電子注冊制度在高校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用

余巍巍許俐俐

（東華理工大學(xué) 撫州 344000）

電子注冊制度在高校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用

余巍巍許俐俐

（東華理工大學(xué) 撫州 344000）

電子注冊制度是高等教育改革的一項(xiàng)重大舉措。從新生階段的學(xué)籍注冊，到在校生階段的學(xué)年注冊，再到畢業(yè)階段的學(xué)歷注冊，三個(gè)階段三次注冊，有始有終，有過程、有結(jié)論。電子注冊制度，不僅有助于各高校建立健全在校生數(shù)據(jù)信息庫，而且也實(shí)現(xiàn)了教育部對各高校學(xué)生在校期間全過程的監(jiān)控管理。隨著電子注冊制度的實(shí)施，高校學(xué)籍檔案管理無論從內(nèi)容、形式、時(shí)間等都發(fā)生了巨大的變化。本文從學(xué)籍檔案管理與電子注冊制度的關(guān)聯(lián)性入手，分析學(xué)籍檔案管理與電子注冊制度的內(nèi)容，闡述如何借助電子注冊制度的實(shí)施，來提高學(xué)籍檔案管理的成效性。

電子注冊 高校檔案 管理運(yùn)用

電子注冊制度是高等教育學(xué)籍學(xué)歷改革的一項(xiàng)重大舉措。從2001年至2008年，歷時(shí)八年，從學(xué)歷注冊到新生、在校生的學(xué)籍注冊，實(shí)現(xiàn)了高校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全程網(wǎng)絡(luò)化管理。電子注冊制度分為新生階段的學(xué)籍注冊、在校生階段的學(xué)年注冊以及畢業(yè)后的學(xué)歷注冊。學(xué)籍、學(xué)年與學(xué)歷，三個(gè)階段的三次電子注冊互相銜接，經(jīng)過學(xué)籍、學(xué)年電子注冊的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書才可以進(jìn)行學(xué)歷電子注冊。

2001年開始，教育部對高等教育學(xué)歷證書實(shí)行電子注冊。凡未經(jīng)注冊的學(xué)歷證書，國家不予承認(rèn)。2007年教育部對入校新生實(shí)行學(xué)籍電子注冊；2008年開始，對在校生實(shí)行學(xué)年電子注冊。高校新生學(xué)籍電子注冊和在校生學(xué)年電子注冊是完善高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度的一項(xiàng)重要工作，從入學(xué)階段、就讀階段直至畢業(yè)階段，層層把關(guān)，保障高等教育改革健康發(fā)展[1]268。電子注冊制度的實(shí)施，不僅有助于建立健全完整的在校生信息數(shù)據(jù)庫，而且也實(shí)現(xiàn)了教育部對各高校學(xué)生在校期間全過程的監(jiān)控管理，給高校學(xué)籍檔案管理也帶來重大變革，規(guī)范了學(xué)籍檔案管理的工作內(nèi)容、工作程序及工作節(jié)奏。

一、新生學(xué)籍電子注冊制度使學(xué)籍檔案管理源頭有保障

新生學(xué)籍電子注冊是電子注冊制度的首要工作。教育部高校學(xué)生司開發(fā)的學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺，是學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的政務(wù)平臺[2]73。各個(gè)階段的電子注冊就是通過學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺實(shí)現(xiàn)所有的功能。通過學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺將入校新生的學(xué)籍電子注冊、在校生的學(xué)年電子注冊和畢業(yè)生的學(xué)歷電子注冊管理等功能結(jié)合在一起，由高校、?。ㄊ校┙逃龔d、教育部共同管理和維護(hù)。

所謂新生學(xué)籍電子注冊，即新生入學(xué)注冊。其實(shí)就是將學(xué)歷電子注冊階段的資格審查，提前到入學(xué)時(shí)期,使新生學(xué)籍注冊數(shù)據(jù)與學(xué)歷注冊數(shù)據(jù)相互銜接。高校根據(jù)新生報(bào)到數(shù)據(jù)，整理上傳至學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺。只有上傳的數(shù)據(jù)與招生錄取庫中的數(shù)據(jù)完全吻合的學(xué)生方可注冊成功，并取得學(xué)籍[3]39。學(xué)籍注冊通常在新生入學(xué)一個(gè)月內(nèi)，由學(xué)校根據(jù)教育部相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行學(xué)籍電子注冊并上報(bào)教育部。入學(xué)當(dāng)年的11月份，學(xué)生可以通過教育部學(xué)籍查詢平臺，查詢本人的注冊學(xué)籍信息。凡未進(jìn)行學(xué)籍注冊的學(xué)生不具備學(xué)籍，即使在校就讀，其畢業(yè)后獲得的畢業(yè)證書也不能獲得學(xué)歷認(rèn)證。

電子注冊制度的實(shí)施，不僅完善了高校的學(xué)籍注冊制度，同時(shí)也規(guī)范了高校學(xué)籍檔案的管理內(nèi)容，從此學(xué)籍檔案管理源頭有保障。首先，《新生錄取簡明登記表》便是招生庫中電子檔案的紙質(zhì)稿，也是新生學(xué)籍檔案的源頭。新生入學(xué)后，通過一系列的復(fù)查手續(xù)，再與招生庫數(shù)據(jù)比對，只有當(dāng)最終數(shù)據(jù)完全吻合后，方給予注冊學(xué)籍，成為正式在校生。其次，取得高校學(xué)籍的新生數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)范分專業(yè)、分班級編制學(xué)號，新生花名冊也由此產(chǎn)生，獲得學(xué)號的新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入教務(wù)管理系統(tǒng)。自此，獲得學(xué)籍的學(xué)生檔案管理從內(nèi)容到載體及保存的期限都將隨著電子注冊制度的開展而變化。最后，注冊制度對學(xué)籍檔案材料也有新要求。學(xué)校根據(jù)教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺中的“個(gè)人信息”“學(xué)籍信息”等內(nèi)容，印制統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)籍卡,新生入校報(bào)到后如實(shí)填寫。學(xué)籍卡是新生學(xué)籍電子檔案的紙質(zhì)形式,需與平臺數(shù)據(jù)完全吻合。電子檔案與紙質(zhì)檔案，兩者相輔相成、相得益彰。

二、在校生學(xué)年電子注冊制度讓學(xué)籍檔案的過程管理有痕跡

學(xué)年電子注冊，即在校生學(xué)期注冊。所有有學(xué)籍的學(xué)生在讀期間，學(xué)校根據(jù)學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)，分別進(jìn)行“注冊學(xué)籍”“保留學(xué)籍”“休學(xué)復(fù)學(xué)”“注銷學(xué)籍”等學(xué)籍的學(xué)年注冊。學(xué)年注冊仍然通過教育部學(xué)籍管理平臺進(jìn)行操作，各類注冊信息在學(xué)籍注冊平臺中完整體現(xiàn)。凡被注冊為“注銷學(xué)籍”的學(xué)生，將無法再恢復(fù)學(xué)籍。學(xué)年注冊一般在每學(xué)年開學(xué)的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。學(xué)生可隨時(shí)通過學(xué)信網(wǎng)平臺查詢信息，學(xué)年注冊直接關(guān)聯(lián)后面的學(xué)歷注冊。

學(xué)年電子注冊是在學(xué)籍電子注冊的基礎(chǔ)上，對具有學(xué)籍的在校學(xué)生學(xué)習(xí)資格的一種認(rèn)定[4]249。學(xué)年電子注冊的內(nèi)容包括對全體在校生本學(xué)年學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動(dòng)等情況的即時(shí)體現(xiàn)。其中學(xué)籍狀態(tài)包括：注冊學(xué)籍、暫緩注冊、保留學(xué)籍；學(xué)籍異動(dòng)包括：留（降）級、升級、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)；學(xué)籍注銷包括退學(xué)、取消學(xué)籍、開除學(xué)籍、死亡等；學(xué)籍記載包括獎(jiǎng)勵(lì)、處分級別及原因。

學(xué)年電子注冊是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的真實(shí)記錄。在校生學(xué)年電子注冊的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了教育部對各高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間全過程的監(jiān)控管理。教育部學(xué)籍管理平臺，是根據(jù)學(xué)制及培養(yǎng)層次來進(jìn)行管理的。也就是說，學(xué)生畢業(yè)后，其在校學(xué)習(xí)期間（3—5年）的學(xué)籍電子記錄將隨著畢業(yè)進(jìn)入學(xué)歷庫而不復(fù)存在。因此，學(xué)籍檔案的電子稿、紙質(zhì)載體一體化在此時(shí)方能顯示出其巨大的作用。已注冊學(xué)籍的在校生轉(zhuǎn)專業(yè)、復(fù)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)都需要辦理相關(guān)的手續(xù)。比如：轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生，除了要填寫我?！掇D(zhuǎn)專業(yè)申請表》外，根據(jù)我?！秾W(xué)籍管理辦法》，還要求提交在原專業(yè)學(xué)習(xí)的成績記錄表、相關(guān)轉(zhuǎn)出（入）學(xué)院的意見及當(dāng)年的招生錄取花名冊復(fù)印件，才能辦理轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)。隨著學(xué)籍異動(dòng)管理的規(guī)范化、流程化，這些與學(xué)籍平臺對應(yīng)的紙質(zhì)稿便能體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)可靠[5]409。當(dāng)學(xué)籍平臺在校生的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為學(xué)歷數(shù)據(jù)后，其紙質(zhì)稿便成為原始的記錄，成為有據(jù)可循、有章可依的過程記錄文檔。

三、畢業(yè)生電子注冊制度使學(xué)籍檔案管理的結(jié)論有依據(jù)

學(xué)歷注冊，即學(xué)生學(xué)成畢業(yè)注冊，也就是我們通常所說的畢業(yè)證書電子注冊。只有通過新生學(xué)籍注冊，并在每年的學(xué)年注冊中標(biāo)注為“注冊學(xué)籍”，且在校期間完成學(xué)業(yè)，才可獲得畢業(yè)電子注冊資格[6]25。各高校將這些取得畢業(yè)資格的學(xué)生于每年7月上、中旬報(bào)學(xué)歷電子注冊后，方成為國家認(rèn)可的畢業(yè)生。隨著學(xué)籍信息管理平臺技術(shù)的進(jìn)步，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)查詢畢業(yè)信息的功能。高校一旦上傳數(shù)據(jù)，畢業(yè)生就能通過“學(xué)信網(wǎng)”實(shí)時(shí)查詢到本人畢業(yè)證書的注冊信息。每一個(gè)畢業(yè)生都有一個(gè)對應(yīng)的畢業(yè)證書電子注冊號，電子注冊號是根據(jù)教育部制定的原則，對具備畢業(yè)資格的學(xué)生統(tǒng)一編制的具有畢業(yè)年份、學(xué)歷層次、培養(yǎng)方式、學(xué)校代號等特定內(nèi)容的號碼。電子注冊號一人一號，不得重復(fù)。

經(jīng)過學(xué)歷電子注冊后的畢業(yè)生數(shù)據(jù)都轉(zhuǎn)入學(xué)籍學(xué)歷信息平臺中的“學(xué)歷注冊”中，學(xué)籍學(xué)歷平臺中，學(xué)歷數(shù)據(jù)分成兩個(gè)模塊，一個(gè)是2001年以來的畢業(yè)生數(shù)據(jù)（即實(shí)施電子注冊制度后的畢業(yè)數(shù)據(jù)），另一個(gè)模塊是“十年回登”數(shù)據(jù)，所謂十年回登，指的是各高校借助原始的學(xué)籍檔案材料，將1991—2000這十年的畢業(yè)生數(shù)據(jù)上傳至學(xué)籍平臺，通過“十年回登”，1991—2000年間的畢業(yè)生數(shù)據(jù)都能在學(xué)信網(wǎng)上查詢到，供畢業(yè)生個(gè)人及社會(huì)用人單位實(shí)時(shí)查詢。

學(xué)歷證書電子注冊有嚴(yán)格的時(shí)間限定,電子注冊制度的這一周期性特點(diǎn),規(guī)范了學(xué)籍檔案管理的工作內(nèi)容及工作程序。由于新生、在校生、畢業(yè)生電子注冊時(shí)間每年都是固定的，這就促使學(xué)籍檔案管理人員的工作，也要圍繞電子注冊制度規(guī)定的操作程序和上報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行。如：每年9月底上報(bào)在校生數(shù)據(jù),10月中旬上報(bào)新生數(shù)據(jù)，次年7月上旬上報(bào)畢業(yè)生數(shù)據(jù)。每一次的數(shù)據(jù)上報(bào)工作，都會(huì)形成上報(bào)前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔及上報(bào)后的最終數(shù)據(jù)文檔，這些文檔都是電子注冊數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案。各階段的電子注冊文檔與紙質(zhì)文檔相互補(bǔ)充，電子文檔是學(xué)籍檔案的外在表現(xiàn)形式，紙質(zhì)文檔便成為電子文檔的支撐材料。電子檔案與紙質(zhì)檔案相互補(bǔ)充，缺一不可。電子注冊制度與學(xué)籍學(xué)歷檔案管理相互銜接，只有經(jīng)過電子注冊的畢業(yè)證書數(shù)據(jù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中才留有記錄。高校學(xué)籍學(xué)歷證書管理是高校學(xué)籍檔案管理的重要內(nèi)容，它不僅是學(xué)籍檔案管理過程的結(jié)論性階段，更是學(xué)生在學(xué)校期間與參加工作的紐帶。

[1]張穎杰.淺談電子注冊制度[J].經(jīng)營管理者，2013（23）.

[2]府榕.基于電子注冊制度的高職院校學(xué)籍管理研究[J].湖南郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（3）.

[3]周雪松.新形勢下高校學(xué)籍電子注冊管理工作探討[J].高等職業(yè)教育（天津職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)），2011，20（4）.

[4]崔逸梅.淺論學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度[J].求實(shí)，2010（A01）.

[5]余巍巍，許俐俐.電子教學(xué)檔案管理規(guī)范化探討[J].東華理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009，28（4）.

[6]孫紅丹.論高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的開展與實(shí)踐[J].電大理工，2011（4）.

On the Application of Electronic Registration System to Students Archives Management in Universities

Yu Weiwei,Xu Lili
（East China University of Technology,Fuzhou 344000,China）

Electronic registration system is a major move in the higher education reform.It includes students'enrollment status, registration of each academic year,and degree registration after graduation.To carry out this system can help universities build a complete student information database and meanwhile achieve the whole-process standardized and informationized management of students in school.This move brings about big changes to students archives management in content,form and time,etc..This paper analyzes the content of electronic registration system and students archives management and their relationship,then explores how to improve the efficiency of students archives management in universities by virtue of electronic registration system.

electronic registration；students archives in universities；management and application

G467

A

2016-12-14

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.16

余巍巍，副研究館員，主要從事學(xué)籍檔案管理工作。