淺談財(cái)務(wù)部門電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理

張會(huì)民++李穎++陳楠

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，其互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)越性體現(xiàn)在各行各業(yè)的工作、管理中。該文針對(duì)財(cái)務(wù)部門信息化管理，首先分析了財(cái)務(wù)信息化管理的技術(shù)特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而分析了當(dāng)前財(cái)務(wù)信息化管理中電子信息的風(fēng)險(xiǎn)因素，并結(jié)合財(cái)務(wù)管理部門中實(shí)際的風(fēng)險(xiǎn)情況，提出能夠應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)方法。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)部門 電子信息 風(fēng)險(xiǎn)管理 措施

中圖分類號(hào)：F40 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）08（c）-0102-02

Talking about Financial Risk Management Department of Electronic Documents

Zhang Huimin1 Li Ying1 Chen Nan2

（1.The China geological survey of hydrological geology environmental geological survey center， Baoding Hebei，071051，China；

2.Agricultural University of Hebei，Baoding Hebei，071000， China）

Abstract：With the continuous development of the Internet， the Internet reflects its superiority in all walks of life work and management. In this paper， the financial sector information management， analyzes the technical features and advantages of the financial information management， further analysis of the current risk factors of financial information management of electronic information， combined with the objective reality of the financial sector of electronic information risk management proposed financial information management departments should specific measures of electronic information risk incidents.

Key Words：Financial department； Digital information； Risk management； Measure

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加速發(fā)展，將信息化管理應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理中，這對(duì)于財(cái)務(wù)管理中的各種工作提供了較為便捷的手段。財(cái)務(wù)管理與一般的管理工作不同，首先工作內(nèi)容復(fù)雜，其次工作標(biāo)準(zhǔn)要求高。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以方便財(cái)務(wù)管理人員日常工作的信息共享，方便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的查閱和監(jiān)督。

風(fēng)險(xiǎn)與收益往往都是并存的，信息技術(shù)能夠提供“豐富的文件表達(dá)形式，同時(shí)技術(shù)漏洞附加在電子文件及其管理上”。隨著重復(fù)的財(cái)務(wù)管理工作，將有大量的電子垃圾。伴隨著科技的發(fā)展產(chǎn)生新的問題：電子文件因保存不當(dāng)或者誤刪等操作，會(huì)帶來較為嚴(yán)重的錯(cuò)誤。因此，如何認(rèn)識(shí)并防范這些風(fēng)險(xiǎn)才可以保證電子文件的真實(shí)性和完整性，也能最大限度地為財(cái)務(wù)部門的科學(xué)管理的持續(xù)開展提供真實(shí)有效的信息支持與信息保障。

1 特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)路技術(shù)的飛速發(fā)展，提高財(cái)務(wù)管理體系的信息化水平，是滿足新時(shí)期財(cái)務(wù)管理工作需求的關(guān)鍵信息化管理模式，其具有以下技術(shù)特點(diǎn)。

1.1 財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性

過去，我們處理財(cái)務(wù)問題會(huì)經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，如業(yè)務(wù)部門上報(bào)的各類信息、單位向上級(jí)部門上報(bào)的各類報(bào)表等。目前，信息化的管理技術(shù)，保證了單位信息的及時(shí)傳遞和共享。這樣，既能拓展信息渠道，也能豐富信息內(nèi)容。采用信息化管理，可以大大提高財(cái)務(wù)管理的時(shí)效性。

1.2 數(shù)據(jù)共享

數(shù)據(jù)和信息共享是當(dāng)今信息化時(shí)代下的主題，這樣既節(jié)約了時(shí)間成本同時(shí)減少了人力和財(cái)力的浪費(fèi)。引進(jìn)財(cái)務(wù)信息化管理，可以讓單位內(nèi)部、上級(jí)管理部門及時(shí)掌握財(cái)務(wù)管理信息，了解各項(xiàng)工作進(jìn)度，這樣可以節(jié)約成本。數(shù)據(jù)資料共享，是確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要保障。

1.3 管理辦公的自動(dòng)化

財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)業(yè)務(wù)是一個(gè)高度集成、統(tǒng)一的系統(tǒng)，加速了各部門的相互連接。合理的工作流程，是確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的保障。通過授權(quán)管理，用戶可以隨時(shí)登錄財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)，查閱各種事項(xiàng)：如已辦事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等。財(cái)務(wù)審批的網(wǎng)絡(luò)化，財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)單據(jù)可以通過掃描件的方式進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)上傳，等待領(lǐng)導(dǎo)查看和審批。這樣省去了找領(lǐng)導(dǎo)簽字，等待時(shí)間大大減少。

2 財(cái)務(wù)管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)因素

隨著現(xiàn)代通信技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度越來越高。電子文件在給我們帶來便利的同時(shí)，其自身存在不可規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 電子文檔的可讀風(fēng)險(xiǎn)

電子文檔屬于特殊介質(zhì)，需要借助各種設(shè)備進(jìn)行文件的讀取和寫的操作，在整個(gè)信息傳遞的環(huán)節(jié)中，電子文件缺少防范和風(fēng)險(xiǎn)控制，則帶來不良后果。

2.2 電子文件的可分離性造成安全性風(fēng)險(xiǎn)

信息與載體的可分離是電子文件的主要特性。可分離性是電子文檔的一個(gè)重要特征，同時(shí)在傳遞的過程中可產(chǎn)生一系列問題，如病毒入侵、文件被修改等。另外，網(wǎng)上黑客與計(jì)算機(jī)病毒也是造成電子文件不安全的因素之一。

2.3 更新?lián)Q代帶來的浪費(fèi)

眾所周知，電子產(chǎn)品是更新?lián)Q代非?？斓?，新的產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)。根據(jù)日常工作，其設(shè)備過時(shí)一般有兩方面的原因：一是因?yàn)榧夹g(shù)不斷更新，舊的存儲(chǔ)技術(shù)逐步消失；二是商業(yè)供貨是一個(gè)動(dòng)態(tài)的平衡，在不斷的競(jìng)爭(zhēng)中存在部分企業(yè)無法繼續(xù)生產(chǎn)導(dǎo)致破產(chǎn)。

3 造成財(cái)務(wù)部門電子文件風(fēng)險(xiǎn)的主要因素

每個(gè)事業(yè)單位所用的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、管理制度等本身存在漏洞，進(jìn)而給財(cái)務(wù)部門工作帶來相應(yīng)的連帶損失。在不斷的工作和研究中發(fā)現(xiàn)引起電子文件風(fēng)險(xiǎn)的因素很多，主要有內(nèi)部因素和社會(huì)環(huán)境因素。內(nèi)部因素包括組織、信息基礎(chǔ)建設(shè)、人員、資金等。社會(huì)環(huán)境因素包括主管部門、規(guī)范體系、支持部門等。

4 應(yīng)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

4.1 借鑒先進(jìn)理念

近年來，風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)比較新的概念，對(duì)于管理工作不失為一種好的方法和手段。對(duì)于各行各業(yè)的管理人員來說，先進(jìn)的理念是一種方法指導(dǎo)，同時(shí)可以為大家所借鑒。

4.2 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

將先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)管理理念及技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、生成、運(yùn)行、保存等各個(gè)階段。對(duì)電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有活動(dòng)和內(nèi)容全程管理、統(tǒng)籌兼顧。將全程管理和前端控制的理念貫穿于系統(tǒng)設(shè)計(jì)中。電子文檔的傳遞過程中，可以采用多種手段進(jìn)行保護(hù)，盡量采用標(biāo)準(zhǔn)或通用格式進(jìn)行記錄，要切實(shí)保證數(shù)據(jù)安全與長(zhǎng)期保存過程中的有效讀出，并確保在格式變換中文件信息的真實(shí)性和完整性。

4.3 吸納和培養(yǎng)高科技管理人才

針對(duì)現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息化管理工作需求，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，提高技術(shù)人才電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的理論素養(yǎng)。在提升信息化財(cái)務(wù)管理的同時(shí)，過硬的人才隊(duì)伍也是主要因素。每年應(yīng)該開展信息化財(cái)務(wù)管理培訓(xùn)，通過培訓(xùn)工作的有效開展，提高財(cái)務(wù)人員信息化技能，促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化管理工作的開展。

4.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)增加對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的資金投入，確保財(cái)務(wù)信息化管理軟硬件設(shè)施的齊全。各個(gè)單位在選擇財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件時(shí)可以依據(jù)不同單位的財(cái)務(wù)要求進(jìn)行二次研發(fā)，開發(fā)出適合該單位的財(cái)務(wù)管理軟件。此外，網(wǎng)路安全是一個(gè)不容忽視的問題，針對(duì)目前的網(wǎng)絡(luò)安全問題，可以采用多種手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，如設(shè)置防火墻，安裝局域網(wǎng)及內(nèi)部網(wǎng)站等，這些手段可以有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的侵害。

隨著科技和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件如何進(jìn)行安全的保存是值得探索的問題，我們應(yīng)該如何在信息化的大背景下，將這種先進(jìn)的科技和安全管理結(jié)合的更為密切是值得探討的問題。

參考文獻(xiàn)

[1] 張擁軍.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化管理模式之探索[J].經(jīng)濟(jì)師，2009（9）：184-185.

[2] 馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（3）：

8-11.

[3] 徐擁軍.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的必要性與可行性[J].檔案學(xué)通訊，2005（6）：51-55.

[4] 馮惠玲，王健.電子政務(wù)建設(shè)中的文件管理風(fēng)險(xiǎn)探析[J].中國行政管理，2005（4）：62-66.

[5] 楊煜鈴.論現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016

（6）.

[6] 朱婷婷.事業(yè)單位中會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理的重要意義[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016（11）.