關(guān)于完善人民法院訴訟檔案管理的幾點(diǎn)思考

暴敬偉

（遼寧省法官培訓(xùn)學(xué)院 沈陽(yáng) 110032）

關(guān)于完善人民法院訴訟檔案管理的幾點(diǎn)思考

暴敬偉

（遼寧省法官培訓(xùn)學(xué)院 沈陽(yáng) 110032）

訴訟檔案管理工作是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，也是人民法院審判工作不可或缺的內(nèi)容之一，筆者通過(guò)對(duì)某地人民法院檔案管理工作調(diào)查研究，梳理出檔案管理中存在的六個(gè)問(wèn)題，在結(jié)合審判實(shí)踐基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和相關(guān)理論，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入的思考和研究，并提出對(duì)策建議，期望有益于進(jìn)一步提高人民法院訴訟檔案管理水平。

人民法院 檔案管理 完善思考

訴訟檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案，它是人民法院審判過(guò)程的真實(shí)記錄，既反映了審判工作的全貌，又是加強(qiáng)審判監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。為充分發(fā)揮和利用訴訟檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，各級(jí)人民法院全面加強(qiáng)訴訟檔案管理，建章立制，配齊配強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員，開(kāi)發(fā)管理軟件，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)人民法院訴訟檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了有益的探索。但是，隨著司法體制的改革和審判權(quán)運(yùn)行機(jī)制改革的深入，司法實(shí)踐對(duì)訴訟檔案管理提出了更高的要求，人民法院訴訟檔案原有的管理模式需要進(jìn)一步的改進(jìn)和完善。本文將主要圍繞新形勢(shì)下人民法院訴訟檔案管理中存在的問(wèn)題，剖析原因，提出改進(jìn)意見(jiàn)和措施，以期能更好地為審判和社會(huì)服務(wù)。

一、當(dāng)前法院訴訟檔案管理存在的問(wèn)題

第一，思想觀念滯后。隨著司法體制改革的不斷深化，特別是立案登記制的實(shí)施，大量的訴訟案件涌入到人民法院，訴訟檔案作為記錄審判活動(dòng)的載體，也呈現(xiàn)暴發(fā)式的增長(zhǎng)[1]。有些法院由于未在思想上引起高度重視，沒(méi)有及時(shí)預(yù)判檔案管理形勢(shì)的發(fā)展并采取相應(yīng)的有效對(duì)策，致使檔案管理出現(xiàn)了腸梗阻，案件辦結(jié)后，超期限歸檔、檔案積壓、卷宗質(zhì)量低下等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，這些問(wèn)題迫切需要法院提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

第二，管理制度不健全。最高人民法院在2012年頒布了新的《人民法院檔案工作規(guī)定》，但是，該規(guī)定沒(méi)有制定具體的細(xì)則，比如保管期限、立卷辦法等還是按照1991年最高法院頒布的《人民法院檔案管理辦法》執(zhí)行，上述規(guī)定已不適應(yīng)當(dāng)前審判工作發(fā)展的需要。檔案信息化管理是近年來(lái)的新生事物，此方面的操作規(guī)程、借閱規(guī)定及程序都是空白區(qū)，一些法院雖然完成主要檔案電子化，但相關(guān)規(guī)章制度則是“摸著石頭過(guò)河”，走了不少?gòu)澛贰?/p>

第三，訴訟檔案電子化進(jìn)展遲緩。目前信息技術(shù)取得了飛速的發(fā)展,辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公方式和節(jié)奏。部分法院或因認(rèn)識(shí)問(wèn)題或因資金原因，不能及時(shí)推進(jìn)訴訟檔案電子化進(jìn)程，更未形成檔案的物聯(lián)網(wǎng)，同時(shí)也缺乏訴訟檔案管理的信息化建設(shè)。訴訟檔案電子化工作的落后，導(dǎo)致檔案管理混亂，檔案利用效率低下，直接影響了審判的公平與公正。盡管有些法院利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息作電子化處理。但在實(shí)際掃描過(guò)程中仍然會(huì)出現(xiàn)打碼不清、漏打、漏頁(yè)等不符合歸檔要求的問(wèn)題，以及掃描中對(duì)紙質(zhì)檔案損壞問(wèn)題，這些問(wèn)題還沒(méi)有一個(gè)切實(shí)有效的解決辦法。

第四，檔案管理隊(duì)伍松散。法院訴訟檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要有專(zhuān)門(mén)的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理人員來(lái)進(jìn)行。但在實(shí)踐中，部分法院專(zhuān)職人員少、兼職人員多，科班出身少、半路出家多。有的檔案人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，自己摸索著干，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，一些法院由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員不固定，頻頻換崗，責(zé)任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對(duì)檔案的有效監(jiān)管，極易造成檔案管理混亂的問(wèn)題。

第五，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。2011年全國(guó)法院受理案件1221萬(wàn)件，2017年全國(guó)法院受理案件2305萬(wàn)件。7年間全國(guó)法院受理案件翻了近一番，檔案室的硬件設(shè)施已不能滿(mǎn)足案件增長(zhǎng)的需要，檔案庫(kù)房面積不足、信息化建設(shè)缺乏前瞻性、服務(wù)器存儲(chǔ)器容量低、數(shù)據(jù)傳輸緩慢等問(wèn)題，嚴(yán)重影響訴訟檔案作用的有效發(fā)揮。檔案人員的辦公室、檔案整理室基本未分開(kāi)，有的法院還沒(méi)有獨(dú)立的閱卷室，部分法院防潮、防水、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)施陳舊或過(guò)期后未能及時(shí)更換，也給訴訟檔案帶來(lái)極大的安全隱患。

第六，卷宗材料不規(guī)范。訴訟文書(shū)是人民法院訴訟檔案的主要材料，最高人民法院《法院訴訟文書(shū)樣式》、《關(guān)于裁判文書(shū)引用法律法規(guī)等規(guī)范性法律文件的規(guī)定》以及《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)〈出版物上數(shù)字用法的規(guī)定〉和〈標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法〉》規(guī)范了訴訟文書(shū)的制作。在實(shí)際工作中，有時(shí)由于案件多，工作量大，審判人員對(duì)規(guī)定流于形式，沒(méi)有落實(shí)到位。在訴訟檔案中，裁判文書(shū)體例結(jié)構(gòu)不合理、語(yǔ)言表述不規(guī)范、引用法律條文不完整，以及不合乎技術(shù)規(guī)范要求的表述和錯(cuò)字、漏字、錯(cuò)引法律條文、漏引法律條文等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了訴訟檔案的質(zhì)量。其他訴訟材料也存在排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，書(shū)寫(xiě)不工整，當(dāng)事人簽名前后不一等問(wèn)題，影響了案卷質(zhì)量和閱卷效果[2]。

二、完善法院訴訟檔案管理的思考

第一，提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。認(rèn)真學(xué)習(xí)司法體制改革的各項(xiàng)要求和舉措，增強(qiáng)改革意識(shí)，堅(jiān)定改革信心，用改革的思維指導(dǎo)訴訟檔案管理工作。建立領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確立院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)、各部門(mén)協(xié)同配合的檔案工作體系。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)訴訟檔案的重視，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理、利用意識(shí)，定期檢查檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決[3]。比如定期催收多年未歸還的借出案卷，妥善處理已歸檔案卷質(zhì)量問(wèn)題等等。把檔案管理工作納入到績(jī)效考評(píng)體系中進(jìn)行評(píng)估考核，全力促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新提升。

第二，以問(wèn)題為導(dǎo)向，完善各項(xiàng)管理制度。盡快制定《人民法院訴訟檔案管理細(xì)則》，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作程序，尤其是檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度急需建立和完善，爭(zhēng)取早日結(jié)束“摸石頭過(guò)河”的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的規(guī)范化和制度化。關(guān)于是否允許當(dāng)事人查閱刑事訴訟檔案的公安卷宗，也是檔案管理中頗有爭(zhēng)議的一個(gè)問(wèn)題。實(shí)際工作中形成的慣例是只準(zhǔn)許查閱審判卷宗的正卷，不準(zhǔn)許查閱公安及檢察院形成的卷宗材料。對(duì)此，建議最高法、最高檢、公安部制定相關(guān)的規(guī)定，以便檔案人員在實(shí)際工作中有法可依。在未做出規(guī)定前，可將公安和檢察院的卷宗退回原單位。退回后既解決了查閱矛盾問(wèn)題，也解決了此部分是否進(jìn)行檔案電子化掃描的問(wèn)題。

第三，立足于提高檔案利用價(jià)值，強(qiáng)力推進(jìn)信息化建設(shè)。實(shí)踐證明，檔案電子化對(duì)于提高審判質(zhì)量效率具有重要作用。各級(jí)人民法院要舍得投資購(gòu)置設(shè)備和組織人員，有條件的地區(qū)也可以購(gòu)買(mǎi)社會(huì)服務(wù)，盡快完成歷史檔案和現(xiàn)實(shí)檔案的電子化掃描。業(yè)務(wù)庭結(jié)案后，評(píng)查部門(mén)對(duì)散卷評(píng)查合格后，進(jìn)行電子掃描裝訂，爭(zhēng)取電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，兩者同步歸檔，既可以避免重復(fù)勞動(dòng)，又可以減少設(shè)備采購(gòu)成本。同時(shí)，在強(qiáng)化訴訟檔案的管理與信息化處理的同時(shí)，對(duì)于案卷在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文書(shū)材料，也應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案記錄。檔案電子化形成后，各級(jí)法院應(yīng)建立鏈接各級(jí)訴訟檔案網(wǎng)站的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)法院內(nèi)網(wǎng)電子檔案遠(yuǎn)程借閱，大大提高了司法效率，節(jié)省司法資源。積極探索實(shí)現(xiàn)檔案的物聯(lián)網(wǎng)。可將庫(kù)房?jī)?nèi)每一卷檔案粘貼一張電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽記錄檔案的身份信息，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程讀取，實(shí)現(xiàn)檔案的“物聯(lián)網(wǎng)”管理。

第四，注重理論實(shí)踐相結(jié)合，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才。組織檔案人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者講課傳授經(jīng)驗(yàn)，并組織人員到先進(jìn)法院參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短，汲取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案人員自身的素質(zhì)[4]，特別是加強(qiáng)對(duì)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，努力培養(yǎng)和造就出既掌握法院檔案管理知識(shí)，又了解信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，以應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代法院檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)實(shí)需要。為了實(shí)現(xiàn)檔案人員的專(zhuān)業(yè)化和知識(shí)化，建議定期招錄檔案專(zhuān)業(yè)人才，增加專(zhuān)職人員，減少兼職人員，固定崗位，明確待遇，建立吸引檔案人員的留人用人機(jī)制，打造一支政治過(guò)硬、業(yè)務(wù)精良的檔案隊(duì)伍。

第五，舍得資金投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理需要投入大量資金，要加大力度更新完善現(xiàn)有的硬件設(shè)施，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案人員辦公室、檔案整理室、檔案庫(kù)房、閱卷室，及時(shí)完善和更換檔案庫(kù)房的防護(hù)設(shè)施，并對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造。合理的資金投入也可以節(jié)省今后工作運(yùn)營(yíng)成本，更好地提高工作效率。有條件的法院可購(gòu)置射頻識(shí)別技術(shù)（RFID技術(shù)）的相關(guān)設(shè)備，更加方便快捷地提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱服務(wù)，提高信息輸入的效率與準(zhǔn)確性，使檔案借閱和歸檔工作更為省時(shí)省力、簡(jiǎn)便快捷，避免發(fā)生借閱工作忙中出錯(cuò)、責(zé)任不清的問(wèn)題。

第六，規(guī)范卷宗材料審核，把好訴訟檔案質(zhì)量關(guān)。建立訴訟檔案卷宗材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從收集、整理到裝訂逐項(xiàng)做出規(guī)定，并對(duì)書(shū)記員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其全面掌握卷宗裝訂的技術(shù)要求，審判人員要做到卷宗材料內(nèi)容的精準(zhǔn)無(wú)誤，普通程序案件的合議庭成員對(duì)裁判文書(shū)內(nèi)容和形式負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)易程序案件中獨(dú)任法官對(duì)裁判文書(shū)的內(nèi)容和形式負(fù)責(zé)，合議庭成員和獨(dú)任法官對(duì)自己審理案件的裁判文書(shū)進(jìn)行審核把關(guān)并簽署本人名字，歸檔前法官或職能部門(mén)還要對(duì)待歸檔的卷宗進(jìn)行再次詳細(xì)的審核把關(guān)，杜絕文字錯(cuò)誤和違反技術(shù)規(guī)范問(wèn)題的發(fā)生。歸檔后一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤對(duì)相關(guān)人員要依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

[1]瞿麗娜.淺談基層法院訴訟檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2013（S3）.

[2]王子健.訴訟檔案管理工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].黑龍江檔案，2013（6）.

[3]王靖靈.關(guān)于完善基層檢察訴訟檔案管理工作的思考[J].法制博覽，2016（6）.

[4]孫莉.淺談基層法院檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（4）.

G271

A

2017-02-19

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.22