計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用研究

張芳

摘 要計算機技術(shù)在處理辦公室事務中體現(xiàn)出了較高的效率，因此很多傳統(tǒng)的辦公方式被辦公自動化所取代。因此，本文簡要總結(jié)了計算機技術(shù)在辦公自動化中應用的意義，進而提出了如何更好地促進計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用策略。

【關(guān)鍵詞】計算機；辦公自動化；計算機技術(shù)

計算機技術(shù)對于辦公效率的提高是不可否認的，尤其是在各種高新技術(shù)不斷發(fā)展的今天，計算機技術(shù)能夠幫助企業(yè)提高辦公效率，有效地提高企業(yè)的核心競爭力。所以，本文通過對計算機技術(shù)與辦公自動化的關(guān)系進行論述，進而能夠為現(xiàn)代企業(yè)促進辦公效率的提高提供良好的參考。

1 計算機技術(shù)對辦公自動化的促進作用

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，在辦公過程中的應用更加廣泛，其對辦公自動化的促進作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 進一步擴大辦公區(qū)域

計算機技術(shù)對于辦公區(qū)域能夠起到擴大作用，這一擴大作用的含義主要包括兩個方面：第一，利用計算機技術(shù)，能夠有效地減少部分辦公設備的體積，從而能夠更好地節(jié)約辦公區(qū)域的面積，使得人們能夠擁有更大范圍的辦公區(qū)域，優(yōu)化辦公環(huán)境，能夠進一步提高辦公效率；第二，目前，很多企業(yè)在擴大規(guī)模的過程中，會將辦公區(qū)域設置在不同的城市中。而計算機技術(shù)能夠通過網(wǎng)絡平臺，將不同辦公區(qū)域的人們聯(lián)系起來，利用計算機技術(shù)對相關(guān)的辦公事務進行自動化的管理，從而能夠幫助企業(yè)更好地擴大辦公區(qū)域。

1.2 幫助企業(yè)提高辦公效率，降低辦公成本。

在傳統(tǒng)的辦公室工作中，需要人們進行大量的重復性的工作，從而導致工作效率比較低。而且復雜的工作，需要較多的人力參與，同時也提高了公司的辦公成本。計算機技術(shù)的主要作用能夠更好地提高辦公效率，降低辦公成本，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，利用計算機技術(shù)，能夠?qū)碗s的工作以自動化程序的方式，更好地代替人工的處理，可以有效地提高辦公效率；第二，辦公效率的提高，使得傳統(tǒng)的工作可以利用更少的人力解決，可以有效地幫助企業(yè)降低辦公成本，能夠更好地節(jié)約企業(yè)的開支，從而有效地促進企業(yè)效益的增加；第三，計算機技術(shù)在企業(yè)中的應用，可以使得很多材料以電子版的形式進行分享，避免了紙質(zhì)版材料的提交和審核，從而能夠有效地節(jié)約打印和紙張資源；同時，電子版可以快速地進行分享，紙質(zhì)版還需要進行打印和簽字審批等等，能夠有效地提高企業(yè)的管理效率。

2 促進計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用策略

根據(jù)以上的分析和論述可知，目前計算機技術(shù)在推動辦公自動化方面有著重要的作用，可以幫助企業(yè)擴大辦公范圍，能夠有效地提高辦公效率，更好地節(jié)約人力成本。所以，需要更好地促進計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用，為此可以參考以下幾個方面：

2.1 企業(yè)需要為計算機技術(shù)的應用提供條件

根據(jù)上文的論述，可以清晰地了解到計算機技術(shù)在推動企業(yè)辦公效率提高過程中的重要作用，因此為了更好地促進計算機技術(shù)在企業(yè)辦公自動化中的應用，需要為其提供完善的條件：第一，需要為計算機技術(shù)的應用提供硬件條件，例如：在企業(yè)的辦公區(qū)為員工配置計算機終端，同時還需要建立相關(guān)的網(wǎng)絡設施，使得員工可以通過網(wǎng)絡更好地進行辦公；第二，對計算機技術(shù)的應用提供軟件支持，目前市面上存在多種辦公自動化軟件，所以在對計算機技術(shù)的應用提供軟件支持的過程中，需要對這些辦公軟件進行挑選，選擇適合企業(yè)需求的軟件，從而能夠使得員工在使用過程中更加得心應手；第三，計算機技術(shù)是一項復雜的技術(shù)，因此需要對相關(guān)的使用人員進行培訓，從而能夠使得他們更好地掌握計算機技術(shù)和相關(guān)辦公軟件的使用，能夠進一步提高辦公效率，促進辦公自動化進程的發(fā)展。

2.2 促進文檔管理的自動化

很多企業(yè)在進行辦公的過程中會形成很多文檔，這些文檔需要進行分門別類的管理。因此，有效地促進文檔管理的自動化是辦公自動化的重要內(nèi)容，所以可以利用計算機技術(shù)，促使文檔管理形成自動化的過程。為此可以參考以下幾點：第一，辦公人員可以利用網(wǎng)絡和計算機終端的操作，對相關(guān)的文檔進行歸納和整理，同時計算機終端可以記錄辦公人員的操作時間和操作類型等等，從而可以更好地文檔整理中的問題進行追溯；第二，對于一些需要定期整理的文檔，可以利用計算機設置定時任務，能夠?qū)Ψ弦?guī)則的文檔進行定期整理，從而有效地節(jié)約人力資源；第三，辦公過程中產(chǎn)生的文檔一般都非常重要，而且很多文檔都是保密的。因此，需要對部分文檔進行備份，雖然計算機技術(shù)能夠有效地促進文檔管理的自動化，但是如果在計算機遇到問題時，很可能會丟失掉部分文檔。因此，需要對文檔進行定期的備份，對于文檔恢復和找回提供條件。

2.3 對辦公自動化流程進行監(jiān)督

計算機技術(shù)不僅僅可以促進辦公的自動化，而且還可以對整個自動化的進程進行監(jiān)督，從而能夠有效地分析辦公自動化的整個流程，促進流程向著更加合理的方向進行改革。對辦公自動化流程進行監(jiān)督，可以參考以下幾個方面：第一，可以建立員工工作的信息平臺，員工需要登錄信息平臺然后進行相關(guān)的操作，這些操作都可以被記錄下來，可以通過分析員工的操作記錄對辦公自動化流程進行監(jiān)督；第二，可以對辦公自動化各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進行記錄，從而分析出有待完善的部分，然后通過合并處理、自動化推送等方式，有效地降低相關(guān)人員的工作量，從而能夠真正地實現(xiàn)辦公環(huán)節(jié)的自動化，有效地促進計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用和發(fā)展；第三，利用計算機技術(shù)對辦公自動化流程進行分析，能夠有效地改善資源不合理分配的情況，進一步促進資源的優(yōu)化配置，可以更好地提高企業(yè)辦公效率，降低企業(yè)的整體運營成本。

3 小結(jié)

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，對于辦公自動化的進程有著越來越好的促進作用。因此，必須要更好地將計算機技術(shù)應用于辦公自動化的進程中，幫助企業(yè)更好地處理相關(guān)的事務。同時，也需要不斷提高辦公人員的計算機素質(zhì)，使其能夠更好地利用現(xiàn)代化的計算機工具，更好地進行相關(guān)的研究，能夠使得計算機技術(shù)更好地應用到企業(yè)辦公自動化的流程中。

參考文獻

[1]卞麗情.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用方法探討[J].科技創(chuàng)新與應用，2015（23）：112-112.

[2]陳長全.關(guān)于辦公自動化中計算機技術(shù)應用研究[J].科技與企業(yè)，2015（04）.

作者單位

湖南信息職業(yè)技術(shù)學院 湖南省長沙市 410000