事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

萬欣

摘 要：隨著社會的發(fā)展，對于事業(yè)單位檔案管理工作的要求也逐漸提高，但是當(dāng)前的檔案管理工作還是存在一些問題，該文就檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并針對存在的問題提出了對應(yīng)的解決對策，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）08（c）-0128-02

現(xiàn)如今，越來越多的事業(yè)單位采用信息化的管理模式，形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，將物質(zhì)的信息資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化。電子科技化的檔案管理方式可以促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化，使檔案管理的分類方便快捷，還可以提高多元化檔案資源的運用，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。然而，目前很多單位在檔案管理工作中仍然存在很多傳統(tǒng)問題和新問題，集中表現(xiàn)在檔案使用率低、信息化水平低、管理不規(guī)范、管理硬件水平低以及工作人員能力和素質(zhì)較差等幾個方面，接下來筆者就這幾個方面進(jìn)行集中討論。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

事業(yè)單位檔案運用效率不高，工作人員檔案管理的工作意識不強，甚至部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人的檔案管理觀念都較為落后。長時間的重運營輕管理，造成了事業(yè)單位檔案管理的種種漏洞，使得事業(yè)單位的檔案管理部門如同擺設(shè)，發(fā)揮不了其真正的作用。

（1）缺乏必要的規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理體系?，F(xiàn)階段，部分事業(yè)單位的檔案管理混亂，缺乏一定的規(guī)范的管理體系和管理制度，檔案管理工作雜亂散漫，沒有工作內(nèi)容的制定標(biāo)準(zhǔn)，甚至沒有進(jìn)行統(tǒng)一的存檔制度。檔案管理制度的不完善，使得很多優(yōu)質(zhì)資料和數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，事業(yè)單位的信息管理和檔案管理存在嚴(yán)重的脫節(jié)問題，失去了檔案和信息的統(tǒng)一性，更影響了檔案的完整性，進(jìn)而阻礙了事業(yè)單位跟隨時代發(fā)展的需要。

（2）事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低。據(jù)統(tǒng)計，我國目前已存在信息檔案數(shù)據(jù)庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內(nèi)容不夠豐富，重復(fù)的情況較多，也就是說信息化資源的質(zhì)量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數(shù)量極少。因此，信息化檔案管理質(zhì)量還較低，還有很多空間和資源可以開發(fā)。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術(shù)，檢索的效率、速度和精準(zhǔn)率都依賴于計算機的檢索技術(shù)?？墒?，大多數(shù)的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習(xí)慣使用信息技術(shù)，導(dǎo)致無法運用計算機檢索技術(shù)來提升檢索效率和準(zhǔn)確性。

（3）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。部分事業(yè)單位不重視檔案管理人員素質(zhì)的提升，有的單位甚至運用一些年紀(jì)大的、快退休的老同志進(jìn)行檔案管理，認(rèn)為檔案管理是一件無關(guān)緊要的工作，還有的單位不任命專門的檔案管理人員，檔案管理工作往往由其他科室的工作人員兼職或代勞，或者有的單位頻繁地更換檔案管理人員。使得檔案管理工作得不到專業(yè)的、科學(xué)的管理，造成了事業(yè)單位檔案管理工作的混亂癱瘓或者丟失文件等事件發(fā)生。

（4）事業(yè)單位檔案管理硬件水平較低。部分事業(yè)單位檔案管理硬件老化，單位不重視相關(guān)設(shè)備的資金投入，檔案管理工作始終得不到效率上的提高，有的單位甚至沒有運用信息化系統(tǒng)管理，始終依靠工作人員人工地進(jìn)行搜集查找，實現(xiàn)不了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化先進(jìn)化，阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

2 解決事業(yè)單位檔案管理問題的解決對策

社會的發(fā)展變化日新月異，事業(yè)單位的檔案管理工作只有不斷完善創(chuàng)新，彌補不足，才能跟上社會發(fā)展的腳步，為事業(yè)單位的發(fā)展推波助瀾，而不是成為事業(yè)單位發(fā)展的累贅和負(fù)擔(dān)。

（1）增加事業(yè)單位檔案管理工作的使用率。全面實施事業(yè)單位檔案管理工作的改革，在傳統(tǒng)的檔案管理方式上揚長避短，不斷完善革新，建立單獨的事業(yè)單位檔案管理科室，安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理工作，同時，實施檔案管理工作的集中化，避免檔案較為分散的不足，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加順利，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的系統(tǒng)性和完整性，使得事業(yè)單位的整個發(fā)展歷史記錄更加完整。完成檔案管理工作的信息化構(gòu)建，在檔案管理中實施先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，完善事業(yè)單位檔案管理的開發(fā)和利用。充分重視事業(yè)單位的檔案管理工作，讓檔案管理工作更好地為單位服務(wù)，推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

（2）建立嚴(yán)格的事業(yè)單位檔案管理制度。事業(yè)單位為社會主義建設(shè)做出了很多重要貢獻(xiàn)，科學(xué)的檔案管理能夠促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，因此，在事業(yè)單位的檔案管理中，要建立嚴(yán)格完善的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守國家頒布的檔案管理法則，并根據(jù)單位實情增加檔案管理的規(guī)章制度，全面約束檔案管理的工作人員，做到依法管理，按章辦事。有效地杜絕管理人員違反規(guī)定行為的發(fā)生，全面確保事業(yè)單位檔案和信息的安全性。

（3）有效提高事業(yè)單位信息化檔案管理的水平。隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被人們運用到生活的各個領(lǐng)域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，要結(jié)合自身的工作特點，在單位發(fā)展計劃的背景下，科學(xué)地實施信息化檔案管理工作，以數(shù)字化的管理方式促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的高效。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術(shù)，處理好網(wǎng)站的管理工作，單位相關(guān)部門也要做好設(shè)備的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的成效。

（4）事業(yè)單位檔案管理工作人員隊伍專業(yè)素質(zhì)的加強?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位管理工作的最大困難就是工作人員的素質(zhì)低下，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注意新鮮血液的引進(jìn)，缺少一定的專業(yè)性人才。因此，相關(guān)部門應(yīng)該注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升工作效率，與時俱進(jìn)。提高其對檔案管理工作的認(rèn)識，提高其對本職工作的重視和熱愛。提升計算機技術(shù)管理能力以及檔案管理工作中的突發(fā)事件處理能力，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（5）全面提升綜合素質(zhì)。日常工作中，要對事業(yè)單位的檔案管理工作加大投入，全面提高檔案管理的硬件水平以及科技含量，在檔案管理工作人員的日常培訓(xùn)上，要加強其對除了本職工作之外的其他知識學(xué)習(xí)，比如互聯(lián)網(wǎng)、計算機等其他方面的知識培訓(xùn)，以達(dá)到從多個方面完成對事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理，為事業(yè)單位提供更加詳實有效的工作資料，提高工作水平。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)今社會的發(fā)展迅速，事業(yè)單位也要與時俱進(jìn)，不斷突破創(chuàng)新，實現(xiàn)和完善事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化，便捷化，在社會主義建設(shè)中實現(xiàn)事業(yè)單位的價值和意義。充分利用事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，全面提升事業(yè)單位檔案管理效率，為社會的繁榮昌盛做出貢獻(xiàn)。

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