數字化背景下聲像檔案管理的難點及對策

周成龍

（中共遼寧省委辦公廳 沈陽 110006）

數字化背景下聲像檔案管理的難點及對策

周成龍

（中共遼寧省委辦公廳 沈陽 110006）

網絡信息技術的發(fā)展，使人們的生活方式和生產方式得到很大程度的改變。在網絡信息的影響下，傳統的檔案管理已經跟不上時代發(fā)展潮流，急需要利用網絡信息實現現代化的檔案管理。尤其是針對一些聲像檔案，本身管理難度就比較大，加之管理方法不到位，制約了聲像檔案管理整體水平的提高。本文以數字化為背景，研究聲像檔案管理過程中遇見的難點，并針對難點提出針對性的解決辦法，為聲像檔案管理更好發(fā)展奠定堅實基礎。

數字化背景 聲像檔案管理 難點對策

聲像檔案一般是通過聲音和圖像的方式來對事物進行直觀的描述，給人一種更加直觀的感受，與傳統的紙質檔案相比，其更具有準確性。當前人們已經步入到信息化時代，網絡技術成功地被應用到人們生活中的方方面面。聲像檔案管理作為一個單位中最基本的工作，需要發(fā)揮基礎性的作用，只有這樣才可以提高聲像檔案的利用率。

一、數字化背景下聲像檔案管理研究背景及意義

1. 數字化背景下聲像檔案管理研究的背景概述。計算機信息技術革命從20世紀五六十年代就已經開始，經過幾十年的發(fā)展，經濟、政治和社會的發(fā)展都受到了技術革命帶來的影響，信息技術的快速發(fā)展使人們進入到信息時代，當前不管是哪個國家，哪個行業(yè)都需要面臨信息革命帶來的壓力。正是由于信息技術的出現和發(fā)展，檔案管理事業(yè)發(fā)展到了一個新的階段，雖然也面臨著不小的挑戰(zhàn)，但同時也有新的發(fā)展機遇。人們如果依然采用傳統的管理方式，逃避發(fā)展，拒絕變革，那么檔案管理的一系列工作必定長久地停留在最初的階段，最終只能被社會所淘汰。為了避免這一現象的發(fā)生，需要不畏艱難，銳意改革，這樣才可以在數字化背景下，充分發(fā)揮檔案的作用。

21世紀初，我國專門出臺了關于以現代化的方式管理檔案的文件，并首次明確提出要加快現有檔案的信息化管理進程，在北京、上海等地區(qū)也開展了一系列的試點，積極推動現代化檔案管理進程[1]99，但由于當時信息化發(fā)展程度還不深，仍然無法大范圍地應用。因此，我國根據當時的實際情況進行分階段和分步驟的實施，首先在國家層面的檔案館以及較發(fā)達的城市檔案館開展數字化工作試點，將一些比較重要的錄像、錄音資料和照片以及文字資料實現數字化，另外也在檔案館內建設專門的數字化綜合應用平臺。然后再在其他地區(qū)開展檔案數字化管理，充分借鑒第一階段的數字化檔案管理經驗。

2. 數字化背景下聲像檔案管理研究的意義。聲像檔案管理對于一個單位而言是所有管理工作中最為基礎的管理工作。之前在信息技術還比較落后的階段，檔案管理者一般會通過對檔案的載體進行區(qū)分來劃分實物檔案和紙質檔案。聲像檔案通常情況下會被歸類到實物檔案進行相應的管理。聲像檔案也可以進行進一步的劃分，比如它包含圖片檔案、錄像檔案和錄音檔案。聲像檔案的劃分依據主要是我國某些學者編寫的論著。當前人們的生活方式改變的同時，思想觀念也發(fā)生了一定程度的變化，不少檔案部門更傾向根據聲像檔案的具體用途對聲像檔案進行區(qū)分，但是管理方法卻依然是按照傳統紙質檔案的管理方法。

網絡信息技術的發(fā)展和進步，是以計算機和通信技術的發(fā)展為代表，迅速發(fā)展并被廣泛應用在各個領域內，當然傳統的檔案界也受到了不小的影響。聲像檔案作為檔案中的一種，也受到信息技術的影響和沖擊，具體表現在兩個方面：第一，數字信息技術的發(fā)展使得更多不同種類的數字資源得以出現，對以傳統載體為基礎的聲像檔案產生了巨大的影響，而且隨著時間的推移，會逐漸將這些實物聲像檔案代替；第二，為了更好地應用數字化對聲像檔案進行管理，相關的檔案管理人員需要學習相關的數字化方法，對檔案進行數字化的處理，將傳統的聲像檔案轉變?yōu)閿底只臋n案模式，進而由計算機進行統一的管理。從根本上說，這兩點是一致的，雖然是從不同的出發(fā)點出發(fā)，但是兩者之間的結合是具有重要意義的。

二、數字化背景下聲像檔案管理發(fā)展中的難點

在國家機關、社會組織以及相關的個人在文化、政治、經濟、軍事、科學技術等活動中所形成的具有保存價值的圖片、錄像和錄音等資料，并且以相對應的文字說明記錄的資料，就是聲像檔案，其保存的主要載體是感光材料或者是磁性材料，常見的表現形式則是唱片、磁帶、圖片等，所產生的來源是生活和工作中的各個方面[2]12。

在日常的管理中，單位聲像檔案中所記載的都是和本單位或者是本行業(yè)相關的珍貴資料，它通過形象、生動的方式來記載著相關的活動。聲像檔案和傳統的紙質檔案在某些方面具有相似之處，都具有實時查閱和使用的功能。但是與傳統的紙質檔案相比，聲像檔案還具備一項特殊的優(yōu)點，那就是直接性和形象性。聲像檔案和紙質檔案都是單位檔案管理過程中的重要構成部分。隨著信息化技術的發(fā)展以及單位自身的發(fā)展，相關的聲像檔案數量不斷增加，類別也變得更加多樣化，檔案管理工作人員更是將聲像檔案管理作為管理工作中的重點，但是在具體的管理過程中仍然存在不少的難點，具體表現如下。

1. 對聲像檔案缺乏正確的認識。雖然聲像檔案對于單位管理工作和未來發(fā)展意義重大，但是不少單位和管理者仍然沒有對聲像檔案形成正確的認識。不少單位的檔案管理中雖然有大量的圖片保存但是對于這些圖片卻沒有進行及時有效的分類和處理，甚至一些照片和底片經過長時間的存放變得模糊不清。與聲像檔案相關的信息更是變得模糊不清，或者本身表述不準確沒有得到及時的糾正。這些不正確的做法都會使單位檔案管理中的聲像檔案得不到妥善保存，進而使檔案應有的價值逐漸喪失得不到有效發(fā)揮。對于一些視頻和音頻檔案，損毀的情況則更加嚴重，有的聲像檔案雖然得到保存，卻大量散落在個人的手中，相關的檔案管理部門并沒有對檔案進行重新的收集，使這些散落的檔案面臨無法歸檔的風險。

2. 缺乏有效的管理制度。根據統計資料顯示，當前絕大多數的檔案部門只有針對紙質和實物傳統檔案的管理制度，在聲像檔案管理方面還缺少完整有效的制度，無法做到有效、科學和統一的管理[3]219。有的單位雖然意識到聲像檔案缺乏有效管理制度，也建立起專門的管理制度，但是在實際的管理過程中卻難以貫徹落實下去。之所以無法得到有效落實，最主要的原因是沒有制定針對性的強制措施，這就導致管理辦法最終變成了一紙空文。聲像檔案的管理人員在管理過程中必然會呈現出一種無序自由的管理狀態(tài)。甚至還有一些不負責任的管理人員為了方便省事，用一盤錄音帶反復記錄不同的活動，導致很多珍貴的資料都沒有得到及時的保存，這種現象的出現為單位以后的發(fā)展帶來了不可估量的損失。因此，如果對聲像檔案管理缺乏行之有效的制度，必然使檔案資源得不到最大限度的開發(fā)，最終也無法實現檔案的開發(fā)和應用。

3. 聲像檔案管理人員綜合素質不夠。聲像檔案管理質量的好壞很大程度上和管理人員的素質相關，但是就聲像檔案管理現狀來看，相關的管理人員素質參差不齊，大多數的管理人員并沒有學習過專門的檔案管理知識，完全依照自己的工作經驗，因此業(yè)務水平十分有限。尤其是隨著互聯網的普及，對檔案管理工作提出了更高的要求，但是檔案管理工作人員對于多媒體知識了解的卻很少，這就造成了檔案管理事業(yè)得不到有效發(fā)展。另外由于管理人員對聲像檔案沒有形成正確的認識，所以僅僅把上級領導的文件等作為主要的檔案，而一些會議資料等只是進行簡單的存放和記錄，并沒有將其上升為檔案進行更加嚴格的保護，致使不少珍貴的資料得不到及時有效的保護，而被遺失，對聲像檔案的進一步開發(fā)和應用起到了阻礙作用。

4. 過于重視硬件設施。過于重視硬件設施，指的是不少單位在檔案管理的過程中，將所有的工作重心放在更新和采購設備上，購買了不少的聲像錄制設備[4]73-74。在聲像檔案管理的軟件開發(fā)管理方面卻沒有足夠重視，導致專業(yè)化的管理系統得不到專業(yè)人員的維護，或者是設備使用人員頻繁變動，致使相關的管理設備得不到及時有效的應用，最終無法使檔案得到長久的保存。

5. 保管條件差，開發(fā)程度低。聲像檔案和傳統的紙質檔案管理相比，需要更加嚴格的環(huán)境，比如清潔度、濕度和電磁輻射等都需要滿足一定的標準，但是根據調研結果顯示，不少單位對于聲像檔案的管理并沒有進行區(qū)別化對待，而是和傳統的檔案進行混合放置，進而使聲像檔案得到不同程度的損害，聲像檔案的完整性遭到破壞[5]247-248。與此同時，不少聲像檔案在采集和整理之后就被封存起來，其功能得不到有效發(fā)揮，僅僅限于被查閱，其他相關的功能和服務得不到滿足。

三、數字化背景下解決聲像檔案管理難點的措施

1. 圖片管理實現數字化。聲像檔案中的圖片分為已經歸檔的紙質照片和數碼照片，對于前者，如果數量比較大的話，可以使用掃描儀來進行不同批次的掃描，而且標明地點、人物、時間等相關的信息。后者在原則上是不用進行處理的，因為它可以起到原始憑證的作用。利用數碼相機所拍攝的照片可以利用數據線將其傳輸到電腦上，或者是存儲在某個特定的硬盤中。以電子文檔形式作為保存載體的圖片，可以根據用戶自身的實際需要，隨時進行圖片的打印。對于一些長時間存放致使出現損壞的照片，可以利用修圖軟件對其進行修復，進而達到最好的效果。圖片在轉化成電子檔案之后就不用擔心因為翻閱次數多而使其遭受損害現象的發(fā)生。

2. 光盤、錄像帶等實現數字化。聲像檔案中還有一部分是以傳統載體為基礎的檔案，對于以錄像帶和光盤為代表的檔案可以充分發(fā)揮計算機技術的作用，將信息轉化為數字信息，進而存入到計算機硬盤中，以此便可以進行長時間的保存。通過數字化的管理方式對聲像檔案進行管理，可以更加快捷和方便。將傳統的聲像檔案轉化為電子檔案之后可以在接收電子檔案的同時為接收的每一份文件編制出唯一的文件號碼以及獨一無二的檔案號和分類號。另外，在聲像檔案歸檔的過程中也可以在相關技術允許的前提下，為用戶提供全面的檢索工具，便于他們進行檢索和查詢，這樣用戶在查閱自己需要的相關資料時，只需要根據文件的主題詞和文件號就可以查閱到自己需要的文件，使檔案管理人員的工作強度大大降低。

3. 聲像檔案保管實現數字化。單位在聲像檔案數字化管理過程中需要充分重視相關管理技術和設計的實際應用，可以成立專門的研究小組對聲像檔案的數字化轉化進行深入的研究和界定，并且對相關的人員分工標準和原則進行進一步的明確。與此同時，單位還需要制定出聲像檔案保管數字化的時間表，這樣可以針對轉化過程中出現的問題進行及時的處理。同時進行定期的轉存處理和復制工作。在實際的檔案管理過程中要積極采用多種形式的數字保存技術，使聲像檔案得到長久保存。

4. 強化培訓，建設專業(yè)化的管理隊伍。聲像檔案管理工作本身就需要較強的技術性，再加之聲像檔案的數字化轉化，需要具備更加專業(yè)化的管理人員。所以，單位需要盡可能采取一切可行的方法，使檔案管理人員的專業(yè)化水平得到不同程度的提高。建設專業(yè)化的檔案管理隊伍，需要切實做到以下幾個方面：（1）領導要對聲像檔案工作充分重視，在每次重大的活動過程中都應該強調其重要性，并且及時提供相應的經費支持，對于聲像檔案管理數字化過程中需要的設備等及時更新，為實際轉化奠定基礎。（2）提高當前檔案管理人員的綜合素質。通過開展各種培訓活動，提高他們的專業(yè)知識素養(yǎng)和管理水平，進而建設一支高素質的管理隊伍。（3）積極引進高素質的人才。在日常的工作過程中需要積極引進一些檔案管理專業(yè)人才，使他們的專業(yè)價值得到最大限度的發(fā)揮。

隨著互聯網和信息技術的不斷發(fā)展，人們當前生活在數字化的背景之下。人們生活中的各個方面都離不開互聯網，因此聲像檔案管理也需要做到與時俱進，改變傳統的管理方法，以數字化作為管理基礎，實現新型化的管理。當前，在聲像檔案數字化管理過程中依然存在不少問題，比如過于重視硬件設施、管理制度不到位、管理人員素質不夠等，所以針對存在的難點要有針對性地加大資金投入，完善軟硬件設施，完善管理制度，建設高素質管理隊伍，使聲像檔案工作得到更好的發(fā)展。

[1]廖雪泓.數字化背景下聲像檔案管理問題的探討[J].新經濟, 2016（17）.

[2]張鵬.數字化聲像檔案管理系統的設計與實現[D].電子科技大學,2014.

[3]康淑莉.數字化背景下聲像檔案管理的思考[J].劍南文學（經典教苑）,2013（04）.

[4]張曉江.數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究[J].辦公室業(yè)務,2012（03）.

[5]王雪飛.數字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].大眾科技, 2011（10）.

Difficulties and Countermeasures of Audio-visual Archives Management Under the Background of Digitalization

Zhou Chenglong
（General Office of Liaoning Provincial Committee of CPC,Shenyang 110822,China）

The development of network information technology greatly changes people's life style and production mode.Under the influence of network information,the traditional archives management can not keep pace with the development trend of times,thus in urgent need of modernized archives management by use of network information.Especially for some audiovisual archives,difficult management,coupled with inappropriate managing methods,restricts the overall improvement of archives management.Based on the background of digitalization,the paper studies the difficulties in archives management, proposes solutions accordingly,aiming at laying a solid foundation for the better development of audio-visual archives management.

background of digitalization；audio-visual archives management；difficulty；countermeasure

G271

A

2017-02-06

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.15

周成龍，中共遼寧省委辦公廳檔案室館員，研究方向為檔案管理。