論如何做好檔案保管及利用的保密工作

陳 云 （東莞市文化綜合服務(wù)中心 523000）

論如何做好檔案保管及利用的保密工作

陳 云 （東莞市文化綜合服務(wù)中心 523000）

隨著全社會(huì)對(duì)檔案資料價(jià)值認(rèn)知程度的提升，檔案資料保管與利用過程中的保密工作，如何防止檔案資料重要信息的泄露也逐漸成為檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員必須在檔案管理過程中既要保證檔案效能與價(jià)值的發(fā)揮，也要確保檔案資料的保密性和安全性，正確處理兩者間的關(guān)系，提升檔案管理工作水平。

檔案；保管；利用；保密

隨著社會(huì)發(fā)展，檔案的涵蓋范圍越來越大，檔案資料本身的社會(huì)價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值也逐漸受到全社會(huì)的廣泛關(guān)注，檔案資料的保管利用成為企事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。然而很多企事業(yè)單位雖然重視檔案資料的開發(fā)與利用，但是卻忽視檔案保管利用的保密工作，導(dǎo)致大量涉及國家安全和集體利益的信息資源被泄露，造成了嚴(yán)重的影響。因此如何既能充分發(fā)揮檔案本身效能與價(jià)值，又能確保檔案資料的安全性和保密性，已經(jīng)成為當(dāng)前我國企事業(yè)單位檔案管理工作亟待解決的重要問題之一?；诖吮疚膹臋n案的保管與利用兩方面探討如何進(jìn)一步提高檔案資料保密工作質(zhì)量，以期為我國檔案管理工作發(fā)展提供有益啟示。

一、檔案資料保管環(huán)節(jié)的保密工作

檔案資料保管過程的保密工作主要涉及檔案庫房管理、絕密檔案管理及檔案保管期限等內(nèi)容，這些工作都需要管理人員具有極強(qiáng)的檔案保管意識(shí)和安全意識(shí)，而要想實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的安全性，就要從以下方面入手：

首先，檔案庫房科學(xué)管理。檔案庫房科學(xué)管理是檔案保密重點(diǎn)內(nèi)容之一，也是檔案保密及檔案安全最基本保障。管理人員要按照《檔案法》規(guī)定修建檔案專用庫房，庫房門窗予以加固處理，同時(shí)讓檔案庫房與辦公區(qū)域、閱覽室之間完全分開。同時(shí)管理人員應(yīng)安排專職人員負(fù)責(zé)檔案庫房管理，制定規(guī)章制度避免無關(guān)人員進(jìn)入。其次，加大涉密檔案的保管力度。管理人員應(yīng)將涉密文檔與非涉密檔案分開處理，對(duì)涉密文檔增設(shè)更高級(jí)別措施，如保險(xiǎn)柜、防盜器等保障其安全性。同時(shí)對(duì)涉密檔案日常管理來說，管理人員應(yīng)予以高度注意，在檔案移出、調(diào)閱及銷毀操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行檔案登記簽字手續(xù)，同時(shí)涉密檔案使用后，應(yīng)及時(shí)清對(duì)檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，管理人員應(yīng)立即啟動(dòng)備案，最大程度減輕泄密的負(fù)面影響。第三，正確區(qū)分檔案的保管期限和保密期限。檔案保管中，保管期限與保密期差別較大，因此必須有效區(qū)分，保密工作才能做好。管理人員要根據(jù)檔案內(nèi)容現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用進(jìn)行分析與鑒別，判斷其保管期限，同時(shí)根據(jù)單位工作需要進(jìn)行期限設(shè)置，真正體現(xiàn)該檔案保存價(jià)值。而保密期限，管理人員要根據(jù)特定時(shí)間內(nèi)可能造成的國家安全、集體利益受損程度進(jìn)行判定，絕不可擅自解密及向其他人員肆意提供檔案內(nèi)容。最后，涉密檔案級(jí)別及時(shí)調(diào)整。檔案管理人員在檔案保管中，要隨著時(shí)間推移及文件使用情況變化，及時(shí)調(diào)整檔案涉密級(jí)別，進(jìn)行升級(jí)、降級(jí)及解密處理。但是檔案管理相關(guān)人員必須要在向單位主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)示基礎(chǔ)上，對(duì)檔案級(jí)別進(jìn)行調(diào)整，切勿私自調(diào)整或肆意調(diào)整，以免造成絕密檔案內(nèi)容的過早泄露，影響集體利益和國家安全。

二、檔案資料利用環(huán)節(jié)的保密工作

檔案保密工作的目的就是為了更好的利用，但是檔案利用必須要建立在一定的保密基礎(chǔ)之上，檔案的保密與檔案利用兩者同樣重要，稍有偏頗可能會(huì)對(duì)國家安全與集團(tuán)利益造成嚴(yán)重?fù)p失。而要想保證檔案資料的合理、安全利用，就必須從以下方面如手：

首先，正確認(rèn)識(shí)處理檔案利用和保密工作的關(guān)系。檔案利用和保密工作既相互聯(lián)系，同時(shí)又是相互對(duì)立辯證統(tǒng)一的關(guān)系。而要正確認(rèn)識(shí)處理檔案利用和保密的關(guān)系，就要求管理者在做好保密工作前提下，盡可能提供良好的檔案服務(wù)，讓檔案充分有效利用。然而當(dāng)前很多企事業(yè)單位尚未真正形成對(duì)這一辯證統(tǒng)一關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，“重利用、輕保密”或“重保密、輕利用”的現(xiàn)象比比皆是，導(dǎo)致有價(jià)值檔案要么被束之高閣，要么被輕易泄露，嚴(yán)重抑制了檔案本身的價(jià)值與效能。因此，企事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)利用與保密工作共同發(fā)展的原則，更新現(xiàn)有檔案利用管理的理念，嚴(yán)格保證檔案保密性同時(shí)，也要積極轉(zhuǎn)變其工作職能，發(fā)揮檔案本身對(duì)企事業(yè)決策引導(dǎo)的價(jià)值。同時(shí)對(duì)機(jī)密檔案資料的保密要根據(jù)企事業(yè)單位情況而決定，只要能保證不超出安全性限制，管理者就應(yīng)該重視檔案的利用價(jià)值，否則檔案本身的價(jià)值與保密意義也會(huì)完全喪失，因此只有正確處理兩者關(guān)系，才能做到物盡其用而又能保證企事業(yè)單位信息的安全性。其次，開展檔案資料審查監(jiān)督工作。審查是檔案利用前重要的工作內(nèi)容，其目的是準(zhǔn)確科學(xué)劃分、判斷檔案開放與利用范圍。檔案資料審查中，工作人員應(yīng)該遵循三步走原則，即：初審環(huán)節(jié)對(duì)檔案要逐一審查，判定其開放和利用的范圍；中審環(huán)節(jié)，主要由業(yè)務(wù)能力和理論能力較強(qiáng)的人員重點(diǎn)審查部分涉密級(jí)別較高檔案，確定其開放程度；終審環(huán)節(jié)要根據(jù)之前工作權(quán)衡利弊，開展綜合分析并最終決定檔案利用的審批結(jié)果。檔案利用的監(jiān)督是檔案利用環(huán)節(jié)中保密工作最重要的內(nèi)容之一，它能讓管理者有效發(fā)現(xiàn)、糾正各類檔案利用中不利于資料安全的不良行為。涉密類檔案調(diào)閱首先要經(jīng)過制定負(fù)責(zé)人的審批，之后審閱者要履行登記簽字等手續(xù)，其他人則無權(quán)調(diào)閱。檔案利用過程中，檔案管理人員要開展分類和重點(diǎn)監(jiān)督，同時(shí)可借助部分硬件設(shè)備，如攝像監(jiān)視器等以防止借閱者在檔案庫房?jī)?nèi)實(shí)施違規(guī)違法活動(dòng)。作為檔案管理人員，必須要具備較高洞察力及敏銳觀察力，在檔案利用者歸還檔案時(shí)必須能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。除此之外，檔案管理人員要向借閱者提前了解借閱目的、用途、時(shí)間、去向、聯(lián)系方式、證件等信息，做到有備無患，未雨綢繆。最后，建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。作風(fēng)務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理隊(duì)伍是檔案利用過程中保密工作重要的保障和基礎(chǔ)。檔案管理人員職責(zé)就是維護(hù)本單位檔案的安全與有效利用，其作為檔案利用制度直接的執(zhí)行者，要對(duì)檔案安全承擔(dān)直接責(zé)任。而要建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，就必須著力培育檔案管理人員兩種素質(zhì)。一方面，企事業(yè)單位要培養(yǎng)檔案管理人員政治素質(zhì)，要讓管理者具備較高政治責(zé)任心，保證檔案利用過程中不出現(xiàn)影響國家利益和安全的問題。另一方面，企事業(yè)單位要培養(yǎng)檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)。企事業(yè)單位應(yīng)提供必要學(xué)習(xí)環(huán)境，為相關(guān)人員提供專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)條件，讓熟悉檔案內(nèi)容及檔案利用規(guī)程。同時(shí)，企事業(yè)單位也要重視相關(guān)人員的文化素質(zhì)，著力提供檔案管理人員文化知識(shí)水平，讓其能根據(jù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中的問題和規(guī)律，正確理解檔案利用和保密工作的關(guān)系，獨(dú)立應(yīng)對(duì)檔案利用過程中的安全問題，最大程度提升檔案的利用效率和保密性。

三、結(jié)語

檔案管理工作時(shí)一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、機(jī)密性管理工作，要求檔案管理人員必須基于自身職業(yè)修養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案保管與利用環(huán)節(jié)的保密措施，既要保證檔案資料價(jià)值的有效發(fā)揮，也要保證國家和集體利益的安全性，做到防患于未然。

[1]李新梅. 淺談檔案保密工作中面臨的問題與對(duì)應(yīng)策略[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2014（09）:125-126.

[2]范暉. 加強(qiáng)檔案保密工作的措施[J].吉林工商學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（11）:119-121.