如何做好人才流動環(huán)境下的人事檔案服務(wù)工作
——從曾三檔案服務(wù)觀談起

周勇娟

（長沙師范學(xué)院 長沙 410100）

如何做好人才流動環(huán)境下的人事檔案服務(wù)工作
——從曾三檔案服務(wù)觀談起

周勇娟

（長沙師范學(xué)院 長沙 410100）

重點研究曾三檔案學(xué)思想中有關(guān)檔案服務(wù)觀的思想和觀點，緊密結(jié)合當前人才高速流動的時代背景，從檔案收集、檔案信息服務(wù)、檔案專業(yè)人員培養(yǎng)等方面，探討如何利用曾三檔案服務(wù)觀思想指導(dǎo)當下的人事檔案服務(wù)工作，解決當前人事檔案服務(wù)工作中所存在的一系列問題。

曾三 人事檔案 人才流動 檔案服務(wù)

曾三同志是我國著名的檔案學(xué)家，是新中國檔案事業(yè)的開拓者和杰出領(lǐng)導(dǎo)人，他在領(lǐng)導(dǎo)我國社會主義檔案事業(yè)的實踐中，形成了一系列關(guān)于檔案和檔案工作的思想和觀點，包括他的檔案哲學(xué)觀、檔案社會觀、檔案價值觀、國家檔案觀、檔案科學(xué)觀、檔案人才觀以及檔案服務(wù)觀等，組成了他的檔案學(xué)思想理論體系。這些理論不僅對我國社會主義檔案事業(yè)的創(chuàng)建與發(fā)展作出了開拓性的偉大貢獻，同時對我國現(xiàn)在及將來檔案事業(yè)的發(fā)展也具有重要的指導(dǎo)意義。

在人事檔案管理方面，人才的大范圍高速度流動使得當前人事檔案管理工作面臨許多新的挑戰(zhàn)，為進一步了解人事檔案服務(wù)工作，做好人才流動環(huán)境下的人事檔案服務(wù)工作，恰逢曾老誕辰之際，筆者重拾《曾三檔案工作文集》，重溫曾老給我們留下的系統(tǒng)的檔案學(xué)思想，試圖結(jié)合當下的人事檔案服務(wù)工作實踐，探尋曾老檔案服務(wù)觀的真諦，更好地做好新時代的人事檔案服務(wù)工作?？v觀曾老關(guān)于檔案服務(wù)的相關(guān)觀點和思想，筆者主要從檔案的收集與整理、檔案利用以及檔案人才培養(yǎng)三個方面分析曾老檔案服務(wù)觀對當今人事檔案服務(wù)工作的啟示。

一、“收集是為了更好地服務(wù)”

收集工作是檔案工作的起點，提供檔案為黨和國家各方面工作服務(wù)是檔案工作的目的。曾三同志指出，“檔案工作的根本目的在于使用或利用檔案材料”[1]16，“檔案的收集是為了更好地服務(wù)”[1]74。反過來，要做好檔案的服務(wù)工作，首先就要做好檔案的收集工作，特別是經(jīng)濟高速發(fā)展帶動人才頻繁流動的今天，人事檔案材料的收集工作顯得尤為重要。

及時、完整地將人員的人事檔案材料收集歸檔是做好人事檔案服務(wù)工作的前提。在人才流動頻繁的環(huán)境下，人員的流動性加大，有的人員在單位工作一段時間就辭職了，有的甚至在人事檔案還沒有到達單位之前人就已經(jīng)再次流動了，這些情況的出現(xiàn)和增多直接導(dǎo)致了人事檔案材料的收集工作難度加大。而傳統(tǒng)的人事檔案收集一直都是采用檔案管理部門被動接收各職能部門移交的人事檔案材料的方式進行。雖然檔案收集工作的主體在各職能部門，但是在各職能部門，檔案的收集工作卻不僅不是他們的主要工作，甚至被認為是最不重要的一項工作，這就導(dǎo)致各職能部門對檔案收集工作重視不夠，在檔案的收集過程中可能會出現(xiàn)檔案材料收集不及時、不完整等現(xiàn)象。

那么，如何及時做好人事檔案材料的收集工作呢？筆者認為，首先應(yīng)該制定檔案收集制度，明確各職能部門在人事檔案材料收集工作中的具體職責。檔案管理部門要制定出具體的人事檔案材料的歸檔范圍、歸檔時間及對歸檔材料的質(zhì)量要求等，用制度來規(guī)范各職能部門的檔案收集工作；同時還應(yīng)將各部門的檔案收集工作情況納入到部門和部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核當中，檔案工作完成的情況直接與部門和部門領(lǐng)導(dǎo)的績效工資掛鉤，以此來提高各職能部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案收集意識，從而達到提高檔案材料質(zhì)量和歸檔實際效率的目的。

其次，檔案工作人員也應(yīng)該改變過去被動接收檔案材料的做法，走出檔案館（室），積極主動地去發(fā)現(xiàn)檔案、收集檔案。更重要的是，檔案管理部門應(yīng)該派人指導(dǎo)各職能部門的檔案收集工作，定期跟蹤和監(jiān)督各職能部門的檔案收集工作進程，做到及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并督促各職能部門將處理完畢的檔案材料及時移交檔案部門歸檔。

再次，在追求人事檔案的收集數(shù)量和速度的同時，檔案管理部門還應(yīng)該及時對收集到的人事檔案材料進行鑒定和整理。曾三同志曾說過：“如果把檔案工作看做只是保管文件，而不去進行整理、鑒定、統(tǒng)計和搜集，便談不到利用檔案材料，這樣的保管就沒有意義，并且也就不可能把文件保管好?！盵1]72對收集歸檔的人事檔案材料，檔案部門要本著實事求是的原則，認真鑒別，嚴格審查，遇到與原檔案材料出入較大的信息時，應(yīng)該及時進行核實，發(fā)現(xiàn)偽造、假冒的歸檔材料應(yīng)該及時進行查處；同時，對人事檔案的各項材料還應(yīng)該定期進行統(tǒng)計，及時做好查漏補缺，確保人事檔案信息的準確和完整，為人事檔案服務(wù)工作打下良好基礎(chǔ)。

二、“要把檔案服務(wù)工作做‘活’了”

1956年，曾三同志在全國檔案資料工作先進經(jīng)驗交流會上對一些檔案室為了使更多的人來檔案室（館）利用檔案，對檔案資料進行宣傳和介紹，實行“送卷上門”等檔案服務(wù)方法進行了表揚，并提出要更好地做好檔案的服務(wù)工作，就必須要把檔案工作做“活”了[1]95。而在人才流動性極大的今天，人們對人事檔案的重視程度大大降低，很多人對人事檔案的重要性認識不夠，“棄檔族”大量出現(xiàn)，“死檔”越來越多。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)直接增大了流動人員人事檔案管理的難度，同時也加大了社會和用人單位在人員招聘和任用時的負擔，制約了流動人員這一巨大人力資源的充分利用，對我國市場經(jīng)濟建設(shè)的健康有序發(fā)展產(chǎn)生了不可估量的消極影響。要減少和避免這些問題的出現(xiàn)，筆者認為現(xiàn)今的檔案管理部門更應(yīng)該把人事檔案服務(wù)工作做“活”了[2]188。

首先，針對人們的人事檔案意識淡薄的現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)該加大對人事檔案的宣傳力度。對于“棄檔族”中人數(shù)較多也更集中的群體——高校畢業(yè)生群體來說，高校檔案管理部門應(yīng)該通過舉辦講座、請輔導(dǎo)員和班主任在班內(nèi)進行宣傳等方式，在學(xué)生畢業(yè)前讓他們充分認識到人事檔案的作用，特別是“棄檔”、“死檔”對他們今后工作和生活帶來的不便等，使學(xué)生知曉其中的厲害關(guān)系，改變學(xué)生對人事檔案的無所謂的態(tài)度；而對于社會上的那些流動快、分布上更為分散的群體來說，檔案管理部門應(yīng)該充分利用一切可以利用的社會輿論工具，大力宣傳人事檔案的重要性，使人們認識到在市場經(jīng)濟環(huán)境下，人事檔案仍然與自己息息相關(guān)，提高人們對人事檔案的關(guān)注度和重視程度，從而減少因工作流動而導(dǎo)致的“棄檔”問題。

其次，檔案管理部門在人事檔案服務(wù)工作中更應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)方法，簡化服務(wù)程序，加快服務(wù)速度，提高服務(wù)質(zhì)量，真正做到便民、利民，使人們不會因為處理人事檔案的不便而造成“棄檔”。為適應(yīng)當今網(wǎng)絡(luò)化普及、人們生活節(jié)奏加快的大環(huán)境，筆者認為人事檔案服務(wù)工作也不能再墨守成規(guī)，而應(yīng)該充分利用當今先進的設(shè)備和技術(shù)手段，構(gòu)建人事檔案信息計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變、傳統(tǒng)手工管理方式向網(wǎng)絡(luò)化管理方式的轉(zhuǎn)變。檔案管理部門應(yīng)當建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對人員履歷、干部身份、職務(wù)任免、職稱評聘、工資異動、獎懲記錄、家庭成員及主要社會關(guān)系等進行全面的記錄和分析。對于那些利用頻率較高、較易磨損，同時利用價值又高的檔案材料，可通過對原件進行掃描的方式傳輸?shù)接嬎銠C中，以進一步完善人事檔案信息庫。通過數(shù)據(jù)庫，可以進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計與分析，并可生成各種名冊和表格，大大提高人事檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。

再次，在實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，檔案管理部門還應(yīng)搭建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)加大人事檔案信息的開放程度。檔案管理部門通過對人事檔案信息的分級管理提供便民服務(wù)，對于那些可自由查閱的人事檔案信息，檔案部門可在各地的人才服務(wù)中心設(shè)立人事檔案查檔室，把不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案材料錄入計算機，并通過網(wǎng)絡(luò)及時進行補充和更新，實現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理和半開放形式向社會開放，方便流動人員隨時隨地查詢，打破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的地域和時間限制，提高檔案服務(wù)的效率[3]118。

另外，在人事檔案服務(wù)的技術(shù)方法上，我們還應(yīng)該與國際接軌，積極學(xué)習(xí)國外先進的人事檔案管理方法。曾三同志說過：“我們對學(xué)習(xí)的態(tài)度要……認真地、批判地吸收外國的先進理論和先進技術(shù)，執(zhí)行‘向先進學(xué)習(xí)’、‘洋為中用’的方針?！盵1]79在人事檔案服務(wù)的技術(shù)方法上，一些發(fā)達國家走在我們的前面，我們應(yīng)該學(xué)習(xí)其優(yōu)點，如美國的每一個公民都有社會安全號，每一個成年人都有一個社會保險號，類似于中國的身份證號碼。通過社會安全號，任何銀行、用人單位或業(yè)務(wù)對象都可以付費查詢到一份由國家信譽局為該公民出具的信用報告；通過社會保險號可以追蹤公民保險金的繳納情況，以此作為日后領(lǐng)取退休金、老年醫(yī)療、退役軍人收益等各種社會保障的憑證。筆者認為，我國的人事檔案服務(wù)也應(yīng)從國家層面的大框架下進行整體的設(shè)計，建立全國人事檔案的通用數(shù)據(jù)庫，并加快局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的“三網(wǎng)”建設(shè)，真正做到全國人事檔案信息的共享，最大限度地滿足人才流動和社會發(fā)展的需要[4]17。

三、“加強檔案人才隊伍的建設(shè)能更好地促進檔案服務(wù)工作”

曾三歷來重視檔案人才隊伍的建設(shè)，他說“加強檔案人才隊伍的建設(shè)能更好地促進檔案服務(wù)工作”[1]279。為了培養(yǎng)檔案人才，他先后力促了中國人民大學(xué)檔案管理系和全國檔案學(xué)會的成立。在具體的人才培養(yǎng)方針上，曾老要求檔案工作者必須具備又紅又專的素質(zhì)。他曾說過：“國家的檔案工作是為社會主義革命和社會主義建設(shè)服務(wù)的，是政治性的工作，也是科學(xué)性的工作，作為一個檔案工作者，不紅是不行的，不專也是不行的。”[1]79

首先，檔案工作作為一項政治工作，要求檔案工作者應(yīng)該對自己所扮演的角色有明確的定位。在人事檔案工作的實踐中，檔案工作者往往要處理很多領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案材料，由于行政級別的差距，有些檔案工作者在處理高級別領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案問題時，往往不敢提出異議，對一些違規(guī)行為也睜一只眼閉一只眼。筆者認為，檔案工作作為一項政治工作，檔案工作人員要有強烈的責任心，要將檔案工作上升到為黨和國家負責的層面，特別是在處理人事檔案工作時，更應(yīng)該嚴格按照國家法律法規(guī)和檔案工作程序進行，不能因為磨不開面子、怕得罪人而違反檔案工作紀律，給國家和社會建設(shè)造成損失，自己最終也會替別人背黑鍋。曾三同志曾經(jīng)說過，“檔案工作人員都應(yīng)該對自己的工作有正確的認識”[1]22，“黨把我這樣的人分配來做檔案工作，就是因為黨的事業(yè)需要我，因此我就應(yīng)該下決心做好這一工作，并且做一輩子”[1]242。曾老的教誨既是對全體檔案工作者的肺腑之言，又是對他們的殷切期望。

其次，檔案工作作為一項科學(xué)性工作，要求檔案工作者必須不斷學(xué)習(xí)，廣泛涉獵各方面知識，努力提升個人的業(yè)務(wù)水平。檔案工作是一項科學(xué)性的工作，特別是科技高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)向現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理模式進行轉(zhuǎn)變，特別是在人事檔案管理領(lǐng)域，人事檔案的數(shù)字化管理和服務(wù)已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢，而影響人事檔案信息化服務(wù)效果的最終決定因素是人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定著人事檔案信息化服務(wù)目標的實現(xiàn)。人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)目標的完成不僅要求檔案管理人員具備相當扎實的檔案專業(yè)知識，同時還要求他具備一定的計算機操作和信息處理、網(wǎng)絡(luò)通信、外語、法律等多方面的技能和知識，未來最理想的檔案管理人員應(yīng)該是知識體系結(jié)構(gòu)全面、一專多能并具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才。因此，各檔案管理部門既要重視對原有檔案管理人員的培訓(xùn)和提高，又要大量吸收那些既有一定的檔案管理知識同時又具備其他相關(guān)知識和技能的復(fù)合型人才，為檔案界注入新鮮的血液，以適應(yīng)人才大量頻繁流動的社會現(xiàn)實和人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，減少人才流動過程中“棄檔”問題的產(chǎn)生，推動人事檔案工作特別是流動人員人事檔案工作的發(fā)展，使其更適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的趨勢[5]49。

作為一名檔案工作者，我們不應(yīng)忘記曾老對檔案工作及檔案工作者重要性的評價，更應(yīng)牢記曾老對檔案工作者的要求，結(jié)合當下時代的變化，繼承和發(fā)揚曾老的檔案學(xué)思想和理論，不卑不亢、不驕不躁，認真做好新時代的檔案管理和服務(wù)工作。

[1]曾三.曾三檔案工作文集[M].北京：檔案出版社，1990.

[2]李艷紅.人才流動背景下人事檔案管理問題探討[J].山西青年，2016（21）.

[3]姚春華.人事檔案數(shù)字化管理探討[J].蘭臺世界，2016（4）增刊.

[4]林苑純.中美人事檔案管理之比較及啟示[J].蘭臺世界，2011（2）.

[5]張艷.人事檔案信息化管理研究：以廣東為例[D].華南大學(xué)，2011.

G273.5

A

2016-12-01

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.20

湖南省檔案科技項目“人才流動環(huán)境下人事答案信息云服務(wù)模式研究”（項目編號：2016-H-11）。

周勇娟，長沙師范學(xué)院檔案室館員，研究方向為檔案管理。