火電企業(yè)科技檔案動態(tài)管理初探

夏林娟

摘 要：火電企業(yè)是我國燃料資源企業(yè)中的龍頭支柱，其中的科技檔案管理工作是貫穿火電企業(yè)始終的重要組成部分。本文通過對檔案動態(tài)管理進行細致分析，進而提出實現(xiàn)傳統(tǒng)管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合的舉措，希望為廣大火電企業(yè)提供一定理論指導。

關(guān)鍵詞：火電企業(yè)；科技檔案；動態(tài)管理

中圖分類號： G275.3 文獻標識碼： B 文章編號： 1673-1069（2017）06-36-2

引言

隨著我國經(jīng)濟社會的逐步發(fā)展，國家對于燃料作物的依賴程度不斷加深，火電企業(yè)發(fā)展迅猛。但是，近年來我國推行可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提倡使用清潔新能源，對傳統(tǒng)火電煤炭產(chǎn)業(yè)形成了一定的沖擊。火電企業(yè)在不斷完善自身能源生產(chǎn)方法，創(chuàng)新管理模式的同時更加應該注重科技檔案的動態(tài)管理，檔案的即時追蹤記錄可以與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)搭建橋梁，實現(xiàn)二者互利互惠的局面?，F(xiàn)今，我國的火電企業(yè)科技檔案動態(tài)管理存在力度不夠、管理制度不完善、設備圖片與檔案文字記錄不匹配等問題，需要檔案管理人員進行自身技術(shù)、專業(yè)引進和調(diào)整。

1 明確記錄企業(yè)科技研究檔案

1.1 科技研發(fā)各個階段

火電企業(yè)的科技研發(fā)具有科技含量大、研發(fā)程序嚴謹復雜、科研成果影響范圍廣等特點。對于火電企業(yè)的科技檔案整理記錄工作，企業(yè)領(lǐng)導階層以及檔案管理負責人一定要秉承全面參與的原則，細化落實企業(yè)科技檔案管理分配工作。檔案的記錄工作應該從企業(yè)科技研究的前期準備工作入手，前期工作的細致記錄可以幫助后期科技的總結(jié)階段發(fā)現(xiàn)科研失敗的原因或者科研成功的細節(jié)關(guān)鍵，前期工作記錄不容忽視；科技研發(fā)的中期階段是整個科技研發(fā)最重要的階段，科研人員將研發(fā)初期思考的科技研究設想通過反復實驗、記錄實驗數(shù)據(jù)、計算數(shù)據(jù)平均值的方法實現(xiàn)，是科學理論接收社會實踐的重要步驟[1]。科研人員在科研過程中積累的經(jīng)驗教訓又為下一次的科技研究提供了新視角和新思維。實驗過程中的心得體會也應該記錄到研究檔案中，追蹤科研人員的研究興趣和研究方向，不斷充實科技檔案內(nèi)容；火電企業(yè)科技研究后期是對科研成果的總結(jié)和發(fā)表，將成果帶來的主要功效和社會影響翔實記錄，未取得成功的科學實驗也應該記錄在科技檔案中，為科研人員和后續(xù)新成員提供實踐指導，其中優(yōu)秀的科研想法可以啟迪未來火電企業(yè)科技研究內(nèi)容，為火電企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展注入新活力。

1.2 火電企業(yè)技術(shù)標準記錄

火電企業(yè)科技研究成果復雜，火電的使用與水利、鋼鐵、熱能等企業(yè)有著不可分割的關(guān)系，且我國工業(yè)處于中期發(fā)展階段，國內(nèi)主要燃料依舊是煤炭，火電企業(yè)正是我國發(fā)電企業(yè)的支柱?，F(xiàn)階段為了貫徹落實科學發(fā)展觀，不斷實現(xiàn)整個社會的全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，火電企業(yè)越來越受到社會環(huán)保人士和組織的質(zhì)疑和反對，火電企業(yè)發(fā)展受到空前阻礙[2]。我國現(xiàn)今部分新能源開發(fā)技術(shù)還不夠成熟，且新能源不能在短時間內(nèi)代替?zhèn)鹘y(tǒng)煤炭能源，此種情況為火電企業(yè)發(fā)展帶來契機。越來越多的火電企業(yè)深刻認識到，火電技術(shù)必須跟上先進前沿生產(chǎn)技術(shù)的腳步，不斷提升能源的清潔燃燒和排放，進一步減少環(huán)境污染，為彌補我國燃料單一、依賴性強的劣勢和建設環(huán)境友好型的國家貢獻科技力量?；痣娖髽I(yè)的技術(shù)標準在不同時期具有不同的內(nèi)容，企業(yè)檔案管理人員需要及時記錄標準的變化，積極響應國家相應政策，遵守企業(yè)領(lǐng)導階層下發(fā)的規(guī)章，將不同階段的發(fā)展實情認真記錄，并進行整理存檔，以供后續(xù)工作參考使用，實現(xiàn)檔案的動態(tài)跟蹤管理。

1.3 火電企業(yè)科技設備檔案管理

火電企業(yè)科技設備檔案是企業(yè)科技檔案的重要內(nèi)容，科技設備的檔案動態(tài)管理主要分為以下三個階段。一是科技設備的前期購置階段。購置階段的檔案記錄工作主要涉及申請購置儀器的文件、報價表、設備選型的資料報告、購置設備雙方買賣合同以及儀器的合格證書和保修卡等文件。火電企業(yè)檔案管理部門應該依據(jù)不同功能種類和文件來源將前期檔案進行分類記錄，注意檔案歸檔文件與設備使用前開箱過程中隨機文件的不一致問題，涉及重要文件應該予以備份。二是科技設備安裝階段。在企業(yè)購置的設備儀器進入安裝、調(diào)試階段的時候注意對各個階段的試用進行記錄，及時檢查質(zhì)量問題和安全問題，關(guān)于設備儀器調(diào)配工作的會議記錄和會議文件也要保存詳細記錄。三是科技設備試用和最后處置階段。設備使用過程中會產(chǎn)生一系列的故障問題和相應處理方案，要求檔案管理部門即時追蹤設備的完善、修理、運轉(zhuǎn)問題，準確記錄設備的運轉(zhuǎn)狀態(tài)和使用情況，在設備達到使用周期之后，更新檔案整理，完成報廢工作，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。

2 優(yōu)化檔案動態(tài)管理制度

2.1 結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式

在過去的檔案記錄管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖片和實物不符合的情況，造成此類狀況的原因是檔案記錄方式煩瑣、交接程序復雜、管理不善等?；痣娖髽I(yè)通常設有多個廠址，各個廠址都分布在距離城市較遠的郊區(qū)，彼此之間距離較遠，各個廠址與檔案管理部門的聯(lián)系不夠密切，許多設備、技術(shù)相關(guān)的整理工作得不到及時的整理，不利于火電企業(yè)集中的管理。網(wǎng)絡信息傳播技術(shù)為實際的距離問題提供了便利，可以減少集中管理時路途中耗費的時間?；痣娖髽I(yè)在召開集體會議的時候，可以嘗試召開網(wǎng)絡視頻會議或電話會議，多媒體新型會議不僅可以真實反映領(lǐng)導的會議內(nèi)容，還節(jié)省了大量的會議空間和路費，極大提高了會議效率，鼓舞了員工的工作信心。此外，火電企業(yè)的檔案管理部門應該尋找優(yōu)化管理的途徑，保證記錄工作的全面性和即時性，在科學設備不斷完善的同時深入優(yōu)化檔案的管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變原有手工繪圖方式，將檔案記錄與互聯(lián)網(wǎng)電子作業(yè)有機結(jié)合。

2.2 建立長效可持續(xù)運行機制

檔案記錄圖片與設備實物不符是火電企業(yè)檔案管理的最大問題。我國大部分火電企業(yè)在管理上存在一定的誤區(qū)，在長時間的公司人員變動中，關(guān)于圖紙的整治工作成效較低。所以，檔案管理人員在開展實際工作中要注意對科技成果的鞏固完善，積極主動的學習現(xiàn)今科學管理技術(shù)，梳理檔案記錄的管理盲區(qū)?；痣娖髽I(yè)的多向工作需要方方面面的人才合力完成，檔案記錄和管理工作比較紛繁復雜。由此，應該建立動態(tài)管理的檔案工作長效機制，變更原有陳舊的技術(shù)渠道，開拓設備引進途徑，開展信息化電子化的科技項目，接受公司上下個層面的意見辦法，不斷改善檔案管理工作的方式。最后，火電企業(yè)應該根據(jù)自身企業(yè)需要建立專業(yè)技術(shù)水平較高的網(wǎng)絡館藏體系，迎合發(fā)展迅速的信息技術(shù)，推動檔案記錄的信息化和快捷化，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡交流，網(wǎng)絡集中存檔，互聯(lián)網(wǎng)管理作業(yè)的新型檔案管理技術(shù)，保證每一份火電企業(yè)檔案記錄的真實性和有效性，開啟常態(tài)化的檔案動態(tài)管理模式，從而充分體現(xiàn)火電企業(yè)科技檔案管理的重要性和社會價值。

3 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作管理隊伍一定是一個人員龐大、實力雄厚的隊伍，工作人員的科學文化知識要求較高，且力求知識面廣泛。除了科技檔案整理的專業(yè)性工作之外，工作人員需要對火電企業(yè)的專業(yè)知識進行了解，充分知曉公司的運行機制和日常工作內(nèi)容，這樣才能更好地將檔案記錄管理和火電企業(yè)融合到一起。工作人員在對火電企業(yè)的科學設備運行情況進行記錄和整理時，一方面要將本職工作盡職盡責地完成，另一方面還要悉心學習科學設備從最初購置到最終報廢的各個階段程序，以及每個階段涉及的具體流程，有利于工作人員抓住記錄歸檔的重點，完善檔案管理工作。

4 結(jié)論

由此可見，對火電企業(yè)實現(xiàn)科技檔案的動態(tài)管理，可以最大程度地保持檔案記錄的真實性和有效性，可以實現(xiàn)對火電企業(yè)全方位工作程序的掌控，即使發(fā)現(xiàn)工作前期的隱患，積累設備購置、使用和報廢以及企業(yè)科技研發(fā)成果的經(jīng)驗教訓。有利于提升檔案管理部門工作人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，提升整個公司的員工凝聚力，為企業(yè)實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，提高公司運行效率提供了寶貴了技術(shù)理論指導，不斷促進我國火電企業(yè)長足發(fā)展。

參 考 文 獻

[1] 李慶麗.淺談動態(tài)管理是企業(yè)檔案管理的可行之路[J].辦公室業(yè)務，2014（11）：104+121.

[2] 林立鵬，鄒新梧，姜永，孫宏薇，韓芳旭.基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式[J].科技創(chuàng)新導報，2016（01）：94-95+98.