如何提高企業(yè)辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平

徐俊琦

摘要：無(wú)論是在機(jī)關(guān)還是基層單位，辦公室文秘都發(fā)揮著十分重要的作用，辦公室文秘作為辦公室的重要工作人員，負(fù)責(zé)處理單位內(nèi)各類(lèi)事情，辦事效率將直接影響到辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)與工作效率。提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，可以提高整個(gè)辦公室的工作效率，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有著無(wú)足輕重的作用。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量和水平；辦公效率

文秘作文辦公室工作人員，負(fù)責(zé)接收整理各類(lèi)文件，協(xié)調(diào)各部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)。從整體而言，文秘的工作會(huì)影響到整個(gè)辦公室的效率。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)新時(shí)期，文秘工作的量與質(zhì)量都相應(yīng)的上漲，在新的歷史時(shí)期提高文秘工作的質(zhì)量和水平，是提高企業(yè)發(fā)展效率的基礎(chǔ)性工作。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

對(duì)于企業(yè)而言，辦公室文秘工作是不可或缺的一部分，辦公室文秘工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，如當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出決策指示后，文秘需要負(fù)責(zé)草擬文件，將領(lǐng)導(dǎo)的決策指示通過(guò)文字表達(dá)出來(lái)，企業(yè)辦公室文秘工作的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的正常運(yùn)行。對(duì)于企業(yè)文秘工作而言，它是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室文秘工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，如果企業(yè)不能做好辦公室文秘工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策、指示就難以得到有效的實(shí)施，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問(wèn)題

（一）辦公室文秘人員能力不足

企業(yè)辦公室文秘人員能力不足是影響辦公室文秘工作效率的一個(gè)重要因素。就目前來(lái)看，由于辦公室日常工作比較繁重、繁忙，在超負(fù)荷工作壓力下，容易造成文秘人員抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，沒(méi)有掌握到工作的重點(diǎn)，文秘人員能力得不到提升，從而難以發(fā)揮文秘人員在辦公室文秘工作中應(yīng)有的作用。

（二）辦公室文秘人員數(shù)量不足

企業(yè)辦公室文秘工作繁重，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，從而使得許多人不愿意投入到辦公室文秘工作中去，使得辦公室文秘人員數(shù)量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作大多兼職，大量的辦公室文秘工作使得文秘人員在實(shí)際工作中很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致辦公室文秘工作效率低、質(zhì)量差。

三、提高企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

（一）強(qiáng)化辦公室文秘人員的教育與管理

在企業(yè)辦公室文秘工作中，辦公室文秘人員作為文秘工作的執(zhí)行者，要想提高文秘工作水平，就必須強(qiáng)化文秘工作人員的教育與管理。首先，要加強(qiáng)文秘人員專(zhuān)業(yè)能力的培訓(xùn)，提高他們的辦公能力，尤其是寫(xiě)作能力，同時(shí)要不斷提高文秘人員的服務(wù)意識(shí)；要強(qiáng)化職業(yè)教育，提高文秘人員的職業(yè)素質(zhì)；要全面落實(shí)責(zé)任制，將相關(guān)工作責(zé)任落實(shí)到文秘人員的身上，從而更好地規(guī)范他們的行為，提高他們的工作責(zé)任心，從而為企業(yè)辦公室文秘工作培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)、能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督

監(jiān)督是提高工作效率和水平的一種有效手段，對(duì)于企業(yè)辦公室文秘工作而言，由于辦公室文秘工作比較繁重，辦公室文秘工作要注重細(xì)節(jié)，而通過(guò)監(jiān)督，可以確保辦公室文秘工作有條不紊的進(jìn)行。作為企業(yè)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化辦公室文秘工作的監(jiān)督，要完善相關(guān)監(jiān)督體制。針對(duì)辦公室文秘工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排多人互相監(jiān)管，對(duì)文秘工作細(xì)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保文秘工作質(zhì)量。

（三）要突出重點(diǎn)

企業(yè)辦公室文秘工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而辦公室文秘工作的重點(diǎn)就是做好文件整理工作，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確地向上下級(jí)傳遞。為此，在企業(yè)辦公室文秘工作中，文秘人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自己應(yīng)有的作用，要全面抓重點(diǎn)工作，及時(shí)的將下級(jí)的信息傳達(dá)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，或者將領(lǐng)導(dǎo)層的指令傳達(dá)給下層，從而更好地推動(dòng)企業(yè)的順利運(yùn)行。

（四）壯大文秘隊(duì)伍

企業(yè)辦公室文秘工作比較繁重，單純的依靠一個(gè)人是很難全面做好辦公室文秘工作，從而不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。而要想提高文秘工作水平，就應(yīng)提高文秘人員的待遇，實(shí)施多方面的激勵(lì)，不斷擴(kuò)大企業(yè)文秘工作人員數(shù)量，從而為企業(yè)辦公室文秘工作人提供保障。

四、辦公室文秘從自身出發(fā)提高工作質(zhì)量和水平

（一）建立合理安排工作的能力

作為文秘，要能夠合理安排自己的工作，這是基礎(chǔ)的能力，合理安排工作不僅體現(xiàn)在對(duì)公司事物的安排，更體現(xiàn)在對(duì)自身工作的安排中，在處理事情時(shí)要分清輕重緩急，對(duì)于一些重要的事情安排在前面完成，而不能拖延；并且及時(shí)記錄要處理的事情，避免遺忘，適當(dāng)?shù)乃儆浤芰?，是文秘工作的必要能力?/p>

（二）作為辦公室文秘，還要加強(qiáng)溝通交流的能力

從事文秘工作，需要與領(lǐng)導(dǎo)做好及時(shí)溝通，并且為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時(shí)也會(huì)涉及文件的上情下達(dá)，有時(shí)也會(huì)協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)出門(mén)完成一些對(duì)外洽談的任務(wù)，這就要求文秘能夠掌握良好的溝通能力，懂得基本的社交禮儀，能夠與他人進(jìn)行良好溝通，尊重他人。在于領(lǐng)導(dǎo)交流，要提前了解領(lǐng)導(dǎo)需求，避免因自身了解不周而影響正常活動(dòng)的開(kāi)展；在傳遞信息時(shí)，要將處理好的信息進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)，避免誤傳、錯(cuò)傳造成不必要的麻煩。

（三）辦公室文秘人員要提高自身的專(zhuān)業(yè)技能

包括公文寫(xiě)作能力、社交禮儀練習(xí)、辦公軟件的應(yīng)用能力等，這些都是作為一名文秘人員的基本能力，需要文秘人員與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行提高，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)也進(jìn)人了信息時(shí)代，企業(yè)辦公向信息化又邁進(jìn)了一步，辦公室也發(fā)生了新的改組，對(duì)工作人員的工作也提出了新的要求，在信息化時(shí)代能夠與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，順利完成工作，就要求文秘能夠主動(dòng)提高自身的各項(xiàng)基本技能，更新知識(shí)體系。

五、結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)要想不斷增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，就要從作為大后方的辦公室進(jìn)行改革，文秘作為辦公室重要工作人員，提高自身工作質(zhì)量與水平，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力有重要意義。

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