高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略

文/錢艷艷

高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略

文/錢艷艷

數(shù)字化時代的到來，對高校的檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)前，我國高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上現(xiàn)代化社會網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展步伐，其采取的仍是文本學(xué)生檔案和數(shù)字化檔案相結(jié)合的管理模式，很大程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量及工作效率。高校檔案管理模式需要不斷發(fā)展與創(chuàng)新，需要導(dǎo)入先進(jìn)的數(shù)字化信息系統(tǒng)，以推動高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、學(xué)生檔案信息管理數(shù)字化概述

所謂學(xué)生檔案信息管理數(shù)字化，是指通過計算機把在校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為一系列的可度量的文字、數(shù)據(jù)及圖表等形式，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建出一個科學(xué)化、規(guī)律化的模型，把上述文字、數(shù)據(jù)及圖表等形式全部轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制的網(wǎng)絡(luò)代碼，再傳輸至計算機內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)處理，最終實現(xiàn)計算機數(shù)字化。高校內(nèi)應(yīng)用學(xué)生檔案數(shù)字化管理模式，不僅可以提升檔案管理人員的工作質(zhì)量與工作效率，同時也可以提高檔案的保密度。因此，構(gòu)建高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理模式具有重要的現(xiàn)實意義及價值。

二、高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式

1.構(gòu)建新型的文本書籍類檔案系統(tǒng)

引入客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)，簡稱c／s系統(tǒng)，其實質(zhì)是利用多媒體網(wǎng)絡(luò)把分散的各個計算機統(tǒng)一連接在一起，系統(tǒng)按照功能作用，將這些計算機劃分為服務(wù)器和客戶機C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理形式。近些年，此種模式得到了越來越廣泛的應(yīng)用，其將系統(tǒng)內(nèi)不同任務(wù)分派下發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)計算機，將繁瑣復(fù)雜的計算應(yīng)用及管理任務(wù)統(tǒng)一分配給服務(wù)器進(jìn)行處理，由服務(wù)器逐一實現(xiàn)步驟化、簡便化的處理。比如，對于學(xué)生所登錄的用戶界面、數(shù)據(jù)庫等，系統(tǒng)會統(tǒng)一將這些內(nèi)容劃分給多臺穩(wěn)定運行的機器，由此落實完成任務(wù)，以實現(xiàn)整體應(yīng)用的目的。實質(zhì)上，此種模式是一種軟件運行及組織方式，其必須依附于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能得以存在。所以，c／s結(jié)構(gòu)系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)硬件并無嚴(yán)格的要求。

2.構(gòu)建新型的儲存管理模式

學(xué)生檔案是展示高校工作實績的重要窗口，同時也是高校評估不可或缺的資料數(shù)據(jù)。高校的檔案管理人員要著重提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，不斷增強工作能力，在管理學(xué)生檔案的過程中，首先應(yīng)樹立以人為本的思想觀念，以公正客觀的工作態(tài)度對待每一份學(xué)生檔案，以客觀事實為前提，保證學(xué)生檔案信息的真實性及可靠性；其次，在進(jìn)行裝檔工作及備案材料時，對于學(xué)生的一些變動信息，應(yīng)予以及時了解與收集，進(jìn)而做好及時更改工作，實現(xiàn)檔案的實時動態(tài)化管理。再次，充分了解與掌握學(xué)校檔案信息利用的需求，最大化地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，依靠渠道一體化的支持環(huán)境，為用戶提供系統(tǒng)、詳實的資料與數(shù)據(jù)信息；最后，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)重滯緩了檔案管理工作的發(fā)展步伐，因此，需對其進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，通過數(shù)據(jù)庫儲存網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時借助于各種軟件編程技術(shù)，對檔案數(shù)字化管理的工作流程進(jìn)行深度優(yōu)化，以此推動高校各個部門充分發(fā)揮出職能效用。

3.構(gòu)建新型的自動化管理模式

在信息化社會背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)。檔案工作的管理模式也應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，突破舊有模式的束縛。首先，提高高校檔案數(shù)據(jù)管理全自動化系統(tǒng)的構(gòu)建工作水平，為了保證檔案管理計算機庫房機器的穩(wěn)定運行，在其內(nèi)部應(yīng)裝配溫濕度自動監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)，對庫房中空調(diào)、加濕機等設(shè)備進(jìn)行自動化管理。一方面，以自動化的方式調(diào)節(jié)與控制檔案庫房溫濕度，延長檔案電子文件載體的壽命；另一方面，改變了傳統(tǒng)人工操作檔案庫房空調(diào)、除濕機等設(shè)備的做法，降低了人工干擾的潛在風(fēng)險，同時還大大降低了年耗電量。

4.構(gòu)建新型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)滿足以下條件：①基于C/S結(jié)構(gòu)之上；②支持分布式處理方式；③聯(lián)機事務(wù)、處理數(shù)據(jù)是具有高度的安全性、可靠性；④可適應(yīng)多種類型的硬件平臺及操作系統(tǒng)；⑤和其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠形成連接并以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)連接功能。當(dāng)前，高校檔案部門所使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多為Dbase,FoxBASE,FoxPro等編寫,如果要建立全面覆蓋學(xué)校各類信息集成的管理系統(tǒng)，這些程序的功能都不能滿足實際需要，并且其安全度也較低。因此，基于功能、安全及數(shù)據(jù)完整性方面的考慮，高校應(yīng)選擇多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的模式構(gòu)建新型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)多用戶、多任務(wù)的高效運行，以適應(yīng)大量的檔案資料的歸納、處理、存儲等工作。

（作者單位：廣西政法管理干部學(xué)院）