如何運(yùn)用信息化管理提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心行政辦公室工作效率和水平

胡俏君+陳林波

摘要：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心行政辦公室是一個(gè)綜合管理部門，它的工作水平的高低決定了中心各部門以及對(duì)外各種事物推進(jìn)和開展的順利與否。信息化管理是以信息化實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過程，可以通過"一把手原則"和"中心行政辦公室人員必備素質(zhì)"來提高中心行政辦公室工作效率和水平有兩個(gè)途徑。

關(guān)鍵詞：行政辦公；信息化；一把手原則；素質(zhì)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心行政辦公室是一個(gè)綜合管理部門，有決策的參謀作用，對(duì)上對(duì)下的服務(wù)作用，還要負(fù)責(zé)機(jī)要和保密工作。中心行政辦公室是決策的參謀部，承擔(dān)著為中心領(lǐng)導(dǎo)收集信息，傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)，中心行政辦公室工作水平的高低決定了中心各部門以及對(duì)外各種事物推進(jìn)和開展的順利與否。而信息化就是提高中心行政辦公室工作效率和水平的重中之重了。

信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)。信息化是信息化管理的基礎(chǔ)。信息化管理是以信息化實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變組織的生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合資源，提高效率和水平。

那么如何運(yùn)用信息化管理來提高中心行政辦公室工作效率和水平呢？我認(rèn)為要運(yùn)用信息化管理來提高中心行政辦公室工作效率和水平有兩個(gè)途徑。

1 "一把手原則"

"一把手原則"是指在主管領(lǐng)導(dǎo)的支持和協(xié)調(diào)下，組織業(yè)務(wù)人員與技術(shù)人員合作共同完成信息化工作。"一把手原則"是中心行政辦公室工作信息化管理落實(shí)執(zhí)行成功得重要保障，其原因如下。

1.1中心行政辦公室的信息化管理不僅僅是技術(shù)項(xiàng)目，它涉及到各個(gè)層面，特別是和戰(zhàn)略發(fā)展和重大決策緊密相聯(lián)。而戰(zhàn)略和決策正好與領(lǐng)導(dǎo)（一把手）緊密相關(guān)。

1.2"一把手"的觀念相對(duì)超前，能夠把新觀念引入到信息化管理當(dāng)中，"一把手"意識(shí)強(qiáng)，會(huì)加快信息化進(jìn)程。由于主要領(lǐng)導(dǎo)能夠經(jīng)常接觸新事物、新觀念，因此，他們的視野相對(duì)寬一些，"一把手"一般是率先將信息化引入到組織的人，由"一把手"把信息化的理念和具體實(shí)施貫徹始終，有助于信息化的順利實(shí)施。

1.3"一把手"親自抓能夠保證所需資金、人力的及時(shí)調(diào)配，確保信息化實(shí)施的質(zhì)量和速度。資金和人才不足常常是實(shí)施信息化的最大障礙，沒有一定的資金支持和相應(yīng)的人才保障，信息化就是空談。

1.4"一把手"親自抓有利于信息化理念的推廣，得到每位員工的認(rèn)同。"一把手"對(duì)信息化建設(shè)的關(guān)注，會(huì)給單位的員工以表率作用，對(duì)信息化人才的重視也會(huì)起到一個(gè)導(dǎo)向作用，從而使員工潛意識(shí)加大對(duì)信息化的興趣，注意提高自身信息化技能。這種傾向也會(huì)使得信息化觀念在單位中比較普遍地被接受，培訓(xùn)工作易于進(jìn)行。同時(shí)，一些難題和阻力相對(duì)要少一些。

1.5信息化本身會(huì)讓"一把手"更高效地管理單位，也是實(shí)際工作的需要。持這種觀點(diǎn)的專家不在少數(shù)，因?yàn)樾畔⒒膶?shí)際效果之一是使管理更為規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)在辦公室內(nèi)或遠(yuǎn)在異地都可以通過網(wǎng)絡(luò)了解單位的情況，增強(qiáng)對(duì)整體的控制力，而且決策的成功率高，有助于"一把手"科學(xué)決策，樹立威信。所以，"一把手"抓信息化也是實(shí)際工作的需要。

2 中心行政辦公室人員必備素質(zhì)

信息化水平如何以及信息化管理質(zhì)量優(yōu)劣，直接取決于中心行政辦公室人員。因此中心行政辦公室人員的整體素質(zhì)，是做好信息化工作的決定因素。我認(rèn)為中心行政辦公室人員應(yīng)具備以下素質(zhì)

2.1與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代意識(shí) 21世紀(jì)，是個(gè)嶄新的世界，是知識(shí)與技能飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息化的不斷發(fā)展，物理空間進(jìn)一步縮短，辦公室的文件傳送、會(huì)議活動(dòng)的安排、文件的處理、通知的傳達(dá)都可以通過互聯(lián)網(wǎng)在瞬間完成。辦公室工作的高度智能，將使文山會(huì)海成為歷史，也把辦公室工作人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度。隨著政府上網(wǎng)和各單位OA辦公系統(tǒng)的啟動(dòng)，網(wǎng)上共享信息、網(wǎng)上辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的主流。

2.2準(zhǔn)確的判斷能力、應(yīng)變能力，具有信息意識(shí) 當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識(shí)是中心行政辦公室工作人員提高工作效率的重要保證，每天接觸的大量的公文、請(qǐng)示、報(bào)告含有中有大量信息，辦公室工作人員應(yīng)歸類在對(duì)這些材料進(jìn)行收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求必須具備敏銳的洞察力和社會(huì)科學(xué)知識(shí)，而且也包括對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的深入了解和全面研究。

2.3較高的文字水平和較強(qiáng)的組織能力 中心行政辦公室工作人員要從事大量的文字處理工作、修改和草擬文稿，因此必須具備扎實(shí)的文字功底，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，并注意收集資料，不斷提高寫作水平；根據(jù)辦公室的職責(zé)，要組織各類活動(dòng)，面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，應(yīng)自我強(qiáng)化工作意識(shí)，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜處理各項(xiàng)事務(wù)，力求快速、周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯(cuò)。

2.4團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和廣泛的社交能力 社會(huì)的發(fā)展更加強(qiáng)化了人們相互依賴、相互協(xié)作的社會(huì)關(guān)系，社會(huì)分工越來越細(xì)，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)交往的范圍越來越大，信息獲取、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、日常生活等都離不開與他人的交往，特別要求中心行政辦公室工作人員要注意建立良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，雖然辦理公務(wù)、聯(lián)系事務(wù)要"公事公辦"，但提高社交能力可以幫助你選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

2.5良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力 創(chuàng)新是單位發(fā)展的關(guān)鍵，以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和軟件管理文件、資料，會(huì)使行政辦公室工作的效率不斷提高、方法不斷出新。人是否具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，是決定中心能否實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的前提。中心行政辦公室工作人員要時(shí)刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有的模式中出新招、創(chuàng)新意，將繁瑣的工作程序簡(jiǎn)化，加快辦公自動(dòng)化的步伐，以良好的心理素質(zhì)應(yīng)對(duì)高效的工作所帶來的壓力。

在"十三五"期間，辦公室信息化發(fā)展大趨勢(shì)可以總結(jié)為深度融合、普惠包容、重視安全、活躍創(chuàng)新、促進(jìn)轉(zhuǎn)型。深度融合就是信息技術(shù)的泛在化支持信息化與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域融合發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)空間成為新型發(fā)展模式的新基礎(chǔ)設(shè)施；普惠包容就是信息技術(shù)的移動(dòng)化支持信息化，應(yīng)用的廣泛普及，惠及居民患者；重視安全就是網(wǎng)絡(luò)空間安全提升至新的安全高度；活躍創(chuàng)新就講信息技術(shù)發(fā)展到一個(gè)創(chuàng)新活躍期，互聯(lián)網(wǎng)成為創(chuàng)新最活躍的領(lǐng)域，是發(fā)展創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的重要抓手；促進(jìn)轉(zhuǎn)型就是信息化仍然是推動(dòng)辦公室工作轉(zhuǎn)型的重要力量。

只要我們以提高辦公室工作效率和水平為重點(diǎn)，以信息化為抓手，以"一把手原則"為手段，以"辦公室人員必備素質(zhì)"為載體。就一定可以充分發(fā)揮辦公室職能作用，真正服務(wù)于醫(yī)院、服務(wù)于患者、服務(wù)于社會(huì)。

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編輯/周蕓霏