淺談高校辦公室的職能與創(chuàng)新

李燕

（西南交通大學(xué) 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，四川 成都 611756）

淺談高校辦公室的職能與創(chuàng)新

李燕

（西南交通大學(xué) 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，四川 成都 611756）

隨著中國(guó)高等教育模式的逐漸轉(zhuǎn)變，為了應(yīng)對(duì)伴隨其產(chǎn)生的一系列管理問(wèn)題，高校辦公室作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)部門和核心部門，要充分發(fā)揮其溝通和管理并舉的職能。本文通過(guò)分析高校辦公室的職能強(qiáng)化和管理創(chuàng)新，針對(duì)新形勢(shì)下的高校辦公室管理提出若干細(xì)節(jié)，以期高校辦公室逐漸適應(yīng)高校的發(fā)展，為師生服務(wù)，為學(xué)校貢獻(xiàn)。

高效辦公室 職能強(qiáng)化 管理創(chuàng)新

一、高校辦公室的職能強(qiáng)化

（一）信息調(diào)研，參謀助手職能。

高效辦公室普遍停留在辦文、辦事、辦會(huì)的事務(wù)上，新形勢(shì)下高校辦公室作為高校的管理中樞機(jī)構(gòu)，需要發(fā)揮參謀助手的職能，以分析當(dāng)前形勢(shì)和發(fā)展要求，及時(shí)有效地把握國(guó)家方針政策與高等教育動(dòng)態(tài)，在做好瑣碎復(fù)雜的日常工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)信息調(diào)研和工作研究，促進(jìn)校務(wù)公開(kāi)，全員參與，切合全校師生和員工的關(guān)注熱點(diǎn)和興奮熱點(diǎn)，促進(jìn)學(xué)校管理階層、教學(xué)階層和受教育階層層層互通，協(xié)同聯(lián)系與合作，同時(shí)培養(yǎng)好自身的理論素養(yǎng)和宏觀思維能力，為學(xué)校的科學(xué)決策和民主管理貢獻(xiàn)力量。另外，也要提高工作的預(yù)見(jiàn)性、超前性，充分發(fā)揮綜合部門的優(yōu)勢(shì)，注意發(fā)現(xiàn)一些重要苗頭性、傾向性問(wèn)題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事。具體做法如下：（1）為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息；（2）圍繞學(xué)校中心工作，做好調(diào)查研究和分析；（3）在日常事務(wù)決策中給出建設(shè)性建議；（4）處理日常事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理；（5）做好重要文稿的起草工作；（6）加強(qiáng)與學(xué)校各個(gè)部門的溝通交流［1］。

（二）全局意識(shí)，溝通協(xié)調(diào)職能。

高校辦公室在一定程度上起到溝通的橋梁作用，是學(xué)校與外界之間、學(xué)校各部門之間、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)單位之間進(jìn)行信息溝通的橋梁，它通過(guò)信息溝通來(lái)了解情況，具有信息收集、處理、發(fā)布、傳送的職能。高校辦公室要通過(guò)建立內(nèi)部的溝通渠道和各種機(jī)制協(xié)調(diào)好部門與部門之間，部門與個(gè)人之間，個(gè)人與個(gè)人之間的各種矛盾，促進(jìn)個(gè)體之間的交流、溝通與合作，提高為高校工作服務(wù)的凝聚力，減少甚至避免內(nèi)部摩擦與碰撞，爭(zhēng)取做到統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)各方，發(fā)揮各方面的積極性。在對(duì)外方面，高校辦公室人員要做到廣結(jié)人緣，積極開(kāi)展對(duì)外聯(lián)絡(luò)，為學(xué)校創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。具體做法如下：（1）加強(qiáng)信息溝通交流；（2）加強(qiáng)工作的溝通和協(xié)調(diào)；（3）嚴(yán)格按照政策規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)意圖做事；（4）堅(jiān)持從總體目標(biāo)和全局利益出發(fā)。

（三）完成目標(biāo)，督辦檢查職能。

高校的各項(xiàng)計(jì)劃和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)切實(shí)落實(shí)這一環(huán)節(jié)，而這一環(huán)節(jié)的有效實(shí)施離不開(kāi)督辦檢查職能的發(fā)揮，辦公室要通過(guò)檢查督辦深入工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，對(duì)工作的實(shí)施情況進(jìn)行觀察、分析、評(píng)價(jià)，并及時(shí)反饋，在決策前及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正并對(duì)決策做出必要且適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，減少或避免發(fā)生問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)、做法要及時(shí)組織交流、推廣。通過(guò)檢查督辦還可以從實(shí)際中獲得大量準(zhǔn)確的信息，反過(guò)來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學(xué)性和可行性。具體做法如下：（1）以上級(jí)的重要文件、指示和學(xué)校重大決策的貫徹落實(shí)情況為重點(diǎn)，組織督促檢查；（2）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)查辦；（3）抓住師生員工反映強(qiáng)烈的問(wèn)題，主動(dòng)查辦［2］。

（四）以人為本，服務(wù)高校職能。

“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎(chǔ)和核心，原教育部周濟(jì)部長(zhǎng)曾多次強(qiáng)調(diào)教育要“以育人為根本，以學(xué)生為主體”，辦學(xué)要以人才為本，以教師為主體，辦公室工作性質(zhì)就決定了其在工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)上都要樹(shù)立為教師、為學(xué)生、為職工服務(wù)的思想以體現(xiàn)人文精神，友好管理，尊重人、理解人、關(guān)心人，最大限度地贏得師生、員工的認(rèn)可。具體做法如下：（1）要待人熱情，細(xì)微處見(jiàn)服務(wù)的精神，讓人感覺(jué)到真誠(chéng)；（2）要做到公平、公正；（3）要嚴(yán)謹(jǐn)、周到；（4）要注意在繁雜的工作中提高服務(wù)規(guī)范化水平。

二、高校辦公室的管理創(chuàng)新

（一）管理理念的創(chuàng)新。

1.“以人為本”

以人為本的實(shí)質(zhì)在于充分發(fā)揮人在管理中的主體作用，通過(guò)研究人的需要、動(dòng)機(jī)和行為，并以此調(diào)動(dòng)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)管理的高效益。從這一理念出發(fā)，辦公室工作人員就成為這一理念實(shí)施過(guò)程中最有利的資源，以辦公室這一以管理職能為主的部門為學(xué)校開(kāi)展工作的核心凝聚部門，發(fā)揮向心力的作用，充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性，調(diào)動(dòng)積極性，發(fā)掘最大的潛力以實(shí)現(xiàn)管理的高效益。一方面，“以人為本”要做到以辦公室管理者為本。作為領(lǐng)導(dǎo)部門，辦公室工作人員要提高自身的能力和素質(zhì)，樹(shù)立正確的三觀和公平公正的辦事態(tài)度，以此進(jìn)行人員任用和事情處理。另一方面，“以人為本”要做到以工作人員為本。要強(qiáng)化自身作為辦公室管理人員也是工作人員的主人翁意識(shí)，而不要以客體意識(shí)對(duì)待辦公室乃至學(xué)校的各項(xiàng)工作。

2.“服務(wù)至上”

高校辦公室要摒棄管理部門僅管理的理念，而要樹(shù)立管理即服務(wù)的理念，充分利用自身的各項(xiàng)職能，為教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)和日常生活服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教師、學(xué)生、員工服務(wù)。提高對(duì)于服務(wù)范圍、服務(wù)性質(zhì)、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容的認(rèn)知，提升服務(wù)的質(zhì)量和水平。高校存在的關(guān)鍵意義在于科研活動(dòng)和教學(xué)活動(dòng)，通過(guò)科研和教學(xué)活動(dòng)貢獻(xiàn)社會(huì)、服務(wù)國(guó)家。因此高校的人力、物力和財(cái)力大部分都投入科研和教學(xué)活動(dòng)中，這就要求辦公室管理人員順應(yīng)這一規(guī)律，把為科研和教學(xué)活動(dòng)服務(wù)作為服務(wù)體系的核心。以往高校辦公室將工作重心更多的集中于人際關(guān)系處理和經(jīng)費(fèi)計(jì)算上而忽略科研和教學(xué)工作，雖然辦公室工作人員的工作性質(zhì)不具體涉及這兩方面，但要充分認(rèn)識(shí)到，只有將這兩方面的工作做好、做強(qiáng)，高校才能穩(wěn)定發(fā)展，而其他工作才能在此項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上順利開(kāi)展。其次，高校辦公室要做好日常工作的服務(wù)，服務(wù)于教職員工，教職員工作為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)必不可缺的要素，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)部門，要使他們感受到學(xué)校的關(guān)心和照顧，滿足他們的需求，尊重他們的權(quán)利和想法，這樣才能讓教職員工感受到自身的重要性和歸屬感，從而更好地為學(xué)校工作服務(wù)，做好自己的本職工作，盡職盡責(zé)。另外，還要服務(wù)于學(xué)生，高校的發(fā)展歸根到底在于培養(yǎng)的人的發(fā)展，也就是學(xué)生的發(fā)展，因此高校辦公室管理工作要始終體現(xiàn)為學(xué)生服務(wù)的理念。在保障學(xué)生日常學(xué)習(xí)正常進(jìn)行的同時(shí)，保障學(xué)生日常生活的各項(xiàng)權(quán)益，尊重學(xué)生的想法和建議，為培養(yǎng)人才貢獻(xiàn)力量。

3.講究效能

高校辦公室的效能建設(shè)是指高校辦公室人員履行職責(zé)行為的效率與質(zhì)量的程度及產(chǎn)生的效益、效果的綜合體現(xiàn)，包括提供決策效能、管理協(xié)調(diào)效能、執(zhí)行督辦效能、考核標(biāo)可行效能等方面。這要求高校辦公室人員要摒棄以往以完成任務(wù)為目的的工作行為，而換以飽滿的熱情和積極的工作態(tài)度主動(dòng)工作，摒棄以往以為上級(jí)服務(wù)為主的工作理念，而換以兼顧上下的服務(wù)態(tài)度，摒棄以往自我要求寬松的模式，而要不斷提高自身的各項(xiàng)素質(zhì)，嚴(yán)于律己，增強(qiáng)自身責(zé)任感和使命感。明確自身的身份定位，確定自己首先是服務(wù)人員，其次是管理人員的職能地位，同時(shí)要健全各項(xiàng)制度的運(yùn)行機(jī)制，建立適用于學(xué)校運(yùn)營(yíng)模式的各項(xiàng)規(guī)章制度，使在崗人員職能分化細(xì)化，各司其職，又能協(xié)同合作，促進(jìn)辦事效率和效益的提高，促進(jìn)辦公室工作的合理化、高效化和科學(xué)化。健全崗位責(zé)任制，明確各個(gè)工作人員的工作和職能，確保人人有事做，事事有人做，分工明確，職責(zé)清楚，定期考核，向師生公開(kāi)各項(xiàng)服務(wù)和運(yùn)行機(jī)制。運(yùn)用制度管權(quán)、管事、管人，公開(kāi)接受監(jiān)督，采用失職追究制，最重要的是讓被服務(wù)人員明晰所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，在確保服務(wù)順利進(jìn)行的同時(shí)，確保服務(wù)的效率。建立好提高效能的各項(xiàng)保障措施，內(nèi)容主要有：實(shí)施績(jī)效考評(píng)，將務(wù)工作納入年度考核體系，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)或機(jī)關(guān)文化建設(shè)活動(dòng)，以一定的形式為載體深化辦公室系統(tǒng)作風(fēng)建設(shè)，構(gòu)建服務(wù)至上的機(jī)關(guān)文化，讓師生員工看到實(shí)實(shí)在在的成效。保障辦公室的硬件設(shè)施現(xiàn)代化，加大技術(shù)投入力度，同時(shí)加強(qiáng)智力支持系統(tǒng)，即要求辦公室工作人員不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身能力，適應(yīng)工作崗位的需要，保障在提高人才素質(zhì)、培養(yǎng)技術(shù)力量上的投入。

4.堅(jiān)持創(chuàng)新

創(chuàng)新是進(jìn)步發(fā)展的動(dòng)力，如今國(guó)家在大眾創(chuàng)新的發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)于創(chuàng)新人才的需求更迫切，培養(yǎng)高校辦公室工作人員的創(chuàng)新思想和能力不僅有利于高校自身的發(fā)展和前進(jìn)，更有利于順應(yīng)社會(huì)創(chuàng)新趨勢(shì)的要求［3］。

（二）管理職能的創(chuàng)新。

1.公關(guān)職能

要敢于走出去，主動(dòng)公關(guān)，不僅要與學(xué)校建設(shè)發(fā)展有密切聯(lián)系的部門和行業(yè)建立和保持良好的關(guān)系，還要為學(xué)校創(chuàng)造良好的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，充分利用新媒體，對(duì)學(xué)校進(jìn)行大力宣傳，提高學(xué)校的知名度，為招生和學(xué)生就業(yè)建立良好的基礎(chǔ)［4］。

2.樹(shù)立現(xiàn)代化觀念

要樹(shù)立現(xiàn)代化的教育觀念、價(jià)值觀念、效益觀念和信息觀念，在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代信息化設(shè)備提高辦公室的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校園網(wǎng)，結(jié)合辦公室的各項(xiàng)文件，進(jìn)行信息管理和調(diào)研，進(jìn)行良好的溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化和信息化。

3.精準(zhǔn)的無(wú)縫對(duì)接

其一，在綜合性高校中，即使是以學(xué)術(shù)型為主干，也必然面臨一定程度的職業(yè)型高校辦公室管理問(wèn)題，因此要處理好兩種不同類型的高校辦公室管理制度的無(wú)縫對(duì)接；其二，在辦公室工作中，為了正確處理好行政工作和學(xué)術(shù)服務(wù)兩種目標(biāo)的工作，要做好學(xué)術(shù)與行政性事物的無(wú)縫對(duì)接；其三，在各項(xiàng)具體的辦公室工作業(yè)務(wù)中，做好整體流程的無(wú)縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的精密化和無(wú)瑕疵［4］。

三、結(jié)語(yǔ)

高校辦公室的管理水平，直接關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，隨著高校的快速發(fā)展和新形勢(shì)下對(duì)于高校辦公室管理的各方面要求，高校由外延擴(kuò)張向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變，以及高校實(shí)現(xiàn)新一輪跨越式發(fā)展的迫切需要，都要求高校辦公室必須強(qiáng)化管理職能和創(chuàng)新管理，從而提升高校辦公室的管理水平與效率，與當(dāng)今大勢(shì)更加契合，促進(jìn)高校朝著更為健康的發(fā)展模式邁進(jìn)［5］。

［1］劉冰.教育綜合改革背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新研究［J］.中國(guó)石油大學(xué)勝利學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（03）：55-58.

［2］徐蘭.淺議高校辦公室的職能強(qiáng)化與管理創(chuàng)新［J］.孝感學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（02）：123-125.

［3］郭志軍.創(chuàng)新高校辦公室管理理念的思考［J］.漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2009（02）：174-176.

［4］宋清濤.我國(guó)高校辦公室職能的拓展與強(qiáng)化［J］.江蘇高教，2010（03）：57-58+102.

［5］李智干.關(guān)于提高高校辦公室工作效率的若干思考［J］.集美大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2009（04）：107-111.