對人事檔案管理存在的問題及對策研究

張文娟

摘 要：人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。然而，我國目前的人事檔案管理還存在某些問題，必須加以改革。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；重要性；問題；措施

人事檔案管理是為社會人力資源管理提供人事數(shù)據(jù)和信息支持的一種管理活動。對于人事檔案的定義，國內(nèi)外有著不同的表述，但就具體內(nèi)容來說，大多是指各種機(jī)構(gòu)、組織在人事活動中形成的，能夠反映人員經(jīng)歷、德行、才能以及工作表現(xiàn)的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧⒈砀竦刃问降脑加涗?。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業(yè)已經(jīng)成為了當(dāng)今社會人力資源調(diào)配的一種常態(tài)，在新的形勢下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，存在著一些新情況與新問題，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1人事檔案管理的任務(wù)及重要性

人事檔案是用人單位在招聘時對個人了解歷史的重要憑證。人事檔案最重要的任務(wù)就是保證其檔案內(nèi)容真實(shí)、完整。其次就是檔案在接收過程中容易受到的自然損壞等現(xiàn)象，因此，在接收過程中要外謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)。人事檔案對個人未來生活、工作有著重大影響作用，安全性要做到萬無一失。這些保證工作需要有一套系統(tǒng)完整的人事檔案管理工作制度，不同檔案管理人員有不同的分工合作，減少出錯的概率，完善人事檔案的整理、利用及保管工作，切實(shí)做到個人檔案的完整及安全。

隨著社會的發(fā)展，單位中的競爭壓力也越來越大，檔案包含了很多重要信息，是事業(yè)單位的重要資料之一。如果單位內(nèi)的人事檔案保管不當(dāng)，則可能會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，對人事檔案進(jìn)行嚴(yán)密保管在單位在社會中的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案記錄了所在單位內(nèi)所有員工所從事的活動及活動本身，這些信息便于了解員工的工作態(tài)度及工作能力，為選拔更好的員工提供了一個很重要的依據(jù)。此外，人事檔案是優(yōu)化單位管理的重要途徑，現(xiàn)代的社會已經(jīng)發(fā)展為一個信息型的社會，檔案管理就是收集信息和利用信息的一個載體。單位的人才選拔、人才培養(yǎng)、人才的資源配置都需要人事檔案信息的支撐。

2人事檔案管理工作中存在的問題

2.1材料收集不便缺損嚴(yán)重

由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，實(shí)行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)工作計(jì)劃收集存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，也沒有經(jīng)濟(jì)效益，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。

2.2管理力量薄弱

檔案管理人員對資料整理一般都是被動應(yīng)付。由于監(jiān)督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現(xiàn)糾紛，發(fā)現(xiàn)問題無法及時溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，影響了檔案管理水平。

2.3人事檔案管理不規(guī)范

對人事檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，是確保其準(zhǔn)確、完整、真實(shí)有效的重要保障。但在實(shí)際工作中，對于人事檔案，很多時候并沒有進(jìn)行規(guī)范的管理，一些檔案管理部門只知道照搬《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成適合自身特點(diǎn)的實(shí)話細(xì)則與制度規(guī)范，在管理過程中存在著隨意性大、不嚴(yán)格等現(xiàn)象，造成了材料收集、歸檔工作被動不及時等問題；一些檔案管理人員在人事檔案的管理工作上流于形式，往往只是一個保管員或是接收者的角色，對于檔案內(nèi)容的齊全完整沒有進(jìn)行甄別鑒定，不規(guī)范的操作導(dǎo)致了很多人事檔案管理上的混亂問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。

3促進(jìn)人事檔案管理工作的措施

3.1提高管理意識

要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。加強(qiáng)檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)造性。在提高自身專業(yè)水平的同時，熟悉檔案工作的管理模式，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

3.2健全檔案管理制度

加強(qiáng)干部人事檔案工作，深化干部人事制度改革的基本任務(wù)，收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容。形成正確的用人導(dǎo)向，加強(qiáng)和促進(jìn)各項(xiàng)改革措施的貫徹落實(shí)。了解和研究組織人事工作，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，推進(jìn)干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)。檢查核對制度和管理人員職責(zé)和送交檔案制度，制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行為目標(biāo)，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

3.3改進(jìn)和完善檔案功能

充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。檔案材料要建立管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行隨時收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)避免歸檔時遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案具有的功能符合對信息的需求，人事檔案轉(zhuǎn)遞個人密封自帶也有其優(yōu)勢，專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進(jìn)行合理安排，也可以利用快遞實(shí)現(xiàn)安全和快捷的傳遞方式，檔案轉(zhuǎn)遞選擇不能固步自封，應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，加以改進(jìn)保證檔案的安全，

3.4采用信息化管理手段

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理信息化對檔案工作的新要求。信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作人員要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代管理新手段，學(xué)會現(xiàn)代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。

3.5做好檔案管理工作，常抓不懈做好促進(jìn)檔案定級工作促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的不斷提高

檔案應(yīng)該按照 “一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來操作。檔案工作準(zhǔn)備早、 行動快，不等不靠，了解和學(xué)習(xí)已歸檔立卷的經(jīng)驗(yàn)做法，對檔案工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。要求在整個準(zhǔn)備過程中做到項(xiàng)目多不亂，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)中無差錯。堅(jiān)持開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動。 檔案收集要完整齊全，科學(xué)規(guī)范應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。

4結(jié)束語

人事檔案工作在我國可謂歷史悠久、源遠(yuǎn)流長。隨著我國各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)，人事檔案管理的變革勢在必行。如何面對新的社會環(huán)境、制度環(huán)境、技術(shù)環(huán)境，以人事制度改革為契機(jī)，以信息技術(shù)為依托，以人事檔案科學(xué)化管理為基礎(chǔ)，以人事檔案社會化服務(wù)為目標(biāo)，將人事檔案管理研究及實(shí)踐工作推向更高水平，這是每一位有責(zé)任心的人事檔案管理工作者需要認(rèn)真思考的問題。

參考文獻(xiàn)

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