新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

侯進(jìn)舉

摘 要：近年來，隨著信息時代的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，在企業(yè)檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已無法滿足發(fā)展的需要，大部分已逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。新的時期，檔案管理工作進(jìn)入了全新的發(fā)展階段，電子檔案雖然具有眾多優(yōu)勢，但一系列的安全問題也無可避免的出現(xiàn)，如缺乏嚴(yán)格的保密性、數(shù)據(jù)容易損壞等，這些問題都嚴(yán)重影響著我國檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要圍繞新形勢下檔案管理工作面臨的問題，深入分析了電子檔案管理問題解決對策，以期能為有關(guān)方面的需要提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理問題；解決對策

當(dāng)前形勢下，信息時代已然到來，電子檔案管理面臨著新的技術(shù)與挑戰(zhàn)。這種情況下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式被大多數(shù)企業(yè)多摒棄，檔案管理工作進(jìn)入了全新的發(fā)展階段，呈現(xiàn)出電子化和網(wǎng)絡(luò)化趨勢。在企業(yè)和社會發(fā)展過程中，為了使電子檔案管理對其能夠進(jìn)行更好的服務(wù)，我們需要對新形勢下電子檔案的管理問題充分認(rèn)識，同時通過行之有效的對策進(jìn)行解決。

一、新形勢下檔案管理工作面臨的問題？

1、沒有深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。通過認(rèn)真分析當(dāng)前的形勢，我們能夠看出現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案管理工作提出的要求越來越高，但是相關(guān)部門對這些要求卻有所忽視，認(rèn)為檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮不了什么作用，只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，沒必要將大量的時間和精力浪費(fèi)在檔案管理工作上，這種錯誤的觀念對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成一定的影響。上述情況很明顯的體現(xiàn)出相關(guān)部門沒有深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性。檔案管理工作會對社會經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展產(chǎn)生直接影響，能夠使企業(yè)的管理機(jī)制得到改變，使經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。因此，相關(guān)部門需要對檔案管理工作加強(qiáng)重視，及時轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷對思想進(jìn)行更新，對錯誤的觀念及時摒棄，使檔案管理的工作效率得到不斷提高，使檔案的相關(guān)職能得到正確運(yùn)用，從而確保在社會各行業(yè)中檔案管理工作能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價值，進(jìn)一步推動我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會文化發(fā)展。

2、缺乏完善的檔案管理制度。相比以前，現(xiàn)如今的檔案管理工作有了較大的提高，不過在工作過程中，檔案管理工作的隨意性依然時有出現(xiàn)，這就需要對檔案管理制度不斷完善，科學(xué)合理調(diào)整總的檔案制度和管理辦法，使其朝著標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化的方向發(fā)展。當(dāng)前一個時期，我國缺乏完善的檔案管理制度，對檔案工作的效率造成嚴(yán)重的影響，使企業(yè)以及社會的發(fā)展水平大幅降低。因此，在企業(yè)發(fā)展中，要及時制定行之有效的檔案管理制度，而且要確保所制定的制度具有標(biāo)準(zhǔn)化和嚴(yán)格化。

3、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。在檔案管理工作中，首先要做的就是正確的進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理。我國從上世紀(jì)八十年代開始重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件在國家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定后得到順利實(shí)施，進(jìn)一步促進(jìn)了我國標(biāo)準(zhǔn)化體系的形成。因?yàn)闄n案自身相對比較復(fù)雜，而且各企業(yè)之間的檔案管理體系也各不相同，比較明顯的特點(diǎn)就是管理分散。很多企業(yè)在硬件設(shè)備的選擇上都是根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件完成的，機(jī)型各不相同，參差不齊的水平導(dǎo)致檔案管理工作受到一定程度的影響?，F(xiàn)如今，很多檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件在研制過程中都沒有對國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格遵循，大部分具有單一的功能、較低的標(biāo)準(zhǔn)化水平和不完整的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致部分檔案缺少主題標(biāo)引，達(dá)不到資源共享。直到現(xiàn)在，我國對檔案管理工作沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，都是盲目的推動檔案工作的發(fā)展。如果任之發(fā)展下去，會嚴(yán)重影響到檔案資源共享和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

4、缺乏高素質(zhì)的員工隊(duì)伍。為了能夠穩(wěn)定高效的完成檔案管理工作，需要嚴(yán)格要求檔案管理人員。在檔案管理工作中，有些員工玩忽職守，沒有在崗位上認(rèn)真的履職，導(dǎo)致很多問題出現(xiàn)在檔案管理工作中，這就需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，從而進(jìn)一步推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。較高的政治理論和較強(qiáng)的技術(shù)水平是任何一個優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人員所應(yīng)該具備的，員工需要不斷提升文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理水平，對各種檔案業(yè)務(wù)都比較精通，確保自己所指定的職業(yè)生涯規(guī)劃科學(xué)合理，在檔案管理事業(yè)發(fā)展過程中要按照檔案管理的相關(guān)制度去完成，實(shí)現(xiàn)對社會和個人的良好規(guī)劃。近年來，隨著信息化時代的到來，檔案工作信息化對檔案管理人員素質(zhì)提出了越來越高的要求。在檔案管理行業(yè)中，員工普遍具有較低的專業(yè)素質(zhì)，因此在行業(yè)發(fā)展中，檔案管理人才極其重要，檔案管理人員的整體素質(zhì)有效提高能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，其意義重大。

二、電子檔案管理問題解決對策

1、提高思想認(rèn)識，防止檔案管理工作邊緣化?，F(xiàn)如今，全世界的快速發(fā)展已經(jīng)將人們計(jì)劃性的工作格局徹底打破，尤其是日新月異的科學(xué)技術(shù)發(fā)展，給檔案管理工作提出了新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，這就需要工作人員加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，防止檔案管理被邊緣化。相對于其他工作而言，檔案管理工作并沒有突出的作用，內(nèi)容也沒有較大的挑戰(zhàn)性和創(chuàng)新性。但是這只是我們所看到的的表面現(xiàn)象，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也在與時俱進(jìn)，以往的檔案管理方式比較死板，不夠靈活，與現(xiàn)如今的檔案管理工作相比沒任何優(yōu)勢，因此很多傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化檔案管理方式。不過通過長期的實(shí)踐能夠看出，有很多問題會出現(xiàn)在轉(zhuǎn)變過程中，這就需要檔案管理人員對檔案管理的時代性提高認(rèn)識，將本職工作努力做好，使思想觀念得到改變，對錯誤的思想及時進(jìn)行清除，對消極的工作態(tài)度及時進(jìn)行改變，使檔案管理工作的邊緣化格局徹底打破，進(jìn)而使檔案管理工作在社會上的地位得到進(jìn)一步提高。

2、提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，使檔案管理工作得到提高和優(yōu)化。想要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是重要舉措。目前，各級檔案管理部門的重點(diǎn)工作就是對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的積極推行。國際檔案管理部門應(yīng)對管理過程中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及時制定，對已實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)給予完善，確保在檔案管理過程中各部門能夠有效的遵循各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，同時通過有效措施，對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作積極進(jìn)行推行，是該項(xiàng)工作得到落實(shí)。

3、提高教育水平，轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)觀念。科學(xué)化的管理思想不但指先進(jìn)科學(xué)的檔案基本理論思想，而且指檔案利用思想的先進(jìn)科學(xué)性。通過檔案利用實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會效益最大化是檔案工作的根本目的。假如企業(yè)對經(jīng)濟(jì)效益過于看重，就會忽視了檔案的社會利用。上述這些問題需要改變傳統(tǒng)的觀念。作為一門科學(xué)，檔案管理過程中需要對檔案的規(guī)律及時掌握，通過科學(xué)辦事精神促使檔案工作較快地向現(xiàn)代化管理發(fā)展。

4、提高培養(yǎng)水平，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。想要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，不但要求工作人檔案方面的理論和實(shí)踐知識比較豐富，而且還要求其具有綜合方面的知識，例如有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作水平。同時，需要對檔案工作人員的素質(zhì)進(jìn)行不斷提高，使檔案管理隊(duì)伍建設(shè)得到加強(qiáng)，從而將檔案管理方面優(yōu)秀的人才選拔出來，在檔案現(xiàn)代化管理中充實(shí)一些具有復(fù)合知識型人才。而且還要對教育培訓(xùn)持續(xù)加強(qiáng)，在對檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化時通過全方位的培訓(xùn)方式完成。

三、結(jié)束語

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案由于其特有的優(yōu)勢而被廣泛應(yīng)用，新形勢下最需要關(guān)注的就是電子檔案管理的安全問題。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，檔案管理人員需要不斷提升解決電子檔案管理新問題的能力，通過長期的探索研究，對計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足及時發(fā)現(xiàn)，對電子技術(shù)措施及時改進(jìn)，使電子檔案的安全性不斷增加，從而確保在社會發(fā)展中檔案資源能夠發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]張文杰；論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J]；青春歲月；2014.