關(guān)于如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用分析

朱長紅

（沈陽鐵路局吉林供電段，吉林吉林 132000）

“科技檔案是各種檔案中較為重要的檔案之一，它如實(shí)反映了人們在自然科學(xué)研究以及各種生產(chǎn)技術(shù)中取得的成果，檔案管理質(zhì)量的提高能夠有效保證科研過程中的及時(shí)查閱[1]?！币虼耍瑢罄m(xù)的科技研究以及技術(shù)發(fā)展、思維創(chuàng)新都有著舉足輕重的價(jià)值和意義。然而，在很多企事業(yè)單位長期工作運(yùn)營的過程中，其對于科技檔案的使用和查閱并不得力，這主要源于管理工作的低效和不規(guī)范，只有保障科技檔案管理工作的質(zhì)量與利用率，將科技檔案最大程度地應(yīng)用到科學(xué)技術(shù)水平的提高中，才能切實(shí)為企事業(yè)單位的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。鐵路局的科技檔案關(guān)系到鐵路運(yùn)輸工作的突破性，更關(guān)系到人民生命財(cái)產(chǎn)的安全，所以，做好鐵路局科技檔案管理工作實(shí)為必行之舉。

1 提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用應(yīng)遵循的制度

1.1 確保管理工作的一致性與分層制

為了避免科技檔案在管理和應(yīng)用中出現(xiàn)太多紕漏和混亂，就必須首先確保管理工作的一致性，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，在進(jìn)行決策、計(jì)劃，制定方針的過程中盡最大可能地消除分歧、矛盾，只有這樣，才能確保管理工作的有效。另一方面，“科技檔案主要分類有以下幾個(gè)方面，項(xiàng)目起初準(zhǔn)備過程中的科研申請書、審批材料、項(xiàng)目任務(wù)書等，以及項(xiàng)目研究過程中的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)成果等，還包括項(xiàng)目完成之后的工作總結(jié)、科研成果報(bào)告等[2]?！边@些信息內(nèi)容的應(yīng)用目的和應(yīng)用方式都有著明顯不同，在應(yīng)用時(shí)分層管理，以免分工不明、混淆不清。

1.2 確保檔案管理的完整性與安全性

如今，我國的鐵路運(yùn)輸事業(yè)處于蓬勃發(fā)展的良好態(tài)勢，從早前的“綠皮火車”到如今的動(dòng)車、高鐵，在質(zhì)量安全與服務(wù)方面的變化可謂日新月異，人們得到了更加便捷、更加舒適的出行體驗(yàn)，在全球化發(fā)展的今天，交流往來成為了奠定經(jīng)濟(jì)提升的重要基礎(chǔ)，因此，鐵路運(yùn)輸事業(yè)的價(jià)值意義更加深遠(yuǎn)。鐵路局的科技檔案管理工作顯得尤為重要。在進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理的同時(shí)，必須制定規(guī)范的、合理的制度方針來確保檔案的安全與完整，任何內(nèi)容的科技檔案都直接關(guān)系到鐵路運(yùn)輸領(lǐng)域的科技突破與技術(shù)創(chuàng)新，同時(shí)在提升安全系數(shù)方面具有十分重要的作用，一旦疏于管理，出現(xiàn)了紕漏或竄改的情況，都可能會(huì)影響到鐵路局的經(jīng)濟(jì)效益、單位形象以及人們的生命財(cái)產(chǎn)安全。

2 提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用的對策

2.1 提高科技檔案管理的現(xiàn)代化水平

“科技檔案的管理工作是一項(xiàng)針對反映人類發(fā)展歷史的科學(xué)研究以及生產(chǎn)生活中的科技成果的集中體現(xiàn)，提高科技檔案管理的質(zhì)量可以及時(shí)有效地對后續(xù)的科學(xué)研究和新科學(xué)技術(shù)發(fā)展提供幫助[3]?！痹诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，要想保障科技檔案管理的質(zhì)量與利用率，就不能一味依賴人力，而是要借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，這樣不僅可以提高科技檔案管理的效率，還能有效地減少人為造成的失誤與疏漏?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)可以使檔案管理更加高效、便捷、安全，因此鐵路局可以加大財(cái)政支持的力度，為檔案管理部門購置一批先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)電子信息設(shè)備，同時(shí)提高對管理人員的任用標(biāo)準(zhǔn)，確保其具備能夠嫻熟運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化辦公，既能保障檔案管理的質(zhì)量，又能保障檔案管理的利用率。

2.2 提高對科技檔案管理利用的認(rèn)識(shí)

“科技檔案管理工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源、提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，由此決定了科技檔案利用工作的重要地位[4]?！币胩岣哞F路局科技檔案管理工作的質(zhì)量與利用，首先必須正確認(rèn)識(shí)科技檔案管理工作的重要性與價(jià)值作用，只有這樣，才能采取多種形式與方法，將科技檔案良好地進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用。其次，鐵路局要制定完善合理的檔案管理制度，使管理人員能夠明確自身職責(zé)，履行自身義務(wù)，避免出現(xiàn)因制度不完善而造成的管理混亂、懈怠等情況。另一方面，鐵路局要確保檔案管理工作人員的專業(yè)化程度，切忌任人唯親，要定時(shí)為管理人員創(chuàng)建培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)與平臺(tái)，使其能夠在不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐的過程中提高自身的崗位能力。最后，要確保管理工作分工明確，符合制度，賞罰嚴(yán)明，只有高度重視、嚴(yán)格管理、加大投入，才能保障科技檔案的有效性。

2.3 轉(zhuǎn)變原有檔案管理模式

經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的不斷完善促使我國的企事業(yè)單位面臨內(nèi)部的調(diào)整與改革，鐵路局科技檔案管理工作也不能固步自封，不求創(chuàng)新，而是要力求與時(shí)俱進(jìn)、協(xié)調(diào)一致。因此，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式儼然不能適應(yīng)鐵路運(yùn)輸發(fā)展的需要，必須進(jìn)行調(diào)整轉(zhuǎn)變。首先，應(yīng)提高檔案管理人員的歸檔意識(shí)，確?？萍紮n案完整化。其次，應(yīng)規(guī)范檔案管理人員的管理能力，確保科技檔案的正規(guī)化。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的自我認(rèn)知，確保檔案管理工作的人性化?？萍紮n案“關(guān)系到企事業(yè)單位的生存與發(fā)展”[5]，只有完整化、規(guī)范化、人性化，才能確保其質(zhì)量安全與利用高效。

2.4 加強(qiáng)科學(xué)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

信息時(shí)代背景下，科技的發(fā)展水平日新月異，人們的思想觀念也得以不斷更新，基于此，要想提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用率，一味地保有傳統(tǒng)觀念將難以打開新的局面，因此，注入強(qiáng)有力的新鮮人才“血液”將為管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供有效的推動(dòng)作用。為加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，應(yīng)注重人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，并采用“幫帶”措施，讓一位具備高能力高素質(zhì)的人才起模范帶頭作用，并對其他管理人員進(jìn)行培訓(xùn)提高。繼而有效提高管理人員的整體素質(zhì)，盡管機(jī)械化生產(chǎn)與電子化管理的發(fā)展已經(jīng)取得了顯著的成就，但是無論何種領(lǐng)域，人才，才是起著決定性作用的關(guān)鍵。為此，加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，能夠有效提高科技檔案的利用率與質(zhì)量。

3 結(jié)語

現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展日益加快的今天，鐵路運(yùn)輸愈發(fā)起到至關(guān)重要的作用，要想促進(jìn)鐵路運(yùn)輸事業(yè)的蓬勃發(fā)展，就必須要加強(qiáng)對科技檔案管理工作的重視程度，加大人力、物力、財(cái)力的投入力度，只有確?？萍紮n案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、安全化、完整化，才能有效促進(jìn)鐵路運(yùn)輸事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，為鐵路運(yùn)輸?shù)陌踩c高效作出積極貢獻(xiàn)。

[1]蔡夢凡,張春艷,楊帆.淺談如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（3）：55.

[2]羅能超.科技檔案管理的價(jià)值與質(zhì)量提升策略[J].工作指導(dǎo),2016，239（3）：135，141.

[3]葛麗燕.關(guān)于如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用分析[J].經(jīng)濟(jì),2017（1）：162.

[4]崔冰艷.試論提高科技檔案利用的方法與途徑[J].中小企業(yè)管理與科技,2010（19）：75-76.

[5]付京萍.淺談?dòng)绊懫髽I(yè)科技檔案質(zhì)量的因素與控制[J].科協(xié)論壇,2010（6）：125-126.