(yōu)化稿件處理流程，是一個(gè)需要長(zhǎng)期探索的過(guò)程。

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