從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理

彭碧珍　溫雪梅

摘 要：計(jì)量技術(shù)檔案管理使得日常工作有源可查，有本可溯。計(jì)量技術(shù)檔案管理是機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，也是機(jī)構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一?！犊己艘?guī)范》給出了明確的計(jì)量技術(shù)檔案管理規(guī)范，機(jī)構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)計(jì)量技術(shù)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查。通過(guò)機(jī)構(gòu)考核，可以促進(jìn)計(jì)量技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)考核；計(jì)量技術(shù)；檔案管理

一、前言

檔案管理將機(jī)構(gòu)的各種計(jì)量活動(dòng)過(guò)程建立成各個(gè)檔案文件，檔案文件記錄顯示了技術(shù)機(jī)構(gòu)運(yùn)行的情況。通過(guò)對(duì)檔案的管理使得日常工作有源可查，有本可溯。工作人員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)機(jī)構(gòu)運(yùn)行中的問(wèn)題。計(jì)量技術(shù)檔案管理是機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，也是機(jī)構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。通過(guò)機(jī)構(gòu)考核活動(dòng)，檔案管理工作的進(jìn)行起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。

二、檔案內(nèi)容規(guī)范化

檔案管理的內(nèi)容從《考核規(guī)范》第四條法律開(kāi)始給出了明確的管理規(guī)范。規(guī)范中明確指出至少包含的內(nèi)容：1.上級(jí)文件等指示性文件和各種技術(shù)制度法律法規(guī)；2.國(guó)家質(zhì)量體系文件和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范技術(shù)檔案；3.單位各種認(rèn)可證書(shū)或考核證書(shū)以及技術(shù)人員個(gè)人檔案；4.公司的項(xiàng)目技術(shù)文件檔案和相關(guān)檢測(cè)報(bào)告、合同；5.公司活動(dòng)安排管理，實(shí)施等文件?！犊己艘?guī)范》對(duì)其中的具體內(nèi)容作出了詳細(xì)的規(guī)定，給出了綱領(lǐng)性文件。計(jì)量技術(shù)檔案管理是機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，也是機(jī)構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。

技術(shù)機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的技術(shù)特點(diǎn)，以國(guó)家質(zhì)量管理體系為依托，建立了適合自身特點(diǎn)的個(gè)性化質(zhì)量體系。通過(guò)質(zhì)量體系的有效運(yùn)行，檔案管理工作質(zhì)量水平大大提高。機(jī)構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)計(jì)量技術(shù)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查。計(jì)量技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化，進(jìn)一步推動(dòng)和促進(jìn)質(zhì)量體系全面運(yùn)行，推動(dòng)整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)的進(jìn)步。檔案內(nèi)容的規(guī)范化是計(jì)量技術(shù)檔案管理的重要方面，也是機(jī)構(gòu)考核的重點(diǎn)監(jiān)管方面。

三、檔案管理制度化

1.明確人員職責(zé)分工，提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在工作中，往往受到計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人力、財(cái)力等方面的限制，可能會(huì)出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象。這時(shí)會(huì)由于計(jì)量技術(shù)檔案管理工作內(nèi)容的凌亂和繁雜，使工作分工不明確，責(zé)任職能不明確。質(zhì)量體系文件貫徹不徹底，一人身兼編制、審核和批準(zhǔn)等職，這會(huì)使檔案文件質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。通常設(shè)置計(jì)量技術(shù)檔案管理專(zhuān)職人員來(lái)做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作，同時(shí)監(jiān)督存檔環(huán)節(jié)中疏忽的地方以此來(lái)保證檔案管理工作在運(yùn)行的過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤。因此，每個(gè)環(huán)節(jié)必須職責(zé)明確、分工到人、互相配合、環(huán)環(huán)相扣，從而使整個(gè)檔案管理工作工作有條不紊的進(jìn)行。

只有明確不同相關(guān)的人員的職責(zé)權(quán)限，通過(guò)對(duì)他們簽字授權(quán)的范圍進(jìn)行規(guī)定，職責(zé)到人，才能保證計(jì)量技術(shù)檔案管理工作的正常有序開(kāi)展。使各流程人員有秩序、有層次、有制度地進(jìn)行操作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，以防止推諉，責(zé)任不清問(wèn)題的發(fā)生。

2.完善存檔制度，確保各種文件的存檔質(zhì)量

計(jì)量技術(shù)單位通過(guò)檔案管理文件來(lái)規(guī)范存檔活動(dòng)，使存檔行為有章可循，有法可依。設(shè)立健全的文件控制程序，能保證文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和作廢等步驟的完善性、準(zhǔn)確性和有效性。機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系是否有效和適宜，主要考察體系有沒(méi)有達(dá)到其所規(guī)定的質(zhì)量方針和目標(biāo)以及是否為進(jìn)行質(zhì)量更新提供保障。只有依照法定計(jì)量機(jī)構(gòu)考核規(guī)范的要求來(lái)做，機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系才能體現(xiàn)出自身的有效性和合理性。機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理職員都必須遵循各自的工作法規(guī)，以認(rèn)真的工作態(tài)度，良好的職業(yè)素質(zhì)，保證管理工作的準(zhǔn)確性。

3.及時(shí)存檔記錄，避免補(bǔ)充記錄現(xiàn)象。

在計(jì)量技術(shù)管理工作可依分為質(zhì)量和技術(shù)管理兩大構(gòu)成部分，質(zhì)量管理檔案記錄了機(jī)構(gòu)曾經(jīng)進(jìn)行過(guò)的質(zhì)量活動(dòng)，通過(guò)計(jì)量活動(dòng)的所有步驟，對(duì)管理過(guò)程、管理評(píng)定、抱怨處置、人員培訓(xùn)與考核、預(yù)防改進(jìn)措施等行為進(jìn)行記錄歸檔。這些文件的形成往往通過(guò)采取采集、控制、保存和整頓等措施。技術(shù)管理檔案主要通過(guò)檢驗(yàn)或觀測(cè)獲取數(shù)據(jù)文件，將將計(jì)量檢驗(yàn)、考訂、測(cè)驗(yàn)工作的全部流程真實(shí)的反映了出來(lái)，使生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可循。必須要依靠規(guī)范化的管理模式、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程、嚴(yán)格的時(shí)間觀念和科學(xué)的邏輯關(guān)系來(lái)協(xié)調(diào)檔案管理工作。

4.檔案分類(lèi)管理，避免檔案存放混亂

隨著科技的發(fā)展，電子檔案得到越來(lái)越多的應(yīng)用。電子檔案的存儲(chǔ)信息量大，使用便捷。同時(shí)也存在容易混亂，失誤操作刪除時(shí)將很難恢復(fù)，使記錄數(shù)據(jù)丟失。因此，在進(jìn)行信息存檔時(shí)，要分門(mén)別類(lèi)對(duì)文件進(jìn)行存檔，建立合理的搜索機(jī)制，以便查閱。同時(shí)最好進(jìn)行計(jì)量技術(shù)檔案的資料備份，防止誤操作和刪除現(xiàn)象。設(shè)立了一個(gè)專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案，有利于檔案技術(shù)的安全，避免黑客的攻擊。檔案分類(lèi)要以相關(guān)的條例規(guī)范為基礎(chǔ)，建立與實(shí)際相適用的編碼形式，這樣在機(jī)構(gòu)考核過(guò)程中能準(zhǔn)確找到所需文件。加強(qiáng)檔案管理人員的整合分類(lèi)意識(shí)和安全防范意識(shí)。

四、應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)考核的措施

1.標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效

為了保證機(jī)構(gòu)考核的順利進(jìn)行和通過(guò)，檔案管理相關(guān)人員必須將本單位授權(quán)范圍內(nèi)的產(chǎn)品文件按照現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、分項(xiàng)，編目建檔。通過(guò)對(duì)新、老標(biāo)準(zhǔn)中各條規(guī)范的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的比對(duì)，發(fā)現(xiàn)新標(biāo)準(zhǔn)中更新、修改的內(nèi)容。即使對(duì)產(chǎn)品文件按照新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改、編制。保證提供給審核人員的資料是按照最新規(guī)范編寫(xiě)、存檔。

2.報(bào)告齊全準(zhǔn)確

由于檔案工作的復(fù)雜性和保密性，在存檔過(guò)程中要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確，尤其是原始數(shù)據(jù)的完整性。產(chǎn)品報(bào)告最為檔案內(nèi)容的重要部分，其存檔一般按照檢驗(yàn)類(lèi)別、檢驗(yàn)型號(hào)、檢驗(yàn)時(shí)間、企業(yè)名稱(chēng)等分類(lèi)管理，并統(tǒng)一編號(hào)。在審查過(guò)程中，以便查閱、翻找、檢查。

3.考評(píng)資料齊整

根據(jù)考評(píng)條款，預(yù)先將考評(píng)所需的文件進(jìn)行整理歸納。相關(guān)人員對(duì)考評(píng)資料涉及到的相關(guān)產(chǎn)品文件進(jìn)行仔細(xì)梳理，及時(shí)更正錯(cuò)誤、補(bǔ)全漏洞。貫徹體系文件、落實(shí)相關(guān)規(guī)范。在評(píng)審考核前，將涉及的檔案文件和相關(guān)報(bào)告單獨(dú)存放。根據(jù)編目將所有資料整齊有序排列，以便檢查時(shí)準(zhǔn)備充足、心中有數(shù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

計(jì)量技術(shù)檔案管理是機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，也是機(jī)構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。通過(guò)機(jī)構(gòu)考核活動(dòng)，對(duì)計(jì)量技術(shù)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查。機(jī)構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。計(jì)量技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化，進(jìn)一步推動(dòng)和促進(jìn)質(zhì)量體系全面運(yùn)行，推動(dòng)整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)的進(jìn)步。通過(guò)機(jī)構(gòu)考核，可以促進(jìn)計(jì)量技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化。

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