論如何做好辦公室文秘工作

楊建月

摘要：企業(yè)發(fā)展帶動(dòng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，是國家發(fā)展過程中不可忽視的環(huán)節(jié)，而企業(yè)辦公室的工作關(guān)乎企業(yè)能否正常運(yùn)作，所以不斷加強(qiáng)企業(yè)辦公室內(nèi)部的工作也是十分重要的工作環(huán)節(jié)，此時(shí)辦公室文秘就起到了關(guān)鍵的作用，文秘的工作也十分復(fù)雜、任務(wù)也十分繁重，工作質(zhì)量的好壞也影響著企業(yè)運(yùn)行效率的高低，因此，在當(dāng)前發(fā)展形勢下，做好辦公室的文秘工作也是需要所有文秘工作人員需要深刻思考的問題。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；工作

在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，辦公室的工作就相當(dāng)于企業(yè)工作的核心之處，直接關(guān)乎著企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，大部分企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略都是在辦公室形成的，所以要不斷完善辦公室的工作，加強(qiáng)辦公室辦公效率，這期間十分重要的環(huán)節(jié)就是要從辦公室的文秘工作開始著手，文秘的工作連接著辦公室和整個(gè)企業(yè)的其他環(huán)節(jié)，所以需要加以重視，本文針對辦公室中的一些常見問題提出了一些解決措施。

一、辦公室文秘常見問題

（一）日常工作較繁瑣、難以統(tǒng)籌

企業(yè)辦公室文秘的工作通常都是比較細(xì)小、繁瑣的，因此做起來往往很難抓到工作的重點(diǎn)，統(tǒng)籌也會(huì)出現(xiàn)困難，找不到工作中的重點(diǎn)，文秘在工作時(shí)也會(huì)陷入紛繁的工作中并偶爾感到慌亂，導(dǎo)致在協(xié)調(diào)企業(yè)各項(xiàng)工作時(shí)出現(xiàn)困難，也會(huì)大大降低企業(yè)的運(yùn)行效率。

（二）工作人員少、負(fù)擔(dān)重

在企業(yè)的發(fā)展過程中，經(jīng)營的主要目的就是提高企業(yè)的整體效益，生產(chǎn)經(jīng)營也是企業(yè)發(fā)展的核心，在企業(yè)中文秘人員比較少，所以整體負(fù)擔(dān)就會(huì)比較重，同時(shí)又肩負(fù)著比較繁重的工作，所以往往都會(huì)出現(xiàn)問題一邊出現(xiàn)一邊解決，只能進(jìn)行臨時(shí)應(yīng)對，而沒有深入的進(jìn)行思考和反應(yīng)，只能就事論事，這樣的工作效率就會(huì)受到影響，在以后的長效發(fā)展中也可能留下隱患。

（三）文秘人員整體素質(zhì)不高

當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，也需要各個(gè)崗位工作人員不斷提高自身素質(zhì)，才能適應(yīng)國家當(dāng)前發(fā)展的需要，企業(yè)之間的競爭也十分激烈，優(yōu)勝劣汰的社會(huì)對企業(yè)的工作效率也越來越高，所以對工作人員的要求也越來越高，文秘作為企業(yè)上下員工溝通的橋梁，自身的素質(zhì)也要不斷提高，只有不斷提高綜合素質(zhì)和能力，才能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而對于文秘素質(zhì)的提高，首先要做的就是專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備要不斷增加，進(jìn)而提高文秘的寫作能力，目前還有部分文秘的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)能力都停留在最初的、傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，而且有很多文秘也不是專業(yè)出身，所以就更加需要提高專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備；其次，有部分文秘對所在企業(yè)的整體發(fā)展情況也不是很了解，所以在寫作材料時(shí)就會(huì)出現(xiàn)無法與企業(yè)正確銜接，脫離企業(yè)的發(fā)展實(shí)情；最后，大部分文秘對于管理經(jīng)驗(yàn)都比較缺乏，所以思考問題缺乏一定的遠(yuǎn)見，往往只能停留在看待事物的表面，看不到問題背后的實(shí)質(zhì)，所以在材料的書寫過程中就會(huì)缺乏創(chuàng)新、不夠深入，對于企業(yè)的發(fā)展都會(huì)有著不容小視的影響。

二、做好辦公室文秘工作的措施

（一）提高文秘自身綜合素質(zhì)

文秘綜合素質(zhì)關(guān)乎企業(yè)整體發(fā)展，所以要不斷提高文秘的整體素質(zhì)，首先要提高文秘工作者的寫作能力，必須培養(yǎng)自身過硬的寫作基礎(chǔ)和文字功底，文秘的工作不但要進(jìn)行文字的書寫，還要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手角色，所以工作繁重的同時(shí)又至關(guān)重要，這就要求文秘要多進(jìn)行學(xué)習(xí)和實(shí)踐，在工作中時(shí)刻進(jìn)行思考，減少問題出現(xiàn)的幾率，打消問題出現(xiàn)的可能性，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，為企業(yè)提供更高質(zhì)量的企業(yè)發(fā)展文案。

綜合素質(zhì)的提高不僅僅包括文案的寫作能力，更需要較高的學(xué)習(xí)能力，時(shí)代飛速發(fā)展，企業(yè)員工的學(xué)習(xí)能力就要不斷提高，才能跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐，豐富自身文化底蘊(yùn)，加強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備，積累更多有用的知識(shí)，進(jìn)而提高業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。提高自身能力的同時(shí)也要遵守國家法規(guī)，就需要不斷更新政策法律法規(guī)的知識(shí)儲(chǔ)備，對問題實(shí)時(shí)觀察和思考，在國家大政方針的帶領(lǐng)下正確發(fā)展企業(yè)。

（二）培養(yǎng)職業(yè)熱情

正所謂：干一行、愛一行，作為文秘工作者，必須要有絕對的工作熱情，可以說文秘的工作是比較辛苦的，所以對工作的熱愛能夠使得工作人員苦中作樂，工作中即使遇到再大的困難，也能用對工作的熱情加以解決，在工作當(dāng)中磨練自己的意志，嚴(yán)格要求自己，用對工作最大的熱情解決一切難題，在撰寫材料的過程中就要深刻意識(shí)到材料對于企業(yè)的重要性，進(jìn)而增加對企業(yè)工作的責(zé)任感和榮譽(yù)感，將最大的熱情投入到工作當(dāng)中去。

（三）提高溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室的工作在企業(yè)當(dāng)中是協(xié)調(diào)多個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，致力于協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)部門、領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，還要努力與外來人員做好溝通，這就要求文秘工作者有較高的溝通能力，這樣才能做到上情下達(dá)，下情上報(bào)，溝通好企業(yè)在各個(gè)部門，妥善處理領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)任務(wù)，及時(shí)將其他部門出現(xiàn)的各種問題匯總上報(bào)，落實(shí)好各項(xiàng)工作。

三、總結(jié)

總而言之，在我國當(dāng)前飛速發(fā)展經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，激烈的競爭給企業(yè)帶著更高的要求，對于文秘工作者的要求也越來越高，這就需要企業(yè)以及文秘工作者自身審時(shí)度勢，時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展動(dòng)向，調(diào)整自身工作思路，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在工作當(dāng)中多加思考，創(chuàng)新方式方法，協(xié)調(diào)好各個(gè)環(huán)節(jié)，將復(fù)雜的、繁多的文秘工作，井井有條的處理好，進(jìn)而為企業(yè)的高效運(yùn)行做出自己的貢獻(xiàn)。

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