淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)

李秋潔

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 干部人事檔案管理是我們每個機關(guān)、企事業(yè)單位的一項重要管理工作，針對干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)中需要注意的一些重點、難點問題進行探究，為干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞 干部人事檔案管理 數(shù)字化 信息系統(tǒng)建設(shè)

一、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀

干部人事檔案管理長期以來都是依靠手工作業(yè)，近年來雖運用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密要求，通用性相對較差，造成其數(shù)字化程度相對其他領(lǐng)域和行業(yè)相對落后。

1.干部人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，通用性差。由于干部人事檔案管理側(cè)重于通用性信息的使用和管理，對干部人事檔案的查閱使用相對薄弱，加之各級、各地、各部門對檔案的需求各異。干部人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，各自開發(fā)的軟件不能互通，造成規(guī)范、通用管理軟件開發(fā)落后，制約了數(shù)字化進程。

2.干部人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低。干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，干部人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，干部人事檔案管理尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一地區(qū)、部門或某系統(tǒng)，全面實施困難較大，制約了數(shù)字化建設(shè)。

3.干部人事檔案管理的方式相對落后。干部人事檔案管理的技術(shù)標準、工作程序標準尚未從數(shù)字化技術(shù)特點和發(fā)展進行考慮，越來越多的“文件資料”是硬盤和光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)干部人事檔案數(shù)字化的要求。

4.干部人事檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。進行數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識層次和先進技術(shù)水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復合型人才就更加奇缺。

二、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

1.干部人事檔案管理數(shù)字化是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，成熟有效的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)惠及到經(jīng)濟社會的各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)已成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略，新型的組織人事工作需要數(shù)字化技術(shù)的支撐，用新型的數(shù)字化手段做好新時期的組織人事工作，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)既是新時期組織人事工作的客觀需要，也是國家信息化工作的必然要求。

2.干部人事檔案管理數(shù)字化是干部信息規(guī)范化的客觀需要。機關(guān)、企事業(yè)單位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事信息，事實上造成了各地區(qū)、各部門對干部人事信息的分散、分隔，信息形式不規(guī)范，信息形成的流程不科學，信息內(nèi)容不全面，不能滿足單位、部門對人員個體微觀管理和對人員群體宏觀管理的需要。

3.干部人事檔案管理數(shù)字化是積極推廣和使用現(xiàn)代化辦公手段的需要。隨著科技的進步，現(xiàn)代的辦公設(shè)備已成為每個組織人事干部的必備用品，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，運用先進的辦公手段，實現(xiàn)信息資源共享，必須建立一套現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

三、干部檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

1.要采用規(guī)范、統(tǒng)一的應(yīng)用軟件。最好選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的采集標準，統(tǒng)一文件格式，減少不必要的轉(zhuǎn)換，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)制定相關(guān)的標準，以確保信息共享和上下互通。

2.要用領(lǐng)先技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)。建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，在建立干部信息數(shù)據(jù)庫時，最好采用先進的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，不要采用簡單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以滿足在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下的信息調(diào)用、管理、更新和存儲需要。要注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，采用高清晰度掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質(zhì)量。數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)還要預(yù)先考慮利用Internet與上級組織人事部門的連接，滿足各類應(yīng)用軟件實時升級的技術(shù)要求。

3.要重視數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善。要根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金多少、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模排定工作計劃和建設(shè)目標。一是擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。二是進行各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化、制度化的信息報送、錄入規(guī)范，豐富信息資源庫內(nèi)容。三是在試運行的基礎(chǔ)上進行完善、改進和提高，收集整理運行中出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益提出改進方案，提高信息系統(tǒng)使用水平。四是加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上推廣成功經(jīng)驗，擴大系統(tǒng)覆蓋面。

4.要突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門的協(xié)調(diào)。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運行協(xié)調(diào)機制，加強統(tǒng)一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。