試論計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

馬賽

摘 要：在各行各業(yè)中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用都比較廣泛，基于此，本文專門討論了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；計(jì)算機(jī)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

前言

在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮了很大的作用，優(yōu)化辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

1、辦公自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)概述

1.1辦公自動(dòng)化概述

當(dāng)前所述的辦公自動(dòng)化技術(shù)主要是指在當(dāng)今的信息化技術(shù)時(shí)代背景下，通過綜合性的信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)將高效的系統(tǒng)科學(xué)、組織科學(xué)的研究方法和模式通過網(wǎng)絡(luò)架設(shè)、計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用、通訊工具運(yùn)用等方式，來形成信息化設(shè)備的整體性配合，使得辦公環(huán)境和辦公模式趨向智能協(xié)作的自動(dòng)化發(fā)展模式。狹義上的辦公自動(dòng)化應(yīng)當(dāng)是針對(duì)辦公設(shè)備的數(shù)字信息化程度而言的，而廣義上的辦公自動(dòng)化技術(shù)還應(yīng)當(dāng)包含數(shù)字信息化模式下的相關(guān)技術(shù)應(yīng)用，以及實(shí)現(xiàn)高效有序的數(shù)字信息化辦公管理模式和辦公環(huán)境建設(shè)以及相應(yīng)的高效辦公流程。

1.2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

將通常所述的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)結(jié)合在辦公自動(dòng)化技術(shù)的語境中，就應(yīng)當(dāng)是具體指向在辦公過程中以及在整個(gè)辦公環(huán)境下的相應(yīng)辦公自動(dòng)化技術(shù)所需的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的信息獲取、數(shù)據(jù)分析、信息處理、數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用等構(gòu)成的綜合性技術(shù)。換言之，即是指能夠?qū)崿F(xiàn)高效辦公應(yīng)用的所有相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，囊括了所涉及的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、光電傳感技術(shù)、電子技術(shù)、通訊技術(shù)等在內(nèi)的系統(tǒng)性技術(shù)領(lǐng)域。

2、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用意義

2.1提高辦公效率

發(fā)展計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，避免了辦公操作中耗費(fèi)在信息處理和數(shù)據(jù)整理上的大量工作，形成了更加高效有序的辦公操作對(duì)接模式，并且借助高效的網(wǎng)絡(luò)信息傳輸能夠更加直接地產(chǎn)生辦公操作和業(yè)務(wù)處理的直接關(guān)系。一些原本需要直接對(duì)接的辦公工序，可以借助計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程對(duì)接，或者是直接克服時(shí)間和空間阻礙，形成云端對(duì)接的新模式。另外，在一些特定的工序上，體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的高效信息處理的優(yōu)勢，減少因人工進(jìn)行數(shù)據(jù)整理分析和鑒別以及檢驗(yàn)所產(chǎn)生的工作量，極大地提高了辦公效率，并且能夠在結(jié)構(gòu)上節(jié)省更多輔助性的辦公人力資源，集中在更加需要人員投入的技術(shù)環(huán)節(jié)上來，減少人力資源浪費(fèi)，從而也是從整體上提高了組織的辦公效率。

2.2優(yōu)化辦公環(huán)境

發(fā)展計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境與信息化環(huán)境的對(duì)接，減少繁重的信息處理工作對(duì)辦公環(huán)境的干擾，也減少了辦公區(qū)域用于信息處理的工序所消耗的辦公空間。同時(shí)，能夠在辦公環(huán)境上，通過計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用來完成整體性的分工協(xié)作，實(shí)現(xiàn)高效的扁平化管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息的平等接入，實(shí)現(xiàn)在辦公環(huán)境上形成更加有利于信息和業(yè)務(wù)處理的整體性操作環(huán)境。特別是形成了與辦公環(huán)境相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息環(huán)境，例如信息庫、數(shù)據(jù)庫、運(yùn)算模擬庫、模型庫等，極大地補(bǔ)充了辦公環(huán)境在數(shù)據(jù)信息處理方面上的發(fā)展。

2.3簡化辦公流程

通過發(fā)展計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)在整體辦公流程上，減少若干涉及繁重的信息整理收集采集和歸納的辦公供需流程，或者是配合相應(yīng)的技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)更為高效的對(duì)應(yīng)信息數(shù)據(jù)管理；另外，配合高效的模擬計(jì)算軟件或者高質(zhì)量的辦公編程，更是能替代一些數(shù)據(jù)檢驗(yàn)環(huán)節(jié)或者是核驗(yàn)工作，從而能夠?qū)崿F(xiàn)辦公操作更加貼近業(yè)務(wù)處理，更加直接地對(duì)業(yè)務(wù)處理工作產(chǎn)生直接影響。因此，可以說發(fā)展計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)是簡化辦公流程，是實(shí)現(xiàn)更為科學(xué)、更具備高效率的辦公模式必不可缺的措施。

3、計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)的具體運(yùn)用

3.1文字處理技術(shù)

從古至今對(duì)于文字處理，人們都在尋求一種更加高效快捷的方式。計(jì)算機(jī)文字處理能夠規(guī)范文字編輯和輸出，被認(rèn)為是辦公自動(dòng)化中的核心技術(shù)。目前比較流行的辦公軟件有WPS Office、Microsoft office，這些軟件能夠進(jìn)行文檔合并、編輯、格式化和打印等基本辦公操作，實(shí)現(xiàn)工作效率的高效化和高質(zhì)化。

3.2數(shù)據(jù)處理技術(shù)

辦公自動(dòng)化中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用也比較關(guān)鍵。這就需要將數(shù)據(jù)處理電子表格以及處理軟件在實(shí)際工作中加以應(yīng)用。在辦公過程中，必然會(huì)生產(chǎn)出諸多的數(shù)據(jù)信息，而對(duì)這些數(shù)據(jù)信息的處理就比較重要，通過電子表格的應(yīng)用，就能將工作的整體效率水平得以有效提高。數(shù)字表格能將數(shù)據(jù)直觀化以及形象化的呈現(xiàn)，能有效的將經(jīng)濟(jì)信息的情況通過表格的形式加以呈現(xiàn)。而加上對(duì)數(shù)據(jù)處理軟件的應(yīng)用，就能從根本上將數(shù)據(jù)處理的效率水平得以有效提高。在數(shù)據(jù)軟件的應(yīng)用下，就能將數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及應(yīng)用程序生成器等作用充分發(fā)揮，這些方面的措施實(shí)施就能將辦公的效率水平得以有效提高。

3.3通訊技術(shù)應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，能夠有效補(bǔ)充傳統(tǒng)技術(shù)下的辦公室辦公所存在的局限。能夠通過配合通訊技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用，形成多信息平臺(tái)綜合信息共享和數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸?shù)挠欣k公條件，實(shí)現(xiàn)無差別、無延遲、最大限度共享信息資源的多端口實(shí)時(shí)辦公環(huán)境建設(shè)。這對(duì)于一些實(shí)體商業(yè)行業(yè)、證券行業(yè)等的辦公需求，提供了一定的發(fā)展便利，將在日后形成共享云端、多端口直接接入、智能化處理分析的綜合辦公平臺(tái)建設(shè)模式。其發(fā)展趨勢應(yīng)當(dāng)是趨向于全息化、即時(shí)性、精準(zhǔn)化的綜合性發(fā)展方向上，繼續(xù)發(fā)展完善。

3.4數(shù)據(jù)模擬技術(shù)

計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，特別是在一些高精尖技術(shù)制造行業(yè)、軍事科技行業(yè)、航空航天行業(yè)、空間技術(shù)行業(yè)等，進(jìn)行工業(yè)設(shè)計(jì)以及模型模擬的試驗(yàn)辦公中，形成結(jié)合數(shù)據(jù)模擬技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用。例如，實(shí)現(xiàn)將模型模擬運(yùn)算的辦公工序直接交由計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)高效的數(shù)據(jù)模擬運(yùn)算，減少人工環(huán)節(jié)的工作量消耗和誤差。另一方面，這也能夠配合辦公環(huán)節(jié)的信息展示、分析、演算等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的需求。

3.5高效編程技術(shù)

計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，在當(dāng)前的信息資訊行業(yè)的辦公中發(fā)展也尤為突出。特別是通過配合高效編程技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了具備人工智能的信息資訊處理環(huán)節(jié)上的高效辦公模式。通過設(shè)定在服務(wù)器的特定高效程序，直接處理應(yīng)對(duì)信息咨詢、數(shù)據(jù)取用、信息閱覽、客戶服務(wù)、投訴處理等需要大量接觸和及時(shí)處理的信息咨詢問答環(huán)節(jié)的辦公，這就需要計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的運(yùn)用中，結(jié)合一定的高效編程，形成具備均一化質(zhì)量和一定智能化處理能力的相關(guān)技術(shù)應(yīng)用。這也將在日后成為計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中形成應(yīng)用的一個(gè)大的研究方向。

3.6視頻技術(shù)應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和研發(fā)，計(jì)算機(jī)視頻技術(shù)會(huì)在辦公自動(dòng)化中得到廣泛應(yīng)用，在今后的辦公模式發(fā)展中必將引領(lǐng)自動(dòng)化辦公潮流。通過視頻會(huì)議的開展，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離隨時(shí)隨地交流商討，也可以滿足上級(jí)部門與本單位工作上的問題交流互動(dòng)，辦公自動(dòng)化視頻技術(shù)應(yīng)用也可以降低本單位的交通等費(fèi)用，把節(jié)約的時(shí)間用在工作中，也提高了工作人員的辦公效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，未來辦公自動(dòng)化視頻會(huì)議的舉辦將會(huì)成為一種常態(tài)會(huì)議模式。

3.7管理技術(shù)應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，自然也離不開同高效的辦公管理技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)扁平化的高效辦公管理。特別是結(jié)合當(dāng)前企業(yè)組織的現(xiàn)代化發(fā)展，配合公司管理模式和人事管理思維的發(fā)展，需要借助計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息化辦公管理。還能有效調(diào)度分配辦公人員物力、綜合分析辦公效率實(shí)現(xiàn)科學(xué)的效率管理措施、形成有利于刺激員工積極性的辦公績效管理制度等，這些管理措施也將伴隨著計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用得以實(shí)現(xiàn)。

4、結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了條件，大大提高了工作質(zhì)量效率，因此在辦公自動(dòng)化中，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用。

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