提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的思考

張 蕾

(呂梁市公安局巡防協(xié)警管理中心，山西 離石 033000)

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·檔案管理研究·

提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的思考

張 蕾

(呂梁市公安局巡防協(xié)警管理中心，山西 離石 033000)

隨著中國改革開放的不斷深入，國際交流日益頻繁，出入境人員呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化的特點。加強出入境檔案管理成為了當前出入境管理工作的一項重要內(nèi)容。而在實際工作中，我國的出入境檔案管理存在著重視程度不夠、信息化水平不高、系統(tǒng)化管理水平需要加強、檔案管理人員素質(zhì)有待提高等突出問題。需要通過重視出入境檔案管理體系的建設(shè)等相關(guān)措施，不斷提升我國出入境檔案科學(xué)化管理的能力和水平。

出入境； 檔案管理； 科學(xué)化

出入境檔案的管理是出入境管理的重要內(nèi)容，也是國家涉外管轄的重要組成部分。出入境檔案管理是指公安機關(guān)的檔案管理人員根據(jù)法律賦予的職責對出入境檔案人員的資料進行保存管理的活動。作為黨和國家檔案工作的重要組成部分，出入境檔案管理的科學(xué)化水平是深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是信息時代下對出入境檔案管理工作者能力和水平的迫切需要[1]。出入境檔案管理在懲治犯罪、維護社會治安秩序方面具有重要作用。在新形勢下，出入境檔案在科學(xué)化管理上還存在著一些問題，需要在實踐中加以解決。

一、提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的必要性

(一)是當前我國出入境現(xiàn)實情況的客觀需要

作為公安機關(guān)一項重要的行政職能，出入境檔案的管理在保障中外公民合法權(quán)益，維護國家利益等方面發(fā)揮重要作用。據(jù)公安部出入境管理局統(tǒng)計，2016年全國邊防檢查機關(guān)共檢查出入境人員5.70億人次，與2015年同比增長9.08%；檢查出入境交通運輸工具2 899.25萬輛(架、列、艘)次，同比增長10.82%。由此可見，我國出入境人員數(shù)量呈穩(wěn)步增長的趨勢，出入境交通運輸工具數(shù)量總體上也在增長。出入境人員的復(fù)雜化和出行方式的多樣化，對檔案管理提出了更高的要求。及時有效地對出入境人員相關(guān)資料的收集和整理，并以方便、快捷、準確的方式查詢出入境人員信息，對于提升出入境管理部門的工作效率和服務(wù)形象具有重要意義。

(二)是當前我國懲治腐敗犯罪問題的現(xiàn)實需要

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，腐敗犯罪行為日益呈現(xiàn)出全球化、國際化的特點。據(jù)不完全統(tǒng)計，自20世紀90年代以來，外逃的黨政干部、企事業(yè)單位管理人員的數(shù)量高達16 000至18 000人，攜帶款項高達8 000億元人民幣[2]。許多人借助出國考察、養(yǎng)病、休假等名義“滯留不歸”，有的與“裸商”勾結(jié)，將不法資產(chǎn)轉(zhuǎn)移出境。十八大以來，腐敗官員外逃的現(xiàn)象已經(jīng)引起黨和國家的高度重視。習(xí)近平同志指出“要深入抓好反腐倡廉工作，堅持有案必查、有腐必懲，任何人觸犯黨紀國法都要依法嚴肅查處?！边@就需要公安機關(guān)出入境管理部門會同紀委、審判、監(jiān)察等部門加強相互協(xié)作配合，在跨區(qū)域辦案、防逃、追贓等方面，發(fā)揮重要的作用。通過加強出入境檔案管理，對有問題的官員及時入檔，定期追蹤其行動軌跡和日常行為，在防止貪官出逃等問題上扮演重要角色。

(三)是當前出入境檔案科學(xué)化管理的迫切需要

出入境檔案工作是公安工作的重要組成部分，是寶貴的信息資源。提高出入境檔案管理的科學(xué)化水平，就是要適應(yīng)信息化時代的需要，對傳統(tǒng)出入境檔案的管理模式和手段進行創(chuàng)新和發(fā)展，以信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，不斷提升出入境檔案的質(zhì)量和水平。當前我國經(jīng)濟社會發(fā)展日新月異，云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)越來越多地應(yīng)用在了各行各業(yè)，對人們的日常生活產(chǎn)生了深刻的影響。出入境管理部門作為我國公民對外活動的重要窗口，尤其要重視對于出入境檔案的革新，只有適應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢，才能為中外出入境人員提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

二、當前我國出入境檔案管理面臨的問題

(一)對出入境檔案管理的重視程度不足

出入境檔案管理關(guān)系到國家安全和信息安全。然而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對出入境的現(xiàn)代化檔案管理的地位和作用的認識程度不足。在公安出入境系統(tǒng)內(nèi)部，存在出入境檔案管理工作者是“倉庫保管員”的觀點，認為辦一件大案、要案遠遠比檔案管理有更深遠的社會影響[3]。許多地方對檔案管理人員的政治待遇低、個人前途面窄、經(jīng)濟待遇不高等，導(dǎo)致出入境檔案管理人員缺乏工作積極性和主動性。尤其是經(jīng)費缺乏保障嚴重影響到了出入境檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平。由于資金投入不足，存在著檔案室簡陋、基礎(chǔ)條件差、安全措施不到位等弊端。要知道，一旦檔案丟失或遺失，將會給出入境檔案管理者增加非常大的負擔和麻煩。

(二)信息化管理水平有待提升

電子檔案在出入境管理中有許多優(yōu)勢，它與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅能夠節(jié)省更多的空間，還能夠擁有更加完備的系統(tǒng)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子計算機加入到出入境檔案管理中已經(jīng)成為了必然趨勢。我國雖然在許多沿海發(fā)達地區(qū)的出入境管理部門實行了電子計算機管理技術(shù)，但仍有一些相對落后的地方采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。傳統(tǒng)出入境檔案管理辦法需要依賴大量的人員工作，長時間必然會加重管理人員的負擔，導(dǎo)致產(chǎn)生耗時長、耗費大、工作效率低等一系列弊病。然而在信息量日益龐大的今天，只有通過信息化管理，才能適應(yīng)當前我國出入境的現(xiàn)實需要，也才能在查找信息方面更加方便快捷。

(三)系統(tǒng)化檔案管理水平需要增強

檔案是一種重要的信息資源，影響到出入境管理工作的每個環(huán)節(jié)。出入境管理涉及的領(lǐng)域廣、流動性強、人員復(fù)雜等因素，健全信息網(wǎng)絡(luò)，檔案資源的共享對于提高工作效率和管理尤為重要。隨著反腐倡廉工作的不斷深入，出入境管理在懲治腐敗方面發(fā)揮著越來越重要的作用。據(jù)統(tǒng)計，2016年，全國邊防檢查機關(guān)共查處非法出入境人員2 705人次，查處其他違反出入境管理法律、法規(guī)人員6.37萬人次，查獲網(wǎng)上追逃人員2 029人次。公民出境管理，需要健全的信息網(wǎng)絡(luò)，法定不準出入境的人員就不能審批獲得證照，這需要出入境檔案管理工作人員與相關(guān)人員進行緊密合作，切實加強出入境檔案系統(tǒng)化管理水平建設(shè)。

(四)出入境檔案管理人員的素養(yǎng)有待提高

盡管當前出入境檔案管理工作人員基本上都是大學(xué)本?？飘厴I(yè)生，具有較高的學(xué)歷，但是整體上還缺乏現(xiàn)代化的檔案管理理念。多數(shù)檔案管理人員并非專業(yè)人才，他們的應(yīng)用技能僅僅停留在瀏覽、查詢、錄入等方面[4]。掌握豐富的檔案管理理論和實踐經(jīng)驗，并能夠運用現(xiàn)代檔案技術(shù)，適應(yīng)公安機關(guān)出入境檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用型、復(fù)合型人才不多。有些檔案工作人員在日常工作中，缺乏對出入境檔案的信息開發(fā)應(yīng)用能力和創(chuàng)新水平。在工作中，有些檔案管理工作者不負責任，不能按照要求及時歸檔、違反組織規(guī)定將檔案私自拷貝或留用、隨意分散案卷等。這極大地影響了公安出入境管理的正常秩序。

三、提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的措施

(一)重視出入境檔案管理體系的建設(shè)

出入境管理部門要特別重視對出入境檔案的保護措施。首先，要積極爭取，保障經(jīng)費到位。要將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費納入財政經(jīng)費預(yù)算當中。其次，要保證出入境檔案有相對安全的存放空間。要對檔案室進行裝修，杜絕存在的安全隱患，安裝中空玻璃和監(jiān)控攝像頭，確保檔案的安全。出入境檔案管理人員要定期對檔案進行維護和檢查，及時對病毒等進行查殺，防止電子病毒的侵入，保證出入境電子檔案能夠平穩(wěn)健康運行。同時不斷加強出入境檔案規(guī)范化建設(shè)，促進各項出入境管理工作的開展。最后，要根據(jù)實際情況健全落實文秘檔案管理制度、電子檔案類管理制度等制度規(guī)范。要注重對出入境資料的收集、整理和保管工作，嚴格當月集中組卷并編號歸檔。在每個季度，檔案管理人員和處室領(lǐng)導(dǎo)要對檔案資料收集、整理和保管情況進行督導(dǎo)檢查。

(二)完善出入境檔案信息化管理體系

出入境檔案的信息化水平是檔案管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。要強化科技意識，重視出入境檔案管理的信息化建設(shè)，充分運用現(xiàn)代科技手段，對傳統(tǒng)的工作模式進行全面改革，提升出入境檔案管理的科技含量。建立出入境電子檔案中心，并注重相關(guān)軟件的開發(fā)和利用。堅持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和安全管理同時進行，維護出入境檔案的信息安全，達到利用與安全的有機結(jié)合。升級檔案管理系統(tǒng)，建立檔案基礎(chǔ)工作平臺，檔案數(shù)據(jù)接口，完善檔案系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的對接工作，為公安中心工作提供高效快捷的決策依據(jù)。在構(gòu)建完善出入境檔案的存儲程序的同時，需要進一步對電子檔案進行管理制度上的細分，提高日常管理和工作查詢的便捷性。

(三)提高出入境檔案系統(tǒng)化管理水平

出入境檔案工作，要由公安部負責統(tǒng)一指導(dǎo)，實行分級管理，并接受國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。出入境檔案管理需要加強縱向和橫向方面的緊密聯(lián)系。由于出入境管理關(guān)系到國家主權(quán)和安全，出入境檔案管理要直接接受公安部出入境管理總局的縱向領(lǐng)導(dǎo)，并加強與檢查、法制、外事等相關(guān)部門的配合。同時，也要加強地區(qū)間各檔案部門的橫向聯(lián)合，建立互動交流和協(xié)作機制，盡快建立全國性的出入境檔案目錄庫，推動檔案資源的共建、共享，為公安系統(tǒng)內(nèi)部的工作提供更加準確、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在懲治腐敗和打擊違法犯罪方面，出入境檔案管理部門要主動參與，積極配合，利用檔案優(yōu)勢準確提供大量檔案和證據(jù)資料，以達到服務(wù)公安工作，服務(wù)人民的目的。

(四)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平

出入境檔案管理工作是一項專業(yè)性強、技術(shù)水平要求高的工作。新形勢下對出入境檔案管理工作者的能力素質(zhì)提出了更高的要求。首先，要加強思想政治工作。出入境檔案管理是一項政治性、機要性很強的工作。檔案管理人員始終要把政治方向放在首位，堅持用科學(xué)的理論開展出入境檔案管理，不能有絲毫的松懈。通過開展“文明窗口”“創(chuàng)先爭優(yōu)”等提高檔案管理人員的政治水平。其次，要堅持業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)，提高自身知識素養(yǎng)和水平。工作人員必須具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)意識，并且通曉法律、文史、管理等相關(guān)知識。要不定期地經(jīng)常性召開檔案工作座談會和檔案知識講座，邀請公安系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理專家對檔案管理相關(guān)知識進行講解，提高歸檔人員的責任意識。最后，要強化日常考核制度。建立檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵機制。將檔案管理工作人員的工作成效和年終績效考核結(jié)合起來，充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性。

四、結(jié)語

出入境檔案管理的科學(xué)化水平是一項系統(tǒng)化、常態(tài)化的工程。除了需要出入境檔案管理部門的工作外，還需要公安系統(tǒng)各部門的緊密配合。面對出入境管理日趨變化的客觀形勢，出入境檔案管理工作者要逐步提升自身專業(yè)素養(yǎng)，堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新、改變傳統(tǒng)的管理方式，根據(jù)出入境管理的需要，用科學(xué)化管理的方式和手段，逐步使出入境檔案管理朝著信息化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。這樣才能更好地為公安服務(wù)，為社會服務(wù)，才能更大地提升群眾安全感和滿意度。

[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué)，2011(1).

[2]林雪標.我國腐敗官員外逃及應(yīng)對之策[J].閩江學(xué)院學(xué)報，2012(7).

[3]王曉晶.公安檔案管理工作存在的問題與對策[J].企業(yè)研究，2011(4).

[4]王雙，孫慧玥，任小雷.淺談縣級公安機關(guān)檔案信息化管理[J].檔案天地，2015(10).

2016-12-01

張 蕾(1987-)，女，山西呂梁人，助理館員，研究方向為檔案管理。

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