高校檔案管理信息網絡化建設的意義與實現路徑

李鴻

（廣西科技大學 柳州 545005）

高校檔案管理信息網絡化建設的意義與實現路徑

李鴻

（廣西科技大學 柳州 545005）

推動與實現高校檔案管理網絡化，是檔案管理現代化發(fā)展的必然選擇。理性分析，當前在高校檔案管理活動中，仍存在著較多的現實性問題，如檔案信息挖掘不充分，管理缺乏規(guī)范，管理方式落后等。從多個維度出發(fā)，探究與思考高校檔案管理信息網絡化建設的必要性與意義，并在此基礎上，對其可行性作一定的分析，重點思考其實現路徑。

高校 檔案管理信息 網絡化 實現路徑

基于當前時代背景，信息網絡化是社會發(fā)展的顯著標志，信息在國民教育與社會發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的作用。而檔案資料作為一種信息資源，其價值與作用也日益凸顯。然而受時間與地域等限制，高校檔案信息往往無法面向用戶開放，無法實現檔案信息共享，檔案信息利用程度偏低。基于此，可以選擇現代信息技術為支撐，進行高校檔案管理信息網絡化建設，以提高檔案信息管理水平，切實挖掘與利用檔案信息價值。在探究其建設必要性與可行性的基礎上，重點思考其實現與操作的具體路徑。

一、高校檔案管理信息網絡化建設的必要性分析

1. 提升學校管理效率與質量的現實需要。在高校發(fā)展與管理過程中，為保障工作正常開展，合理調整教學、科研及其他各項工作，需要掌握充分的信息資料，而檔案信息則是高校決策信息的重要來源。推動與實現高校檔案管理信息網絡化，借助其網絡化平臺，可以實現大量檔案信息的實時更新與歸檔。可以面向學校管理人員與廣大師生開放，允許其訪問與獲取相關的檔案信息，并為教師教學和科研、為學校管理等提供信息支持。此外，其還可推動校務公開，可在檔案室主頁中發(fā)布或公示相關信息，如決策公開、財務公開、招生與就業(yè)情況等，通過信息網絡化，可以提高校務公開力度。

2. 檔案收集完整性的現實要求。檔案收集是檔案信息管理工作開展與信息挖掘實現的前提條件。隨著高校工作的開展，相應的檔案資料數量也在積累與增加，檔案內容與范圍較為廣泛，這也給檔案收集與歸檔作業(yè)帶來了一定的困難。采取傳統(tǒng)的人工方式進行檔案收集與整理，在很大程度上無法保障檔案收集的完整性?；诖耍枰ㄔO高校檔案管理信息網絡，依托網絡技術與共享平臺，提高信息收集效率與質量，保障檔案資源的可靠性。

3. 面向社會提供科研資源的需要。在時代發(fā)展中，信息的重要性日益凸顯，人們對檔案信息的需求表現出更高層次，綜合利用成為了檔案信息利用的發(fā)展趨勢。而推動高校檔案管理信息網絡化建設工作，則可以構建檔案信息管理與服務平臺，打破時間與空間限制，用戶可以通過客戶端，訪問與獲取相應的檔案信息。尤其是高校教職員工，可以通過共享的檔案信息，來獲取科研資源，提高高?？蒲信c教學水平。

二、高校檔案管理信息網絡化建設可行性分析

基于高?，F實條件與發(fā)展需要，思考高校檔案管理信息網絡化建設的可行性。目前，建設高校檔案管理信息網絡化的基礎條件已相對充分，具體表現在以下幾個層面：其一，校園網絡環(huán)境奠定了基礎條件。當前，高校校園網絡環(huán)境已較為完善，校園網為檔案信息資源提供了平臺，可以在校園網中發(fā)布相應的檔案信息，用戶則可以通過該平臺獲取相關的檔案資料。其二，技術成熟，人才資源較好。高校教職員工與管理層等，均具備了一定的計算機技能，不僅為檔案信息網絡化建設提供了一定的人才基礎，而且還為信息網絡化應用奠定了基礎。其三，高校已開展了一定的檔案自動化建設，并獲得了一定成果。如設計了計算機管理系統(tǒng)，依托計算機實現了檔案收集、整理、編目與檢索等功能，為檔案管理信息網絡化發(fā)展與完善提供了一定基礎。此外，高校作為科研的重要領域，在科研與教學過程中會產生大量的檔案信息，通過計算機管理系統(tǒng)，則可以生成數字化檔案信息，為高校檔案管理信息網絡化發(fā)展提供了必要的資源。

三、高校檔案管理信息網絡化實現路徑分析

1. 提高相關基礎設備水平。建設高校檔案管理信息網絡化，需要配置相關的人員與設備，這些都離不開充分的資金支持。基于此，要求高校高度重視高校檔案管理信息網絡建設問題，并針對該項目增加經費投入。以高校現有的網絡與數據庫為基礎條件，開展面向公眾社會的服務，并將服務效益的部分投入到網絡化建設之中。就網絡化實現的基礎設備而言，主要以計算機、服務器與掃描儀為主，此外，還需要配置復印機、打印機、攝像機與傳真機等設備。基礎設備的完善程度，直接關系著檔案管理信息網絡功能的表現。雖然在建設初期，學校需要投入一定的經費，帶來運營成本，但隨著管理信息網絡化功能實現，其會帶來相應的效益。為此，高校應做好經費安排，推動其網絡化建設。

2. 推動高校檔案信息資源化建設。高校檔案管理信息網絡化建設，需要關注檔案信息數字化問題。檔案信息數字化并非簡單的應用設備數字化，或安裝運行軟件，其屬于一個完整的系統(tǒng)。在檔案信息數字化過程中，需要應用數字化存儲技術，以時間與類別為基準，進行檔案信息數字化歸類與處理。在數據庫中，構建相關數字信息資源庫，并負責文件、視頻、圖形圖像與相關資料的存儲。以高校相關檔案資源為對象，應用相關技術進行數字化處理。一般而言，為提高信息資源利用效率與水平，多會選擇應用數據挖掘技術，挖掘出信息內隱藏的不容易被發(fā)現卻十分有價值的信息，并為高校各項工作的開展提供相應的參考或依據。檔案信息資源化，是檔案信息共享與服務功能實現的主要路徑?；诖?，需要工作人員做好檔案收集工作?？紤]到當前辦公所產生的電子文件較多等情況，未來應以電子文件信息收集為主。

3. 實現高校檔案數字化檢索。數字化檢索功能，是檔案管理信息網絡的重要屬性特征。為實現該功能，需要關注文件制作與檢索工具編制問題。在文件制作過程中，需要應用規(guī)范格式，將文件內容的檢索字節(jié)固定下來，這些內容主要表現為文件題名、文號、作者與時間等，還需要增加檔案管理的編號信息，從而為編制檢索提供幫助，通過編制檢索，構成信息檢索工具。高校可以通過配置高性能服務器來承擔檔案信息存儲與管理工作，通過校園網來提供數字化檢索服務。

4. 強化高校檔案管理應用系統(tǒng)建設。進行高校檔案管理應用系統(tǒng)開發(fā)與設計，從而為檔案管理信息網絡化功能實現提供支撐。借助應用系統(tǒng)，可以在線實現檔案管理相關工作，如網上歸檔等。在進行檔案網站構建的過程中，還需要依照計劃，合理填充網站內容與資源，上傳開放檔案目錄。用戶可以通過網絡對檔案網站進行資源訪問，從而獲得所需要的信息。

5. 做好高校檔案信息編研工作，提高服務質量。就傳統(tǒng)檔案管理而言，其工作的重心具體為人工整理檔案與保管檔案，但在檔案管理信息網絡化建設中，需要調整檔案管理工作的重心，即以檔案信息為對象，加強信息挖掘、信息重組與創(chuàng)新，并依據用戶實際需要，提供動態(tài)的信息資源。為充分做好檔案信息編研工作，檔案管理人員需要切實做好市場調查，并深入分析高校教學與科研的重點，捕捉社會熱點信息，依據當前條件與實際，合理設定檔案資源編研主題，推出具備超前性、學術性與針對性的信息產品，并實現高校檔案管理信息網絡化建設的綜合效益。

此外，在高校檔案管理信息網絡化建設過程中，還需要關注網絡保護問題，做好檔案信息保密工作。如可采取數據加密與身份認證等技術，并應用備份機制，以切實保障檔案信息的安全性與完整性。

高校檔案管理信息網絡化建設，符合信息化時代的內在要求，符合高校信息資源開發(fā)與利用的目標，且通過檔案信息開發(fā)，可以為高?？蒲?、教學與管理等提供相應的信息資源，為高校發(fā)展提供驅動力?；诙鄠€維度，分析與思考了檔案管理信息網絡化的必要性與意義，在分析其可行性的基礎上，對檔案管理信息網絡化的實現路徑進行了思考。通過這些具備操作性的策略，解決檔案信息安全問題，能夠切實提高檔案信息利用價值，實現其綜合效益。

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★作者李鴻為廣西科技大學醫(yī)學院辦公室檔案管理員，研究方向為檔案管理。

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2016-11-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.21