從學(xué)校各項評估看高職院校教學(xué)檔案管理水平

鄧曉珺

摘 要：高校教學(xué)檔案是各級教學(xué)管理機構(gòu)及教師個人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中直接形成的，具有歷史聯(lián)系的文件體系。教學(xué)檔案是《高等學(xué)校檔案實體分類法》十大類檔案項目中的重中之重，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標志之一。該文就高校教學(xué)檔案的重要性以及在教學(xué)檔案的收集、整理以及利用方面所存在的問題及解決辦法幾個方面進行了闡述，進一步探索在新的形勢下如何創(chuàng)新高職院校教學(xué)檔案的整體水平，使它更好地為學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 利用 思考

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）09（a）-0108-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中直接形成的，反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)改革和教學(xué)建設(shè)等環(huán)節(jié)，這些檔案資料是學(xué)校歷史、建設(shè)與發(fā)展的真實見證，是學(xué)校最有效的第一手材料，同時也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平、人才管理水平的重要標志，具有很強的保存價值。但并不是所有的教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的材料，都能夠作為教學(xué)檔案來管理，它時刻受價值因素的影響，而只有那些具有一定現(xiàn)實利用價值和長遠的歷史查考與研究價值的材料，才以檔案的形式存在，因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和辦學(xué)綜合實力。但在實際工作中也出現(xiàn)了很多不盡人意的地方，下面就筆者從事檔案管理工作十幾年的經(jīng)驗，總結(jié)出一點想法與大家一起探討。

1 高職院校教學(xué)檔案管理工作的重要性

1.1 教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)

各院校的領(lǐng)導(dǎo)為了改進教學(xué)質(zhì)量和進行教學(xué)改革，有效地貫徹執(zhí)行國家制定的教育工作法律、法規(guī)、制度，科學(xué)地組織學(xué)校的教育教學(xué)管理及科學(xué)研究等各項工作，維持正常的教學(xué)工作秩序，及時合理地糾正教學(xué)管理和教學(xué)實踐中的偏差和錯誤，都需要掌握完整、準確的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)和信息。實踐證明，教學(xué)檔案所提供的數(shù)據(jù)和信息，是各個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者進行科學(xué)決策的必要條件之一。如果沒有這些數(shù)據(jù)和信息作為保障，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)便無法了解本校有關(guān)教學(xué)活動的基本狀況、存在的問題以及本校教學(xué)活動的優(yōu)勢、劣勢、規(guī)律和特點，就無法按照科學(xué)的決策程序進行合理有效的決策工作。

1.2 教學(xué)檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的參考依據(jù)

由于教學(xué)檔案之中蘊藏著比較豐富的教學(xué)經(jīng)驗和智慧，所以只有注意挖掘和開發(fā)利用，才能有效地獲得改進課堂教學(xué)、實驗教學(xué)等教學(xué)活動的信息和知識。每當進行教學(xué)質(zhì)量評估時，凡是教學(xué)檔案規(guī)范齊全的單位，該項工作便可以順利進行，反之則會困難重重，無處著手。可見，教學(xué)檔案是驗證教學(xué)質(zhì)量的最真實的佐證材料，是改進和提高教學(xué)質(zhì)量的重要參考依據(jù)。

1.3 教學(xué)檔案是有效開展教學(xué)管理活動的必要保障

教學(xué)檔案可以為教學(xué)管理工作的正常進行，提供有關(guān)教育工作法規(guī)制度、方針政策、統(tǒng)計數(shù)字等方面的信息材料。各學(xué)校的教學(xué)管理部門或機構(gòu)，只有真正獲得了以上信息的支持，才能夠做到“依法管理”，避免管理失誤。

教學(xué)檔案是把平時所獲取的零散的教學(xué)材料進行進一步的“大集中”，是對教學(xué)檔案的總結(jié)和推廣，是教育教學(xué)理念、教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗的智慧源泉，這些都比較客觀地記錄在它們所形成的教學(xué)檔案中，其中凝結(jié)著廣大教職工的辛勞和智慧，充分發(fā)掘這些檔案中的“智力資源”，可以使更多的學(xué)校共享這些資源，從而也有利于提高整個社會的教育水平。值得注意的是，一些學(xué)校在其所制定的教學(xué)檔案管理制度中還明文規(guī)定，教學(xué)檔案主要為本學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)，這在提倡信息公開和信息共享的時代，是一種十分不和諧的“音符”。

2 教學(xué)檔案管理中遇到的瓶頸

（1）對教學(xué)檔案的重視不夠。一般來說，在高校里面大都重視教學(xué)管理這塊的發(fā)展，不論是教學(xué)質(zhì)量還是教學(xué)行政管理工作都會受到一定程度的關(guān)注，但對于在教學(xué)過程中形成的教學(xué)檔案卻是無人問津，教學(xué)管理部門對于收集檔案的熱情也不高，感覺這項工作可有可無，可做可不做，歸根結(jié)底還是領(lǐng)導(dǎo)不重視，教學(xué)檔案收集工作人員對“收集”抱淡然的態(tài)度，回頭想想，這幾年中不管是學(xué)院評優(yōu)，還是國家骨干院校建設(shè)及學(xué)校50周年紀念日活動中所有的原始材料都是出自于學(xué)院的綜合檔案室，再加上校史館的成立，沒有檔案室原始材料的提供，何來校史館，那只能是空想，從何談學(xué)校的發(fā)展，又如何了解學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的發(fā)展進程。從以上事例可以看出要想再現(xiàn)教學(xué)管理方面的發(fā)展歷程，只有通過平時的收集整理工作，使學(xué)校的綜合檔案室教學(xué)方面的原始材料得到充實，如果不進行平時的積累工作，那將會影響學(xué)校的整體發(fā)展，因此，必須重新認識檔案價值的存在性，更深度地了解檔案。

（2）收集教學(xué)檔案是個老大難的問題。高校檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有對教學(xué)檔案進行完整的收集才能更好地為教學(xué)管理工作服務(wù)。大部分的教學(xué)管理人員對教學(xué)檔案收集工作的認識不足，加上一些專職教師認為，在教學(xué)過程中的教學(xué)和科研成果應(yīng)自己保存，擔(dān)心移交到綜合檔案室備案，使用起來不方便。長期以來，在教學(xué)檔案的收集中檔案部門始終處于被動地位，表面上看教學(xué)部門和檔案管理部門溝通和協(xié)調(diào)工作都不錯，實際上教學(xué)部門在具體實施過程中卻很延時，造成檔案部門整個整理工作延后。當然，在日常收集工作中，教學(xué)檔案收集呈現(xiàn)嚴重缺失現(xiàn)象，如JX11-2、JX11-5、JXl2、JX12-2、JX12-5、JX15、JX15-4、JX15-5、JX17-2、JX17-3、JX17-4、JX17-5、JX17-6等都存在著收集不全或收不上來的現(xiàn)象，勢必造成教學(xué)檔案的嚴重丟失現(xiàn)象，對教學(xué)的質(zhì)量評價與評估等教學(xué)方面造成不可估量的影響。

（3）對新增的內(nèi)容如何分類問題。按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》可以看出教學(xué)檔案管理工作還存在著諸多弊端，大量的高職院校的人才培養(yǎng)水平評估材料、骨干院校建設(shè)項目材料、示范性院校建設(shè)項目、實驗室建設(shè)、國家助學(xué)貸款、職教聯(lián)盟等一系列材料，無從下手，造成大量檔案的流失，從而不能滿足文獻資料在教學(xué)檔案分類和管理過程中的要求，造成了大量有價值的文獻丟失。在一定程度上，存在一定程度的隨意性，缺乏科學(xué)性，直接影響到綜合檔案的審查、信息的開發(fā)和利用。

3 針對教學(xué)檔案存在不足的解決辦法

3.1 針對教學(xué)檔案的形成者因素，建立健全教學(xué)檔案歸檔制度

形成者因素可以使管理者明確教學(xué)檔案的主要來源，便于科學(xué)地組織教學(xué)檔案的平時積累和集中歸檔工作。目前高校的教學(xué)檔案主要是由各級各類學(xué)校的教學(xué)管理機構(gòu)和教師本人形成的。首先，各部門兼職檔案員要明確教學(xué)檔案收集范圍，掌握各類目歸屬部門的具體崗位指標。實踐證明，教學(xué)管理必須制定大量的制度進行約束，否則，就會使有關(guān)學(xué)校的教學(xué)檔案管理人員的管理工作陷入被動。良好的教學(xué)檔案歸檔制度，雖然可以為教學(xué)文件的集中和篩選提供有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但是如果執(zhí)行不力，也會變成一紙空文。為此，制度的建立和制度的執(zhí)行，對于順利實現(xiàn)教學(xué)文件集中歸檔的目標，都是非常重要的。另外，有些教學(xué)單位的教學(xué)文件歸檔制度條款粗陋，缺乏細化性要求，也會給實際工作帶來不便，甚至?xí)鸬较麡O作用。還有一些單位的歸檔制度之中只是規(guī)定了教學(xué)文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續(xù)和歸檔份數(shù)等方面的內(nèi)容，但卻缺乏諸如歸檔要求、獎勵與懲罰措施等方面的保障性規(guī)定。這樣做的目的，是便于開展教學(xué)檔案的目標管理。教學(xué)文件歸檔責(zé)任的明確，為各個學(xué)校的教學(xué)檔案管理機構(gòu)和人員及時了解教學(xué)文件的形成情況和歸檔情況等，提供了良好的前提條件。

3.2 針對教學(xué)檔案的形成領(lǐng)域因素，明確收集教學(xué)檔案責(zé)任者

針對教學(xué)檔案來源的相對分散性、內(nèi)容的豐富性、形成過程中的周期性、種類的多樣性等幾個特點，抓住這幾個特性進行分析。通過對這一因素進行全面詮釋，教學(xué)檔案管理部門可針對具體因素，制定明確的計劃和目標管理政策，對平時所積累的教學(xué)檔案進行系統(tǒng)化的處理工作，同時，也便于教學(xué)部門兼職檔案員和學(xué)校綜合檔案室工作人員有針對性地開展教學(xué)檔案的收集工作。因此，除了“兼職檔案員”外，各個學(xué)校負責(zé)教學(xué)管理的機構(gòu)和人員，也應(yīng)當積極參與教學(xué)文件的形成、積累、整理和歸檔工作，歸檔實際上就是篩選有保存價值的教學(xué)文件的一道關(guān)口，所以也沒必要將所形成的全部教學(xué)文件都收集起來。

3.3 針對教學(xué)檔案的價值因素，做好教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作

教學(xué)檔案利用服務(wù)工作一般包括經(jīng)常性利用服務(wù)和特殊性利用服務(wù)兩種類型。只有兩者有機結(jié)合才能體現(xiàn)其價值，主要是指在教學(xué)檔案利用實踐中周期性的、穩(wěn)定性的利用服務(wù)和在教學(xué)檔案利用實踐中非經(jīng)常性的、隨機性的利用服務(wù)。前者如教師科研業(yè)績考評，職稱評定等，后者是為教學(xué)改革提供教學(xué)檔案信息的佐證，為分析教學(xué)工作質(zhì)量和找出教學(xué)難點等提供依據(jù)，為編寫教學(xué)大綱和教材提供素材信息等。為了充分實現(xiàn)教學(xué)檔案在教學(xué)和科研工作中的使用價值，各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門兼職檔案員必須更加重視教學(xué)檔案工作，分析對教學(xué)檔案的各種影響，教學(xué)檔案只有通過利用才能體現(xiàn)出其價值。各個院校應(yīng)當努力通過各種有效的途徑和方式，滿足教學(xué)檔案的信息用戶的合理利用需要，在一定程度上也大幅度地提高了教學(xué)檔案的利用率。

綜上所述，不論是在學(xué)校的升級，還是各大院校的各項評估以及骨干院校建設(shè)和校史館建設(shè)過程中都需要大量的教學(xué)檔案作為佐證材料?？梢?，高校教學(xué)檔案的開發(fā)利用是一個系統(tǒng)工程，需要廣大教職員工特別是教學(xué)管理部門的同仁們通力合作，從多視角、全方位地去關(guān)注教學(xué)檔案的形成過程，把握教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動的特性和規(guī)律，保持教學(xué)文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分價值，方便教學(xué)工作及其他各項工作的利用，進一步提高教學(xué)檔案的整體質(zhì)量，提高教學(xué)檔案的利用率，使之達到預(yù)期的目的。

參考文獻

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