提高電梯安全技術檔案管理策略

何文麗

摘 要：電梯安全技術檔案的管理工作是特種設備使用單位安全管理的重要基礎，檔案的管理是否科學規(guī)范，是衡量使用單位特種設備管理水平的重要尺度，做好電梯安全技術檔案管理工作，有利于提高單位特種設備安全管理水平。本文主要針對電梯安全技術的檔案管理的現(xiàn)狀和檔案普遍不全的原因進行詳細的解析，并且提出相應的解決措施。

關鍵詞：電梯；安全技術；控檔案管理

電梯作為垂直運輸工具已成為現(xiàn)代物質文明的標志之一，是綜合機電一體化應用的復雜運輸設備。每次關于電梯安全悲痛事故的發(fā)生，都在給使用特種設備的單位敲響警鐘。因此，電梯安全技術檔案的管理與企業(yè)安全生產、職工生命以及財產安全均有著密切的聯(lián)系。電梯安全技術檔案主要包括：《特種設備使用注冊登記表》、電梯的詳細資料、年檢報告、維修記錄、電梯運行故障及事故記錄、安裝改造重大維修的有關資料報告等等。完整的電梯安全技術檔案能在一定程度上控制了使用單位發(fā)生電梯安全事故的發(fā)生，還能在電梯發(fā)生事故后，成為維修方的根本依據以及相關部門落實責任的根本憑據。

1 電梯安全技術檔案管理存在的問題

近年來，隨著我國城鎮(zhèn)化的推進及居民生活水平的提高，電梯已成為百姓生產、生活中不可或缺的垂直交通工具。經過大量數(shù)據分析以及深入調查后發(fā)現(xiàn)電梯檔案普遍不全的主要原因有兩方面。一是法律法規(guī)不完善，二是部門職責不清。

1.1 法律法規(guī)不完善

現(xiàn)行電梯資料歸檔工作雖有一定程序規(guī)定，但是由于實際中購買者并非最終用戶，施工單位只有按照《特設法》規(guī)定將相關技術資料和文件移交給組織驗收的機構。然而《電梯使用管理與維護保養(yǎng)規(guī)則》（TSGT5001-2009）（以下稱《梯管規(guī)》）規(guī)定的大多數(shù)電梯使用單位——具有電梯管理權利和管理義務的單位或個人并沒有產生，即無立檔單位。盡管《電梯監(jiān)督檢驗和定期檢驗規(guī)則》（以下稱《梯檢規(guī)》）規(guī)定監(jiān)督檢驗時對施工單位提供的資料由檢驗員進行逐項審查確認，但檢驗員審查的主體對象是施工單位，至于施工單位是否將審查確認后的資料全面移交給使用單位，由誰實施監(jiān)督，法規(guī)及規(guī)范沒有規(guī)定。雖然《梯檢規(guī)》設置了定期檢驗中由檢驗員審查使用單位電梯檔案條款，但此時施工單位早已退場，施工組織早已拆散，如發(fā)現(xiàn)電梯檔案不完整，由使用單位向施工單位索要，顯然不現(xiàn)實、也不可能，由使用單位向制造單位索要施工單位安裝資料也不可能，因此檢驗員定期檢驗中對使用單位電梯檔案條款的監(jiān)督檢查確認往往成為一句空話，提出的整改要求也無法得到用戶落實。歸檔程序頂層設計上存在的這種真空或斷層，導致目前大量電梯的使用單位沒有辦法取得電梯相關技術資料和文件、建不了電梯檔案。

1.2 部門職責不清

特種設備行政部門辦理電梯安裝告知書時需要施工單位提供5項資料，辦理使用登記時還需要提供5項資料；施工單位向檢驗機構申請監(jiān)督檢驗時要提供《梯檢規(guī)》中規(guī)定的制造、安裝單位資料目錄清單中全套的資料，并且明確要原件或蓋章的復印件，否則不予確認，至于審查確認后的資料如何處理，《梯檢規(guī)》沒有做出具體規(guī)定，因此造成電梯大部分原始資料文件都滯留在檢驗員處或檢驗結束后不返還當作廢紙扔掉，一小部分存入檢驗機構電梯監(jiān)督檢驗檔案中；一些施工單位安裝人員為了今后工作方便，將一部分原始資料文件據為己有；維保單位借用電梯資料不還現(xiàn)象亦非常突出；一些地方城建檔案部門也將電梯作為建筑物的分部分項工程、將電梯有關資料納入其歸檔范圍，要求施工單位報送多達30多種電梯資料，并規(guī)定不提交資料者，工程項目不予以驗收；有些地方開發(fā)商、監(jiān)理機構、物管辦也將電梯的有關資料納入本部門的歸檔范圍。由于以上相關部門爭要電梯資料現(xiàn)象嚴重，造成一套完整的電梯資料被拆解得七零八落。

一種是使用單位自建項目，雖有檔案管理制度、機構、人員，但由于檔案人員不了解電梯檔案完整性要求，施工單位交什么就收什么，常常只能收集到由施工單位移交的電梯制造單位出廠的部分隨機文件資料。另一種是代建項目，立檔單位在項目驗收時不存在或未明確，電梯資料一般由工程項目部接受，項目部大部分只按建設項目管理規(guī)定和《物管條例》要求執(zhí)行，實際工作中因項目部缺乏專業(yè)人員，決不可能按《特設法》、《特設條例》和《梯檢規(guī)》規(guī)定收集電梯檔案并移交給電梯使用單位。

施工單位從規(guī)避自己責任出發(fā)，有意不移交施工過程中隱蔽項目、各階段檢查、調試、測試等大量施工驗收資料，怕留下“把柄”，被“秋后算賬”。更有甚者不交技術文件，目的是霸占、壟斷維修保養(yǎng)市場，形成技術壟斷，產生不當競爭，日后謀取更大利益。

2 提高電梯安全技術檔案管理的策略

2.1 完善法規(guī)建設、消除頂層設計中沖突

針對電梯這類特種設備，法規(guī)及安全技術規(guī)范層面上沒有細化考慮到電梯使用主體多元化特點。因此，筆者在此呼吁：有關部門在修訂《特設法》、《特設條例》、《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》和《物管條例》等法規(guī)、安全技術規(guī)范時應充分考慮到電梯使用主體的多元化的特點，在法規(guī)、安全技術規(guī)范中應統(tǒng)一電梯使用單位電梯資料歸檔內容要求，消除現(xiàn)行法規(guī)、安全技術規(guī)范中的沖突。

2.2 加大監(jiān)督力度、依法查處各類違法行為

特種設備監(jiān)督管理部門要認真履行《特設法》、《特設條例》賦予的職責，對電梯制造商未按照安全技術規(guī)范的要求提供出廠技術文件資料的，電梯安裝、改造、修理的施工單位在驗收后三十日內未將相關技術資料和文件移交特種設備使用單位的，電梯使用單位未建立特種設備安全技術檔案或者安全技術檔案不符合規(guī)定要求的等各類違法行為，加大監(jiān)督力度，依法嚴懲。

2.3建立移交目錄清單、落實審查確認環(huán)節(jié)

現(xiàn)階段要盡快按梯型建立國家層面統(tǒng)一的電梯施工移交資料目錄清單，此目錄可作為《特種設備注冊登記與使用管理規(guī)則》的附件，也可以作為《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》的附件，明確其內容和要求，讓制造商、施工單位與使用單位交接資料時有章可循；并設立三個監(jiān)督環(huán)節(jié)、落實相關責任。三個監(jiān)督環(huán)節(jié)為：一是在監(jiān)督檢驗審查確認資料時，由檢驗員審查確認資料清單并履行簽字程序，推行原件即時審核即時歸還，對數(shù)量較多的、即時審核有困難的，可在明確接收資料目錄的同時、明確返還資料目錄和返還時間要求；經檢驗員審查確認簽字的資料清單可作為施工單位與使用單位交接資料依據；二是特種設備監(jiān)管部門在對使用單位辦理電梯使用登記時，應嚴格審查使用單位的電梯資料清單，發(fā)現(xiàn)不完整時，可作為對施工單位資料移交不齊全的行政處罰的依據；三是定期檢驗時，檢驗員應嚴格審查使用單位提供的電梯資料清單。

2.4 區(qū)分主體、正確劃分歸檔范圍

我國現(xiàn)有電梯使用主體的多元化的實際情況，特提出：電梯由產權單位購置并直接管理使用的，電梯檔案應由產權單位建檔；電梯由產權單位購置、授權或委托他人管理使用的，應將檔案劃分為靜態(tài)權益類和動態(tài)管理類兩種，涉及到靜態(tài)權益類的資料如購置合同、招標投標文件、制造出廠技術資料、安裝、監(jiān)督檢驗、注冊使用登記資料由產權單位歸檔，此類檔案需長期保存；動態(tài)管理類的資料，如使用、維護、年檢中產生的資料由具有電梯管理權利和管理義務者歸檔，此類檔案只需短期保存。

2.5 推廣電子文件備案、節(jié)約社會資源

對制造商、施工單位通用資質文件、同一型號有關技術文件、質量保證體系人員資源文件應推廣電子文件備案。國家可明確要求施工單位提供電子文本審查、電子文件備案；使用單位可實行電子文件歸檔。實行電子文本審查確認和歸檔的，應符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定。

2.6 培養(yǎng)綜合素質人才、促進主動利用服務

電梯用戶不僅要求檔案人員要掌握檔案專業(yè)技術知識，更要學習和了解電梯專業(yè)技術知識，認識到電梯檔案在電梯日常安全運行、保養(yǎng)、維修、改造、檢驗、報廢及事故處理中的重要性。只有立足于培養(yǎng)檔案工作人員的責任感和使命感，激發(fā)電梯檔案工作人員的工作熱情，努力提高檔案人員的綜合素質，才能更好地服務于安全生產工作。

3 總結

總而言之，電梯安全技術檔案是企業(yè)特種設備安全管理的主要依據，檔案管理是否具備科學性，是判定使用單位特種設備管理水平的標準。因此，必須要扎扎實實做好電梯安全技術檔案管理的工作，若能夠做好管理檔案這項工作，將會使單位各種設備安全管理的水平得到有效的提升。

參考文獻

[1]張誠棟.特種設備安全技術檔案管理中存在的問題及對策[J].中國技術監(jiān)督， 2014（11）：56-58.

[2] 紀金蘭.特種設備安全技術檔案管理問題及應對思考[J].辦公室業(yè)務，2015（20）.