基于文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略

任沁

（江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江陰 214405）

基于文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略

任沁

（江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江陰 214405）

在檔案信息化進(jìn)程中，文檔一體化是必然的趨勢(shì)和發(fā)展方向。它打破了原有文件與檔案分治的狹隘視野，有利于提高文檔管理的整體績(jī)效。從理論的視角，文檔一體化有“大文件“”大檔案”“文件生命周期理論“”文件連續(xù)體理論”等思想作為依據(jù)，體現(xiàn)了文檔一體化的意義和實(shí)施的必要性。從實(shí)踐的角度，根據(jù)文檔一體化的實(shí)施難點(diǎn)，要做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織模式，才能真正實(shí)現(xiàn)電子文件文檔一體管理的無(wú)縫對(duì)接。

文檔一體化 文書(shū)檔案 信息化策略

文檔一體化管理是將公文處理與文件歸檔有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在文書(shū)處理時(shí)就將歸檔的信息進(jìn)行摘錄和整理，使之符合文書(shū)立卷的規(guī)范和要求，實(shí)現(xiàn)公文處理與文書(shū)立卷的一體化。文檔一體化打破了個(gè)別職能部門(mén)的狹隘視野和公文處理單個(gè)環(huán)節(jié)的“壁壘”，注重分工協(xié)調(diào)、超前控制和整體把握，提高整個(gè)文書(shū)檔案工作的管理質(zhì)效。在辦公自動(dòng)化和檔案信息化過(guò)程中，文件從接收到處理，從寫(xiě)作到歸檔，都在計(jì)算機(jī)上完成，借助辦公軟件、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行全程管理。在工作中只有明確文檔一體化的理論依據(jù)和潛在意義，并在實(shí)際工作中加以運(yùn)用實(shí)踐，構(gòu)建兼顧文書(shū)處理和檔案管理的電子文件管理體系，才能發(fā)揮文檔一體化的管理、技術(shù)與服務(wù)功能，使電子文件整個(gè)生命過(guò)程都能得到全面、安全、有效的管控，從而提高辦公效率和管理水平。

一、文檔一體化的實(shí)施依據(jù)

文檔一體化管理，包括文檔實(shí)體的生成、文檔信息的利用、文檔的規(guī)范管理等方面。它不僅是打破文書(shū)與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項(xiàng)理論依據(jù)的長(zhǎng)處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書(shū)檔案工作的規(guī)律與效率。

1. 大文件與大檔案：數(shù)字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個(gè)不同名稱(chēng)。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認(rèn)為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運(yùn)動(dòng)的某個(gè)階段。

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使電子文件大量產(chǎn)生，構(gòu)成豐富的檔案信息資源。當(dāng)文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經(jīng)形成，而文件之“大”并不單單指數(shù)量，還包括不同檔案門(mén)類(lèi)之間的聯(lián)系之廣和文檔處理環(huán)節(jié)的多樣化?！按笪募辈粌H拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之?dāng)U展，一些檔案的保存價(jià)值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性等特點(diǎn)?！按笪募焙汀按髾n案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的整體性和連續(xù)性特點(diǎn)。文檔一體，統(tǒng)籌管理，不僅集中了技術(shù)力量，而且推進(jìn)了文書(shū)檔案工作的專(zhuān)業(yè)化，切實(shí)提高了文檔管理水平。

在信息化進(jìn)程中，數(shù)字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴(kuò)大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進(jìn)文件檔案的大聯(lián)通。數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個(gè)子系統(tǒng)。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開(kāi)等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。電子文件中心是數(shù)字檔案館的重要組成部分，能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類(lèi)型電子文件的有效傳輸、交換和存儲(chǔ)。為避免重復(fù)建設(shè)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用兼容技術(shù)，做好系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、形成與維護(hù)，理順文檔一體化的體制與流程，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體的銜接。

2. 文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎(chǔ)之一，而且從實(shí)踐的角度，也對(duì)文檔的管理具有較好的指導(dǎo)意義。根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀，是一個(gè)完整的生命過(guò)程，是一個(gè)自然流動(dòng)、難以割裂的過(guò)程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個(gè)整體，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的各個(gè)階段進(jìn)行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴(yán)格意義上說(shuō)還處于文書(shū)的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書(shū)階段抓起。在文檔一體化的全程管控過(guò)程中，文書(shū)管理便是檔案管理的前端控制。

由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點(diǎn)，因此確保前端控制是保證各電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過(guò)程，從源頭上防止一些錯(cuò)誤和隱患，才能確保歸檔文件的質(zhì)量?！半娮游募芾硐到y(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才能支持文件的證據(jù)性、真實(shí)性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時(shí)間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長(zhǎng)期的順利讀取”[1]。

前端控制是全程管控的重中之重，要轉(zhuǎn)變觀(guān)念、統(tǒng)籌綜治、前后照應(yīng)，才能保障電子文件整個(gè)生命過(guò)程的全面、有效管控，保障文件內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保障文件從文書(shū)部門(mén)到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規(guī)律，而且是促進(jìn)文書(shū)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。

3. 文件連續(xù)體理論：以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過(guò)程的連貫一致，倡導(dǎo)文件形成、保存與長(zhǎng)久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案服務(wù)，這突出了檔案信息化的實(shí)用優(yōu)勢(shì)，也為電子文件的優(yōu)化管理提出了更高要求。

連續(xù)體理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)不是從出生到消亡的單向運(yùn)轉(zhuǎn)，文檔處置的順序沒(méi)有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能。文件的生命過(guò)程與物理實(shí)體畢竟有所不同，人在使用過(guò)程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運(yùn)動(dòng)的普遍規(guī)律，而文件連續(xù)體理論則更適用于信息時(shí)代電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。

文件生命周期和連續(xù)體理論分別從文檔整體性與連續(xù)性的角度，為文檔一體化的有效實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對(duì)文件進(jìn)行立體的處理，使文件的運(yùn)轉(zhuǎn)成為一個(gè)系統(tǒng)靈活的過(guò)程。前端控制將對(duì)檔案的控制與管理提前到檔案設(shè)計(jì)與形成的階段，把好源頭關(guān)；在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用文件連續(xù)體理論，將一體化管理作為過(guò)程和手段，擴(kuò)展檔案經(jīng)營(yíng)服務(wù)范圍，保持系統(tǒng)連貫一致，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息共建共享。文檔一體化運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，兼顧兩大理論優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)了全局觀(guān)與系統(tǒng)優(yōu)化的辯證統(tǒng)一。

二、文檔一體化的策略手段

文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于保持電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者系統(tǒng)周全。為延伸相關(guān)部門(mén)職能，融合管理體系，同時(shí)簡(jiǎn)化工作程序，使文檔一體化整個(gè)流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織模式。

1. 責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)。工作人員對(duì)檔案的重視程度決定了檔案工作的質(zhì)量。在文書(shū)與檔案業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責(zé)任延伸。目前，許多單位對(duì)檔案的重視程度不夠，對(duì)于信息時(shí)代出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專(zhuān)家，也對(duì)“文檔一體化”持以不同的觀(guān)點(diǎn)，對(duì)于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭(zhēng)議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專(zhuān)兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進(jìn)理念的落實(shí)。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來(lái)看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級(jí)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見(jiàn)不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進(jìn)的意識(shí)。

為此，在文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施之前，將是長(zhǎng)期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進(jìn)相互了解，增加業(yè)務(wù)往來(lái)。文書(shū)工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動(dòng)態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書(shū)工作的要求、動(dòng)態(tài)。只有對(duì)對(duì)方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。

其次，要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍。文書(shū)人員要有延伸管理的意識(shí)和能力，檔案人員要有超前控制的意識(shí)和能力。文書(shū)人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過(guò)培訓(xùn)，開(kāi)闊部門(mén)視野，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。

再次，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專(zhuān)家層面征求意見(jiàn)，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實(shí)際，探討是否適合施行、從哪個(gè)方面入手等，在討論中促進(jìn)溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報(bào)為課題項(xiàng)目，作為課題來(lái)研究，讓學(xué)術(shù)先行，來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。

理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對(duì)于文檔一體化的工作進(jìn)取心和正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。

2. 組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，更好地推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過(guò)上層領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)協(xié)調(diào)、成員自覺(jué)，抓好文檔全局，做好過(guò)程對(duì)接，監(jiān)控運(yùn)行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實(shí)有效。

組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過(guò)程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負(fù)責(zé)將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案保管者也不再是被動(dòng)等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對(duì)傳統(tǒng)歸檔時(shí)間滯后、檔案資料不全的弊病，主動(dòng)、超前地同文件辦理者一起，共同確定機(jī)構(gòu)活動(dòng)需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動(dòng)體系進(jìn)行管理。

組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將數(shù)字檔案館與電子文件中心的建設(shè)納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館為電子文件中心提供文件環(huán)境和技術(shù)支持。電子文件中心是新型的文檔管理專(zhuān)業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實(shí)體，維護(hù)文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統(tǒng)一實(shí)行國(guó)家文件與檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)也對(duì)文檔一體化進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。文件中心在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，相應(yīng)地進(jìn)行全過(guò)程蹤跡保全，便于工作人員對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定和處置，確保長(zhǎng)久保存價(jià)值，從而真正顧及數(shù)字時(shí)代的檔案管理需求。

電子文件中心的建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的重要途徑，它“不是文件機(jī)構(gòu)或檔案機(jī)構(gòu)的改良，而是政務(wù)流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)，它在電子文件全程管理中起著核心機(jī)構(gòu)的作用”[2]。質(zhì)量監(jiān)控必須借助人力物力，良好的組織建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的前提條件。再配合以標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等手段，可逐步構(gòu)建符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的質(zhì)量保障體系。

3. 標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)。文檔一體化在實(shí)際操作過(guò)程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要有相應(yīng)的法律法規(guī)。建國(guó)以來(lái)，尤其是黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，檔案的法制建設(shè)已見(jiàn)成效，法律規(guī)范相對(duì)完善。然而要推進(jìn)文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立一套統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)。為此，要構(gòu)建文檔一體化嚴(yán)密的論證體系，使補(bǔ)充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構(gòu)，而且具有行之有效的實(shí)踐指南，成為文檔工作人員的學(xué)習(xí)文件，成為檔案信息化建設(shè)的重要藍(lán)本。

除了針對(duì)“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。在人員方面，要明確文書(shū)人員與檔案人員新的職責(zé)和工作范圍。要協(xié)調(diào)歸檔前后，有清晰的組織業(yè)務(wù)的劃分，尤其是需要密切合作的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，促進(jìn)積極有效的配合。要明確相關(guān)職責(zé)的法律規(guī)范，使人員不僅分配到位，而且責(zé)任落實(shí)到位。

在技術(shù)方面，要明確文檔一體化背景下操作系統(tǒng)應(yīng)具備的復(fù)雜功能。為研發(fā)出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統(tǒng)，提高文件覆蓋范圍和管理系統(tǒng)的利用水平，系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)是標(biāo)準(zhǔn)制訂最重要的環(huán)節(jié)要素。制訂出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)既要符合一體化的流程設(shè)計(jì)，涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全過(guò)程需要的技術(shù)，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關(guān)。

功能設(shè)計(jì)是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容和前提條件，也是標(biāo)準(zhǔn)制訂的難點(diǎn)所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動(dòng)或全自動(dòng)化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶(hù)界面。半自動(dòng)化模擬手工操作，“在一定意義上能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲(chǔ)、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢(xún)、檢索簡(jiǎn)單明了。全自動(dòng)化的一體化管理系統(tǒng)，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護(hù)四個(gè)子系統(tǒng)，一般具有收文處理、發(fā)文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。

4. 流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替。文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使文件制作與處理進(jìn)入傳統(tǒng)紙質(zhì)所無(wú)可比擬的時(shí)代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現(xiàn)出紙質(zhì)文件所不可替代的優(yōu)勢(shì)。然而系統(tǒng)最大的問(wèn)題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統(tǒng)之間相互傳導(dǎo)的兼容性。傳輸、存儲(chǔ)、檢索、復(fù)制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統(tǒng)必備的功能。不兼容不僅導(dǎo)致文檔一體化受阻，而且存在功能重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題。為便于公文流轉(zhuǎn)和檔案存用，就必須通過(guò)并聯(lián)、串聯(lián)、互聯(lián)等方式，提高文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替，滿(mǎn)足一對(duì)多的用戶(hù)信息需求，建立整體運(yùn)作體系。

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)存在遞進(jìn)關(guān)系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)都是辦公自動(dòng)化的子系統(tǒng)，而文檔一體化的設(shè)計(jì)就是要將兩大系統(tǒng)整合起來(lái)，做到過(guò)程統(tǒng)一和體制合一。為此，文檔一體化系統(tǒng)首先要具備OA系統(tǒng)的功能，即在信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上起到文件管理應(yīng)有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時(shí)代，還包括在線(xiàn)傳輸和檢索，具有動(dòng)態(tài)化、靈活性等特點(diǎn)。根據(jù)連續(xù)體理論，電子文件的流轉(zhuǎn)不僅發(fā)生在文書(shū)管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務(wù)與利用的過(guò)程中，同樣存在流轉(zhuǎn)的可能需求。流轉(zhuǎn)適用應(yīng)貫徹文檔一體化始終，在其任意一個(gè)子系統(tǒng)中都是必須具備的功能。

文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多，其核心是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫(xiě)進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，完成文件管理與檔案管理的銜接。“隨著實(shí)踐發(fā)展，適用于文檔管理的系統(tǒng)，呈現(xiàn)從單點(diǎn)功能到整體功能、從單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)、從專(zhuān)用到通用的發(fā)展趨勢(shì)。另外，通過(guò)這些系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，檔案部門(mén)不斷擴(kuò)大其合作領(lǐng)域，越來(lái)越融于社會(huì)?！盵4]未來(lái)新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在整合當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、信息中心和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上完善功能，兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能于一體，建立統(tǒng)一、嚴(yán)密、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。

在數(shù)字化時(shí)代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見(jiàn)，文書(shū)人員與檔案人員的界限也不再?zèng)芪挤置?，全程管理的電子文件管理理念得到了充分顯現(xiàn)。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形成、處理、歸檔和管理作為一個(gè)整體，確保文件機(jī)構(gòu)內(nèi)部、檔案機(jī)構(gòu)之間、文件與檔案機(jī)構(gòu)之間，電子文件的及時(shí)流動(dòng)與管理。通過(guò)文件管理的責(zé)任延伸和檔案部門(mén)的超前控制，實(shí)現(xiàn)整個(gè)文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協(xié)作的工作方式，保障了電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。

[1]黃霄羽.文件生命周期理論對(duì)機(jī)關(guān)文檔管理的啟示[J].檔案學(xué)通訊，2003（05）.

[2]趙屹.數(shù)字時(shí)代的文件與檔案管理[M].上海：世界圖書(shū)出版公司，2013.

[3]李靜.“文檔一體化”的理論與實(shí)踐探索[D].蘇州大學(xué)碩士學(xué)位論文，2013.

[4]王育東，高松峻.文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替——論OA系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的遞進(jìn)關(guān)系[J].浙江檔案，2006（01）.

Informatized Management Strategies of Documents and Archives Based on Integration

Ren Qin
（Jiangyin Polytechnic College,Jiangyin 214405,China）

In the process of archives informatization,integration of documents and archives is an inevitable trend and development direction.It breaks the narrow vision of original documents and archives'division,and helps to improve the overall performance of the documents and archives management.From the theoretical point of view,the integration has a lot of theoretical basis,such as"big documents idea","great archives thought","theory of documents life cycle"and"theory of documents continuum",which embodies the significance and necessity of the integration of documents and archives.From the practical point of view,according to the implementation difficulties of the integration,it is necessary to improve the work including extension of responsibility and cultivation of idea,organization construction and quality control,standard setting and function design,transfer application and system replacement in order to set up the efficient organization mode,so that we can realize the seamless connection of integrated management of electronic documents and archives indeed.

Integration of documents and archives；documents&archives；informatization；strategy

G270.7

A

2017-01-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.17

江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年度院級(jí)科研項(xiàng)目“高校檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究——以江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”（16S-XZ-04）。

任沁，碩士研究生，研究方向?yàn)闈h語(yǔ)言文學(xué)學(xué)科教學(xué)，現(xiàn)任教于江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院，黨政辦科員。